交谈是在讲话和听话双方共同作用下完成的，交谈双方特定的心理状态会对交谈过程中的信息传递产生影响。当双方心理相知时，这种影响表现为替表达者疏通一定的信息流向，使接受者形成一种定向的心理期待，准确地接受理解。不了解对方的心理，则会阻塞信息传递渠道的正常流动。领导者的作用，在很大程度上依赖于语言的影响力。为了调动被领导者的潜能，就需要针对被领导者的心理，所谓“话要说到人的心坎上”，以获得语言作为交际媒介的“子弹效应”，即一旦恰当地选择了交际媒介，只要对准了听话者，就会使之“应声而倒”，在思想上行动上完全被语言所“捕获”。听者接受言语、接受刺激、作出反应的过程与听者的心理有密切的联系。因此，领导者在交谈过程中，洞察听者心理是必不可少的一环。
（1）对心理需要的熟谙
人为什么一直在使用语言，在“喋喋不休”？因为语言可以帮助人们满足种种需要。心理学告诉我们，所谓需要，乃是指人的生理或心理状态由于某种不足或过剩而失去了安定的不均衡状态，并由此产生不快感且造成一种紧张状态时，个体表现出的对安定及恢复平衡的追求，这就是需要。它是机体自身或外部生活条件的要求在大脑中的反应。拿人的社会交往来说，人是社会的，如果一个人独处，失去思想交流的机会，就会出现心理状态在交往方面的不足。一个人在荒野之中最大的痛苦就是有着强烈的与人交谈的欲望而没有实现的机会。但如果终日在嘈杂的人海中，频繁交往，心理状态在交往方面过剩时，就会出现另一种需要，要寻求安静的处所，过滤自己的思想。
人的需要多种多样，根据需要的产生和起源可分为生物性的需要和社会性的需要，根据对象性质又可分为物质需要和精神需要。不同年龄段、不同性别、不同行业的人，在不同情景中，主要需要各不相同。领导者都有可能与这些心理需要各异的人交往。就领导者和被领导者这对关系看，被领导者的心理需要主要有：地位的需要、尊重的需要、贡献的需要、实现价值的需要、社会承认的需要、感情的需要、个人目标的需要、分担责任的需要。因此，相应地，为了满足被领导者的心理需要，使之心理获得平衡，领导者在与之进行言语交际时，其言语应该遵循这样一些原则：平等的原则、尊重的原则、依靠的原则、参与的原则、肯定的原则、理解的原则、引导的原则、负责的原则等。如针对对方占主导地位的尊重需要，领导者的语言要遵循平等原则，平易近人，缩短与被领导者之间人为的距离，使关系融洽。针对对方情感上的需要占主导地位的心理状况，领导者的语言则要首先遵循理解原则。
这里举例谈谈社会承认的需要与肯定信任原则。这个原则告诉我们，人的存在、人的社会贡献，都希望得到社会的承认，获得自我价值的实现，领导者的语言因而应该较多地肯定组织成员的成绩。
（2）对被领导者角色心理的了解
领导者居于领导地位，对被领导者产生的影响力（影响改变他人心理和行为的能力）可以分为两个方面。一是权力性影响力（或曰强制性影响力），它是社会通过一定方式所赋予某一职位以一定的合法权利，这种权力与领导者个人因素无关，具体的职位，不论谁来担任，权力大小是一样的。这种权力性影响力起作用的社会心理依据是人类在长期的社会活动过程中所形成的对权威的服从心理和敬畏心理，具有强制性作用。另一个是非权力性影响力（或曰自然性影响力），同样一个职务，不同的领导者威信不同，因而影响力也有差别。领导者的威信虽然看不见摸不着，但它是客观存在的精神力量，能转化为行动的精神力量，是无声的号召。它来自于领导者在实际领导活动过程中，在其职责范围内进行决策、指挥控制时表现出来的优秀品格、才、识、绩、效以及获得与下属的亲近情感联系。被领导者心甘情愿接受这种非权力性影响，因为他们对领导者存在着钦佩心理、模仿心理。
一般说来，被领导者存在着以上所说的服从、敬畏、模仿等角色心理，领导者运用语言时，就可以利用所能洞察到的这些心理，使语言发挥最佳效用。作为被领导者，意识到自己在社会中的角色地位，认为应该接受领导者的领导和劝告等，这时的服从心理常起主导作用，在需要领导者当机立断作权威性裁决时，就不必再委婉曲折地表达。称职的领导者，依靠其学识才干的超众赢得部属的钦佩，赢得部属对其领导方式的信赖，领导者利用这种心理，可以迅速说服部属，率领部属行动起来。
（3）对一般心理状况的洞察
领导者只有在洞察了交谈对象的心理状况、性格特征的基础上，才能够采取相应的语言对策。
相同行业、相同性别、相同年龄段的人，会有一些相同的心理特征，在处理各种事情时，表现出一些相同的心理状况。如知识分子有较强的自觉性，一般说来，性格较为内向含蓄，自尊心强。青年人，情绪体验强烈而富于热情，要求深入地了解自己的成长，自尊心增强，自我意识处于发展期。
人由于先天素质、后天生活环境和教育方式等等的不同，又存在着个性差异，在对人对事物的一贯态度上表现出不同的性格特征。如人的情绪特征，表现在情绪反应的强弱、快慢起伏的程度，保持时间的长短和主导心境的性质等方面，或暴躁、或温和、或乐观、或悲观。人的意志特征有沉着自制、慌张冲动等不同类型。内向型的人富于想像而孤僻，外向型的人活泼开朗，顺从型的人往往依照别人的旨意行动，独立型的人坚定自己的信念等等。电影《赤橙黄绿青蓝紫》中的刘思佳，有自己的为人信念，是个独立型的具有内向性格的人。要这样的青年折服，使之从心底里为团体的事业献计献身，就首先要了解他的心理，听听他的心里话，但是这种性格的人又不会主动和盘托出。副队长解净根据平时的观察和判断，当着他的面剖析道：“我观察你两年了，你太骄傲，太孤僻，别看你经常跟何顺、叶芳他们下馆子，吃吃喝喝，打打闹闹，你心里是孤独的，是非常寂寞的，不过是寻找一点表面的刺激罢了。你卖煎饼也是由于这种动机，早晨你向你的哥们说的那些话，有真的，但也不全是那回事，你帮助孙大头完全可以采取别的办法。你是看不惯，你心里有气，就故意制造事端，轰动全厂。而且你是在法律允许的范围内搅扰领导，给他们出难题，叫他们束手无策，看他们的笑话，你从中得到安慰，得到满足。但是你错了，你每寻找一次这样的刺激，你自己的痛苦就增加一分。因为你是个大活人，你有感情，有头脑，你还不想毁灭自己……”解净不相信刘思佳的内心也和他的外表一样阴冷和麻木，就试着对他的心理进行了分析。而刘思佳，一个不轻易被人说动的青年终于被这番洞察其内心活动的话所“刺中”。当部属心理处于矛盾状态、犹豫不决时，采取行政命令强制性地使其做出选择，固然可以使其服从，但这是暂时的、被动的，不是发自内心的服从。如果能洞察其心理状态且洞察出引起对方心理矛盾的根源，在此基础上，客观地帮助分析，会使组织成员主动地选择正确的为领导者所期望的言行。