因为员工交流的能力直接影响到员工交流的效果。在实际工作中，一方面要培养员工发出信息的能力，诸如讲话能力、写作能力等；另一方面培养员工的接收信息的能力，例如倾听的能力、记笔记的能力、理解的能力，等等。
企业中员工交流能力的提高会使交流的质量提高，这样，信息在企业中的交流就会畅通无阻，企业的整个交流、沟通系统就会更加严密、完整、有效，因而能够充分发挥每个成员的积极性，使员工的潜力最大限度地发挥出来，促进组织目标的实现。
★抓住对方的心理细节
对于领导者来说，要想获得良好的人际关系，抓住对方的心理是相当重要的。
抓住对方心理是和别人交往、说服别人的重要途径。交往之难不在于见多识广或表达之难，而在于看透对方的内心，并在此基础上巧妙地表现自己。人的心理十分微妙，即使同样的一句话也会因对方的情绪变化而得到不同的理解。读懂对方的内心才能控制其情绪的变化。
沉默的员工就是一扇关闭的门，如果领导者在交往中稍有不慎，那么对方就永远不会向你敞开心扉。怎样才能使沉默寡言的人向领导者敞开心扉呢？首先应该进入对方的内心世界引发其产生心理动摇。只要领导者抓住了沉默员工的心理，员工就会很容易地向领导者敞开心扉。
领导者可以使员工感觉到自己十分同情他的处境。如果员工因为遭遇挫折而不言语，领导者不妨表示同情，可以用一种宽慰的语气对员工说：“如果我处在同样的环境，遇到同样的事情，肯定也会失败。”这样员工就不再担心领导者会严厉地批评他，进而也愿意和领导者展开交谈。
领导者不能老是等上级的指示，在妥善处理了自己分内的工作以后，要主动地为上级分担工作。领导者不能看到上级仍在忙碌也无动于衷，这种事不关己，高高挂起的心理和行为是不利于领导者的管理的。
领导者即使遇到了与自己没有任何关系的事，只要具备一定契机和理由，也应该像对待自己的事一样做出积极的姿态，这样才能感化别人。感化别人的关键在于情感、需求、本能等行为动机，不要跟员工或者上级空谈道理，那样是没有任何效果的。
★主动沟通的四个技巧
共同话题的主动权是应该掌握在领导者手中的。共同话题往往来源于员工和领导者的共同点，这些共同点往往容易拉近员工和领导者的距离。一般来说，可以从以下方面来寻找共同话题：
１．从员工的口音找话题
员工的口音往往能够表明身份和经历。领导者要大胆地猜员工的口音。猜对了，固然可喜，两个人有了共同的话题；猜错了，也很可喜，因为员工往往会告诉你他是什么地方的人，这样你们还是找到了共同的话题。
２．从员工的穿戴来寻找共同话题
员工的衣着、举止，在很大程度上可以反映出他的身份和地位。这些都可以作为领导者判断并选择话题的依据。如果看到一个西装革履的人坐在较大的办公室，领导者就可以判断其为主要负责人，即使猜错了，也可以借这个错误的判断来恭维他。只要接上了话，就可以很轻松地控制整个局面。
３．从共同遭遇谈起
“同是天涯沦落人，相逢何必曾相识”，一般来说，遭遇相同或者近似的人容易形成共同话题。领导者可以通过共同的遭遇和员工寻求心灵上的共鸣。在我国历史上有些时期，很多人的遭遇都是相同的，如知识青年上山下乡。对于这类遭遇，领导者可以和别人侃侃而谈，尽量制造良好的交谈氛围。
４．从共同物件谈起
如果领导者和员工有共同的物件，往往可以从共同物件谈起。比如员工有一个皮包和领导者的皮包是相同的式样和型号，领导者就可以从谈皮包出发，来引诱别人和自己交谈。
★交谈中忌讳的四件事
领导者在和员工交谈的过程中，有些态度和表现是相当忌讳的。这些态度和表现很可能使领导者丧失交谈中的主动权，导致交谈的失败。这些忌讳主要是：
１．不要好斗
在和员工的交谈过程中，领导者应该尽量表现随和，通过热情和真诚来感化人，但是千万不要试图通过争辩来说服员工。争辩只能导致矛盾和不满，即使员工口头上认同领导者的说法，领导者也别相信别人已经心服口服。在和员工交谈的过程中，谁对谁错本身就是无所谓的事情，关键是要和员工形成一种有利于管理的关系。如果能和员工形成这种关系，员工永远是对的又有何妨？
２．不要以自我为中心
在和员工的交谈中，不要以自我为中心，否则很容易给员工造成他们无法控制局面的印象。在交谈的过程中，应该尽量让员工感觉到自己把握主动，所有的环境因素都在自己的掌握之中，在这样的环境下，员工才有可能自觉自愿地和领导者形成一种良好的关系。
３．不要言过其实
对员工的赞扬应该有度，对自己的介绍也应该有度。过分的渲染或者热情都会让人产生虚伪的感觉，而虚伪的感觉一产生，领导者所致力建立的诚信体系自然土崩瓦解。言过其实的说法是不足信的，这是每个人都知道的常识。
