党政机关、企事业和社会团体把凡属工作中的新情况、新问题、新经验，以及科研成果、问题错误、好坏典型、重要精神等都可以用通报形式在一定范围内传播。
二、通报的特点
1典型性。只有典型的经验（或教训）才具有指导意义，才能在——定范围、一定时期具有指导现实、推动工作、克服不足、纠正过错的作用。
2及时性。通报具有指导现实的作用，要求的时间性很强，尤其是对具有很大借鉴作用的典型事例，通报发得越及时，对现实工作的指导作用就越大。
3真实性。情况真实是通报的生命。通报中所表扬或批评的情况，要求准确无误，不允许有任何虚假成分，否则，就会使发文单位丧失威信，影响工作的正常开展。对于先进事迹的表扬性通报，在表扬其先进事迹时，一定要注意处理好先进者与群众的关系，不能采取抬高一人、压倒一片的做法。
4政策性。无论是表扬还是批评，一定要符合党的方针政策，以发挥通报应有的克服不足、纠正过错的作用。
在语言表达上，通报有叙有议，叙议结合。“叙”用以表明通报的事实，“议”用以揭示问题的性质。
三、通报的种类
按照通报的作用分，通报一般可以分为三种：
1表彰性通报
用于表扬先进人物和先进集体的事迹，总结成功的经验，宣传好的典型，树立榜样，推动工作。这类通报篇幅通常较长，可以分节叙述通报的主要内容和目的。正文一般由通报原由、通报事项和总结出来的经验以及表彰决定等部分组成，有时也有对受文者的原则要求。
2批评性通报
用于批评错误、通报事故或反面典型、归纳教训、教育他人引以为戒的通报，称为批评性通报。这类通报的正文结构同表彰性通报相似，但通常通报事项的具体叙述较略，内容以议论为主，突出结论和对受文者的要求。
3事项性通报
这类通报一般在传达情况、沟通消息、互通情报时使用。又分专题通报和综合通报两种。专题通报是指就一个事件、一个情况的演变过程进行概括和叙述，综合通报则是就几个方面情况或一段时间形势发展的概括和分析。这类通报的撰写比较灵活，关键要抓住重点，突出本质。这类通报注重对开展工作的指导或提供参考的作用，一般不下结论，只是以事实说明问题。
按照写作上的不同，通报又可以分为两种：
1直述式通报
发通报的单位，直接叙述被通报的事件，或批评，或表扬，并加以评议和提出要求。
2转述式通报
发通报单位批转别的单位有关文件作为本单位通报的内容。如《关于转发××××计生办1995年计划生育工作总结的通报》。
直述式通报分为以下三类：
(1)综合性通报。这是把各地同类的有关问题的经验教训综合整理，加以通报。
(2)专题性通报。这是就某一单位发生的某一事情或某一事件的经过、原因以及应当吸取的经验教训等进行专题行文，通报各地。
(3)联合性通报。这是由两个或两个以上机关就共同有关的问题，经过研究而联合发的通报。
转述式通报分为以下两类：
(1)转发性通报。如果认为别的单位有关文件对本系统或本地区的当前工作有比较大的关系，可以用此形式转发通报有关单位。
(2)加按语的通报。若发现有参考价值的专题报告，可以在报告的前面加上按语，同时还要指出通报的目的和要求，然后连同专题报告一起通报各地。
使用直述式通报和转述式通报要注意区别。
从通报的事项看，通报事项比较简单，用直述的写法；通报事项比较复杂，用转述的写法。
从通报的作者看，基层的作者用直述写法，中、高层的作者用转述写法。
从通报的内容看，表扬好人好事、批评错误的通报，视其事项的繁简，作者所处的位置，可选用直述写法，也可以选用转述写法。但是传达重要情况的通报，则只能用直述写法，不能用转述写法。
四、通报的写作
通报的结构可分为四部分。
第一，标题。
通报的标题与其他公文的标题一样，也是由“发文机关”、“事由”、“文种”三个部分构成。有时也可以只有事由和“通报”二字组成。标题下单位独占一行，写明发文时间（放在正中间）和编号（写在右边）。有些通报的编号也可以写在标题上面的正中间。
第二，主送机关。
通报的主送机关一般分为两种情况：一是行文对象属专指的，写明主送机关；二是普发性通报，可以不写主送机关，只在正文中或印发范围中予以注明。由于通报的目的是教育干部群众、交流情况、指导工作，使下级机关及时了解某一方面的情况，因此，一般都需写明主送机关。
