歌德说：“在今天和明天之间，有一段很长的时期；趁你还有精神的时候，学习迅速地办事。”是的，要想提高效率，我们就必须自律，让自己赶紧投入到工作中。但是，在做事之前，你也要先搞明白，什么事情才是最重要的。
每个人有多少的时间都是能计算的固定量，用一分少一分。所以，人们常说“人生苦短，只争朝夕”。在人短短的一辈子中，很多的时间是花在睡、吃、行等不直接产生价值的活动中的。比如说：我们不得不花将近半辈子的时间用于睡眠；我们不得不吃饭，用餐时间加起来也是好几年；行走、旅行又要花上几年；再加上我们平时的娱乐、节假日的休息、哄小孩等，加起来也需要好几年。如果，从我们有限的寿命中减去这些不得不花费的时间，那我们能够用于有效工作的时间还剩下多少呢？
以全球平均寿命70岁为限，一个人留给自己的时间，其实只占到全部时间的五分之一。时间从不会等人，逝者如斯夫！可是，我们的时间却是可以被支配和管理的。不同的人在相同的时间长度和环境下，其产生的价值有着很大的差别，这就说明，时间是可以被更好地管理的。我们完全可以通过对时间的管理，已大大提高单位时间效率的方式，去做更多的事情，做更重要的事——高效率地去工作，也就是延长生命长度的一种有效办法。
1968年之时，美国麻省理工学院一位科学家就对时间的利用问题，进行了一次深度的调研。他先后选定了美国的三千名职业经理人作为调查对象。从中发现，那些成功的经理人都能够做到这么两点：在自己限定的工作时间范围内，不把手伸得过长，尽责地把职责内的工作做好；合理地安排自己的时间，使时间的浪费利用率提升到最大值。
我们每天都有太多的事情需要去处理：不停地在响的电话，接待不完的客户，开不完的会议，多如牛毛的朋友聚会等等。就像一首“忙人的告白”小诗中写的那样：“每件事好像都很重要，每件事都做让我们非常忙碌。”于是，我们每天起早贪黑地忙碌个不停，挤去了很多的家庭生活和休闲的时间，还是觉得时间不够。这些总是看起来很忙碌的人，但实际上就是因为他们没有掌握好时间管理和高效能工作方法而造成的。
为了增加自己的效率，我们就必须按工作的紧急程度和重要性对手头的工作进行仔细地分类：
按工作的紧急程度的不同去划分。对于那些特别紧急，需优先处理的工作，就必须重点分类。而对于那些不太紧急的工作，则可以另行安排时间去完成。很显然，工作的优先顺序原则就是紧急的工作在前，不紧急的工作在后面。因此，我们要在工作中要集中自己的精力将紧急工作做到位，不太紧的工作则可放一放再做。如果我们是一个企业管理者，那么还可以授权他人去完成。
按工作重要程度的不同来划分。对于那些特别重要的工作就要以较多的时间去做，对于那些不太重要工作就等等再做。很显然，工作的优先顺序原则就是重要的工作在前，不重要的工作在后。因此，那些企业管理者在工作中要集中精力将重要工作做到位，不太重要的工作可不做，或授权他人去做。
如何确定工作的紧迫性和重要性？
重要的工作——就是必须完成的工作，如果不完成的话，就会有重大损失。
不重要的工作——如果不完成工作，也不会遭受很大的损失。
紧迫性很高的工作——每日工作的要点，绝对不允许拖延。
没什么紧迫性的工作——什么时候做都可以的工作，对于结果不会有严重影响。
实际上，在我们的工作中，很多的工作都有着紧急程度不同，同时重要程度也不同双重性。那么，我们该怎么决定优先顺序，那就是要看这两个维度：
优先顺序=重要性×紧迫性根据这两个维度，我们可以将工作分成四类：
第一类：非常重要而又非常紧急的工作(第1象限)
第二类：很重要但不是很紧急的工作(第Ⅱ象限)
第三类：很紧急但不是很重要的工作(第Ⅲ象限)
第四类：既不紧急也不是很重要的工作(第Ⅳ象限)
第1象限：非常重要而又非常紧急的工作
“紧急”是我们应该马上就要做的工作，“重要”是对工作有重大影响的事情。在我们的工作和生活中，有不少事情是既紧急又重要的。比如说：处理客户的投诉；老总要我们在明天早上上班以前就应该提交的报告；我们的父母病重住院；房贷马上就要到期，我们还没有准备好——这类事情可以说紧急而重要，因此我们就必须放下手头的事情尽快把它们处理万。否则，这些事情将影响我们正常的生活。如果，是由于我们的拖延而使事情变得非常紧急，那么就应该坚决改掉这一坏毛病。
