确立有效目标
目标是奋斗的方向和动力，一个没有目标的人注定一事无成。同时目标要切合实际，要成为有效的目标，而不能是一个不能的达到的目标。一定程度上，目标决定了结果。
有一次，有300多条鲸忽然在一处浅湾里死亡，死因是这些鲸鱼追逐沙丁鱼，是沙丁鱼把这些海上巨无霸引入了死亡陷阱。
成群的鲸为什么会这样失去生命呢？这是因为鲸追逐微利，为了微不足道的目标而空耗巨力。为了微小的目标而努力，决没有什么高效率可言，也不会有好结果。
一个小男孩，他的父亲是一位马术师。小男孩从小就跟着父亲东奔西跑，一个马厩接着一个马厩、一个农场接着一个农场地去训练马匹。由于经常四处奔波，男孩的求学过程并不顺利。初中时，有一次老师叫全班同学写作文，题目是《长大后的志愿》。那晚，小男孩洋洋洒洒描述他的伟大志愿，描述他想拥有一个属于自己的运输集团，当然，从事运输的不是那些马匹。但是，老师却认为他是做白日梦，希望他重写一个不离谱的志愿。这个男孩再三考虑几天之后，原稿交回，一字不改，对老师说：“无论如何，我也不愿意放弃属于我的梦想。”
他就是后来的美国五大湖区上的运输大王——考尔比。考尔比在最初进入社会做事的时候曾这样说：“我从楼梯的最低一级尽力朝上看，看看自己能够看到多高。”
自满于梦想，实在是效率的障碍。梦想，必须同时有一种想改革现状以使之接近于理想的动力相伴随。
梦想可以作为一种刺激，因为梦想可以把我们的现在和将来的区别摆在面前。梦想对于人是一种挑战，可以催促人们改进现状。
聪明的人，最初要画出路线来，要照着路线前进，在自己现有的效率基础上取得自己想要得到的高效率。要在中途确立许多小小的目标，并为了实现最近的目标而付出努力，因为这样的小小的目标可以很快得以实现。高效率地实现了这个小小的目标，人就会觉得有了进步，就会感到很高兴，快速实现第二个小小的目标的动力就大了。坚持这样做下去，人们就会像爬梯子一样，一级又一级地快速实现自己那大大的目标。
更如爬山，你首先必须拥有一种到达山顶的强烈欲望。如果你只是悠闲地望着山顶，或是想象着自己已经到了那里，你是绝不能到达山顶。如果只是望着山顶，糊里糊涂地往上爬，不管路的方向也不管路上的岩石障碍，也不会到达山顶。你必须当心眼前的脚步！你的目的地是山顶，山顶有时清楚，有时模糊，有时完全看不见，但不管看见看不见，总可以给人有力的鼓舞。你要时时注意的是眼前的步骤——如何越过石头，如何跳过溪流，如何绕过山脚，如何不从绝壁处滑下去。
山顶可以使人不至于迷失路途，使人不至于回头，而如何快速地到达山顶是必须选择路径的。
没有目标就很难有行动，没有行动就不会有任何结果。要想让行动创造最大价值，我们必须要设立切合实际的工作目标。
为你的工作排序
每天面对堆积如山的工作，怎样才能最快最好的完成呢？这就需要把工作进行排序。把重要的事情放在开始，把不重要的事情往后排。这样才能完成工作的内容。
艾滨卢列夫先生从早期到达美国的犹太人身上学到了怎样按照事情的重要程度来编排工作的先后次序。
在1905年，美国一家钢铁公司一片繁忙，总裁哈赛尔·格雷斯抱怨着时间太少、工作做不完，因为第一次世界大战以前和大战期间欧洲国家扩大枪炮、弹药和海军舰船的订购量。他花掉大部分时间应付细节和一些不重要的事，根本就没时间去思考更重要的事。他向艾滨卢列夫请教，询问怎样做才能够解决这个问题。
艾滨卢列夫把一张白纸递给格雷斯后说：“把你明天要做的最重要的事项记下来。明天你就从第一件事开始做，做完之后才做第二件事，以此类推。如果你没有按照时间表完成所有的事项，你也不需要担心，因为你在做重要性较低的事情以前，已经把最重要的事情先做完了。”
格雷斯试过艾滨卢列夫建议的方法以后，觉得这个方法十分有效，就向经理大力推荐，在全公司内形成了一个按照时间表开展工作的高效率习惯。当格雷斯问艾滨卢列夫该付他多少钱时，艾滨卢列夫回答说：“你认为我提出的构想值多少钱，就付我多少钱。”于是，格雷斯把一张面额25000美元的支票寄给艾滨卢列夫作为顾问费。
