语言是人类最重要的交际工具，语言的交际功能只有在特定的语言环境中才能实现，在特定的场合下产生功效。场合影响着我们对语言的表达和理解。如果撇开场景因素孤零零地看某一句话，常常不得其解。概括地说，场合与语言的关系表现为语言对场合的依赖性和场合对语言的制约性。
（1）语言对场合的依赖性
它表现为场合因素对语言表达和理解起补衬作用。一定的语言形式只有在特定的场合下才具有确定的内容。讲出来的词句、所表达的交际意义常常与它的字面意义存在差距。场合本身已经包含了许多交际内容。场合因素的作用就是使语言内容具体化、涵义丰富化、言语功能明确化。
（2）场合因素的内容具体化作用
表达思想感情的最基本的语言单位是句子。句子有抽象的句子和具体的句子之分。抽象的句子作为交际工具。用在各种不同的场合，表达各种不同的具体内容。言语交际活动过程是表达者通过一定的言语形式表达一定的思想情感并被听者接受理解的过程。从信息论的角度看，就是发话者通过语言发出信息，听者通过语言接受信息，信息发送者首先编码，通过一定的信道传递，接收者得以解码从而获得信息。一定的语言形式充当传递信息的媒介（这个过程可以描写为：编码——发码——传递——接收——解码）。信道不是真空，场合因素的作用在信道中可以说无孔不入，抽象的句子通过信道，过程就是一个具体化的过程。
为了保证干部的年轻化，老同志到一定的年龄要退居二线，为年轻干部作顾问参谋。但有些老干部惟恐别人向他们提退休离休。如果刚好在一个讨论有关干部年龄问题的会议结束之后，这个组织的现任领导者问他一声：“您今年多大年纪？”在这种场合，老同志马上会明白这句话的意思是在委婉地向他提出实质性的问题。这个问句的内容在场合的作用下得以明确。如果换个场合，同样的语句就会具有另外的明确内容。作为领导走访婚姻介绍所，在这种场合问一个青年：“你今年多大了？”这显然是对青年终身大事表示关心。
（3）场合因素的涵义丰富化作用
在具体的场合中，时间、地点、环境等场合因素渗进了一定的语义内容，常常一句话可借以表达多层含义。句子成分可以省略，可以用独词句表达一个完整的句子的含义。如在电影院检票口，检票员对正入场的观众说：“票”。仅此一个词，观众马上会掏出票来。因为这个地点（检票口）、时间（电影即将开映）、情境（工作人员坐在检票口执行检票任务）潜在地表达了一部分语义：“观众同志，请出示你的电影票。”全部说出来，显然冗余。场合作用使一个“票”字起替代作用，代替了一个祈使句的内容。领导者作为一个特殊的阶层，其语言的表达也将有着特殊的作用和影响。而领导者就更需注意不同场合下语言的不同涵义，既要讲究技巧，又要防止出现歧义，导致误解。
（4）场合因素的言语功能明确化作用
人们的语言表达是为了达到一定的目的。言语形式在场合的作用下具有多种功能：如询问、陈述、调查、任命、希望、指示、允诺、批评、驳斥、推测等等，言语形式要借助特定的场合因素而明确为其中的一种。作为领导者，要清楚地表达自己的意图，更好地传达和贯彻工作精神，就必须注意一定的语言在一定场合下的明确化，切忌含糊不清、模棱两可。
（5）场合对语言的制约性
为了达到一定的目的，不同的场合对语言有不同的要求，制约着语言的表达和理解。语音的高低强弱，语气的轻重缓急，词汇的选择，句子的组合，修辞方式的采纳，话题内容的安排，以及理解时对语句含义的明确接受等等，都要在场合所允许的范围内进行。
