书城管理金科铭律:不可不知的18条管理定律
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第21章 头脑风暴法则(2)

会议提出的设想应由专人做记录,并在会后由分析组对会议产生的设想进行全面、系统地处理,以便下一个环节的使用。通常系统化处理程序即指如下几条:

——针对所提出的设想制定一张名称一览表;

——用通俗易懂的语句描述每一设想的主旨;

——从中寻找一再出现的和互为补充的设想,并在此基础上将它们结合成新的综合设想;

——提出对设想进行评价的准则。

在决策过程中,根据上述方法提出的系统化的方案和设想,还需采用质疑头脑风暴法进行质疑和完善。这是头脑风暴法中对设想或方案的现实可行性进行估价的一个必不可少的环节。这一过程中通常需要经过如下三个段阶:

首先,要求参加者对提出的每一个设想都要进行质疑,进而全面评论。评论的重点包括有碍设想实现的所有不利因素。在质疑过程中,可能会产生一些可行的新设想。这些新设想包括实现设想过程中可能存在的限制性因素,以及排除限制因素的建议。其结构通常是:“X某个设想是行不通的,原因在于……如要使其可行,则必须……”

其次,要对每一组或每一个设想,制定一个评论意见一览表,以及可行设想一览表。质疑头脑风暴法禁止对存在的设想提出肯定意见,而鼓励提出批评或新的可行设想。

在进行质疑头脑风暴法时,主持者应首先简单介绍所讨论问题的主要内容,以及各种系统化的设想和方案,使参加者的注意力集中到对所讨论问题进行全面评价上。质疑过程一直进行到没有问题可以质疑为止,对质疑中提出的所有评价和可行设想,应进行专门的记录。

再次,是对质疑过程中提出的评价意见进行全面分析,以便最终形成一个对解决所讨论问题切实可行的设想一览表。对评价意见的评估,在质疑过程中是相当重要的。因为在质疑阶段,重点是讨论有碍设想实施的所有限制因素,而这些限制因素即使在设想产生阶段也是被放在首要地位予以考虑的。

最后由分析组负责处理和分析质疑结果。分析组最好要吸收一些有能力对设想实施作出较准确判断的专家参加。若须在较短时间内就重大问题作出决策时,吸收这些专家参加则可以大大提高工作效率和质量。

不可忽视的一点是,实施头脑风暴法的成本是相当高的,同时,头脑风暴法要求参与者在各方面都要有较高的素质和一定的知识水平。所有这些因素的满足程度都会影响头脑风暴法实施的效果。

五、让想象腾飞

作为一种创造能力的集体训练法,头脑风暴法将一个组的全体成员组织在一起,使每个成员都毫无顾忌地发表自己的观念,既不怕别人的讥讽,也不怕别人的批评和指责。因此它是一种使每个人都能提出大量新观念、积极发挥创造性解决问题的最有效的方法。为了达到这种有效性,在实施过程中要把握好如下四条基本原则:

第一,排除评论性批判

即对别人提出的观念的评论要放在以后进行,此前不能对别人的意见提出批评和评价。认真对待任何一种设想,而不管其是否适当和可行。在此过程中不裁判,强调“宽松”。

第二,鼓励“自由想像”

提出的观念越荒唐,可能越有价值。欢迎各抒己见,自由发挥,从而创造一种积极的气氛,激发参加者提出各种新奇的想法。头脑风暴法(Brain Storming)是为了克服阻碍产生创造性方案的从众压力的一种相对简单的方法。它通过一种思想产生过程,鼓励人们提出不同种类的方案,同时禁止对各种方案的任何批评。在这里,它追求“奇”,也即“新”。

