通报是国家机关、社会团体、企事业单位表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况所使用的一种知照性公文。
（二）通报的作用
通报是上级机关对下级机关中的典型的先进事迹、人物进行及时的表彰，对严重的错误予以及时的批评教育，对重要的精神和情况予以迅速的传递、沟通时所用的一种下行文。
二、通报的种类及特点
（一）通报的种类
1.按照表达方式，通报可分为直述式通报和转述式通报。
◆直述式通报
发文单位在通报中直接陈述其下属单位的先进事迹、典型经验、错误事实或者介绍情况，然后在此基础上做出分析、评价和处理。
◆转述式通报
发文机关用转发（批转）的形式，把所属单位及外单位所反映的先进事迹、错误事实或者重要情况做分析、评价，提出处理意见，发出号召。
2.按照适用范围、内容及作用，通报可分为表彰性通报、批评性通报和情况类通报三类。
◆表彰性通报
对先进单位、先进人物的典型事迹进行表彰，并总结其先进经验，以点带面，树立榜样，以促进向先进单位和先进人物学习。
◆批评性通报
抓住有普遍反面教育意义的错误和不良倾向，或典型的错误事件，进行严肃的批评，并分析原因和吸取的教训，达到教育和警惕的作用。
◆情况类通报
上级机关把当前政治、经济、军事和社会治安等情况通报下级机关，使下级机关了解新的信息，对所通报的重要情况引起重视，更好地开展工作。这类通报具有沟通和知照的双重作用。
（二）通报的特点
◆及时性
通报无论是表彰先进、批评错误还是传达重要精神或者情况，都必须及时，要抓住事物、人物典型的新经验、新问题，或新近的错误倾向，进行快捷的通报。
◆知晓性
通报的目的是让受文单位内的人员知悉通报内容，进而学习先进，以错误为鉴，及时沟通信息，因此必须在较大程度上让人知晓。
◆指导性
通报表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况，必须具有明确的针对性和目的性，对受文的下级单位有明显的指导作用。
三、通报的写作及范例
（一）通报的写作要点
通报的写作包括标题、主送机关、正文、结尾等部分。
1.标题
一般标题要反映三方面的内容：发文单位名称、事由和文种。但不少通报常常省掉发文单位这一项，而由事由和文种两项组成。
2.主送机关
通报的主送机关通常根据通报内容的重要性和周知面的宽窄来定，可灵活掌握，决定是否需要写。
3.正文
写法与一般公文不同，有其固有的规律。
表彰性通报的正文主要有三部分：一是通报的事件，要明确交代人物、时间、地点、经过、环境、结果等，以增强通报内容的透明度和真实性；其次是对事件的归纳分析，明确其性质；最后是号召向先进学习。
批评性通报的正文首先要写清楚原因。即写清犯错误的单位或个人的姓名、单位、犯错误的时间、地点，以及犯错误的程度、性质、危害或不良影响。其次通报处理事项，申明党的纪律和行政纪律，表明处理的坚决态度和具体处理的决定，指出从中应当吸取的教训。最后重申告诫，提出具体要求和防范措施。
情况类通报的正文分前言、情况综合和要求三部分。前言部分将通报的情况进行概述，点明通报的主要内容。情况综合部分按时间先后或问题性质，逐一记叙已经发生的各种情况。最后一部分提出要求和注意事项。
4.结尾
注明发通报的单位名称和成文日期。标题中已写明发文单位名称的，结尾只写明年、月、日即可。有的结尾处还要注明该通报发放的范围。
如果通报有附件，应在正文中说明，并在正文左下方写上“附件”二字及附件的名称。
（二）通报写作的注意事项
◆通报人或事应有典型性、示范性、引导作用或教育、警戒意义
◆注意事实的准确性和完整性
◆通报所提要求应写得明确、具体、适当，便于执行
◆通报系普发性公文，有时还予以公布，因而常常省略主送机关
【范例】
××市人民政府文件
×府〔2004〕132号
关于给予我市参加第28届奥运会获奖运动员表彰奖励的通报
各区县人民政府，市政府各部门、各直属机构：
