行政公文又称公务文书、公务文件，简称公文。是党组织、国家机关、团体、企事业单位等在行政公务活动中所使用的文书，是行政公务得以进行和完成的重要工具和手段。行政公文具有法定功能和结构，有着其他文件所没有的权威性，有着法定的制作权限和确定的读者，有着特定的行文格式、行文规则和办理办法，有着直接生效的作用。为了能使这些作用得到更有效的发挥，需要参与行政管理活动的各级各类人员充分认识行政公文的规律性，熟练地掌握其方法，以便撰写出高质量的行政公文。
§§§第一节行政公文的概念及作用
一、行政公文的概念
行政公文即公务文书。根据国务院2000年8月24日《国家行政机关公文处理办法》的界定以及行政文书使用的实践，我们认为行政文书即是各级党政机关、各种形式的社会团体、各事业单位，以及各种形式的企业单位在行使职权和实施管理过程中所形成的各种正式文书。
因为眉首中的“发文单位+文件”通常用红色标识，所以，常称“红头文件”。
二、行政公文的作用
行政文书是依法行政和进行公务活动的重要工具。行政文书是颁布法规、部署工作、传递信息、沟通情况、商洽工作的载体。具体地讲，行政文书具有如下作用。
◆领导和指导作用
行政文书是传达贯彻党和国家的方针、政策，施行行政措施，布置工作的重要工具，为使各行各业的工作及所属各部门的工作有组织、有领导、有条不紊地进行，大量的下行文都发挥着领导与指导的作用。
◆联系和知照作用
行政文书有下情上知、上情下达、横向沟通、互通信息的功能。使整个社会系统有秩序地协调运转。
◆宣传和教育作用
很多行政文书不但规定了人们怎么做，而且阐明指导思想，客观依据、工作性质和意义，使受文者认识提高、思想统一，体现出行政文书鲜明的宣传教育作用。
◆依据和凭证作用
行政文书是各级机关意图的最忠实的凭证。它既是发文部门意图的凭证，也是受文部门贯彻执行、开展工作的依据。
实用写作技法大全第五辑行政类公文的写作技法
§§§第二节行政公文的种类及特点
一、行政公文的种类
依照不同的角度或标准，行政公文有多种多样的分类方法。目前学术界比较一致的分类方法有以下六种。
（一）按文种可分为
命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
（二）按行文关系可分为
◆上行文
是指下级机关向所属的上级领导机关汇报工作、请示问题或请求指导和批准的公文，如报告、请示、部分意见等。
◆平行文
是指平级机关或不相隶属机关之间商洽、联系工作，征询或答复问题，请求有关主管部门审批有关事项的公文，如部分议案、通知、函、会议纪要等。
◆下行文
是指领导机关向所属下级机关公布政策、决定事项指导工作、回答问题，批准事项的公文，如命令、决定、通知、通告、通报、批复等。
有些公文的行文方向并不十分固定，在不同的情况下有不同的归属，如通知、函、会议纪要等。
（三）按来源可分为
◆收文
是指由其他机关制定发送来的公文。
如领导机关发来的通知、通报、决定；下级机关送来的请示、报告、部分意见，平行机关送来的函等。
◆发文
是指本机关向其他机关发出的公文。
如向领导机关报送的请示、报告、部分意见；向下级机关发出的通知、通报、决定、批复；向平行机关发出的函等。
◆内部公文
是指用以管理本机关的工作而制发的公文，如内部的通知、通报等。
（四）按保密程度可分为
◆绝密、机密、秘密公文
是指其内容涉及机关机密的公文，按国家《保密法》规定，其公文需要限定时间和阅读范围，确保公文内容的安全。
其级别由高到低，由专人传递、处理和保管，有的还规定“用后收回”。
◆普通公文
是指可向人民群众、国际国内公布或者内部发布的公文，如命令、公告、通告、通知等。
（五）按办理时限可分为
◆特急公文
是指在办理时间上要求特别紧急的公文。这类公文要求办理的事项，务必要在一定时间之内办理完毕。
◆紧急公文
是指在办理时间上要求紧急的公文，这类公文要求办理的事项，必须在规定的时间内办理完毕。
紧急公文的时间要求没有特急公文的时间紧迫。
（六）按性质和作用可分为
◆指挥性公文
是指体现领导机关的决策意图，领导和指导下级机关工作的公文。
如命令、决定、批复等。
◆报请性公文
是指下级机关向上级机关汇报工作、请示问题，以及各级人民政府按照法律程序向同级人代会或人大常委会提请审议事项的公文。
如请示、报告、议案等。
◆知照性公文
是指向有关方面发布需要周知、遵守或办理事项的公文。
如公文、通告、通报、通知。
◆记录性公文
是指真实地记录会议情况和议定事项的公文。
如会议纪要。
二、行政公文的特点
◆行文的权威性
行政文书是机关或组织在职能活动中形成的，是智能活动的直接产物。它代表制发机关颁布命令或决定，下发通知，或者报送请示与报告，传达制发机关的决策与意图，这些能对受文者的行为产生不同程度的强制性影响。行政公文在办理过程中所发挥的法定效力是不可置否的，有令必行，令行禁止。
◆作者的法定性
行政公文的法定作者，指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织。撰写和制发行政公文皆不是个人行为，所代表的是机关或组织。因此，它的内容受法律、工作需要和领导人指示的制约，其法定作者制发行政公文的权利和名义受法律保护。《中华人民共和国刑法》第167条规定：伪造、变造国家机关、企业、事业、人民团体的公文，“处三年以下有期徒刑”。这充分说明了法定作者的名义不容侵犯。
◆制发的程序性
行政公文由法定作者制发，在撰写和制发的过程中，它要受处理程序的严格制约。
制发必须经过起草、核稿、签发等程序；对收文的办理，一般应包括签收、传阅、整理、归档等程序。
◆体式的规范性
行政公文的规法体式，一是指撰写文书所采用的语体，即现代汉语语体；二是指文体的格式，即行政公文结构与公文各组成部分的文字符号在载体排列上的规定形式。行政公文的拟制必须遵循规范化的体式，其目的是为了维护其法定效力和机关的权威性，也是为了实现行政公文工作的标准化，提高工作效率。
§§§第三节行政公文的写作技巧及范例
一、行政公文的格式
行政公文的格式有着严格要求，不能随意而定，也不能随意而变。行政公文的格式依据是由国务院颁发的、2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》和由国家技术监督局制定、2000年1月1日起施行的《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》。
行政公文的格式主要包括眉首、主体、版记三部分。置于首页红色反线以上的各要素统称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
（一）眉首
眉首由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人和红色反线等构成。
1.公文份数序号
公文份数序号又简称“份号”，是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。“绝密”、“机密”级公文才需要编制份数序号，其目的是准确掌握公文的印制份数、分发范围和对象。《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》规定用7位阿拉伯数字标识，在首页版心左上角第1行。如0000012标识为本文件的第12份。一般的公文，不需要标识份号。
2.秘密等级和保密期限
秘密等级又称“密级”。凡涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如二者同时标识，则用“☆”隔开。秘密等级分为：秘密、机密、绝密；保密期限，按照《国家秘密保密期限的规定》（国家保密局1990年第2号令）的第九条执行，即“凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定”。
3.紧急程度