在领导工作中，领导者为传达指今、落实执行、分析问题、解决矛盾，通市召开会议，把会议作为一种惯用的管理工具。 会议是领导者开展工作的基本方法之一。 如果缺少方法，不善组织，流于形式，那么， 会议就很容易成为议而不决、空耗时间的“无用”之会。 要真正开好一次高效务实的会议，就要遵循会议的基本要求，掌握驾驭会议的科学方法。 在会议主持、发言讲话、讨论总结、形战决议等环节上精心组织和准备，领导者就会在会议中应对自如、卓威实效，从而保证会议取得圆满成功。
###一、高效务实：领导者开会的基本要求
1．会议是一种必备的领导工具
会议对于各个组织的领导者来说是必不可少的领导工具。因为开会是领导者解决和沟通问题的一种方法。领导者的开会能力关系到会议的实效，即到底能不能解决实质性的问题。因此，领导者不能忽略自己的开会能力。实际上，如果不举行会议，单位就无法正常工作。
会议是各级领导者贯彻政策、调查情况、进行决策、布置任务、统筹协调推动工作的基本方法之一。尽管我们拥有现代化的通信技术，但是会议的地位仍然是无可取代的，擅会者得天下。
具体来讲，会议的作用体现在以下几个方面：
(1)开展有效的沟通
领导者召开会议，往往是在布置工作、作出决策前进行交流与讨论。
通过多项交流，可以使领导者了解情况，集思广益，为决策部署提供准确的依据。因此，实现有效沟通是会议的一个主要目的。
(2)监督下属、协调矛盾
许多单位的常规会议其主要目的是为了监督、检查下属对工作任务的执行情况，了解下属的工作进度：同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及下属之间的矛盾。这既是领导工作的一项重要内容，同时，也是领导者召开会议的目的之一。
(3)达成协议与解决问题
领导工作中，要针对某个问题和具体工作作出相应的安排，往往会以会议的形式，经过讨论与沟通的程序，从而最终实现协议的产生和问题的解决方案。
(4)开发创意
领导工作任务之一是要有针对性地、有成效地解决存在的矛盾。在研究和思考问题时，领导者需要集合大家的力量和集体的智慧，来进行分析判断与决策。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。这为领导者提高工作效率提供了捷径。
(5)激励士气
领导工作的完成，往往与组织成员的共同努力分不开。为鼓舞人心，激发斗志，动员所有成员为组织发展奉献力量，适时召开一些会议，是必不可少的形式，尤其在年初或年底召开的会议通常具有这一目的性。
这种会议是为了使组织上下团结一心，朝着一个方向共同努力。
(6)巩固领导地位
领导者要体现自身的价值，巩固自己的地位，应经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。
正是因为会议有如此重要的作用，所以，虽然会议让很多人感到头疼，但领导者总是免不了组织召开各种会议。会议正是领导者每日使用的领导工具。
2．开会要打有准备之“仗”
也许有的人认为，开会很简单，通知一下，会就可以开起来了。持这种看法的同志把会议的准备工作看得无关紧要，这是不可能开好会议的。实际上，开会容易，开好会难。只有精心组织，认真准备，才能达到开会的预期效果。
“凡事预则立，不预则废”。许多会议由于会前没有充分准备，会上扯来扯去，解决不了问题。所以，“不开没有准备的会”应该成为一条准则。一般来讲，会议的准备工作包括制订会议预案、文件准备、思想和意见准备、后勤方面的准备、会议通知及会前检查等五个方面。
(1)制订会议预案
所谓会议预案，就是会议的筹备方案，它是开好会议的前提。比较重要的、大型的、正规的会议，都要事先制订会议而案。它主要包括下列内容：
①会名。会名要名实相符，妥帖恰当。会议性质、规模不同，会议名称也就不同。名称定得不准确，涉及的很多问题都不好处理。因此，首先要给会议“正名”。
②会期。会期长短要取决于会议内容，选择在什么时候开，要根据会议内容的缓急程度、工作安排情况和会议的准备情况。不应该事先毫无估计，开到何时算何时。
③出席人员。出席、列席会议的人数应有比较精确的计算，会议开到哪一级，哪些单位派什么人出席，需什么人列席，都应事先有个打算，一定不要无关的人参加。大型会议要专门成立“组织组”，负责考虑参加者范围、人数及名单分配。
④会议筹备人员的职责分工。担负大会宣传、组织、秘书、资料、后勤、保卫等各类人员，应人有专职，事有专人，既要分工明确，又要互相协作。