形成一定场合的时间、空间、人际情境、事件性质等特定因素，在言语交际过程中互相关联，从而形成一个整体系统。其中，有的是矛盾的主要方面，有的是矛盾的次要方面；对言语交际的制约有的明显处于主要地位，有的则处于次要地位。
（6）时间对言语形式的制约
当场合各因素中时间性居于主要矛盾方面时，时代性特色较为突出。随着社会的发展，语言中词汇的发展与时代的关系更为密切。语言是社会生活的一面镜子，社会的任何一个发展变化都在词汇里得到敏感的反映。五四运动时期打开门户，吸收西方文化，大批新词汇随着新思潮涌入，“德漠克拉西”（民主）、“赛因斯”（科学）是最典型的例子。今天，“民主”与“科学”几乎成了妇孺皆知的普通词汇，如果再用上“德先生”、“赛先生”，除非是为了取得幽默效果，否则有落后于时代的感觉，给人以学究气。
时代的变迁，使得一方面不为社会所需要的词汇和表达方式随着社会的发展而消失，另一方面，新词和新的表达方式又通过各种途径出现于人们的言语交际活动中。因而领导者的语言应用就要讲究用词得当，注意词语的时代性。比如文革期间通用的一些“政治术语”，就不能照搬到现在的领导工作中。
事件发展过程的时间先后对语言表达也有制约作用。如在体育比赛之前、比赛激烈进行中、胜败揭晓后，对体育界领导接受记者采访的措词，就有不同要求。在赛前，虽然在言谈中要透出自信，有激动人心的预测，但赛场风云变幻，难以完全预料，就要求采用模糊语言，委婉含蓄地表达。
工作时间、闲暇时间也制约着语句的内容和风格。按照社会学的观点，人的社会生活时间分成工作时间和闲暇时间。随着社会的发展，闲暇时间越来越多，人们除了工作，还要吃饭、休息、旅游、参加体育锻炼、文娱活动等等，领导者也不例外。工作时间领导者协调各方面关系和引导群众完成目标时所用的语句，应表现出一丝不苟的工作态度，生气勃勃的工作热情，这就不能带到闲暇时间。在闲暇时间领导者作为家庭中的父亲或母亲、丈夫或妻子，娱乐场中的友伴，也要谈谈菜篮子、养身之道、流行时装等等，体现出生活的情趣。
（7）空间地域对言语形式的制约
首先谈谈地理位置对言语的制约。我国地域辽阔，不仅有汉语，还有少数民族语言。汉语的使用又存在方言的差异，全国有七大方言区：北方方言、吴方言、湘方言、赣方言、客家方言、闽方言、粤方言等，方言之间难以沟通，但汉民族共同语——普通话解决了这一矛盾。然而方言的存在有其独特的适用范围，能表达微妙的情感，完成特殊的言语交际作用。来到上海，运用吴方言与人交谈，双方心理距离陡然拉近，一种亲切感弥漫着交谈氛围。领导者回乡探亲、下乡考察民情，操上纯朴的乡音，显得和蔼可亲，给自己塑造出接近平民的人民公仆的形象。
不同的地域，有不同的风情习俗、地域心理、地域禁忌。这也制约着人们的语言运用。鲁西地区忌讳称人为“大哥”，要称稍为年长的人为二哥，叫大哥等于骂他为王八，因为这个地区历史上有个“武大郎”。临江沿海的渔民禁忌说“翻”、“沉”之类不吉利的字眼，连与之同音字词也不能用，如不说“盛饭”而说“装饭”，不称“老陈”而叫人家“老淹”，避免人们联想到翻船沉船之类的灾难。这一点对于刚刚调至外地工作的领导而言，尤应引起注意。