４．不要挖苦员工
员工不管说了什么做了什么，领导者都不应该挖苦员工。即使员工在众目睽睽之下有任何不雅的动作或者不雅的言谈，领导者都不应该挖苦他们，要注意时刻体谅员工，原谅员工的过失。挖苦员工对领导者来说没有任何好处，相反如果体谅员工往往能够得到员工的认同。
★掌握会见的六种技巧
领导者经常有会见活动。领导者只有既讲究实际，又讲究艺术，才能够取得最佳的效果。如果领导者要会见其他企业的领导者或者上级，以下是一些会见的技巧：
１．问候时最好点名道姓
迈进会客室的门，你的第一句话可能是：“你好，见到你很高兴。”但这个时候倒不如说：“陈总，您好！见到您很高兴。”
２．若对方没请你坐下，你最好站着
坐下后不应掏烟，如对方请你抽烟，你应说：“谢谢。”请记住，切莫把烟灰和火柴头弄到地板上，要把它们放到烟灰缸中。
３．学会清楚的表达
善于表达使人终生受益。讲话不会概括的人，常常引起人们的反感，因为这种人叙事没有重点，思维头绪混乱。领导者要注意自己说话的逻辑，这样能够显示一个人的能力。
４．保持相应的热情
在谈话时，如果领导者没有倾注足够的热情，那么对方会马上失去谈话的兴趣。
５．要诚实、坦率，又有节制
若在一件小事上做假，很可能使你的整个努力付诸东流。谁都不是十全十美的，因此领导者可以坦率地谈起或承认自己的缺点或过失。在评论第三者时不应失去气度，无节制地使用尖刻语言只会让人疑心：“总有一天，他会在背后这样说我的！”
６．当愤怒难以抑制时，应提早结束会见
愤怒会使你失去理解别人和控制自己的客观尺度。它不仅无助于问题的解决，反而会把事情搞得更糟。因此领导者如果实在不能控制住自己的情绪就应该及早地结束会见，不要让自己的情绪左右了自己的行为，最后把关系弄僵。
★很好地把握说话的奥妙
一位有教养的领导者，不仅要对管理知识有很深的把握，而且应该很好地把握说话的奥妙。大量事实证明，领导者说话的魅力并不在于说得多么流畅和滔滔不绝，而在于是否善于表达真诚！
最能和员工交往的领导者肯定不会是一个口若悬河的领导者，而是善于表达真诚的领导者。当领导者用十分得体的话来向员工表达真诚时，他自然能赢得员工的信任，进而建立起信赖关系。员工信赖该领导者，自然会愿意和领导者交往，并将这种和谐的关系保持下去。
对于领导者来说，如果缺少真诚，滔滔不绝、一泻千里、说话就像做空洞的演讲一样，自然会让对方对其无法产生认同感。领导者说话成功的关键就在于在谈话中注入真诚，并将自己的心意传递给对方。只有当员工感受到领导者的诚意时，他才会打开心扉，接受领导者的说话内容，实现和领导者的沟通，进而和领导者形成良好的关系。
在与员工沟通的过程中，还可以通过自曝弱点来表示自己的真诚。有些领导者在面对员工时，往往会说自己在人际交往中很笨拙，因此在交往的过程中有什么得罪的地方或者言语有什么不妥的地方，还希望员工能够提出批评意见。这是真诚的表现，通过表现自己的真诚，领导者可以让员工迅速认同自己，进而愿意和自己保持一种良好的关系。这种方法被很多领导者所采用，有些领导者虽然已经是交往高手，但是为了表示真诚，还是向员工表明自己相当笨拙。当员工在交谈的过程中漏洞百出时，领导者往往表示理解，并给予一定程度的认同。这些都是为了向别人表达自己的真诚。真诚的领导者容易赢得员工的尊重，而不真诚的领导者却让员工厌烦。
★和员工交往不妨从名字谈起
在和员工交往的过程中，往往需要从对方的名字谈起。
名字不仅是一个人的代号，而且是一个人的象征。据研究表明，一个人的名字和他的性格以及他所成就的事业有相当的联系。
从员工的名字谈起，往往能够拉近和对方的距离。尤其是当员工的名字代表了时代特征或者某种理想时，领导者就可以从名字谈起来博得员工的好感。比如叫跃进的人，领导者可以猜测其出生在１９５８年，进而对这个名字表示适当的赞扬；叫行健的人，领导者可以说：“天行健，君子以自强不息。”这类的话都能和员工拉近关系，博得员工的好感。但是如果员工的名字确实很平实，看不出明显的时代特征或者理想寄托，领导者就不要自作聪明妄加猜测。直接问员工“你为什么叫这个名字”是相当没有教养的表现。
对员工的名字，领导者不但要记录在案，而且要熟记于心。曾经听过一个十分感人的故事。一个扫街女工在周总理工作的楼下扫地，总理过来询问了她的名字，过了一年，当总理再次遇到这个女工的时候，一下子就叫出了她的名字，于是女工十分感动。记住员工的名字就像为员工守住一份珍贵的财产一样，总有一天会打动他们的。
