书城成功励志做事要有分寸
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第9章 做事有计划,有选择(1)

做事没有计划、没有选择的人,无论从事哪一行都不可能取得成绩。一位在商界中颇有名气的经纪人把“做事没有分寸”列为导致许多公司失败的一个重要原因。事实上,做事有计划、有选择对于一个人来说,不仅是一种做事的习惯,更重要的则是反映了自身的做事态度,而这种做事态度往往是日后自身能否取得成就的重要因素。

做好计划,按计划有选择的行事,不仅可以提高工做效率,而且可以体验工作的节奏感,使你不至于把工作当做是一种苦役;而是当做一种享受,让你在工作中感受生命的脉动,把握生命的韵律。

1.成功做事,需有长远和短期的具体计划

我国有句古话:“凡事预则立,不预则废。”意思就是,不管做什么事情,如果事先有计划,往往会事半功倍,否则就有可能事倍功半。所以说,工作或学习时制定一定的计划是最佳的途径,其次是在计划中既要有长远计划,又要有短期安排。在一个比较长的时间内,自己应干些什么,要达到什么目标,必须要有个大致计划;而每一个星期干什么要具体些,每天干什么应该更具体些。只有把一个较大的目标具体分解到各个阶段中去落实,目标才更加切实可行,才有可能使长计划中的任务逐步得到实现。“多级火箭”之所以能冲向高空就是这个道理。

但是很多人都不清楚计划是什么,其实计划就是设定目标,以及决定如何达成目标的过程。简单说便是“设定目标,指明路线的过程”,这个过程包含信息的收集、整理、分析、归纳,目标的思考与设定,执行方案的构想、比较与决策,组织内外的沟通协调,必要资源的分析、统计与组合,以及过程中所遇到问题的解决等。计划的过程本身充满挑战,对思维能力是极大的考验。

有这样一个人,他从26岁开始,即从1916年的元旦那天起,每天都会对自己所用的时间进行核算,每个月做一次小结,年终的时候做一次总结。这样的习惯他坚持了56年,一直到他1972年去世的那一天。

他所采用的方法是记日记,没有什么能将他的这一习惯打乱——休息、看报、洗漱,甚至于心爱的女儿问他问题这样的小事,他都会记在纸上,做好标记,一丝不苟地记下自己用了多少分钟。

他想方设法对自己的每一分钟进行计划:在乘电车的时候,可以将从前学习的知识进行复习;在排队的时候最适合思考问题;散步的时候可以捕捉一些昆虫;如果非要参加一些意义不大的会议的话,正好可以将习题演算一遍……对自己的读书时间他更是进行了仔细的盘算:“清晨的时候,头脑是最为清醒的,我可以看一些如哲学、数学类的较为严肃的书籍;在学到一个半小时或两个小时之后,便要学习一些历史性、生物学方面的著作;脑子累了之后,可以看一些文艺书籍。”

不仅如此,他甚至推算出,自己在一个小时之内的看书进度:数学书4~5页,其他类书20~30页。而他自己最感觉满意的则是在1937年7月:“这个月我工作了316小时,平均每天7小时。如果把纯时间折算成毛时间,应该增加25%~30%。我逐渐改进我的统计。”

他对自己在1966年所用的基本科研时间统计之后发现,总时间为1906小时,超出了原计划6小时,平均每天工作5小时13分;与1965年相比,超出了27小时。1967年他77岁,他对这一年时间的统计是:读俄文书50本,用去48小时;法文书3本,用去24小时;德文书2本,用去20小时;游泳43次;娱乐65次;同朋友、学生交往用去151小时……

在他看来,时间是这个世界上最为宝贵,甚至是唯一有价值的东西。他将其视为神的赐予。于是,时间也给予了他丰厚的回报。这个将时间牢牢驾驭、时时有计划、事事有准备的人,便是当代最为杰出的昆虫学家亚历山大·亚历山德罗维奇·柳比歇夫。

其实,我们每个人的生命都是一个长期计划的运行过程。在这个过程中需要你去好好把握,把握其中的每一个细节。这些细节不但意味着你的处事方略,更重要的是会影响到你是否能够成功,因为在通往成功的路上,一个整体的职业或生活计划是必不可少的。有些人经常在人生的道路上迷失方向,因徘徊和迷途消耗了生命,究其原因莫不是因为自身缺少必要的计划。那些成功者永远都懂得如何去设计自己的未来,甚至于他们的每一步都有精密的设计,正因为如此,他们的工作才会更加顺利而高效。他们会认真地计划自己想要成为什么人,想做些什么,最终要拥有什么,并且清晰而明确地写出。他们将每一步都分得很清楚,以此作为决策指导。这种确保自己的行为与目标保持一致的行动,会使自己坚持原来的既定方向,不受他人或者外界环境的影响。按照所制定的方向,一步步地接近目标,便可以轻松地达到成功,所以对生活与事业进行长期与短期的计划是一件极为重要的事情。

