书城管理管理技能培训全案(下)
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第27章 员工参与和授权激励(1)

“做自己的事情总比替别人做事更有劲”,“最好的激励莫过于自己激励自己”。

现在的员工都有参与管理的要求和愿望。创造和提供一切机会让员工参与管理是调动他们积极性的有效方法。通过参与,形成员工对企业的认同感、归属感,可以进一步满足员工自尊和自我实现的需要。授权是参与的一种特殊而有效的形式,已经成为激励员工的主要思想和方法。

培养员工的主人翁意识

一说到谁是企业的主人,很多人会认为是企业家、总裁、经理之类的大人物,仿佛只有他们才拥有企业,主宰着企业的命运。这种思维定式将员工排斥在企业之外,严重地限制了员工想成为企业主人的意愿,也必然会导致员工与管理者、企业之间的对立。事实上,一旦员工像对待自己一样对待工作和所任职的企业时,管理者会在管理和监督方面省却许多精力,员工也会形成一种自我激励力。

主人翁意识是一种创造性的精神,它要求员工运用自己的判断力,去解决组织所面临的困难与问题,用自己的自信心、自豪感所激发的巨大热情去创造奇迹。

培养员工的主人翁意识,就是要帮助员工在工作中树立一种主人翁自豪感以及对工作的责任感。具体来说,可以从以下几个方面入手。

1.帮助员工了解企业

了解企业是培养员工主人翁意识的第一步。作为管理者要对企业方方面面的情况了如指掌。与此同时,要给员工提供机会、创造条件去了解认识企业,大到企业的宗旨、目标、战略规划,小至企业各部门的运作与协调、部门的工作目标、职责等。这样做可以帮助员工了解企业以及自己在企业中的作用,从而有助于员工树立全局观念,增强其工作的责任心和主人翁意识。

2.帮助员工了解竞争对手

正所谓“知己知彼,百战不殆”,当员工明白他们是在和谁竞争时,会激发他们的主人翁意识,他们的自我激励水平也会上升。没有什么比迎接挑战、超越对手更能激励团队的紧密合作,促进企业的进步与发展了。

3.帮助员工建立责任感

在企业的每个阶层,责任能起到很好的激励作用,管理者无须事必躬亲。具备责任感意味着对自己的行为和后果负责,而不只是完成自己的任务。所以,作为一名管理者,在明确员工责任的同时,应强调他们的工作对整个企业的重要性,帮助他们意识到自己十分重要,而且承担一定的责任和义务,从而帮助他们建立起主人翁责任感。

4.赋予员工一定的权力

赋予员工权力意味着管理者必须将自己的权力下放。从管理学的角度来说,这并不意味着管理者对员工的行为不负责任,而只是说明给予员工更多的责任让他们去执行自己的工作,而且不受别人监督,这样员工才会在工作中得到更多激励,相应地也减轻了管理者的负担。

赋予员工权力,也会给他们的工作带来一定的自主性。作为管理者,如果对员工的一举一动都加以控制的话,将会扼杀他们的创造性,这也是很多精明的管理者为什么要向员工赋予权力的原因。

5.让员工积极配合企业政策的制定

企业中大的政策由领导者来定,详细的执行程序由员工来自行决定。也就是说,企业通过政策的制定,明确组织意图,然后以概括的方式将主要思想传递给员工。而员工在彻底了解这些思想后,在政策的大框架内制定具体的程序与实施方案,这样既使员工受到了极少的限制,又充分发挥了他们的创造性才能。

6.培育企业“大家庭”氛围

一个企业就是一个“大家庭”,每位员工都是这个“大家庭”中的一员。这样的“大家庭”氛围能增强员工的归属感,使员工对“当家做主人”有切身的体会,从而激发出巨大的热情与干劲。

培育“大家庭”氛围的方法有很多,比如,每隔一段时间举办一次“会餐”,让企业的全体员工及其家属自由参加,大家无拘无束,享受美食的同时,彼此畅谈,交流经验,相信这样的活动定会增加员工对企业的认同感。

