因此，在交谈的过程中要注意到语言准确和恰当，要做到言之有理。当主管做下属的思想工作时，不能用那些强词夺理的方式去压服对方，只有去说服对方；不能搞专制，只能讲道理；千万不能目中无人，不要强制别人去接受你的想法，还必须先让他从思想上有一定的认识。引导下属解决思想上的问题、帮助他们认识和改正缺点错误时，尤其要注意言之有理，以理服人，力求语言具亲和力，能使对方放松，幽默不拘谨，能使对方聚精会神地听你讲，深入浅出，说理透彻，使其心服口服。
批评时要做到刚柔并济，有威信。批评下属是一件很严肃的事情，既不能轻描淡写，也不能草率地从事，它需要认真地对待，一团火气斥骂的批评方式，拍桌子打板凳，不但不能解决存在的实际问题，还会给下属留下一种极坏的印象。而对那些犯有严重错误，影响极坏而又屡教不改的人，千万不能用温和的言语进行批评，要用严厉的语言和严肃的态度，一针见血地进行批评。
这种一针见血的批评不是为了骂人，是救人。所以当主管在批评一个下属的时候，既需要讲究原则又需要讲究团结，做到既严又慈，刚柔并济，言而有威，在你把针扎进去的时候，不要忘了帮他再擦擦血。
批评人要做到以诚相待，言之有情。而对待那些屡教不改的员工，有时是只有用自己的真诚才能够打动他们的，让他们明白主管的良苦用心。批评的效果在一定程度上受人的感情制约，只要情深才能意切，才能让人接受，批评才能让人心服口服。有时我们需求先通情，然后才能达理。
“感人心者，莫先乎情。”这就要求上司在批评时，要用一分的教育之水再加上九分的情感之蜜，这样才能更好地酿成批评艺术的甘露，这样可以收到事半功倍的效果。
所以，批评人要讲究批评的语言和技巧，也只有这样才能达到更好的批评效果。
那么，下属对领导的批评呢？对领导批评要私下进行。千万不能在会议等公开的场合，提出对领导的批评，即使你说的是对的。领导的权威是需要维护的，在公开场合批评领导，等于公然对其权威提出挑战，非要分清个是非的话，那更让领导面上无光，下不了台。而对于领导来说，他也是会出于本能地来为自己辩解的，他会对你提出的异议给以反驳，如果是那样的话，即使你所提出的那些意见是正确的，领导也是不采纳的。
一定要学会用亲切的话语来作为开场白。言辞要婉转，语气还要尽量保持温和，最好要用商榷的方式，变批评为讨论。在这个时候，迂回战术比直捣黄龙更加有效。
批评领导，要针对事情、行为，切不可针对个人。
如果在提出问题的同时，应该为领导者提供解决问题的方案。
任何一个过错只能批评一次。而改正错误，弥补工作的过失，都是需要时间的。所以，要以静来观事态的发展变化，不要就某一问题纠缠不休，那样也只能令领导们感觉到反感。
用友好的方式来结束对上司批评的目的，这也是一个合格下属的职责，也是为了改进工作，提高效率。无论最终意见是否被采纳，也不要把上下级关系僵化，从此心存芥蒂，那样的话，得不偿失。用友好的方式来结束谈话的方式，会给彼此留下一个回旋的余地，因为来日方长。
21.开弓没有回头箭，问话要有分寸
适当的提问，能迎四方宾朋，能引众人思考，能让人产生相见恨晚的感觉，而不适当的回话，会得罪大众，破坏氛围惹众人“言诛口伐”。可见，问话也要注意分寸，切莫信口雌黄。
一群领导到某地开会，当地习惯早餐是馒头、稀饭、每人一个鸡蛋。这天早晨，一个领导剥开鸡蛋，是坏的，就跟服务小姐说：“给我换一个，这个鸡蛋坏了。”
不一会儿，小姐就回来了，可是忘了想换蛋的是哪个人了。就高声喊了起来：“谁的蛋坏了？”
众领导沉默不语。小姐又喊了一句：“谁的蛋坏了？”
还是没人答应。
这时，餐厅主任过来对服务员说：“你这小姑娘真没礼貌，应该这样问：‘哪位领导的蛋坏了？”忽然，餐厅主任觉得这话不对劲，赶紧又改口又高声喊了一句：“哪位领导是坏蛋？”
这个笑话中的服务小姐和餐厅主任都没有注意问话的分寸，结果闹出了笑话。
在与人交往的过程中，只有恰当的提问，才能达到顺利沟通的目的，使交谈的局势和结果对自己有利。即使初次见面的人也不例外。有的人问话一出，便立即打开丁对方的话匣子，双方相见恨晚，成了好朋友；有的人问话一出，却使对方无言以对，使场面变得很尴尬，双方只得以说“再见”收场。
可见，发问也是一种说话艺术，对“拉近”双方的距离起着很重要的作用。
一家饭店招聘服务员，有两位年轻人来应征。
第一位应征者这样招呼光临的顾客：“您好，您吃鸡蛋吗？”
顾客摆了摆手，似乎答不出来，对话就此结束了。
第二位应征者这样招呼光临的顾客：“您好，请问您吃一个鸡蛋还是两个鸡蛋？”
顾客笑着回答：“一个鸡蛋。”
可见，第二位应征者的说话策略相当成功。他在这里运用的是限制性提问。这类提问有两个特点：
一是在提问中便限制了对方可能做出的回答，有意识、有目的地把对方的思路引向提问者所希望的答案上。
