The Components of Business Correspondence
商务函电的构成要素
商务函电用于传递信息、通知决定及说明工作程序等。仅限于企业或公司内部各部门之间使用，而不能用于公司或企业之间的交流。
不同的商务函电格式上略有不同，但总体上来看，基本由以下要素构成：
日期：公司便笺一般都印有Date字样，只需在后面填写日期就可以了。
发送人：公司便笺一般都印有From字样，在后面填写名字，有时也可以注明职务。例如：
Jim Green， Sales Manager
吉姆·格林（销售经理）
接收人：便笺一般都印有To的字样，在后面填写接收人姓名，也可以注明对方的职务。
主题：便笺一般都印有Subject或Re的字样，需要用高度概括的语言把函的主旨写出来，让对方一看就明白函的内容，最好10个词以内，或仅占一行。
正文：正文是便函的核心部分，必须认真对待。
也可以根据需要增加以下要素：
函头：便笺一般印有函头，如：Memo/Interoffice Memo-randum/Correspondence等字样，有些还印有公司名称。
保密：便函内容如需对方保密，可在函头下注明PERSONAL或CONFIDENTIAL字样。
序号：有时为了方便管理，可对便函进行编号。编号由File No.或File引导。
接收人清单：如果接收人比较多，以至于便笺To后面写不完，那么就应该在To后面注明，然后在正文后一一把接收人列出来。
续页：便函一页没能把内容写完，需要加续页时，应在续页的上方注明接收人的姓名、日期及页码。例如：
Jim Green July 6， 2013
吉姆·格林 2013年7月6日
附件：便函如果附有其他材料，应该在正文后面以Enclosure或Attachment引导予以说明。例如：
Enclosure：Sales Report for June
附件：6月份的销售报告
抄送：便函如果是抄送给相关部门或人士，并且想让接收人知道，则可注明。可以用CC(Carbon Copy)注明抄送给了哪个人或哪些部门。如：
CC： William Black， Personnel Manager
抄送：威廉姆·布莱克，人事经理
便函有时由负责人指示，秘书写作并打印，再由负责人审核并署名。为了方便以后查阅，可以在正文后面写上两个人姓名的首字母缩写。例如，由Matthew Brown指示，Linda Forster起草打印的便函则可以标识为：
MB/LF或MB：LF
署名：署名较随便，既可以在正文后，又可以在打印的发送人姓名后；可以是全名，也可以是姓名的首字母缩写。
回复：如果需要接收人回复，可以在正文后打印Reply字样，并留出一定的空白，或给出几种可能的选择，例如：
Reply：
Date
这里的Date指的是接收人回函的日期。
Job Application
申请职位
Dear Mr. Smith，
I have seen your advertisement on the job-hunting websites for a website editor. I wish to apply for the position.
I am a computer department student， and just graduated from university two weeks ago. Maybe I have no enough experience but I have particular interests and great passion in this job， so I believe I am well qualified for this position. I do hope you will consider me for this job. If possible， please call 010-6897452 to contact me.
Look forward to your reply.
Yours sincerely，
Kate
亲爱的史密斯先生：
我在求职网站上看到贵公司招聘网络编辑的广告。我想申请这个职位。
我是一名计算机系的学生，两个星期前刚大学毕业，或许我没有足够的经验，但是对于这份工作我有强烈的兴趣和巨大的激情，所以我相信我能胜任这份工作，恳请考虑本人申请的这份工作。如果可能，请拨打电话010-6897452联系我。
期待您的答复！
凯特
谨上
Application Interview
面试邀请
Dear Mr. Zhao，
I am so honored to accept your letter yesterday morning of the application for the position of Software Engineer.
I’m glad to inform you that we would like to arrange an interview on Thursday afternoon， 1 August， at 2：00. Please come as requested and bring your diploma and other papers on time. The location is Room 415， No.15 Tian Quan Road.
Please confirm your acceptance of the interview appointment. If you’re not available， please contact me as soon as possible.