第三，正文。
通报的正文一般由三部分组成：(1)发文的原因，根据（提出问题）。(2)简明扼要地介绍事件过程，人物行为。适当进行评论分析，指出重要意义或严重后果，揭示出其中实质性的问题，从现象到本质，使人们有个完整的认识（分析问题）。进行议论不宜过多，同时还要注意分寸。(3)发文机关对事件、人物做出的决定、要求和采取的措施、规定（解决问题）。
但是，直述式通报和转述式通报在写法上还略有不同。
直述式通报正文一般由四部分组成：第一部分是概述先进事迹或错误事实，让人们知道有关情况的来龙去脉，对有关的人和事有一个大致的了解和认识。第二部分分析所通报情况的性质、意义，即通过分析综合，指明先进事迹体现了一种什么精神，以及学习这种精神的重要现实意义，或说明错误的性质以及产生错误的原因及其危害。第三部分是讲清领导机关做出的决定。比如对先进集体或个人，要说清楚是予以表扬，还是记功、提级，或是给予物质上的奖励；如果是事故或错误，则需说明是通报批评，还是记过、降级，或扣发工资和奖金等。第四部分是对受文单位提出要求和希望（表扬性通报），或发出警戒（批评性通报）。
写作时不必直接详细叙述所要通报的事实，只在文件开头交代转发文件的名称，简略复述所转发的文件中的基本事实，而着重分析通报材料的性质和应当吸取的经验教训，并联系本地区、本系统的实际，表明领导机关的态度，提出要求。
第四，结尾。这一部分写发文机关和发文时间。若这两个内容分别在标题中和标题下写出了，这一部分内容即可省略。
五、通报写作要注意的问题
由于通报中涉及的都是现实的人和事，或褒或贬，或抑或扬，发放范围又较为广泛，因此撰写时一定要慎重，为此应注意以下几点：
1要有针对性。即要选择具有典型意义和指导意义的材料，以发挥通报应有的作用。即使是转述性通报，所叙述的事实也必须是对本地区、本单位当前的工作有指导和借鉴意义的。
2要善于抓准时机。对于好的苗头和不良倾向要能够及时发现，及时予以表彰或批评，如果错过时机，就发挥不了对工作的指导作用。
3事实要准确、完整。发文机关对通报的材料必须认真核实，把时间、地点、人物、数据、事例、背景都写清楚，做到准确无误，防止失实现象。对好人好事的赞扬和对错误的批评，都要掌握好分寸，做到恰如其分。否则，不仅影、响通报的质量，还会降低发文机关的威信，达不到指导工作和教育干部群众的目的。
4要求和改进的措施要明确具体。通报的作用在于沟通信息、交流情况，使有关单位和组织了解某项工作的进程，树立全局思想，安排好本单位工作；或促使下属单位学习别人的经验，推动自己的工作；或记取他人的教训，引以为戒，警惕类似问题的再度发生。因此，写作通报时，要努力做到放眼全局，善于对下一步工作的开展提出明确的要求或改进措施。
5语言要准确、简明。表扬性通报和批评性通报的“决定”部分要写得具体、准确、简明。
六、通报和其他文种的区别
1通报和通知的区别
(1)从适用范围上看，批转下级机关的公文，转发上级机关、不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部，用“通知”。表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。
(2)从目的上看，发通知是使受文单位了解发文单位要求做什么和怎么做，从而行动起来。发通报则是使受文单位了解某一重要情况或典型事件，从而受到教育。
(3)从效果上看，通知不允许任何一个受文单位在行动上有不同的表示（对特指单位的特别要求例外）。通报的效果则因受文单位情况的不同而有所不同。
(4)从事项的构成看，通知一般由受文单位做什么和怎么做两部分内容构成，一般直陈直述，不举例和议论。一些生疏或不易理解的事项，可以偶尔举个例子，但不是为了论证，而是为了把问题说得更清楚、更具体，便于受文单位理解和执行。但通报却不同，它的事项是由情况或事例构成，对情况或事例要做简明扼要的分析。