你必须了解，你的日程表上一切的事项并非同样重要，不应对它们一视同仁。这是很关键的一点，也是很多将成为时间策略专家的人会因为这样而误入歧途的地方：他们会尽职尽力地列出所有的日程表，但是当他们开始进行表上的一项一项的工作时，却不能按照事情的轻重缓急来处理。
标出急需处理事项的方法有：
1．限制数量；
2．可制成两张图表，一张是短期计划表，另一张则是长期优先计划顺序表。你可在最重要的事情旁边加上着重号、星号或英文A、B、C抑或阿拉伯数字1、2、3等。
在确定了应该做哪几件事之后，你必须依照事情的轻重缓急开始安排活动或实施计划。但大多数人是根据事情的紧迫感，而不是事情的优先程度来安排先后顺序的。这样的方法太被动、不积极、欠缺主动精神，成功人士决不能这样工作。怎样按优先程度来开展工作呢？以下两个建议可供参考：
每天开始都安排一张先后表
伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普先生承认自己曾会见过效率专家艾维·利。会见时，艾维·利说自己的公司有助于舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普说他懂得怎样管理，然而事实上效果却往往不尽如人意。他认为，他需要的不是懂更多的知识，而是要赋诸于更好的行动。他说：“应该做什么，我们自己是明白的，如果你能告诉我们怎样更好地执行计划，我听你的，在合理的范围之内，价钱由你说了算。”
艾维·利说可在10分钟之内给舒瓦普一件东西，这东西能让他公司的业绩提高至少50％，然后他递给舒瓦普一样东西，即一张空白纸，说：“你把明天要做的6件最重要的事写在这张纸上。”过了一会儿又说：“现在用数字来标明每件事情对于你和你公司重要的优先顺序。”这大概花了5分钟。
艾维·利接着说：“现在把这张纸放入你的口袋。明天早上的第一件事就是把纸条拿出来，做第一项，别看其他的，专心一致地着手办这一件事，直到最终完成而止；然后用同样的方法做第二项、第三项……直到你下班为止。倘若你只做完第五件事，那也不必担心。你总是做着最关键的事情。”
艾维·利说：“每一天都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个试验随你做多久就做多久，然后你再给我寄支票过来，你认为值多少就给我多少。”
整个会见过程历时不到半小时。几星期后，舒瓦普给艾维·利寄去一张2．5万元的支票，还附了一封信。信上说，从金钱的观点来看，他上了这一生中最有价值的难忘的一课。后来又有人说，5年之后，这个当年鲜为人知的小厂一跃而为世界上最大的独立钢铁企业，艾维·利提出的方法功不可没，这个方法后来又为查理斯·舒瓦普赚取了1亿美元的利润。
人们有个不依照事情的重要性顺序办事的错误倾向，大部分人宁可做些让人感到高兴或方便的事。但是没有任何其他办法比按事情重要性办事更能有效地利用时间了。试用这个方法一个月，你会取得“士别三日，当刮目相看”的惊人效果。人们会忍不住地问，你从哪里得到那么多精力？但你知道，你并不是得到了精力，而是懂得了应把精力放在最关键的地方。
按时间的先后顺序给事情制定进度表
合理安排好一天的时间，这对于你的成功十分重要。这样，你就能够时刻集中精力处理需要做的事。但把一周、一月、一年的时间进行合理的安排也是十分重要的。
这样做会给你一整体方向的把握，让你看到自己的宏图，有利于达到你想要的目的。
坚持每个月初，都静下心来看本月的日历和主要任务表，然后把这些任务填入日历中，再定出一张进度表，依照这种方法去做，你就不会无意中错过一段时间的最后期限，抑或忘记一项任务。
写出你的目标
想知道做事的优先顺序，最重要的一个问题就是：是不是有助于我达到人生的某些重要目标？著名的旅馆业者康拉德·希尔顿将他的成功全归于目标的魔力。但在目标达到之前，康拉德·希尔顿还要写出他做事的先后顺序。
下面来介绍一下关于他的故事。
经济萧条曾一度给希尔顿造成身心的巨大打击，自1929年股市大崩盘以后，没有人想要出去旅行，就算少有的那么一些，他们也决不会住进希尔顿在20年代收购的那一些旅馆。到了1931年，他的债主威胁要撤销抵押权。不仅他的洗衣店被典，更为潦倒的是他甚至不得不向门房借钱聊以糊口。在这时，一个偶然的机会，他看到了沃尔多夫饭店的照片：自此就被保存在他的皮包里，6个厨房，200名厨师，500名服务生，2000间房间，还有附属的私人医院以及地下室旁的私人铁路。他将这张照片剪切下来，并在照片背面写上了“世界之最”。