Yours sincerely，
Personnel Department
MP Company
尊敬的赵先生：
非常荣幸收到您昨天上午申请我公司软件工程师职位的来信。
公司将为您安排一次面试，时间定为于8月1日，星期四下午两点。请按要求，携带证书及其它书面材料准时参加。面试地点是天权路15号，415室。
请确认接受此次面试，如果该时间无法来面试，请尽快通知我。
真诚的，
人事部
MP公司
Applying for Secretary
应聘秘书
Dear Mrs. Foster，
I wish to apply for the position of English secretary which you recently advertised on your website. I have attached a resume and a letter of self-recommendation.
I graduated from Shanghai Commercial College in 2011. I have worked for MA Company in Beijing for two years as their English secretary. I believe that I meet the qualification you required in your advertisement. I am impressed by the reputation of your company. I hope to obtain this opportunity to broaden my horizon. I would greatly appreciate being given an interview.
Thank you！ I look forward to your reply.
Sincerely yours，
Sharon
亲爱的福斯特女士：
我看到贵公司最近在网站上刊登的招聘广告，想应聘英文秘书一职。特随函附上一份简历及一封自荐信。
我于2011年毕业于上海商学院。我曾在北京的MA公司担任英语秘书达两年之久。我相信自己具备贵公司招聘广告中要求的资格。贵公司的好声誉给我留下了深刻的印象。希望能够获得这次机会开阔视野。如果贵公司能给我一个面试的机会，我将不胜感激。
多谢！期待您的回复。
莎伦
谨上
Welfare Expectations
福利要求
Dear Mr. Carter，
I am writing to you for solving a problem. My name is Zhang Tong. I just started working， so I can’t afford to rent a house. It is definitely difficult for me to get accommodations. I sincerely hope that the company could help solve my big problem. Hereby I want to apply for a dormitory.
Looking forward to your approval！
Yours sincerely，
Zhang Tong
亲爱的卡特先生：
我写信给您是想请您帮我解决一个问题。我叫张彤，刚刚参加工作，所以还租不起房子。住宿对我来说真的是个问题。我诚挚地希望公司能够帮助我解决这个大难题，特此向老板申请宿舍。
期待您的批准！
真诚的，
张彤
Acceptance notification
录用通知
Dear Mr. Wang，
In consideration of your interview on June 22， I am honored to inform you that you have passed it. After the decision of the personnel department， you have been appointed as human resources assistant. We will send you a notification of employment soon. Besides， we are ready to arrange a time to sign the contract with you. If you have any questions， please do contact us anytime.
Welcome to join our team.
Yours faithfully，
XZ Corporation
亲爱的王先生：
鉴于您在6月22日的面试，我非常荣幸地通知您通过了。人事部已经决定任用您为人事助理。稍后我们会寄给您一份录用通知。另外我们正准备安排时间与您签订合同。如果您还有什么问题，请随时来联系我们。
欢迎您加入我们的团队。
真诚的，
XZ公司
Refusing to Accept the Offer
拒绝接受录用
Dear Parker，
Thank you very much for recognizing my capability and offering me such a great job， and I believe it would be inspiring to work in such an outstanding company.
However， I am inclined to find a job which could offer me an apartment， so I feel so sorry that I can’t accept this job. I hope you will find the right man soon and thanks for your offer again.
Yours sincerely
Irene
亲爱的帕克先生：
十分感谢贵公司承认我的能力，给我提供了这样一份好工作，我也相信能在这样出色的公司工作一定是催人奋进的。
但是我想找一份能为我提供住宿的工作，因此很遗憾不能接受这份工作。希望您能尽快找到合适的人选。再次感谢您的录用。
艾琳
谨上
Applying for a Transfer Department
申请调换部门
Dear Mr. White，
This is Tim， from Personnel Department. I have worked in the department for 3 years. I love our company， and I really hope I could have long-term development here. Therefore， I want to know the company overall. I feel I am suitable for Sales Department. I promise I will work as hard in the new department as in my current department.
Looking forward to your permission！
Sincerely yours，
Tim
亲爱的怀特先生：
我是人事部的蒂姆，在这个部门已经工作了三年了。我很热爱我们公司，并希望能够在这里得到长远的发展，所以我想了解公司更多部门的工作。我觉得自己更适合在销售部学习，我一定会像在现在这个部门一样努力工作。
热切盼望您的批准！
蒂姆
谨上
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新任命
Dear all，