领导者再强,但员工冷漠,仍难于推动工作,必须设法使每个人都自认为自己是负责人。

——松下幸之助

一个有着主人翁意识的员工,一定是深爱着企业,对企业有着巨大献身精神的人。所以,让员工真正成为企业的主人,培养他们的主人翁意识,激发他们为企业积极工作、不断创新,是现代企业人力资源管理的重要任务。

世界著名的联合航空公司推出一种名为“人人都是企业家”的新观念,使员工成为企业的主人。

联合航空公司的每位员工都是主人翁,都是经营战略信息流程中的成员,他们从来没有“人家什么都不告诉我”的感觉。他们手中有许多花花绿绿的小册子,里面是企业的许多规划、设计与战略蓝图,都是具有决定组织未来发展方向与命运的具体部署。在公司里,甚至是刚来的秘书都知道精密电位是什么。这并不是因为他们的工作涉及这些技术,而是因为他们觉得作为企业的主人翁,应当知道。既然公司是“自己的”,工作是“自己的”,那么他们就理所当然地愿意为实现公司的经营目标而努力工作,并自觉地为公司承担责任和义务。

选择合适的员工参与形式

员工参与是企业为了激发员工所有的潜能,使员工为企业成功做出更多贡献而设计的一种参与过程。有效的员工参与会增强员工的工作自主性,加强他们对工作生活的控制,提高工作积极性。

员工参与的方式主要有以下三种。

1.参与管理方式

参与管理是指在不同程度上让员工参与企业的决策及各级管理工作,与企业的高层管理者处于平等的地位研究和探讨企业的重大问题。

参与管理方式试图通过增加员工对决策活动的投入来影响企业的绩效,同时满足员工的社会需要和精神需要。可以从以下四个方面来把握:

(1)权力。管理者应授予员工足够的决策权力。

(2)信息。组织应与参与管理的员工顺利进行信息沟通。这些信息包括作业过程中的数据信息、市场竞争信息、工作计划与方法信息等。

(3)知识和技能。员工必须具备做决策所要求的知识技能。为此,组织需向员工提供培训机会。

(4)报酬。要给员工提供合理的报酬,以吸引他们参与到管理中来。

2.员工代表参与方式

参与管理的理论基础是关于人性假设的理论。

乔治·埃尔顿·梅奥(GeorgeEltonMayo),是原籍澳大利亚的美国行为科学家,于1933年出版了《工业文明中人的问题》一书,提出了“社会人”的人性假设理论。他认为,金钱并非是刺激积极性的唯一动力,由社会、心理方面的需要所引发的动力,对效率有更大的影响。

在某些特定的管理决策中并不适合全体员工都直接参与管理决策,此时由员工自行推选部分员工作为代表参与到企业的管理决策过程中去,就是员工代表参与方式。员工代表参与的目的是在组织内重新分配权力,把员工放在同资方、股东的利益平等的位置上,经常会采用以下两种方式:

(1)工作委员会。它是由被选举出来的员工组成的,管理部门做决策时须与之协商。

(2)董事会代表。它应确保员工代表和股东代表在董事会中有相同的席位。

员工代表参与能否起到激励员工的作用,并非取决于这种形式,而在于这种形式能否发挥应有的作用,使员工受到激励。

3.员工持股计划

越来越多的企业开始拟订并实施员工持股计划。员工持股计划在西方被作为一项员工福利计划,员工获得的股票是福利的一部分。从资本的意义上来说,员工持股计划使员工成为企业的所有者。实践证明,员工持股计划的实施的确能够激励员工更努力、更主动地工作。一项研究对45个采用员工持股计划的公司和238个传统公司进行了比较,结果表明:在员工满意度和销售增长方面,采用员工持股计划的公司都要优于传统公司。

随着我国市场经济的发展,员工持股计划也渐渐成为一些高科技公司留住人才、激励员工的有效方式。员工除了具备财务股份外,还需要被定期告知企业的经营状况并拥有对公司的经营施加影响的机会与权利。只有具备了这些条件,员工才会对他们的工作更满意,对其在企业中的身份更满意,并积极地去做好工作,为公司赢得更大的效益。