在举世瞩目的第28届奥运会上，我市运动员不畏强手，奋力拼搏，共获2枚金牌和一项第四名、一项第九名，取得了我市运动员代表国家参加奥运会以来的最好成绩，实现了我市竞技体育在奥运金牌上新的历史性突破，为国家做出了贡献，为我省赢得了荣誉，为我市争了光。为学习和弘扬奥运健儿为国争光、无私奉献、团结协作、顽强拼搏的精神，省政府给予荣获乒乓球男子双打金牌的××同志和荣获跳水10米跳台金牌的××同志记一等功，并在全省通报表彰。市人民政府决定：给予荣获乒乓球男子双打金牌的××同志、荣获男子10米跳台金牌的××同志和获得女子曲棍球第四名的××、女子篮球第九名的××4位同志予以通报表彰并颁发奖金。
希望受表彰的运动员继续发扬胜不骄、败不馁的精神，再接再厉，创造更加优异的成绩。市人民政府号召全市人民，特别是全市体育工作者要以获奖运动员为榜样，进一步弘扬我市奥运健儿积极进取、蓬勃向上的精神风貌，奋勇拼搏，团结协作，不断提高自身素质和竞技水平，为促进我市体育事业的发展，为把我市建设成为经济强市和区域性中心城市做出新的更大贡献。
××市人民政府
二〇〇四年九月三日
§§§第五节会议
一、开幕词与闭幕词
（一）开幕词
1.开幕词的概念及作用
开幕词是会议讲话的一种，指在比较郑重的大中型会议开始时，由会议主持人或主要领导人所做的讲话，旨在阐明会议的指导思想、宗旨、重要意义，向与会者提出会议的中心任务和要求，对会议有着重要的指导作用，具有宣告性、提示性和指导性。
2.开幕词的种类及特点
开幕词按内容可以分为侧重性开幕词和一般性开幕词两种。侧重性开幕词往往对会议召开的历史背景、意义或会议的中心议题等做重点阐述，其他问题则一带而过。一般性开幕词只对会议的目的、议程、基本精神、来宾等做简要概述。
开幕词具有简明性和口语化的特点。简明性指简洁明了，短小精悍，忌长篇累牍，重复啰唆；口语化指语言通俗易懂，生动活泼，适合口头表达。
3.开幕词的结构
开幕词一般由首部、正文和结束语三部分组成。
（1）首部
一般包括标题、时间和称谓。有些还在时间下一行正中写上致辞人的姓名。
①标题
一般由“事由+文种”组成，如《中国共产党第十二次全国人民代表大会开幕词》；有的标题中还加入了致辞人的姓名，其形式如《×××同志在××大会上的开幕词》，《在××会议开幕式上×××同志的讲话》；还有些采用复式标题，主标题揭示会议的宗旨、中心内容，副标题与前两种标题构成形式相同，如《我们的文学应该站在世界的前列——中国作家协会第四次会员代表大会开幕词》；也有些标题较简单，只有文种，如《开幕词》。
②时间
时间位于标题之下正中，用圆括号括上，注明会议开幕的年、月、日。
③称谓
在时间的下一行顶格书写。根据会议的性质及与会者的身份确定，如“同志们”、“各位代表、各位来宾”、“女士们、先生们”等。
（2）正文
正文包括开头、主体和结尾三部分。
①开头
一般开门见山地宣布会议开幕，也可对会议的规模及与会者的身份做简要介绍，并对会议的召开及与会人员的到来表示祝贺和欢迎。写作时应单列为一个自然段，与主体部分区分开。如《在“中国国际展览会”开幕式上的讲话》的开头部分写道“由新加坡××有限公司主办，中国××协会与我分会所属的上海市国际贸易信息和展览公司承办的‘中国国际××展览会’今天在这里开幕了。我谨代表中国国际贸易促进委员会上海市分会、中国国际商会上海分会表示热烈祝贺！向前来上海参展的厂商表示热烈欢迎！”
②主体
是开幕词的核心部分，通常包括以下三方面内容：
阐述会议召开的意义，通过对以往工作情况的概括总结和对当前形势的分析，说明会议是在什么形势背景下，为解决什么问题或达到什么目的而召开的；
阐明会议的指导思想，提出会议的任务，概括会议议程和安排；
为保证会议顺利进行，向与会者提出会议的要求。
③结尾
针对会议的具体情况提出一些要求和希望，以增强与会者开好会议的信心。
（3）结束语
一般采用“预祝大会圆满成功！”作结束语。
4.开幕词的写作要求
开幕词的写作要求如下：
（1）重点突出，详略得当。写作时应把握会议的性质，重点阐述会议的意义、任务和要求，对于会议本身的情况如筹备情况、会议议程等，要概括说明，点到为止。
（2）明快流畅，富于鼓动性。开幕词写作中常犯的毛病是书面化有余而口语化不足，语言冗长难懂，影响了表达效果，削弱了开幕词应有的号召力和鼓动性。因此，在写作中，要注意语言明快流畅，语气热情友好，评议坚定有力，具有口语色彩，体现出开幕词的号召力和鼓动性。
（二）闭幕词
