用电脑保存文档，能存储的数据量大，携带、查询和调用方便，并可在再次使用时调出来修改，省去重新编写和打字的环节，提高了办公效率。用电脑文档传递信息，也可减少打印和复印环节，为企业节约纸张费用。
电脑里的文档最好能保存得时间长一点，但随着电脑里文档的不断增多，如果没有合理的保存方法，也会成为一堆杂乱的垃圾。为了方便操作、查询和资源共享，可以简单归纳为：
1.在文件名后加上文档建立或修改的日期。如“通知20040220”表示是2004年2月20日发的通知；如果是一篇文章或设计稿，你就知道是什么时候修改的版本；如果是一份工资单，你会知道这是什么时候的工资单。采用这样的方法，你的同名文件就不会因为误操作而被覆盖，当自己对设计文稿不满意时，也可以找出最近日期的版本再作修改，而不必从头再来，这样可节省纸张。
2.文件名称采用中文长名字。如前条中光写“通知20040220”，时间长了记不清楚内容，需要把文档一个个打开看才能明白，这样花费时间是现代办公效率的大忌。所以应该采用详细一点的文件名，如“反恐安全通知20040220”、“某某任命通知20040220”、“出口销售报表20040220”、“某某在某某公司照片20040220”等等，这样，即使过了几年，你只要使用电脑中的“搜索”功能，查找关键词就可以找到所有的相关文件，看到文件名也能明白其中的含义，一目了然，节约了时间，也提高了效率。
3.为文件名加个性分类说明。随着对电脑使用的深入，用心的人，会收藏很多相关资料，如从事家具设计和销售的，会收集很多家具照片、相关企业资料、行业信息等；从事财务工作的会收集有关财务法律、经验介绍。你的电脑文件会越来越丰富，这时候加注自己制定的个性说明，将为你的文件存放和查询带来很多意想不到的功效。如文档是从网络摘来的，你在文件名后面加一个“（网）”字；从北京送来的则在文件名后面加注“（北京）”；这样以后看到就一目了然。这样的个性加注方法，每个人可以根据自己的习惯设置。
4.设置分类文件夹。在电脑里文件多了，就需要建立各种文件夹分门别类存放，文件夹可以按内容性质划分，可以根据自己工作的需要设置，如此设计是不是觉得方便呢？
5.在企业内部网络上建立共享文件夹。企业内部建立了局域网，就应当发挥联网的价值，设立共享文件夹，这是最初级的一个功能。建立了共享，相互之间就可以通过内部网络交流资料，实现信息资源的共享，公司的通知和文件可以在共享文件夹上公示，公开的知识和信息资料可以在这里让大家共享。共享文件夹可以分为“只读”（不“允许网络用户更改我的文件”），或“完全共享”（“允许网络用户更改我的文件”）；如果选择了后者，则别人就可以任意修改文件夹中的文件了，这个时候，你最好给共享的数据做一个备份。
设置了共享文件夹后，电脑里的秘密是否都会被泄漏呢？不会，共享的只是放在共享文件夹中的数据，其他的数据别人还是看不到的，这样既节省了重复的浪费，又实现了资源共享，何乐而不为呢？