看来，利·艾米也给我们上了一课，他使我们意识到，在你开始每天、每周、每月甚至每年的工作之前，一定要清楚在这期间你要做的最重要的事是什么，并把它清清楚楚地列出来。这样的准备工作才是最有效的。
如果你不知道怎么区别重要的和次要事务的话，我还可以告诉你一个简单的判断方法：分清工作的主次，首先把那些无关紧要的工作放一边去，接着再排除那些虽然有价值但由别人干更合适的工作，最后再剔除那些你认为以后再干也不要紧的工作。
为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不但是一种不可估量的时间节约措施，也是提醒人们记住某些事情的手段。特别是制定一个好的工作日程表就更加重要了。计划与工作日程表不同在于，计划是指对工作的长期打算，而日程表是指怎样处理现在的问题。比如今天的工作、明天的工作，也就是所谓的逐日的计划。有许多人抱怨工作太多、太杂、太乱，实际上是由于许多人不善于制订日程表。他们不善于安排好日常的工作，连最没意义的事也抓住不放，人为地制造忙乱，不但谈不上工作条理化，连自己也被压得喘不过气来。名作家雨果说过：“有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行。他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划，靠遇事现打主意过日子的人，只有‘混乱’二字。”制订工作日程会因工作性质、本人身体状况和气质的不同而不同，应遵守以下原则：
1．以活动中心来制订工作日程
有些工作是关键的或者说是带战略意义的重要活动，进行工作时应以这样的重要工作为中心。
2．以当天最重要的那件事来制定日程
不可能有这种奇迹，刚开始干，一下子就做完了全部工作，所以要挑出那些在一天内必须做完、一旦受干扰中断就不太好办的工作。
3．把有关联的事归纳
种种琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势，例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量地约好时间，尽可能地集中地依次会见来访者；必须阅读的材料，集中到一起很快地过一下目，等等。
4．适应生物钟
能量曲线因人而异，一般的人上午精力充沛，因此，要利用这段时间去从事那些最有挑战性、最富于创造性的工作。而在你精神上、体力上和工作效率都在减退时，换做一些其他工作，或者做一些事先已经安排好了的工作，或者休息一下。
由于人们每天需要干的事情很多，事情又有轻重、急缓之分，大小之别，难免有时顾此失彼，本来想干这件事，不知不觉中却干起了别的事情。所以在有了工作日程表以后，最好随身携带笔记本和备忘录用纸，这样你不但明确了当天的工作，也明确了此时此刻应该做什么工作。
把复杂的事情搞简单了，这是一门艺术，而艺术是需要有修养的人来做的，所以你必须把自己的审美情趣、抽象思维的训练搞好。这样，你就能用快刀剪乱麻了，而不会徘徊于“剪不断，理还乱”的尴尬中。
把目标放在第一位
把精力用在自己擅长的事物上能有效地促进自我管理。彼得·利斯特曾经指出，一个人的精力必须用在自己擅长的事物上。对于无能为力的领域，就不必徒耗心力。毕竟，从毫无能力到马马虎虎所需耗费的精力，远比从一流表现到卓越境界所需的功夫更多。可见，工作中要不断地问自己：“什么事情是必须做的？”这样有利于认真思考该把精力放在什么事物上。
1945年杜鲁门当选总统时，他原本最想做的事是完成罗斯福总统提出的经济和社会的改革，这些改革由于世界大战的爆发而没能最终完成。可是当时第二次世界大战刚刚结束，作为战胜国的美国，首先需要处理的事情是诸如战败国和战胜国之间的关系，日本和德国的重建等国际事务。杜鲁门上任后，意识到了国际事务具有绝对的紧迫性和重要性，于是他改变了原来的工作安排，把重心放在了国际关系上。杜鲁门的当机立断使他成为了处理外交事务最成功的美国总统。