希尔顿事后回忆道：“这段迷失而混乱的日子真是让人想都不敢想。”然而那张沃尔多夫饭店的照片从此之后就珍藏在他的皮夹里，激励着他鼓舞着他，使他没有消沉下去，而当他再次拥有了属于自己的书桌后，他就将照片压在书桌的玻璃板下，以便时时看到它。当他的事业渐有起色，而又买下了新的大桌子后，他仍把那张珍贵的照片放在玻璃板下面。18年后，1949年10月，功夫不负有心人，希尔顿终于如他所愿，他买下了沃尔多夫饭店。一张照片给希尔顿的梦想画下了具体的雏形，让他有了一个清晰的、可全力以赴的目标。这张照片就象一张提示卡，不断地激励着他向目标一步步地靠近。
荷马·赖斯同希尔顿一样，也是在一明确的目标鼓舞下而成功的人。荷马·赖斯是佐治亚科技大学黄夹克队的常驻运动总监。因为赖斯的成就突出，美国全国大学运动协会的同僚们便以他的名字设立了一奖项，年年分别发给那些全国最优秀的运动总监。
赖斯曾在肯塔基一乡下中学任教，后又转到一较大中学继续他的教练生涯。在那儿，他创造了十分辉煌的纪录：101胜、9负、7平、7季全胜，50场全胜及连续五年的冠军！在目标达到之后，他又当上了大学教练、专业教练和大学的运动总监。
他是怎样取得这么辉煌成就的呢？
首先，赖斯翻遍了一切找得到的关于怎样成功的书，他发现这许多书中都有一个共同的特点，它们都建议读者完成诸如下面希望达成的事，它们是：你的渴望、目标及梦想。
于是，年轻的赖斯便依葫芦画瓢，并且仔细地在旁边标明达成目标的期限，以及达成目标的计划。象是遇到了奇迹，赖斯一步步地完成了他写下的目标。他本人对于这种目标的结果非常满意，还乐此不疲地告诉他的队员们也依照这样去做。
赖斯有时会被邀请去发表演讲。有一次，他给同学们出示了一组3×5cm大小的卡片，接着他微笑着告诉同学们：“上面都是我的目标，一张一个，我时时刻刻都带着。当我等着登机时，便会将这些卡片拿出来温习。而我真正的乐趣就是实现这些目标。”他相信目标应该清楚而明确，“并且每天至少大声念出两次。”他坚信目标清楚明确必会有助于将这些目标融入潜意识里。他说：“有耐心。放轻松、保持信心，该是你的，自然跑不掉。”这是他的心得。
制作一份可行的待办计划表并身体力行
1．不要考虑自己的记性。拿破仑·希尔提供一个好的建议就是在熄灯以前确定第二天的工作计划，这是因为：
记下所有的工作，只有这样你才能够安安稳稳地睡一觉；不然你就会在临睡之想：“千万别忘了，千万别忘了！”记下工作后，你的大脑才有时间去考虑怎样解决问题，而不只是把它记住而已，这只是利用人脑的潜意识解决问题。
人的大脑就象平行的处理器，幕前幕后的工作能够同时运行，一旦你写下这些东西，大脑就会将这些东西转移到幕后，然后开始解决问题。
倘若一件事不值得记下来，那么这件事大概也不值得去做。
2．计划表应简单明了不要把自己的计划表随处乱贴，倘若你的这份备忘录七零八落，那么往往会制造出许多漏洞来。
应该确定自己至少能在一个地方看到所要办的事，并可以及时检查进展情况，这也许是在你随身携带的万用册中，或是在电脑里以及其任何方式。切记：别让它们变成你的主要方法，不然你将会犯大错误。
如果你将计划表与约会记录放在一起，最好能在你的办公室或电脑中存一备份，以阴谋其中的一份遗失或失窃，不然会给你带来不必要的麻烦。
另外，办公室的那一份应该每天更新，这样做对你来讲是相当有帮助的。
3．定期检查计划表拿破仑·希尔个人认为，要定期检查计划表。
早晨起床的第一件事就是查看计划表。倘若你确定要做的事情全都列在计划表上，并且每天检查计划表，你就不会“忘记”这个计划当中还有事情没有完成。
福布斯二世的书桌上总是放着一张记录关键事件的卡片，他把它作为管理系统的中心：“每当我踌躇犹豫的时候，我就会看着这张表，考虑这件事情值不值得我动摇。”
通常在福布斯二世的卡片上大约有20件事，包括电话、信件、传真，以及他口述的小段专栏文章。他曾告诉我：“如果你用一个较为固定的记事本来记录你想做的事，那事情将永远也无法解决。”