罗伯·舒乐博士在1968年的春天下定决心要用玻璃建造起一座水晶大教堂。他向著名的设计师菲力普·强生表达了自己的构想:“我要的不是一座普通的教堂,我要在人间建造一座伊甸园。”

强生问他有没有具体的预算,舒乐博士坚定而明快地说:“说实话,我现在连一分钱也没有,所以,在我的眼中,100万美元与400万美元的预算对我来说根本没有什么区别。最为重要的是,这座教堂本身就是一种极具有魅力的捐款项目。”

在强生的进一步演算之下,教堂定下了最终的预算——700万美元。而这笔数额庞大的款项对于当时的舒乐博士来说,不仅仅是一个无法企及的目标,更是一种无法理解的金钱概念:他这一辈子从来没有见过这么多钱。

当天夜里,舒乐博士拿出一张白纸,在上面写上“700万美元”,然后又写下10行字:

一、寻找1笔700万美元的捐款;

二、寻找7笔100万美元的捐款;

三、寻找14笔50万美元的捐款;

四、寻找28笔25万美元的捐款;

五、寻找70笔10万美元的捐款;

六、寻找100笔7万美元的捐款;

七、寻找140笔5万美元的捐款;

八、寻找280笔25000美元的捐款;

九、寻找700笔1万美元的捐款;

十、卖掉10000扇窗,每扇700美元。

在短短的60天后,舒乐博士向富商约翰·可林讲述了自己对于用水晶大教堂奇特而美妙的设计,对方被深深地打动了,而且捐出了第一笔100万美元。

第65天,一对倾听了舒乐博士演讲的农民夫妇,捐出了第一笔1000美元的捐款。

第90天,一位被舒乐坚持不懈的精神所感动的陌生人,在其生日当天,给舒乐博士寄出了一张100万美元的银行支票。

8个月后,一名捐款者对舒乐博士说:“如果你的诚意与努力能筹到600万美元,剩下的100万美元由我来支付。”

第二年,舒乐博士以每扇500美元的价格请求美国人对水晶大教堂的窗户进行认购,分为10个月的分期付款,每个月付50美元。6个月内,一万多扇窗户全部售出。

1980年9月,历时12年之后,可以容纳一万多人的水晶大教堂竣工,成为了世界建筑史上的奇迹与经典,更成为了世界各地前往加州的人必去进行瞻仰的胜景。水晶大教堂在最终建筑好了之后,其花费为2000万美元,比最初的预算高出了1300万美元,而这笔巨款全部是舒乐博士一点一滴筹集来的。

不是每个人都要建立起一座惊人的水晶大教堂,也不是每个人都要将王屋与太行移走,但是每个人都有对自己的梦想进行设计的权利,坐下来好好地进行计划,便可以找到最佳的实现梦想的途径。

因此,每个人在做事情的时候,都应该像舒乐博士一样,有一个长远计划和短期计划,在这些计划中,其细节越详细越好。如果你没有了长期的目标,那么暂时的阻碍便有可能会变成无法避免的挫折。如果你没有了一个长期的目标,你便有可能会被短期的种种挫折所击倒。理由非常简单:没有人会像你一样如此关心你是否能够成功。你的每一个计划中的任何一个细节都有可能会成为阻碍你前进的最大敌人。

人生目标是人生一大志向,可能需要十年、二十年甚至终生为之奋斗。这样的目标难以精确详细地表现出来,特别是对一些成功经验不足、阅历不深的人来说更是如此。但是随着成功经验的增加、阶段性的短期目标的实现,人会站得更高,而且对人生总目标的确立会逐渐清晰明确。

查理·库冷先生曾以一种有意义的解说表示了他对于计划的创意理解,他说:“成为伟大的机会并不像急流般的尼亚加拉瀑布那样倾泻而下,而是缓慢的一点一滴。”如果你本身没有一个清晰的目标,那么,你做事便没有瞄准和射击的目标,更没有更崇高的使命能给你希望。正如道格拉斯·勒顿所言:“你决定人生追求什么之后,你就做出了人生最重大的选择。要能如愿,首先要弄清你的愿望是什么。”一个人有了理想,也就看清了自己想取得什么样的成就;一个人有了目标,也就有了一股无论顺境逆境都勇往直前的冲劲;而这一切,都是你制定短期目标和长期目标的结果;制定一个短期目标和长期目标,使你更有信心去超越自己,使你离成功更近一步。

2.制定计划要考虑周全

成功的事业离不开周密的计划与行之有效的奋斗方法,所以制定一个好的计划,先要从制定有效的目标开始,“射击前先找到目标,出海前先决定目的地”,在确定了总的目标之后,便需要制定接下来的计划中的细节。对这些细节进行周全的考虑,可以使整个计划更加丰沛,同时也增加了计划的可成功性。