卓越的领导者是需要有超凡魅力的，但是一个有执行力的人，一个高效的人却不需要。从历史上看，杜鲁门并没有超凡的个人魅力，但是他却是最有效率的美国总统之一。
把目标放在第一位，是许多管理层人士推崇的方法，这个方法之所以有效是因为它可以使你在某段时间内集中精力，充分利用现有资源，把工作完成到最好程度。
时间是最公平的，每人每天都只有24个小时。成功的人就是在有限的时间内做得比别人多，做得比别人好的人。其实，要做到这一点并不难，只要你一直遵循“把目标放在第一”的原则。
跟着目标走才不会迷路，同样，工作也必须有明确的方向和目标，盲目地埋头苦干，很难把工作完成到最佳境地。
目标，正如射击场上的靶子，它会告诉你射击的方向，还会显示出你的子弹离靶心有多远。有了明确的目标，你就不会盲目地浪费时间和精力去做那些无谓的准备。
那些成功者，非常善于在行动之前，通过自己的思考和判断来找到一个适合自己能力发展的目标，因为在他们看来，找到目标就等于成功了一半。
从一开始就有明确的目标，意味着从一开始时你就知道自己的目的是什么，这样才能有针对性地将工作集中到一个点上，才会有的放矢。那种看似忙忙碌碌，最后却发现与目标南辕北辙的情况是非常令人沮丧的。这是许多效率低下、不懂得工作方法的人最容易出现的错误，他们往往把大量的时间和精力浪费在了毫无价值的准备工作当中了。
例如，在一个漆黑的夜晚，一个人正在灯火通明的房间里四处搜索着什么东西。
有一个人问他：“你在寻找什么呢？”
“我丢了一颗宝石，这是我祖母留给我的，必须找到它。”这个人回答。
“你把它丢在这个屋子的中间，还是墙边？”第二个人问。
“都不是，我把它丢在屋外的草地上了。”他又回答。
“那你为什么不到草地上去寻找呢？”第二个人奇怪地问。
“因为那里没有灯光，而屋子里有。我把这里的灯全打开了，并把屋里阻挡我视线的家具都搬了出去，还找矿务局的朋友借了一个探测矿石的仪器，你看，我准备得足够充分了吧！”这个人自豪地说。
看完这个故事，你肯定会觉得这个人很可笑。然而，我们中的有些人每天都在错误的地方寻找他们想要的东西。
一个想要找到金矿的采矿者，如果他认为在海滩上挖掘更容易，而到那里寻找金子的话，不管准备工作做得多么充分，他找到的肯定只是一堆堆的沙土和贝壳。
没有目标，等于失去行动的方向。这个道理再简单不过了，但为什么有很多人总是找不到自己的目标呢？原因就在于他缺乏确定自己目标的能力。
虽然卓越的领导者并不是每个人都能成为的，然而只要用对方法，每个人都可以成为有效率的执行者。提高工作效率最有效的武器就是“找准目标”，忙要忙得有意义有价值，千万不可主次不分。一个人的时间和精力是有限的，不要妄想可以面面俱到。
这是个纷繁复杂的世界，你要面对的问题也是多种多样的，工作就够让人头疼的，何况还有工作之外的事情来分散你的精力。所以，立足本职，专注地做事，这是提高你工作效率的最有效武器。
做个一分钟效率专家
假如现在给你一分钟，你能在一分钟内完成什么？
很多人都会说，一分钟根本就什么都完不成，就算想清楚这个问题恐怕就不止一分钟。但是，生活中就存在靠短暂的一分钟时间来工作的人。美国有个保险业务员自创了“一分钟守则”，他只要求客户给予一分钟的时间，介绍自己的工作服务项目，一分钟一到，他自动停止自己的话题，感谢对方给予他一分钟的时间。他严格遵守自己的“一分钟守则”，总是充分地珍惜这一分钟，并且努力在一分钟之内让客户对他的业务感兴趣。结果，他大获成功，在一天的时间经营中，几乎和自己的业绩成正比。
信守一分钟的承诺，不仅保住了自己的尊严，同时还增加了别人对自己的兴趣，而且还让对方对这一分钟产生了好奇并珍惜他这一分钟的服务。
生活中有很多人是像这位保险业务员那样有效地利用每一分钟，为自己赢得机会的。
文远是一个公司的职员，他有一个非常独特的习惯，就是每天提前一刻钟上班，推后一刻钟下班。自从工作以来，他一直保持这个习惯，从不间断。他说：“这样将会为有效利用时间做很好的规划。每天都提前一刻钟到达，可以对一天的工作做个规划，当别人还在考虑当天该做什么时，你已经走在别人前面了。”