第三,要求提出一定数量的观念

提出的观念越多,则获得有价值的观念的可能性就越大。从不忽视来自任何微弱声音中的建议,所有的主张都将被记录下来并予以考虑。

第四,探索研究组合与改进观念

除了要求与会者本人提出设想以外,还要求与会者考虑,按照他们的想法怎样做才能将几个观念综合起来,以便产生一个新观念,或者探索取长补短和改进办法。除提出自己的意见外,鼓励参加者对他人已经提出的设想进行补充、改进和综合。

实践经验表明,头脑风暴法可以排除折衷方案,对所讨论的问题通过客观、连续的分析,从而找到一套切实可行的方案,因此在企业决策中有着广阔的应用前景。

六、头脑风暴法的实施

当组织中的人员在会议中各抒己见、相互启发时。要遵从的重要原则是,让每人都畅所欲言,不要轻易批驳别人的设想。

群体领导者以一种明确的方式向所有参与者阐明要讨论的问题。然后让成员在一定的时间内提出尽可能多的解决方案,但不允许其间存在任何批评,并且所有方案都尽可能记录下来,留待稍后讨论或分析。

采用头脑风暴法组织群体决策时,要集中有关专家召开专题会议,扼要说明要进行决策的主题和会议的规则,尽力创造一种融洽轻松的会议气氛。

智力激励法是一种通过会议的形式,让所有参与者在轻松愉快、畅所欲言的气氛中,自由交换想法或意见,并以此激励与会者的创意和灵感,以产生更多、更新颖的方案。举行头脑风暴会议时应该明确以下几项内容:

对象:一般员工、管理者、监督人员、领导干部都可参与,并根据需要,可以从各阶层人员中分别抽几名。

目标:培训参加人员的创造性思维,激发他们的想像力,以得到创造性的构想。

内容:根据各企业的需要来确定,如给产品命名、生产新产品等需要进行大量的构想。

方式:会议讨论方式。

时间:会议时间一般为30分钟左右。

过程:从一个小组或者大组中选择一位主持人和一位记录员(他们可以是同一个人)。通过集体讨论来定义问题或者概念,确保每人对将要探索的问题做到心中有数。

举行头脑风暴会议时要建立讨论活动的规则。这些规则包括:

1.主持人控制讨论进程;

2.承认每个人作出的贡献;

3.确保没有人侮辱、批评,或者评价另一参与者的回应;

4.声明没有一个答案是错误的;

5.设定发言时间,到时立即终止发言。

开始时可以集体自由讨论。主持人选择小组成员共享的答案,记录员记录下所有的回应,并使每个成员能够看到这些回应。确保在讨论结束以前不要评价或批评任何回答。

一旦集体讨论结束,马上检查记录结果,并开始对各种回应进行评价。检查这些回应记录的时候,一些最基本的要求包括:

1.找出任何重复或者相似的答案;

2.将相似的概念归结到一块儿;

3.剔除明显不合适的回应。

精简了记录清单以后,继续通过小组讨论的方式,讨论剩余的回应。

同时要求头脑风暴法的所有参加者都应具备较高的逻辑思维能力和分析、解决问题的能力。

在进行“头脑风暴”时,应尽可能创造一种有利于把注意力高度集中于所讨论问题的环境。其中一些最有价值的设想,往往是在已提出设想的基础之上产生的,如有某个人提出的设想,可能正是其他准备发言的人已经考虑过的设想。这些都是经过“思维共振”的“头脑风暴”迅速发展起来的,以及对两个或多个设想的综合结果。

所以,头脑风暴法产生的结果往往可认为是专家组成员集体“智慧的结晶”,是专家组这个宏观智能团互动作用的总体效应。30年代美国普及创造发明学教育,其中“头脑风暴法”影响力尤为突出。该方法首先在大学、工厂得到普及,后来推广到军队、公司。通过培训,美国大众知道如何用创造性的方法来工作,因此极大地推动了社会的发展。

日本把21世纪作为创造力开发的世纪,日本战后之所以发展迅速就是因为借鉴了美国的经验普及创造力教育的结果。继日本之后,其他一些国家也陆续采用了这种行之有效的方法。