当然，他这样讲确实有些片面，然而这是管理其他事情时十分有用的技巧。
每当你分配工作给下属时，应要求他们把你所交代的事情记在工作计划表上。在随后的会议中，也要请他们带计划表来开会，并以此作为推进报告的根据。只有这样，你才会放心而不至于遗漏工作中的某些环节。
在工商企业或社会中，“可靠”这一优质的品格是相当关键的。
当然，我们也必须承认，有的人已经误导了别人，使得别人认为他们自己是粗心而且没有组织性的人，能够随便忘记他们并不想做的事。
经理喜欢指派工作，以便他们能一心一意去干别的工作或事情。
4．限制计划表上的项目你计划表的范围要广泛，但也不能象大百科全书，不然会觉得力不从心。
一名企管顾问艾·维·李对施瓦布说：“我可以帮你提高公司的效率。”施瓦布问：“费用是多少？”李说：“假如无效，则免费。否则，希望你支付我因此省下费用的1％即可。”
施瓦布同意：“这很公平，那怎么做？”李说：“我需要与每一位高级主管会面，面谈10分钟。”
李于是开始与所有高级主管会面，他告诉所有主管：
“请在下班离开办公室之前，写下6件你今天还没做完、而在明天你却必须做完的6件事。”
主管们都同意这种观点，并把这一计划付诸实施。这样一来大家做事都专心一致，正是由于有了这张计划表，他们努力完成了表上的事情。
这样实施不久，公司的效益明显得到改善。几个月后，施瓦布开了张35000美元的支票。
玛丽·凯在听到这条经验以后，开始每天下班前写下6件明天要做的重要事情，并且也鼓励业务员这样去做。
现在，玛丽·凯化妆品公司拥有二十多万业务员，印制了百万份粉红色小便条本，每一张便条纸上都写着：“我明天必须做的6件重要事情。”
5．在计划项目旁注日期和时间拿破仑·希尔认为，时间日记并不总是灵丹妙药，只有真正下定决心完成计划表上的事，时间日记才能发挥作用。而要下定决心完成计划内的事，最好的办法就是限定完成计划表上每项工作的时间。
大部分人的工作日记只是用来记录会议和约会的，而拿破仑·希尔则是利用它来规划会议和约会的。
重要的工作和访客，会议都是一样的，应全部记录下来。
6．如果你是经理，考虑帮你的部属制作日程表苏珊·泰勒是《精华》杂志的主编，她就象大部分主管一样，也规划了自己的计划表；而且她也给她的部属制作了日程表。
一般情况下，周末泰勒便躲到新英格兰的度假区去思考企业规划方案，读文章、报刊、杂志，理清头绪。当她星期一回到工作岗位后，往往带着重要人员的日程表，上面写有指派给每个人的工作。应该优先须知的事会有红色的记号，应第一优先要做的事情则有两个记号。而且，完成工作所需的资料，例如名片或相关的信件等，都会附在日程表上。
拿破仑·希尔手下一位善于利用时间的经理则将部门的日程安排写在白板上，这样有助于随时根据事情发展变化进行调整，改变事情的优先顺序，而且也让部属明白他如何看待一项企划方案的重要性。7．制作长期计划表能很好利用时间的成功人士都会制定一份长期计划表。
在一次全国性业务员会议中，有记者问一位首席业务员说：“你认为，最重要的销售策略是什么？”他回答道：“我的每月日程表。”——他必须事先弄清楚下一个月份即将拜访哪些客户，并为此而预先做准备。
另外，还有一些人甚至会预估他们长期计划表上的每一个计划需要花多少时间完成，然后再利用周计划或月计划或年计划制定日计划。
黛博拉·沙蓝是《薪水阶级》月刊的主编，她以归档方式规划每年、每月时间安排。每月的前两周固定是写评论时间；在第三、四周则计划为其他活动时间，比如演讲；下旬是她回复谢函的时间，或者做公关联络并计划未来的时间。她总是预先计划未来一年的工作：几个月写本书、几个月开个研讨会，其余的两个月安排来尝试新奇的事物。
沙蓝利用这种方式创作了数量惊人的作品，并且在同行中获得了众多的拥护者和支持者。
怎样挤时间
善用等候的时间
当你去看医生时，你可以带上一本书，这样一来，你就没必要去看他们的杂志或没用的东西了。
不管在哪排队等候时，拿破仑·希尔都带上一些东西去看，对于空挡时间他很会利用，他把技术报告和商业杂志放到车里，在塞车和等红灯时看上几眼。一位叫安妮·索思的总裁助理也是这样的人，她的车里有一把拆信刀，当红灯亮时她便拆开信来读。她说，大概一半的信是无用的。因此，当她到办公室时，垃圾信件已被她处理掉了。