紧急又重要的事情是最重要的事情，而且是马上要去做的事情，有的是我们要实现工作的关键环节，有的则我们生活中最重要的事情，这些事情比其他任何一件事情都值得我们优先去做。所以说，只有我们将这些事情都做得合理、才能够有效的去解决，这样我才有可能顺利地进行自己的工作。
第Ⅱ象限：很重要但不是很紧急的工作
实际上，我们在工作中有许许多多的很重要但不是很紧急的事项，这类工作不是当前最急迫的，但是绝对会关系到我们的长远发展。在这些工作中，有的是与我们的梦想有关，有的是与我们的人生长期规划有关。比如：专业的技能培训，我们可能一直是想写一篇文章，我们可能是一直想开始的自己的魔鬼健身计划，我们想做的一次彻底的健康检查，我们想读的几本好书，但是我们又整天忙于制订奖金提成和奖金发放措施，或者又忙于起草新的合作意向书等等，这些都是非常重要的事情，可其实完全能够再拖延一段时间。
重要的工作我们一般都会有较充足的时间去安排，都是完全可以在一定的时间内做完的。但是，如果我们每天都忙于琐碎的事，而将这些不重要的工作搁置或者推迟，那么这些工作就会变得既重要又紧急，就变成了第一象限的工作。所以，对于这些工作处理的好坏情况，往往真实地反映了一个人对人生、工作目标及事情进程的清晰判断能力。
第Ⅲ象限：很紧急但不是很重要的工作
在工作中，我们每一个人都会遇到很紧急但不是很重要的工作。比如说：当我们正在忙于处理一件很重要的事情之时，一位哥们打来了电话，不接的话又找不到合适的理由，于是我们就与他可劲地聊了起来，结果花掉了我们宝贵的时间，耽误了我们应该做的事情。
这些事情，很紧急但不很重要，那么我们就应列人次优先的事项中。假如我们没有安排工作的优先次序，那么可能就会把一些紧急的工作也当成了重要的工作来处理，结果是颠倒了主次。通常，一般人都习惯是按照事情的“紧急程度”决定工作计划的优先次序，而不是首先估计一下事情的重要性。如果，我们每天把百分之八十的时间和精力都花在了“不紧急的事”上，那么无疑会让我们的效能降低很多。
因此，我们要想有效地解决这一问题，既可以兼顾紧急也可以兼顾事情的重要程度，那么我们就必须把每日待处理的工作分为以下三个”区域”：
当日“必须”去做的事(最为紧迫的事)。
当日“应该”去做的事(有点紧迫的事)。
当日“可以”去做的事(不紧迫的事)。
在大多数的时候，那些越是重要的事越不紧迫。比如说，我们的长远目标规划等。但是，如果我们总是让看似“紧急”的工作，将那些不紧迫但很重要的工作延迟了，这就是非常不好的做法——成功人士做要事，而不是做急事。
第Ⅳ象限：既不紧急也不是很重要的工作
既不紧急也不是很重要的工作，就是可做可不做的工作。在工作中，大家都会遇到很多这样的事情——不需要我们马上去处理，甚至也不需要去解决的事情。比如，我们需要买一件新西装等。如果我们把精力总是放在这些琐碎的事情上面，那么无疑就是在浪费我们的时间了。
你的时间花到哪里去了
在我们的工作与生活当中，我们能分清楚每一件事情所处的象限吗？我们把大部分时间都花费在了哪个象限中了？
假如是I，那则说明我们总是忙于应付那些紧急事，我们总是被这些事弄得焦头烂额、狼狈不堪。所以，我们始终忙忙碌碌地去工作，但是却效率低下。
假如是Ⅱ，那则说明我们在做要事而不是急事，这正是一个成功人士的思考方式和做事情的方式——把有限的时间用在最重要的事情上。很多时候，这些工作虽不是很紧急，但它却决定了我们的未来。
假如是Ⅲ，那则说明我们的工作效率很低。我们总是盲目地追随琐碎的事务，而不考虑它对我们是否有很大的影响。我们会发现自己的时间总是不够用。如果我们不努力改变这种现状，那么我们的生活和工作都将陷入非常被动局面之中。
假如是Ⅳ，那则说明我们是一个非常情绪化的人，我们总是将大量的时间花在毫无意义的事情上，这样下去一点意义都不会有。