⑤会议议程及日程。议程是对会议所要解决和处理的问题的大体安排，一般需经大会通过，比较概括。而日程是对议程的具体分解，何时进行何项内容，比较详细。大型会议的议程和日程必须划分得很清楚，小型会议则将二者合而为一，统称议程，由主持人掌握。
以上是会议预案的主要内容。有些会议还有选举、发奖、摄影等活动，也应列入预案之中。预案要由领导者提出主要意见，指定办公室起草，经领导者讨论或审批，然后照此筹备。小型会议则不一定非搞议案不可，但也要做认真的和必要的准备。
(2)文件准备
会议审议的文件材料应在会前数日分送与会人员。请他们准备意见。
特别是讨论重要方案、计划的会议，这一环节尤为必要。为此，领导者要指定专人，经过调查研究，拿出方案；有时还要把方案的初稿分送下去征求意见，然后修改定稿。需要在报到时和会议期间发的材料也要事先准备好。会议文件一般不宜过多、过长。有些重要文件的形成，需要主要领导者亲自参加，领导班子反复讨论。
(3)思想和意见的准备
对于研究工作、拍板决策的会议，这一环节至关重要。会前要有“安民告示”，即把会议要讨论的主要议题通知大家，让大家充分酝酿，准备好意见，必要时还要给与会人员进行调查研究、搜集各方面反映的时间。这样，会议能够开得紧凑，问题讨论得彻底。反之，思想上毫无准备，到了会议上你想东，他说西，意见分散，议而难决，会议就容易“流产”。
(4)后勤方面的准备
大中型会议，首先要作出会议预算，经领导审定，财务部门批准，解决会议经费。住宿、车辆、膳食等，都要一一妥善落实，有的问题领导要拿出意见，并亲自过问。
(5)会议通知及会前检查
通知有书面通知，电话、电报通知和口头通知，采用哪种形式，要视会议类型和当时情况而定。通知要将会议名称、内容、开会时间、会期、参加人员、报到地点、携带材料等交代清楚。书面通知发出后，有时还要责成秘书人员跟踪落实，检查会议参加人员是否收到了通知，能否出席。对会议的关键人物更应落到实处。对于重要会议，会前要反复检查落实，形式有领导者听取筹备情况汇报和现场检查两种，发现问题，及时解决。
以上五个方面，只是就一般会议来说的。会议类型不同，其准备工作的内容就不同，复杂程度也有繁简之分。这些事情当然并不要求领导者一件一件亲自去做，但却需要领导者去组织，去过问，去指导落实。
领导者对这些工作不筹划，不了解，不检查，想开好会议就只能是一种 空想。
3.讲究效率，开卓有成效的会
领导者既然需要召开各种会议，那就一定要讲求会议效率，提高会议质量。开会就开个有成效、务实际得会。这方面需要引起领导者注意的是，有这样几条具体的要求：
(1)准时开会
很多讲究工作效率的领导者都非常注意会议准时召开的问题。凡是会议，不论出席人数多少，务必按原定时间准时开会。他们十分厌恶那种拖拖沓沓的作风，不允许随意拖延会议时间，更不允许无故迟到。这是每个领导者都应高度重视的一项会议要求。
鲁迅说：“时间就是生命。无端地空耗别人的时间，其实是无异于谋财害命的。”在高效率快节奏的今天，时间就是金钱，能否准时开会，主要取决于这个单位的领导者，能否使他的下属养成准时到会的好习惯。
(2)会议明确
开会的目的和会议的议题一定要十分清楚，没有明确议题的会一定不要开。一般来说，一次会议有许多议题，效果不好。但纯属布置任务一类的会议，可以把几个内容合并到一个会上去讲，然后分别去贯彻落实，这样可以少开一些会。
(3)会议安排紧凑
会议的日程一定要十分紧凑，一环扣一环，使与会者集中精力讨论问题。每个环节该用多少时间，不能拉长，拉长就是浪费。l小时的会就要1小时开完，l天的会就不能开2天。
(4)精心选择与会人员
什么样的会，要什么样的人参加，一定要认真斟酌。召开一场会议，该来的成员一个也不能少，无关的成员一个也不要。可以由少数同志参加的会，就不必把许多人都请来“陪会”；一般干部就能“当家”的，就不必让单位负责人参加；能由分管领导者参加的会，就不要请主要领导者参加；有的领导成员虽与会议讨论的问题有联系，但不是主要人员，可以事先征求他们的意见，将其意见带到会上，本人则不必到会；一个议题讨论完了，与这个议题有关的人就可以退席，不必一陪到底：对某些同类性质的问题，会前可以分组讨论，派出代表来即可，不必都参加会议；有些需要获知会议结果而不必参加讨论的人，可以在会后通知他们。这样，既能提高会议质量，又避免使更多的人泡入会海之中。
(5)抓住会议的中心
会议要解决几个什么问题，一定要牢牢抓住不放，会议的一切活动都要围绕这个中心来进行，不能插入与议题无关的活动。要严格掌握讨论范围，把大家的注意力引导到有价值的问题上，防止漫无边际地东拉西扯。任何人都不能作离题的发言。