不同的计划会产生不同的结果,不同类型的计划步骤、具体程序与技巧的不同,效果自然也就不同。总的来说,做事的计划要考虑周全,要从不同的角度看问题,从而找出解决问题的最佳方案。只要大体方向对,目标正确,便可以将计划的目的顺利实现。

计划是实现目标的前提,没有计划,目标就成了水上浮萍,没有根基。做事没有计划,结果不是“眉毛胡子一把抓”,就是“盲人摸象”。生活对于没有计划的人来说,就是“走一步看一步,当一天和尚撞一天钟”。计划是建筑信心堡垒的基础,完整而周全的计划会使你信心百倍,即使遇到再大的挫折也能镇定自若。可见,制定一个切实可行的人生计划是决定你未来生活状态的关键所在。

一个成功者,应凡事都要认真准备、精心组织、考虑周全,本着要做就做最好的原则,准备得越充分,效果就会越好。他所做出的每一个重大决策都是由大局着眼,只有这样,才能保证决策的客观性和可行性。知己知彼,百战百胜。在制定具体的计划之前,首先要对自身与组织的优点及缺点进行详细的了解,并想办法进行弥补,接下来要了解的便是对手的优点,如果可以在制定计划中将此项考虑进去的话,那么日后取胜的机会便会大大增加。

对企业的管理是这样,生活与工作中同样如此,有些人虽然一天到晚忙得不可开交,但办事效率却依然非常低,出现这种局面的主要原因是没有在做事前做好准备工作。一个在职场打拼的成功人士说:“昨晚多几分钟的准备,今天就会少几小时的麻烦。”可见事前的周密计划,对一个人办事效益的提高及一个人的成功是相当关键的。

制定了明确的计划表还可以使你了解自己的工作或学习进度,让你清楚地知道哪些事等着做;有时间想想怎么样去做,还可以对自己先前的成绩做个评价。

美国汽车公司总裁莫端要求秘书给他的呈递文件放在各种颜色的公文夹中。红色的代表特急;绿色的要立即批阅;桔色的代表这是今天必须注意的文件;黄色的则表示必须在一周内批阅的文件;白色的表示周末时须批阅;黑色的则表示是必须他签名的文件。也正是因为拥有了这样的审阅文件计划,莫瑞的办事效率才得以大大提高。从此处我们便可以看出来,只有把你的工作分出轻重缓急,使条理更加分明,你才能在有效的时间内,创造出更大的利润,从而使你的工作变得更加游刃有余、事半功倍。

三个同一时期进公司的员工都希望自己可以得到老板的赏识,从而从人才济济的办公室中脱颖而出,使自己拥有更好的发展机会。但是如果仅仅靠着工作上的积极表现,是很难赢得老板的青睐的。于是,三人同时想到了与老板增加见面机会,使其对自己更加了解的方法。

甲打听到每天早上老板都会在7:50的时候准时踏入公司大门,于是,他便每天早上起大早,并在老板踏进门的那一刻开始与他一起行走。时间长了,老板便对他的脸有一些印象了,但也仅仅是有印象而已。

乙打听到了同样的事情,他的计划则更进一步:一天早上,他主动与老板搭话,使老板对他的名字、所在的部门有了一个大概的了解。老板对他的印象也只是就停留在某某部门有个精明的小伙子而已。

丙的做事方法则极为不同,他先是将老板的个人爱好、平日里更关注于公司的哪个方面,公司还有哪些地方需要改进等问题进行了详细的了解,并准备好了极为完善的答案;他将自身的优势在这段谈话中表现得极为突出。在某天,他终于得到了一个与老板在电梯中面对面的机会,他的侃侃而谈与极为出色的见解获得了老板的赏识。

此后不久,丙便升职为部门经理助理;一年后,丙顺利晋级为部门经理,而甲、乙依然在原职位上无所进展。

只有在事前进行周全的计划,才能使长远计划得到进一步的实现,使任务被合理的安排。幽默大师林语堂,一生应邀做过无数场演讲,但是他不喜欢别人未经事先安排,临时就要他即席演讲,他说这是强人所难。他认为一场成功的演讲,只有经过事先充分的计划、准备,内容才会充实。

对于林语堂这样一个演讲大师来说,计划都是如此重要,由此可见,是否有周全的计划对于事情的发展有着多大的影响。所以,日常生活中,我们的每一天都应当有详尽而周全的计划。因为你每一天做的事情都是在为将来做准备,只有当你做好了充分的计划后,才知道你要做什么,一旦机会来临你便可以很轻松地抓住;如果你没有做好准备的话,就算机遇如雨点般落下,你也无法把握。你必须做到在展开工作之前,对第二天的每项工作与可能会发生的问题、遇到的问题进行有力的防范,达到防微杜渐的目的。在计划一旦确定之后,便严格地按照计划去执行,并制定计划落实完成情况的自我检查表,对自我工作的完成情况进行监督,便可以使整个工作有序而良好地进行。