二是这类发问能使对方从中感受到提问者的诚意，在心里有融洽、亲切之感，觉得盛情难却，不好意思拒绝，即使原来想拒绝，也会不由自主地改变主意，顺着问话人的意思做出答复。
这类提问一般只适用于预期目的十分明确的情况下，在情况不是很了解又无明确目的的时候，提问的范围宜大不宜小，宜活不宜死，必须给对方的回答留有自由选择的余地。例如：在办公室，别人用完了扫描仪忘了关掉，你可以很随便地问一句：
“请问您现在还用扫描仪吗？”
这样就比直接说“扫描仪用完之后为什么不及时关掉”好得多。
不管怎么说，问话一定要把握尺度，在某些情况下要把握问话的技巧，不能乱开“金口”，否则会伤人无数。
22.这些话让你青云直上
要在职场上出人头地，才干加上加班固然很重要，但懂得在关键时刻说适当的话，那也是成功与否的决定性因素。卓越的说话技巧，避免麻烦事落到自己身上、处理棘手的事务等等，不仅能让你的工作生涯加倍轻松，更能让你名利双收。
以下十个句型是多位成功人士的经验之谈，你能牢牢记住，并在适当时刻派上用场，加薪与升职必然离你不远。
1.以最婉约的方式传递坏消息句型：我们似乎碰到一些情况……
你刚刚才得知，一件非常重要的案子出了问题，如果立刻冲到上司的办公室里报告这个坏消息，就算不关你的事，也只会让上司质疑你处理危机的能力，弄不好还惹来一顿骂、把气出在你头上。此时，你应该以不带情绪起伏的声调，从容不迫地说出本句型，千万别慌慌张张，也别使用“问题”或“麻烦”这一类的字眼，要让上司觉得事情并非无法解决，而“我们”听起来像是你将与上司站在同一阵线，并肩作战。
2.上司传唤时责无旁贷句型：我马上处理。
冷静、迅速地做出这样的回答，会让上司直觉地认为你是名有效率、听话的好部属。相反，犹豫不决的态度只会惹得责任本就繁重的上司不快。夜里睡不好的时候，还可能迁怒到你头上呢。
3.表现出团队精神句型：XX的主意真不错
Andy想出了一条连上司都赞赏的绝妙好计，你恨不得你的脑筋动得比人家快，与其拉长脸孔、暗自不爽，不如偷沾他的光。方法如下：趁上司听得到的时刻说出本句型。在这个人人都想争着出头的社会里，一个不妒嫉同事的部属，会让上司觉得此人本性善良、富有团队精神，因而另眼看待。
4.说服同事帮忙句型：这件事没有你不行啊！
有件棘手的工作，你无法独立完成，非得找个人帮忙不可，于是你找上了那个对这方面工作最拿手的同事。怎么开口才能让人家心甘情愿地助你一臂之力呢？送顶高帽，并保证他日必定回报，而那位好心人为了不负自己在这方面的名声，通常会答应你的请求。不过，将来有功劳的时候别忘了记上人家一笔。
5.巧妙闪避你不知道的事句型：让我再认真的想一想，两点以前给您答复好吗
上司问了你某个与业务有关的问题，而你不知该如何做答，千万不可以说“不知道”。本句型不仅暂时为你解危，也让上司认为你在这件事情上头很用心，一时之间竟不知该如何启齿。不过，事后可得做足功课，按时交出你的答复。
6.智退性骚扰句型：这种话好像不大适合在办公室讲喔
如果有男同事的黄腔令你无法忍受，这句话保证让他们闭嘴。男人有时候确实喜欢开黄腔，但你很难判断他们是无心还是有意，这句话可以令无心的人明白，适可而止。如果他还没有闲嘴的意思，即构成了性骚扰，你可以向有关人士举发。
7.不露痕迹的减轻工作量句型：“我了解这件事很重要：我们能不能先查一查手头上的工作，把最重要的排出个优先顺序？”
首先，强调你明白这件任务的重要性，然后请求上司的指示，为新任务与原有工作排出优先顺序，不着痕迹的让上司知道你的工作量其实很重，若非你有事的话，延后处理或转交他人。
8.恰如其分的客气句型：我很想听听您对某件案子的看法……
许多时候，你与高层要人共处一室，而你不得不说点话以避免冷清尴尬的局面。不过，这也是一个让你能够赢得高层青睐的绝佳时机。但说些什么好呢？每天的例行公事，绝不适合在这个时候被搬出来讲，谈天气嘛，又根本不会让高层对你留下印象。此时，最恰当的莫过一个跟公司前景有关，而又发人深省的话题。问一个大老板关心又熟知的问题，在他滔滔不绝诉说心得的时候，你不仅获益良多，也会让他对你的求知上进之心刮目相看。
9.承认疏忽但不引起上司不满句型：是我一时失察，不过幸好……
错在所难免，但是你陈述过失的方式，却能影响上司心目中对你的看法。勇于承认自己的流失非常重要，因为推卸责任只会让你看起来就像个讨人厌、软弱无能、不堪重用的人，不过这不表示你就得因此对每个人道歉，诀窍在于别让所有的矛头都聚到自己身上，坦承能淡化你的过失，转移众人的焦点。
10.面对批评要表现冷静句型：谢谢你告诉我，我会仔细考虑你的建议。
自己苦心的成果却遭人修正或批评时，的确是一件令人苦恼的事。不需要将不满的情绪写在脸上，但是却应该让批评你工作成果的人知道，你已接收到他传递的信息。不卑不亢的表现令你看起来更有自信、更值得人敬重，让人知道你并非一个刚愎自用、或是经不起挫折的人。