开幕词大体上分为四个部分。是结尾。可对与会人员提出开好会议的要求，对完成会议任务提出希望。
开幕词为会议正式文件的组成部分，其文稿应在开会之前经领导讨论决定。
二、会议简报
会议简报的任务是交流情况，指导会议，并向上级报告会议进展情况。会议简报的写法与一般简报有许多相似的地方，但又不完全相同，有其自身特有的程序和规范。简报一般分标题、导语、主体、结尾四部分，有时也可将结尾部分省略。
编写会议简报应遵循实、新、简、快等原则。实，所反映的情况必须绝对真实，绝不能任意夸大、歪曲和虚构事实。新，要力求反映新情况、新问题、新经验，要有新意，要能给人以启发、借鉴。简，文字要简洁，内容力求简明扼要。快，要有强烈的时效性，力求迅速及时地反映会议情况。
通常第一期简报都是反映预备会的情况，如没有预备会，则简要反映会议开始的时间、与会人员范围、会议的目的和会议要解决的问题，也可以反映一点与会人员的情绪或要求的内容。会议开始以后，简报应着重反映与会人员的讨论情况。这可以按专题编发综合性简报，也可以对一些特殊的见解或典型的长篇发言单独发简报。
三、会议报告
会议报告是会议的主体和核心，在整个会议中占有举足轻重的地位。有一个好的会议报告对开好一个会议具有决定性的意义。从内容来讲，会议报告是一个机关、一个单位在某种会议上就一个时期的工作情况和下一步的打算安排所作的报告。会议报告要求写明就某一阶段、某项工作的进展情况、主要成绩、存在问题、经验教训和下一步工作指导方针、主要任务和相应的措施等，以提交会议讨论。会议报告具有总结性和指导性，意义重要。因此，撰写报告文稿，需要事先进行广泛的调查研究、反复讨论、反复修改。在报告内容方面，讲工作情况既要全面，又要突出重点；讲成绩和存在问题要恰如其分；讲任务要明确具体，而且要有完成任务的切实可行的措施，力求能起到统一思想、提高认识、明确任务、振奋精神的作用。
四、会议总结
会议总结的形式因会议种类的不同而有所不同。
对于大中型会议来说，一般都有专门的会议总结，而且是作为会议的一项重要议程安排的，是会议正式文件之一。会议总结的内容，主要是对所讨论问题进行归纳概括，提出决策性意见，提出指导性的方案和要求。
对于小型会议来说，会议主持人的结论性意见就是会议的总结。如党政机关的各种工作性例会。这类会议都是在与会者充分讨论，认真发表意见的基础上，由主持人将大家的意见加以集中、归纳、概括、总结，最后得出结论性意见。主持人的这种带结论性的意见就代表了会议总结。这种总结不需要会务工作人员准备文稿，只要如实记录下来，并以此为依据整理纪要就可以了。
对于一些比较隆重的大型会议，如各级党代会、人代会、劳模会等，因为有闭幕词，就不需要专门会议总结。这类会议的闭幕词就代替了会议总结。
无论是采用哪种形式，会议总结都要求能够对会议精神进行科学的归纳，对会议所议事项提出正确的指导性意见和切实可行的措施，有的还要对如何贯彻会议精神提出要求。这样才能使其对于贯彻会议精神、落实会议决议发挥重要的作用。
五、会议记录
会议记录也属于会议文字工作的范围，也是会议文件的组成部分。
会议记录主要包括两方面的内容：一个方面是记载会议的组织情况，这里应写明会议名称、届次、时间、地点、主持者、出席者，以及记录人的姓名。另一个方面是记录的主体，这是记录的主要部分。这里要将会议讨论问题、与会者的发言和会议议定的事项详细记载，特别是对主持人的结论性意见必须详细、真实、一字不漏地加以记录。
做好会议记录，一方面要求有一定的书写技能，另一方面还要求记录者要熟悉会议所涉及的内容，更重要的是要求记录者有认真负责的精神。记录的内容力求真实、准确、完整，不得歪曲发言人的原意，更不能掺进自己的想法和观点。
六、会议纪要
会议纪要是根据会议议程，将议事要点用简明扼要的文字记录下来所形成的文件。会议纪要是解决问题、指导工作的依据。常见的会议纪要有三种：一是例会纪要，即各种常委会、常务会、办公会纪要。各种工作性例会议定的事项，一般都需要贯彻执行，因此需要形成纪要，以利于有关部门贯彻执行。二是座谈会、协调会纪要。座谈会，特别是协调会往往是为解决某一项重要问题而专门召开的，这类会议也需要形成纪要。三是联席会议纪要。联席会议一般是为组织某项大型活动或讨论某些涉及几个部门、单位的事项，需要几个不相隶属部门或单位共同协商而召开的，这类会议有时也需要形成纪要，以便各方共同执行。会议纪要一般都有一定的格式，其结构可以分为三个部分：一是标题。例会纪要的标题，只要在“纪要”前面加会议名称即可。座谈会、协调会纪要的标题，一般是把会议讨论的问题简要地标出来。