1.闭幕词的概念及作用
闭幕词是在比较郑重的大中型会议闭幕时，党政机关、社会团体、企事业单位的主要领导人所做的总结性讲话。旨在总结会议召开的情况，评价会议的成果、意义及影响，号召与会人员发扬会议精神做出更大成绩，具有总结性、评估性和号召性。
2.闭幕词的种类及特点
与开幕词相同，也可分为侧重性和一般性两种类型。同样，闭幕词也具有简明性和口语化的特点。
3.闭幕词的结构
闭幕词一般由首部、正文和结束语组成。
（1）首部
一般包括标题、时间、称谓。写法与开幕词类似。
（2）正文
正文包括开头、主体和结尾三部分。
①开头
简要说明大会的经过，是否圆满完成了预定的任务。
②主体
是闭幕词的核心部分，通常包括以下三方面内容：对大会进行概括总结，概述会议的基本情况及会议通过的主要事项和基本精神；恰当地评估会议的收获、意义及影响；向与会人员提出贯彻会议精神的基本要求。
③结尾
向与会者发出号召，提出希望，表示祝愿，还可向保证大会顺利进行的有关单位及人员表示感谢。
（3）结束语
郑重宣布会议闭幕。
4.闭幕词的写作要求
闭幕词的写作要求如下：
（1）要掌握会议情况，有针对性地对会议内容予以阐述和恰当评价。
（2）注意与开幕词前后呼应，首尾衔接。
（3）行文热情洋溢，简洁有力，起到激发斗志，增强信念的作用。
【范例】
2004××市国际×××会闭幕词
（2004年××月××日）尊敬的×××女士，各位来宾、各位同仁、女士们、先生们：
首先，我代表××市公共关系协会对出席2004年××市国际×××会的中外来宾表示衷心的感谢！特别要感谢×××公共关系协会主席×××女士和她的代表团，感谢美国公关协会总干事×××女士的出席，感谢香港公关从业人员协会、内蒙古、贵州、广东、福建和安徽等省和自治区公关协会，以及全国各地同仁和企业家的支持！
今天，围绕沟通—品牌—竞争力这一主题，我们大家分享了11位中外演讲嘉宾的智慧和经验。通过一天紧张而有序的互动交流。我相信，大家对××城市的发展有了新的了解；对公共关系与媒体传播的内在联系有了更多的认识；对公共关系在推动企业品牌建设中的重要作用会更加明确；对公共关系这个行业的发展前景会更加看好。大家一定会充满信心地去面对各种机遇和挑战。
中国的公共关系业已经迎来了健康发展的大好时机，让我们携手合作，互相学习，为公关业更加繁荣的明天共同努力。
现在我宣布：2004年××市国际×××会到此闭幕。
谢谢大家！
二、会议记录与会议纪要
（一）会议记录
1.会议记录的概念及作用
会议记录是在会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实记录下来所形成的书面材料。会议记录的作用在于正确反映会议情况，是日后整理会议文件，汇报会议精神，进一步研究工作等存查备考的历史资料。
2.会议记录的种类
会议记录分为摘要记录和详细记录两种。
◆摘要记录
多用于一般性会议，只要求有重点地、扼要地记录与会者的讲话内容，概括记录会议讨论的内容、结论和决议的要点，不记录详细过程，更不必“有言必录”。
◆详细记录
对特别重要的会议或特别重要的发言，要做详细的记录，做到“有言必录”，要求记下每个人发言时的原话，包括语气、动作、表情及与会者的反应。不能有所取舍，更不能只记结论。如果发言者有发言稿，可以将发言稿作为附件，并记下发言稿之外补充的内容。
3.会议记录的结构
会议记录包括标题、正文和结尾三个部分。
（1）标题
通常由单位名称、会议名称和文种组成，如“公司销售工作会议记录”，有的标题较简单，只写“会议记录”。
（2）正文
会议记录的正文一般分为两部分：
会议基本情况。主要包括会议名称（含次数），会议的时间、地点，出席、列席和缺席情况，会议主持人（姓名及职务），会议记录人员（签名以示负责）等。这些内容应在会议主持人宣布会议开始前写好。时间、地点要准确具体。如果会议人数不多，应将出席人姓名一一写上；人数多时，可只写出席人的职务，如“各校正副校长、教导主任”，也可只写总人数，另设签到簿，请出席人签署姓名，填写单位、职务、电话等情况。如果是工作例会，可只写缺席人的姓名及其缺席原因。大型会议，缺席人数较多，缺席原因难以一下查清，可只写缺席人数。