总之,员工参与的形式多种多样,当然并不是每一种都适合您所在的组织。为使员工参与激励富有成效,组织必须有充裕的时间保证,而且组织文化必须支持员工参与。

美国通用电气公司之所以曾经创造出历史上的辉煌,并非遵循“老板号令一切,底下埋头苦干”的传统管理模式,而是创立了一种全新的经营管理模式,它最大的秘诀就在于通过让员工参与决策过程,调动员工的积极性,从而激发出他们用之不竭的工作干劲。韦尔奇说:“只有那些经过实践检验,真正发挥作用的想法才是一流的创意。除此之外,别无他法。这就是说,我们要尽力使员工都参与其中。如果真正做到了这一点,一流的创意就会传达到最高领导者那里。”

实施员工参与

要想让员工对工作充满激情,可以有许多激励方式,比如高额的薪水、优厚的福利、优越的环境等。但是有一种激励方式可能是最经济的,那就是员工参与激励。

实施员工参与激励员工需做好以下事情。

1.征询员工意见

参与激励最简单的形式是合理化建议:员工根据自己对工作的理解,提出需进一步改进的地方,比如如何减少开支、如何改进企业的产品与服务等。组织评估并采纳员工合理的建议,并给予适当奖励。

向员工征询意见,具体做法是:

(1)准备好建议表,并将它放在员工聚集之地。

(2)开会时,准备好建议簿,以备与会人员使用。

(3)由专人负责收集、整理、汇总这些建议。

(4)及时评估这些建议,一旦员工的建议被采纳,立即予以奖励。

(5)根据每月建议的收集和实施情况,上报一份总结汇报。

2.与员工进行沟通

与员工进行沟通,一方面企业可随时了解员工中存在的问题,及时予以解决;另一方面,员工也可全面了解企业内部的有关政策、生产、经营、管理等发展状况。

管理者应如何与员工进行沟通呢?

(1)要使员工畅所欲言,同时要让他们相信:他们的建议会被认真考虑并采纳。

(2)沟通要准确、及时,沟通的目的要明确。

(3)沟通要“想员工之所想,急员工之所急”。

(4)正式沟通与非正式沟通相结合。

3.让员工参与管理和决策活动

关于这点在前面已有详细描述,这里需要提醒的是,让员工参与活动,并不意味着管理人员可以放弃自己的职责,相反,他们必须站在民主的基础上,履行自己的职责。

让员工参与公司的决策过程,是公司给予他们的最大尊重,没有什么比这种方式更能提高员工的士气了。

——朱迪斯·M马德威克

“员工参与”的真正含义在于:增强员工责任心,培养员工主人翁意识,密切与员工的关系,使企业稳步发展。

某世界知名企业是通过以下方式开展员工参与决策活动的:

公司定期召开一个为期三天的研讨会。管理人员负责从公司上上下下各阶层中挑选出40至100名员工,由他们组成研讨团。会议第一天,由一位经理拟订一个大体的活动日程,然后便自行退出。接下来,将参加研讨会的员工分成5~7个小组,每组由一名会议协调员带领,然后开始为期一天半的研讨。第三天,原先那位经理重新回到研讨会,听取每组代表的发言。在听完他们的发言之后,这位经理只能做出三种选择,即当场同意、当场否决或进一步询问情况。“群策群力”活动提供的各项建议为公司节省了大量的时间和金钱。

提高员工参与的有效性

员工通过参与企业的管理活动,可以发挥自己的聪明才智,改善人际关系,实现自我价值;而企业由于员工的参与,可以降低成本,提高效率,从而得到更多的物质和精神回报。为了更好地实现企业的目标和员工的自我价值,员工参与的有效性就起着关键作用。

那么,如何提高员工参与的有效性呢?

1.调整组织结构

不同业务、不同目标、不同性质的企业可能会有不同的组织结构,一般有直线式、职能式、矩阵式、事业部式和特别式组合等。随着信息技术的发展和企业管理水平的提高,企业的组织结构也发生着相应的变化。

从提高员工参与有效性的角度来讲,可对组织结构做以下调整:

(1)由一成不变的集权化、等级制的组织结构,转向分权化且富有弹性的组织结构。减少高层和低层之间摩擦,提高效率和员工参与意识,越来越多的组织倾向将管理者的权力分散,授予中级管理人员和普通员工。