二是开头。纪要的开头主要写会议的概况，包括会议的时间、地点和主持者、出席者、列席者名单。有的还需写明召开会议的目的，以及主要领导人在会上的活动。三是正文，即纪要的主体部分。这一部分主要写会议讨论的问题和议定的事项。工作性例会，一般直接列出讨论的议题和议定的事项即可。在写议定事项时，一般以“会议认为”或“会议议定”作为开头语。如果是一次讨论若干个问题的会议，纪要可以一、二、三、四……将会议讨论问题和议定事项分别列出。座谈会或协调会纪要，则应将与会人员的发言综合几种意见或几个问题摘要列出，属于专门解决某项问题的会议，纪要应有情况分析，应将与会人员的一致意见和不同意见加以记载，还应写明解决问题的方法和措施。
撰写会议纪要应遵循两个原则：一是“纪实”，二是“扼要”。就是说会议纪要应忠实于会议实际，但它又不同于会议记录，除纪实之外，还要求简明扼要地概括提炼会议的宗旨和基本精神，提纲挈领地反映会议的主要成果。
写好会议纪要，文字表达能力固然重要，但更为重要的是要了解会议宗旨，领会会议精神。这就要求会务工作人员应自始至终参加会议，认真做好会议记录，并注意从会议文件和发言中搜集材料。
会议纪要由办公室会务工作人员负责拟写，一般由会议主持人或办公室负责人审定签发。
七、闭幕词
一般比较隆重的大型会议在会议结束前都有闭幕词，闭幕词通常由主要负责人来宣读。
闭幕词为会议正式文件的组成部分，其文稿应在开会之前经领导讨论决定。
文书管理
文书管理
一、文书管理的目标
文书管理，是指监督和控制企业各部、室、中心之间或企业与外界来往的文书自收（发）文到归档的全部过程。文书管理的最终目的，在于提高文书处理的效率。
一般来说，文书管理应达到以下几个方面的要求：
1不管何时何地，只要企业需要，就尽可能提供准确、及时的信息。
2发展和维持一个能保证企业信息形成、存储、检索、留存和处置的有效系统。
3保证企业的信息要求，进行有关文书、设备与程序的管理，制定标准和定期评价方法。
三、文书管理机构
现代企业的文书管理部门，一般有以下几种设置形式：
1一些大中型企业的行政办公室一般设立专职文书管理机构，如收发、文电、文员、机要、文印、通信、值班等科室。
2小型企业一般由企业行政办公室直接兼管文书处理工作，其工作人员可为专职或兼职。
3有些大中型企业采用在行政办公部门和职能部门分设专职或兼职文书机构的形式。
精简和高效是设置文书管理机构需遵循的一个基本原则。企业应根据自身规模、业务特点及实际需要设置自己的文书管理机构，并确定机构的层次与管理幅度。
四、文书管理原则
为使文书更好地发挥作用，行政管理人员在文书管理中应遵守以下三个基本原则：
1及时准确
撰拟公文时要力争达到内容准确无误，即使是缮写、印制、校对这些细小环节，也要一丝不苟，绝不可出错。处理公文时，一般的文件要不积不拖，对于急件、要件，更要及时处理，否则就有可能酿成大祸。
2精简实效
文书的行文务必精简，讲究实效，限制发文数量，反对文牍主义。对于可发可不发的文件，坚决不发；对于必须要发的文件，要坚持做到“短、精、少”。除此之外，还要精简公文的程序和环节，缩短公文行程。
3安全保密
企业的公文管理工作往往涉及许多秘密，因此，处理公文时一定要遵守保密纪律。企业必须建立保密制度，防止文件无意丢失或有意被盗，杜绝秘密外泄。
签收、拆封
一、签收原则
签收，是指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，以示收到的行为。其目的是明确交接双方的责任，保证文件运行的安全可靠。签收是收文处理的，包括“收到”、“签名”两层意思。一般由办公室负责文件处理工作的人员承担。
签收有两种情况：一种是不接触文件内容，只点收多少信封或文件包，即通常所说的“外收发”；另一种是逐份清点接收文件，通常由“内收发”或文件处理部门来做。
签收主要有三种方式：
1签字
机关各部门之间交换文件，收方的办公室主任应在对方的送文簿上签字。
2盖章
接收邮局和机要通信部门送达的文件，收方的办公室主任除在文件投递单上签字外还要加盖公章。
3收条
收方办公室主任在接收文件时，亦可向发文单位出具收条。
清点收件总数与清单上是否一致，如有不符，在未查明原因之前，可暂不签收，待送文单位查明原因后再予签收，以防出错。
清点时如遇几种不同的文件装在一起，首先要按文号区别开，注意有无夹带其他的文件，有无文件缺少的情况。
阅后按页清退的绝密文件，接收时要逐页清点，注意有无缺页。