“而推后一刻钟下班，对今天的事情敞个彻底干净的总结，把明天要做的事情预先做个准备，如此一来，工作奈理就会更加清晰。”
文远正是利用好了这经常被别人忽视的两个一刻钟为自己赢得机会的。他刚开始来到公司工作时，职位很普通，但是现在已经成为这家公司下属的一家公司的忌经理。之所以能如此快速升迁，文远自然有他的秘诀，那就是两个一刻钟的威力。
刚来公司时，他发现每当下班后，所有的员工都回家了，所以他总是留下来整理当天做的事情，为第二是的工作做好准备。而他的老板下班之后也还要在公司工作，他需要下属帮助的时候下属却都回了家，唯独文远还在努力工作。他开始注意到文远．并且常常让他帮忙。很快，老板养成了随时招呼他的习惯，直到重用他。
不论是员工和经理人都应当学会有效地利用时间，在有限的时间高效地完成工作。美国麻省理工学院对3000名经理做过调查研究，结果发现凡成绩优异的经理都可以非常合理地利用时间，让时间消耗降到最低限度。
曾有一位老板为了提高开会的效率，买了一只闹钟，开会时用来计时，规定每个人发言只有5分钟，这一措施使得开会效率大大提高，因为员工变得分外珍惜开会时间，把握发言时间。
有效利用时间，不仅要利用好全部的正常工作时间，更要利用好琐碎的时间。成功的人都是善于利用琐碎时间的人，也许这些平时让你忽略的琐碎的时间积累起来就会让你大吃一惊。
佩佩是一家顾问公司的业务经理，一年要接上百个案子。她非常善用空当时间，即使在等红绿灯或者基车时，也会拿出客户的资料看看，以加深印象。她在车上放着一把拆信用的剪刀，有时开车时带着一叠信件，利用等红绿灯的时间看信。她认为，这段时间正是可以用来淘汰垃圾信件的时间，所以她每天都在到达办公室之前就进行一番筛选，这样一来等她一进办公室，就可以把垃圾信件处理掉了。
佩佩每年还会有很多时候是在各地奔波，很多时间就花在坐飞机上。她常常利用飞机上的时间给客户写短签。
她经常告诉她的下属：“与客户保持良好的关系-对我们来说非常重要。我们不能白白浪费这些琐碎的时间，要时刻想着为客户做点什么。”
每一个优秀员工之所以能够优秀，就是因为他们这种有效利用每一分钟、珍惜每一分钟的方法，他们使得每一分钟都具有价值。这样的员工是高效率的员工，也是当今老板所器重的员工，他们迟早会成为纵横职场的核心人物。
成功，不走寻常路
人常说，第一个吃螃蟹的人是真正的英雄。勇敢的挑战者不循旧路，大胆地走属于自己的路。这样的人不畏困难，他们总能找到别人所想不到的方法，以最快的方式取得良好的结果。杰克就是这样一位“不走寻常路”的人。
杰克所在的这家叫“哈罗”的啤酒厂位于布鲁塞尔东郊，无论是厂房建筑还是车间生产设备都没有很特别的地方。但作为销售总监的杰克是轰动欧洲的策划人员．由他策划的啤酒文化节曾经在欧洲多个国家盛行。当有人问杰克是怎么做“哈罗”啤酒的销售时，他显得非常得意而自信。杰克说，自己和哈罗啤酒的成长经历一样，从默默无闻开始到轰动半个世界。
杰克刚到这个厂时是个还不满35岁的小伙子，那时候他有些发愁自己找不到对象，因为他相貌平平且又贫穷。但他还是看上厂里一个很优秀的女孩，当他在情人节给她偷偷地献花时，那个女孩却伤害了他，说：”我不会看上一个普通得像你这样的男人。”于是，杰克决定做些不普通的事情，但什么是不普通的事情呢？杰克还没有仔细想过。
那时的哈罗啤酒厂正一年年地减产，因为销售的不景气而没有钱在电视或者报纸上做广告，这样开始恶性循环，做销售员的杰克多次建议厂长到电视台做一次演讲或者广告，都被厂长拒绝了。杰克决定冒险做自己“想要做的事情”，于是他贷款承包了厂里的销售工作。正当他为怎样去做一个最省钱的广告而发愁时，他徘徊到了布鲁塞尔市中心的于连广场。这天正是感恩节，虽然已是深夜了，广场上还有很多欢快的人们，广场中心撒尿的男孩铜像就是因挽救城市而闻名于世的小英雄于连。当然铜像撒出的“尿”是自来水。广场上一群调皮的孩子用自己喝空的矿泉水瓶子去接铜像里“尿”出的自来水来给对方泼洒，他们的调皮激起了杰克的灵感。