一张白纸换来丰厚的收入！后来，这家钢铁公司主要靠着它，在全美各地兼并了大量的铁矿、煤矿和钢铁厂，掌握了大量的重要资源，迅速实现了扩张。当然，格雷斯总裁也成了这个世界上第一个百万元薪酬级的上市公司首脑，除了年薪12000万美元外，每年还有160万美元分红。对实现目标有意义的事应该优先处理；对实现工作目标意义不大或不重要的，应该延后处理。
为了提高推销员们的工作效率，一家大石油公司的主管设计了一个预估工业产品的推销方法，总是在每周开始前给每个推销员发放一张工作表格，建议他们在每周开始前依据工作的重要程度将它填好。填表只要半个钟头，但在填完后，每个人都找出了访问客户的最佳途径，而且找出了在每个停留点上所应该做的工作，以防止自己遗忘。
什么时候开始做一张时间表并不重要，重要的是我们的心中必须拥有一张时间表。我们一次只能做一件工作，一心二用的结果只能是我们处理当下工作能力的减弱。要想连续不断地做好工作，秘诀之一还是要在纸上列出一份清单，以提醒自己应该做什么工作，反映出工作的轻重缓急以及要特别注意的某些细节。
按照工作的轻重缓急来工作，需要走出一个思维的误区，这就是秩序的误区，我们在编工作的先后次序之时，所考虑的往往只是工作的“缓急”，而不是工作的“轻重”。我们把每天待处理的工作分为三个层次处理，一是今天必须做的工作；二是今天应该做的工作；三是今天可以做的工作。
每日都有备忘录
当你面对繁多的工作理不出头绪时，备忘录就成了非常重要的东西。每日做好备忘录，能帮助你更好的分配时间，完成自己的工作任务
“每日备忘录”是你想记却又不愿长久记在脑海里的信息、文件和资料的存储器。
比如说，你决定在下周四下午去理发，不妨在“每日备忘录”的日期上做个记号。
或者，假如你每个月得缴纳1500元的汽车分期付款，不妨用付款单或其他东西来提醒自己，早做准备，一月接一月地缴纳。
假定你3号要参加某个会议，而你想带些重要资料去。把文件放进“5”号的纸夹里，并在上面注明会议的地点、时间、与会人员等。也许你偶尔会忘了开会或一时找不到资料，可是只要你记得每天早上查对你的“每日备忘录”，你将会记得这些东西的。
把这些文件放进你的档案里，并在放置的地方和你想要使用的时间处做个记号。
你可以在往后的时间里翻阅这些文件，然后，在每个月的1号打开当月的卷宗，按照预定的时间将文件放进去。只要你早上花些功夫打开当天的卷宗，就可以找到你所要的东西。你会因为没有把事情忘了而心安，你可以把回想的功夫省下来，用在其他的事情上；在适当时候，你便知道你的约会、计划和文书工作，你也因用不着分心于其他事，而变得相当有效率。我们确信“每日备忘录”这种方法，能让你花最少时间和精力去增进工作效率。
如果你想开始读萧伯纳的作品，去看某部电影，或找位朋友到公园钓鱼，或者上一个烹饪班，你可以提前一两个月在“每日备忘录”里做个记号。在事情再度发生时，你会回想起以前的种种情况，想想自己以前是否做过，而现在是否还想再试试。不管怎样，你可以强烈地感觉到在这段时间里自己的变化，结果可能引导你走向新的目标与方向。
备忘录是帮助你快速处理事情的工具，运用得当能帮助你节省不少时间。每日做好备忘录，让自己的计划都能够顺利进行。
高效工作需要秩序维护
《有效的经理人》一书中写道：“我赞美彻底和有条理的工作方式。一旦在某些事情上付出了心血，就可减少重复，开启更大和更佳的工作任务之门。”
工作无序、没有条理，必然会浪费时间。试想，如果一个搞文字工作的人资料乱放，本来一天就能写好的材料，找资料就找了半天，岂不费事？
西方一些“时间管理”专家运用电子计算机做了各种测定后，为人们支配时间提出这样一条建议：“整齐就是效率”。他们比喻说：“木工师傅的箱子里，各种工具排列有序，不同长度的钉子分别放好，使用起来随手可
得。每次收工时把工具放回固定的位置同把工具胡乱丢进箱子里所费时间相差无几，而效果却大不一样。”
工作有序，就应把自己的工作任务清楚地写出来。
工作有序性体现在对时间的支配上，首先要有明确的目的性。很多成功人士指出：如果能把自己的工作内容清楚地写出来，便能很好地进行自我管理，就会使工作条理化，因而使效率得到很大地提高。
只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。