经清点、检查无误后方可在送件簿或清单上签上收件人的姓名和收到日期。签名要用钢笔或毛笔，签姓名全称，字迹清晰、易于辨认。时间一般注收到月、日，特急件应注明几分，以备查用。
收发室与文书人员交换信件时使用簿册的登记项目要尽量简化通用，只包括月日、来件单位、来件编号、送交单位、签收人。因为签收是文件处理过程中最常见的工作，交换时无须登文件的标题，只需记个编号就可以了。
二、拆封原则
拆封也叫启封，指对装有文件的信封或文件包，拆开取出文件的过程。拆封是办公室人员特有的职责，除被授权者外，其他人员不得擅自拆封。
拆封应注意以下几点：
1拆封之前要核对所有来件
经过签收和未经签收的（即平信）进行分拣，即按信件不同来源进行分类。大机关一般有专人分类管理收文；小机关、单位虽有一人管理，但分类后再处理也比较方便。分拣的同时，要对来文讲行确认，注意拆封的范围。凡私人信件、信封上标明“亲启”、“亲收”字样的，应送标明的收信人拆封。绝密件，一般由办公室主任拆封，有的可授权一般办公室人员拆封。如误投，应及时退回来件单位，以免误事。
2拆封时要认真细致，注意保护封筒内文件的完好
拆封最好使用剪刀，不要用手硬撕。封筒内文件少时，可先将封筒立起，将文件顺到一端，然后从上方剪开；封筒内文件多而不便在封口处下剪的，可顺着封筒的侧面慢慢剪开。
3注意把封内文件倒净
对有文件清单或回执单的，要认真核对；对没有文件清单或回执单的更应认真检查，防止文件或附件、单页遗留在封筒内。如封筒内未装文件，要及时与发文单位联系，查明原因。
4取出的文件要单独放置，不要与处理过的文件或其他文件混放在一起。在文件没有登记前，不要让无关人员乱动或取走。
5检查文件上的主送（包括抄送）单位、来文单位与封皮所写是否相符。如不相符或无法判明时，应把封皮附在文件后面备查。
6来件如未装订，拆封当时就要整理好，以免一个完整的文件误分两处。
7来件封皮的保存利用
拆封后，一般不必保留封皮，但要尽可能把来件封皮集中保存一段时间再行销毁，以备万一发生差错时重新检查之用。对于印有来件单位详细地址、电话号码、邮政编码等的封皮，可以剪贴一次，分类成册，以备今后联系时使用。
8属于群众来信的，应将信封别在来信的后面一并处理
属于第一次发生工作联系的，应将信封上的对方地址、电话号码记下来，以便联系。
9封筒内装有回执单的，应在回执单上签收并及时将回执单退回来件单位。
拟办的程序
一、拟办文件种类
拟办是指办公室主任对来文应由哪位领导审批，哪一部门承办，以及承办过程中可能涉及的事项提出初步处理意见，供领导同志批办时参考。
机关收文中，并非全部需要拟办。对于以往有明确颁发范围和处理办法的文件，以及一般性简报、刊物、资料等，可以按已有的规定和惯例分发处理。需要拟办的文件，主要有以下三种：
1上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件。
2本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件。
3平等机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件。
另外，有些重要的机密性较强的资料、刊物以及所属部门和下级机关主送本机关的情况报告，虽然不需办理，但也要提出分发意见，征得主管领导同意后方可分发。
拟办工作是一项很重要的工作，它是发挥办公室主任在文件处理中的参谋助手作用，节省领导同志工作时间的有效措施。
二、拟办意见
拟办的直接结果是形成拟办意见，即拟请领导同志批示的文件，先由办公室进行详尽研究，提出处理意见，并附以有关参考资料和背景材料。有几种方案的还须分别说明利弊，供领导同志抉择。
拟办意见是否准确恰当，对领导批办、文件执行和机关工作效率有直接影响。为此，要努力吃透所要拟办文件的内容和需要解决的问题，根据不同问题、不同要求和不同情况，分别提出具体的切实可行的拟办意见。
（1）对上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件，要根据文件的要求和需要落实的问题，提出拟请哪位领导同志批示、由哪个部门承办以及送哪些领导和部门阅知的意见。对上级下发的阅知性文件，也应根据文件内容提出分发意见。
（2）对本机关所属部门及下级机关主送本机关的请示性文件，要根据所请示的问题和要求，提出由哪个部门承办和如何办理的拟办意见。对涉及面比较广，内容又比较复杂的请示性文件，要根据具体情况，提出不同的拟办意见，不要按一个模式都写成“请×××同志阅示”、“请×××同志批示”。