(6)发言者发言简短
要想开短会，就必须说短话。如果发言都是长篇大论，会议想开得短也办不到。汇报工作、发表意见、交流经验、作报告，都应力求言之有物，简明扼要，有话则长：无话则短，废话、空话、套话更是严格禁止。在可能的情况下，最好能限定发言时间，如交流经验的发言不超过20分钟，表态性的发言不超过5分钟等。发言时，尽量不重复别人的意见。需要领导成员到会讲话或作报告时，领导班子最好事先把要讲的东西集中起来，责成一个人去讲。不要张书记讲完，李书记又讲，王书记又补充。因为那样既浪费时间，又容易出现意见不一致的现象，使下属无所适从，不好贯彻。
(7)议而必决，决不拖拉
应该在会上决定的事，不要拖到会后；应该这次会拍板的，不要等到下次会。一议再议，议而不决，就是劳而无功，会议的效益就等于零。
对于那些“拿不准”、需要继续调查和研究的问题和那些条件不成熟、需要继续做工作的问题，就不要硬拿到会议上来讨论。
4．领导者在会议中应有良好的表现
作为领导者无论你主持、策划、协调或者仅仅是出席任何会议，都应该注意自己的表现对他人的影响。应该做一个善于发表自己意见和听取下属意见的领导者。另外，一个积极热情的领导者能够给大家带来鼓励和促进：同样地，一个消极冷漠的领导者也会造成一种压抑郁闷的气氛。有的时候，我们的一些身体语言会给与会的人带来不同的影响，但是我们自己却对此无所察觉。
在发表自己意见的时候应该清楚简洁--不要漫无目的地喋喋不休。
尊重他人的意见--即使有下属与领导者意见不同，领导者也没有理由轻视或贬低对方，要用开放的心态接纳下属的意见和想法。如果下属对领导者提出的意见进行补充，则领导者千万不要有过激的表现，而是应该放松心情，不要把这看成是下属贪天之功，要仔细倾听并注意观察下属的反应。如果领导者认真倾听了下属的意见，并有不同的想法，那就应该大方地说出来，以便在合适的时机将问题解决。可不要在会议结束以后再开一个小会，只是为了抨击某一位下属的意见。另外，许多人总是假装在听别人发言，可是在别人提出问题的时候就会露出马脚。因此，无论怎样领导者都应该认真地倾听会上每一个人的发言。
当领导者在对别人的意见提出质疑或批评的时候，请务必保持礼貌的态度。
在很多会议上，与会者提出质疑或批评的方式总是显得太过激烈，甚至有挑衅的意味。如果领导者不幸遇到了那样的人，应该保持冷静，镇定而强硬地同答他们的问题，不要被对方的态度弄得手足无措--事实上，他们才是缺乏自信、不善自控的人。
还有，领导者要注意，不要在开会的时候表现出这些不应该有的不当举止：
①啪嗒啪嗒地摆弄手里的笔；②烦躁不安地抖动着双腿；③当别人在说话的时候眼睛望着天花板；④对人说话的时候用手里的笔指指戳戳；⑤大声地叹气；⑥低着头抠手指甲，或者专注于摆弄自己手里的小玩意儿，例如手机、铅笔等等；⑦当别人发表意见的时候作出惊讶的表情，但是却不明确发表自己的意见。
这些小动作或会议表现，会让与会者产生误解，对会议造成不良的影响。领导者应尽量避免犯上述这些小毛病。
5.领导者要从“会海”中解放出来
在实际工作中，一些会议确实开得又滥又长。有时，群众对一些会议的描述是：“台上假大空，台下乱哄哄。”这是群众对一些无聊会议的有力讽刺。会议本是推动工作、解决问题的一种方法，可是在一些地方，空洞、费时、耗财的会议泛滥成灾，使人苦不堪言。
因此，领导者必须正视和解决的会海问题。
“会海”产生的原因有很多，但从根本上讲，是一些领导者陈旧的思想观念、形式主义和官僚主义的作风造成的。主要表现在以下几方面：
(1)思想观念陈旧
有些领导者用传统的思维方式对待会议，把工作与开会等同起来，总认为“工作就是开会”，喜欢沿袭以往的老套路、老办法，漫不经心，东扯葫芦西扯瓢地闲聊，把会议安排得又长又空，好像会议开得少了、短了，就显示不出会议的重要性，就显示不出领导水平。
(2)工作作风不实
有些领导干部不能结合本地实际，创造性地贯彻落实上级的指示精神，不是把精力用到抓落实上，用到深入实际调查研究、解决实际问题上，而是作风浮夸，只练唱功，不练做功，用会议贯彻会议，追求形式，做表面文章，搞轰动效应。
(3)机构重叠，互相攀比
目前，市、县两级机构庞杂，党政部门加上有行政职能的事业单位，有上百个之多。你开会，他也开会：你的会议重要，他的会议更重要。
大家互相攀比，好像不开会自己的部门就没有地位，不开会自己的单位就没有影响，不开会自己的单位就不存在了。
(4)缺乏制度约束