年会的时间和地点
年会应该一年开一次，一般在春季的会计年度会议之后举行。上市公司应该邀请所有的股东参加，在细则上注明开会的时间和地点。具体时间和地点可以是随机的，可以在早上，也可以在午后，场所可以选在总公司，也可以在足球场或宾馆的大会议厅。
选择下属工厂的做法可以取得这个便利：请股东们参观工厂，使其对本公司的经营管理有更深入的了解。不论在什么地方开会，都要注意公司的形象（广告传单、报告招贴、会议秩序等都能反映公司形象），展现出经营良好、有效率的状貌。人们也可能通过这些来评判一个公司所能肩负的社会责任。
通知
上市公司的执行总经理有义务在股东年会召开3～4周前，把通知书寄给所有的股东。小公司的执行经理，就没有那么多限制，打个电话通知一下股东们即可。
正式的做法还包括起草一分委托书，上面写明年会的主要内容，比如要通过投票表决的事情。
年度报告
一般来说，同通知书一并寄出的还有年度报告，它是股东了解公司经营状况的主要资料。年度报告是公开的，公司执行领导阶层应该悉心准备。
股东的礼节
为确保年会顺利进行，避免态度恶劣的股东影响年会秩序，应事先规定会议行为守则。在公司不景气的年会上，行为守则就可以发挥作用了。
行为守则一般应列有下面一些条款：
（1）参会人必须经得年会主持人同意才可以发言。年会事先要准备专门供发言时用的座位，此外还应该有麦克风。
（2）发言时间一般不超过5分钟，发言机会一般是一次。
（3）尊重他人的权利，要做到对与会人员一视同仁，平等对待。
年会议程
大部分年会都遵循一般的形态：总经理自我介绍，介绍公司主要，总经理年度工作报告、明年工作计划。