★根据员工的性格来沟通
领导者在和员工交谈的时候，要根据员工的兴趣爱好来说话。因为员工的职业、个性、阅历及文化素养等方面的不同，会导致他们的兴趣和爱好也会有所不同，而且每一个员工的爱好会随时间和地点的改变而有所改变。领导者如果知道员工对某个方面特别感兴趣，不妨从员工感兴趣的话题谈起，这样往往能够较容易地打开对方的“心扉”。一般来说，可以从以下几个方面来说话，这样往往能够取得较好的效果。
１．根据员工的性格特点来说话
一般来说，性格内向的员工不仅自己说话比较讲究方式方法，而且特别希望别人说话也讲究分寸和礼貌。因此与这类交际对象交谈的时候，要注意说话方式，要尽可能地对这样的人表示尊重和谦虚。然而如果员工是比较直率爽朗的人，就没有必要过分地计较说话的方式，最好的办法就是开门见山。总之，对不同的员工应该采用不同的说话方式，一般来说，说话方式和员工接近就容易接近员工。
２．根据员工的不同身份来说话
对方如果来自农村，就不要谈论工资福利；如果来自城市，就不要谈收成。对具有不同身份的员工，领导者应该采用不同的方法来进行说服工作。用同一种方法来和不同身份的人交谈就很难避免尴尬和陌生的感觉。同时，面对不同身份的员工，应该选择不同的话题，即要选择与之身份、职业相近的话题。否则很难和员工有共同语言，没有共同语言就很难实现良好的沟通。
３．可以根据员工心理说话
这种说话方式要求比较高，它需要领导者能够经过短暂的接触看透员工的心理。这种方式的目的就是要把话说到员工的心坎上。
★与员工交谈的三个忌讳话题
在与员工交谈的过程中，有几个相当忌讳的话题。
１．员工的隐私
除非是员工主动告诉你他的隐私，否则不要随意去打探员工的隐私。隐私是员工所拥有的一些不愿公开的秘密。凡是知道这些秘密的人都会是员工的朋友，同时员工也会对这些人有所戒备。
尊重员工的隐私，是尊重员工人格的表现。如果领导者不顾员工保留隐私的心理需要，盲目地去询问员工的隐私，就会影响两个人的谈话效果，还会让员工对自己产生不良的印象，进而损害领导者和员工的关系。
即使是员工主动将自己的隐私告诉领导者，来征求领导者的意见和看法，领导者也应该注意回答的内容，不要得意忘形，像一个专家一样出谋划策、说三道四。只要说一些象征性的话就行了。如果员工非要领导者说一些建设性建议，领导者不妨给员工讲一个故事，说他有个朋友曾经也遇到这样的事情，结果是怎么样解决的，仅供他参考。这样即使建议没有任何效果，甚至起到相反的后果，领导者也没有必要自责什么，员工也不会将过错归结到领导者身上。
２．员工的伤心事
员工的伤心事不能当作谈话内容，一来是因为员工的伤心事并不想被很多人知道，除非这个员工心理上有某种急于倾诉的需要；二来员工如果沉湎于伤心事中，就很难和领导者交谈下去，因此领导要极力回避别人的伤心话题。虽然通过同情别人往往能够赢得别人的好感，但是提及别人伤心事的办法终究不是高明的谈话方法。
３．员工的尴尬事
当得知员工有些尴尬的话题时，领导者一定要回避。因为尴尬的话题一说出来往往会使员工觉得特别别扭。尴尬话题可以说是别人的禁忌话题，领导者在会见员工之前一定要弄清楚别人对哪些话题十分尴尬。
★把握说话的三点要求
领导者在与员工交谈时，一定要有几个重要方面，这样才能让交谈顺利进行下去。主要包括以下几个方面：
１．用得体的称呼
领导者首先必须和员工打招呼，引起员工的注意，因此就必须在称呼上讲究一些艺术。一般来说，对有身份和地位的员工，一般是用十分尊重的语气说出员工的姓名和头衔，对于头衔上有“副”字的员工要尽量将“副”字省掉。称呼要因人而异，要因年龄而异。在交往的过程中要不断地强化自己的称呼技巧。千万不要随便地称呼员工，除非已经和员工相当熟悉了，否则很容易让员工感到不适。
２．要处处尊重员工
员工对自己的声望、尊严、地位和成就都是相当看重的，即使是口头上说无所谓的员工。领导者要注意尊重员工，满足员工的自尊需要。不要用任何讽刺的话来挖苦员工，这样才能让员工对领导产生亲近心理。
３．说话把握分寸
领导者在交谈的过程中要进退有度，不要将任何话说过头或者将话说得太满。一般来说，说话过头的领导者往往最后很难控制局面，因为员工对太满的话很容易找出破绽，进而质疑领导者，而且领导者要花相当的精力去解释自己所说的话，如果解释不清楚，就很难赢得员工的信任。