就工作地点而言，比如一个会议的主持人，在闭幕会上致闭幕词时，往往要提高音量，一字一板地代表组织表述道：“同志们！经过与会代表的共同努力，我们圆满地完成了大会预定的议程，今天，我们的大会，就胜利闭幕了……”书面语的口头表述，严肃庄重，具有一定的总结性和权威性。但如果是在会下，与同事谈论会议，语调就会降下来，说：“怎么样，老张，这个会开得还可以吧。虽然累点，大家热情很高，老王和老李两个人的意见最后到底也统一了。好啦，我也可以松口气了。”用语随和、具体、亲切、自然。如果换到在大会上这样做总结谈感受，不免流于油滑。一般说来，非正式工作地点，与同事下属聊天，不宜采用严肃的冷面孔词汇，而用省略成分、结构不完整的句子，甚至语法有误的句子也无伤大雅，显得平易自然，无主句、独词句则活泼明快，富有浓郁的生活气息。
在工作质量精密度要求高的单位，需要集体协作的地方，如机械化操作的工厂，科研单位，领导者用词必须讲究精确性，以免引起歧义。在手工操作个体劳动的场所，如在我国较为偏僻、发展较慢的农村地区，信息传递的模糊性较大。村干部召集会议，一般只会说：“今天晚饭后有事同大家商量，约莫花大家两袋烟功夫。”如果说“今晚七点一刻开会，会议将持续四十分钟，研究我们的水利设施”，反而会使农民们手足无措。
外交场合，就不能使用日常随便的谈话用语。外交场合领导者代表国家集体的利益，需庄重严肃，彬彬有礼，选词准确简洁，典雅委婉，文言词语和外来词语，多一层典雅风格和尊重对方的色彩。同时为了捍卫祖国荣誉，保持民族尊严，又需要坚持原则和立场。
（8）事件特性的制约作用
事件特性对语言的应用同样具有极为重要的制约作用。对于不同时间、不同地点发生的事件固然需要加以区分，即使同一时间同一地点发生的事件，其特性也会制约语言的恰当与否，该说不该说，该用哪种方式表达最为合适，都是由事件特性决定的。
现场办公，场合虽不是那么正式，但事件的意义较为重大，一般具有普遍的借鉴和指导作用。领导者的每一句话都将被看做权威性的指令，是对上级政策的权威性的解释。它制约着领导者的话题，要求领导者的讲话围绕一定的中心，内容不得走题。语言是领导者领导策略的一个重要组成部分，用词的褒贬色彩，语气的分量，是领导者态度的直接表示。因而在不同特性的事件中，要采用相应的语言策略。同是家访，陈景润所在科室的李书记，作为组织的代表，作为领导者，第一次来到陈景润几乎被人遗忘的家中时，首要目的是解决陈景润的生活问题，李书记的询问内容因而围绕房间的大小，起居的陈设而展开。看到那严实的窗户，暗淡的光线，两麻袋的稿纸，没有家具的卧室，没有电灯、没有桌子、没有凳子的书房，李书记郑重地当场决定：“给你灯，接上线，再给你桌子、书架，好不好？”这种场合处理这种事件，决定了李书记的谈话内容和态度。
而在1973年的春节，数学研究所的几位领导一行人代表组织，带上苹果梨子去看望陈景润，则是另一番交谈：
周大姐说：“过春节，我们看你来了，你的病好点了吧。”李书记也说：“新年好，给你贺新年。”陈景润说：“噢，今天是新年了啊？我很高兴，谢谢你们，谢谢你们。新年好，你们好。”……李书记把水果袋递给陈景润说：“春节了，这是组织上送给你的。希望你在新的一年里，多给党做点工作。”同是家访，这次性质与上次不同，谈话内容也因而与上次不同。谈话内容之所以不同，正是领导者因事因时而宜地进行处理的结果。
事情的性质也制约着表达内容的方式。同是婚礼贺辞，在集体婚礼上领导者以证婚人身份说话，要照顾到每一对夫妇，就要采用一些概念宽泛的不太具体的语言形式来表达热情的祝贺和衷心的期望，从而活跃气氛。因为从用词造句本身看，语义越丰富，含量越大，也就有越多模糊语言。而在一对夫妇的婚礼上，同是表达热情的祝贺和衷心的期望，就应该针对具体的细节生动形象地祝福，若有幽默的小插曲，则更能增加喜庆气氛。