我国当代实用写作正经历着从“传统”到“现代”的转型及蜕变。因此，对实用写作的主要特点及作用应该给予充分的认识。
§§§第一节实用写作的特点
当代实用写作就是在现代社会中注重“实用”的写作，它是国家机关、企事业单位、社会团体，以及个人在现代社会的学习、工作和生活中，根据实际需要而进行的写作活动。它具有固定的格式，但同时其内涵又是多层次的，既是以适合实用为目的的写作实践活动，又是研究实用文体写作基本理论、基本知识与技能技巧的一门学问。概括地说，它主要具有以下一些特点：
◆真实性
写文章都要讲究真实性，然而实用文的真实性与文学作品的真实性有所不同。文学写作讲究的是艺术真实，作家可以运用形象思维，通过虚构和想象塑造艺术形象。如鲁迅在谈到小说创作的人物塑造时所说的：“人物的模特儿也一样，没有专用一个人，往往嘴在浙江，脸在北京，衣服在山西，是一个拼凑起来的角色。”鲁迅笔下的阿Q、祥林嫂都是虚构的人物，现实生活中不必确有其人，文学创作讲究的是艺术真实，而在实用写作中则不允许虚构与想象。实用写作要求事实的真实，即现实生活中真实存在的事实。包括时间、地点、人物、事件、数字、数据等都必须有根有据、确凿可靠。例如调查报告、总结中的内容都必须是现实生活中确实存在的，新闻所反映的内容也必须符合真实性的原则，它所报道的内容不允许有半点虚假，必须绝对真实。学术论文、科研报告中所引证的事实、数字或数据都要求精确无误，真实可信。
◆实用性
通常来说，实用写作直接为日常工作和人们的实际生活服务，直接用于处理公务和私事中的具体问题，其社会功用在于实用。如行政公文，用以传达党和国家的方针政策，沟通上下左右各种单位之间的公共关系，使党和国家的各项方针、指示得以贯彻执行。《国家行政机关公文处理办法》第一章第二条就指出：“行政机关的公文……是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”这里特别指出它是“一种重要工具”，强调了它的实用性。又如经济合同的作用就在于促使、监督签订合同的各方共同履行某种经济行为，而计划、总结都是为完成某个具体工作而制作的。文学作品则是审美文体，它通过塑造艺术形象给人们以精神愉悦，满足人们的审美需求，审美是文学作品的根本特征。这是它与实用文的根本区别。
◆时效性
实用文一般都受到时间的限制，因为它直接为工作和生活服务，具有实用价值的特点。这里的时效有两层意思：一是实用文的写作要讲究时效，如公文写作、新闻写作都要求迅速及时，不能延误写作时间；二是指实用文本身的功用或者效力要受到时间的限制，比如合同只在有效时间里才有效力，超出规定时间就失效了。通告的时间效力也很强，计划、总结也都受到时间的制约。不同类型的实用文对时效的要求不完全一样，有的实用文，如消息，要求迅速及时报道现实生活中新近发生的有意义的事，有些文体则要求不那么严格。
◆模式性
实用写作从实用目的出发，讲究模式、规范，许多实用文有大体相同的规范，这种规范或由有关行政机关制定，如国务院办公厅对行政机关公文就有统一的要求与规范，《国家行政机关公文处理办法》第三章就对公文的格式做了明确的规定，任何部门、单位或个人都不能更改。法规性文体如章程、规定、办法等也都有比较固定的写作模式。有的实用文长期以来是人们约定俗成的，如书信一般由称谓、问候、正文、落款、日期五部分组成，大家都习惯这样写，很难改变。消息的写作一般多采用“倒金字塔”结构。
§§§第二节实用写作的作用
实用写作随着人类文明的出现而诞生，它的使用已经成为人类文明的标志。实用写作的功用可以概括为以下几点：
◆沟通联系作用
社会生活中存在各种各样，密切相关的公共关系，人类社会就是人际关系的联络网，如政府与公众、单位与个人、单位与单位、个人与个人等，其间都需要运用各种方式进行交往与联系，而沟通诸多关系的重要的文字媒体便是实用文。例如，社会中的上下级关系、平行关系、不相隶属的关系需要行政公文来沟通联系，制定政策、发布规章、商洽工作、交流经验或请示汇报、答复事项，或向有关团体、组织、个人发出邀请，或传递信息、情况等都需要运用实用文。实用写作的联系沟通作用一般表现为两种形式：即专门联系与公众传播，前者如报告、请示、批复、函，以及合同协议等有特定的联系对象、联系范围，具有一种固定的联系功用；后者如公告通告、广告启事、消息报道等具有一种公众传播作用，目的在于让广大人民群众知晓、了解。
◆教育宣传作用
实用文的教育宣传作用主要体现在以下几方面：第一，宣传党和国家的方针政策。国家的重大决策、立法都要通过实用文颁布，以便让社会团体、人民群众知晓。如党的十五大文件，《十届全国人大四次会议》的文件，国家颁布的《教育法》、《建筑法》、《野生动物保护法》、《医疗事故处理条例》等，它们不仅传达有关的政策、法律，而且还指导人们应当如何做，如何执行，其宣传教育作用是非常明显的。第二，传播科技文化知识。知识是人类进步的阶梯，正是由于知识的积累和传播，人类社会才不断向高度的物质文明和精神文明发展进化，而实用文正是记录和积累人类知识并使之传播的载体，科技报告、学术论文、各类专著都是对文化知识的传播。
◆领导指导作用
党和国家行政机构颁布的命令、决定和各级权力机构发布的法律、规定、规则、办法等，都是党和国家方针政策的具体体现，对下级机关、对各项事业都具有领导作用。这类实用文具有权威性、法律性强的特点，一经签发并发布后，下级部门必须遵照执行，这类实用文的领导作用是很明显的。另有一类实用文如通知、指示、批复等主要起一种指导作用，如九届全国人大五次会议通过的《澳门特别行政区选举第十届全国人大代表的办法》（2002年3月15日九届全国人大五次会议通过），对澳门特别行政区如何选举十届人大代表有重要指导意义。
◆凭据作用
有一类实用文具有凭据作用。它表现在：其一，作为处理问题、解决问题、管理事务工作的依据凭据，如行政公文。而法规类文体，就是行政执法人员执法的依据，契约类文体，如合同、协议是双方确认、执行权利与义务的凭据。科技报告、学术论文也都是作为鉴定、评价其成果、价值的文字依据。其二，实用文在一定历史时期之后，文本本身虽已失去效力，但它作为档案材料保存下来，却具有重要的史料价值，是研究、考据某个历史时期的政治、军事、经济、文化、教育的重要见证和凭证。例如，1949年4月21日毛泽东、朱德发布的《向全国进军的命令》，就是今日我们了解当年解放战争进展状况的重要历史资料。香港回归时，有关领导人的命令、讲话及其消息报道等，都将作为历史资料保存下来并具有珍贵的史料价值。