只有明确办事的目的，才能正确掂量个别工作之间的不同比重，弄清工作主要目标在哪里。
只有明确自己的责任与权限范围，才能摆脱自己的工作和下级的工作、同事的工作及上级的工作中的互相扯皮现象。
法国作家雨果说过：“有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行，他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划、靠遇事现打主意过日子的人，只有‘混乱’二字。”
工作目的、工作任务明确后，能不能很好地实现，在于能否进行合理的组织工作。西方一位管理者深有体会地说：“总经理的最大困难之一是组织自己的时间。”
组织工作首先要做好选择、区分的工作，剔除那些完全没有什么价值或者只有很小意义的工作，接着再排除那些虽然有价值但由别人干更合适的工作，最后再剔除那些你认为以后再干也不要紧的工作。
工作中，我们经常看到有的人善于把复杂的事物简单化，办事又快又好，效率高；而有的人却把简单的事情复杂化，迷惑于复杂纷繁的现象中，结果只能陷在里面走不出来，工作忙乱被动，办事效率极低。可见，化繁为简，善于把复杂的事物简单化，是防止忙乱、提高效率的法宝。
明确自己的工作是什么，并使工作组织化、条理化、简明化，这样才能最有效地利用时间，从而拥有一份愉快而高效的工作。工作必须有计划辅助，没有计划的工作永远是毫无头绪的。
工作不能没有计划
工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确自己的工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。
因为只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。
明确办事的目的，正确掂量个别工作之间的不同比重，弄清工作的主要目标在哪里，防止眉毛胡子一把抓，否则既虚耗了时间，又办不好事情。
“凡事预则立”。如果你能制定一个高明的工作进度表，你一定能真正掌握时间，在限期之内出色地完成老板交付的工作，并在尽到职责的同时，兼顾效率和质量。一位成功的职场人士说：“在一天中最有效的时间之前订一个计划，仅仅20分钟就能节省一个小时的工作时间，牢记一些必须做的事情。”
许多人以工作的紧急性来确定做事情的优先顺序，他们优先解决对现在的目标来说最紧急的事情。然而，通常事情除了紧急性，还有重要性。而我们往往都会专注于事情的紧急性，而忽略了一些重要的事情。一个正为了一年后的公务员考试努力念书的人，为了赶赠品截止时限，而特地将赠品明信片拿到邮局寄。公务员考试还在一年后，而明信片的截止日就在明天。在此情况之下，多数的人都会将较紧急的明信片优先处理。
但是，从长远的眼光来看，好好地准备明年的公务员考试应该是较重要的。假定考试失败，不仅会损失一年的时间，而且会损失不少金钱。因为通过公务员考试后，一年可以赚更多的钱，这和去邮局寄明信片所得到的几百元赠品相比，不用细说也应该知道哪个更重要吧！
可是，很多人还是会去寄明信片。将紧急而不重要的事列为优先，重要的事却往后拖，其结果，到了明年就可能因准备不充分而无法通过公务员考试。
可见，我们要先好好地掌握住比较重要的事，若还有时间，再去做那些较不重要的事。
抓住工作的重点，只要勤于研究，你就会发现，优秀员工都已经培养出了一种习惯，那就是找出那些最能影响他们工作的重要因素。由于他们已经掌握了秘诀，知道如何从不重要的事实中抽出重要的部分来，因此．他们做事情时往往事半功倍。
巴拉姆就是一个善于发现工作重点的人。巴拉姆担任北欧航联下属一家旅游公司市场调研部主管和公关部经理时，针对旅游中机票太贵，游客较少，而航联公司的飞机又有大量空座浪费的情况，巴拉姆制订了分时机票价格，大大降低了机票平均价格，吸引了众多旅客，还保住了航联公司的资源。两年后，这家中等规模的旅游机构就已发展成瑞典第一流的旅游公司。在工作中要达成你的主要目标，就要学会分清轻重，把力气使在关键处。