书城管理工程项目管理
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第27章 工程项目的合同管理(4)

②因承包商拖延施工工期引起的索赔。具体包括:

增大工程管理费开支,包括建设单位为监理、咨询机构及其职员由于承包商拖延工期而发生的扩大支付费用,由建设单位提供的施工设备在延长期内的租金支付,建设单位筹资贷款由于承包商延误工期而引起的利息支付。

建设单位盈利和收入损失。

③承包商未履行的保险费用索赔。

④对超额利润的索赔。

⑤对指定分包商的付款索赔。

⑥建设单位合理终止合同或承包商无正当理由放弃工程的索赔。

6.6.6索赔工作程序

索赔工作程序是指从索赔事件产生到最终处理全过程所包括的工作内容和工作步骤。由于索赔工作实质上是承包商和业主在分担工程风险方面的重新分配过程,涉及双方的经济利益,因而是一项烦琐、细致、耗费精力和时间的过程。这就要求双方必须严格按照合同规定办事,按合同规定的索赔程序工作,才能获得成功的索赔。

具体工程的索赔工作程序应根据双方签订的施工合同产生。在工程实践中,比较详细的索赔工作程序一般可分为如下主要步骤。

(1)索赔意向的提出

在工程实施过程中,一旦出现索赔事件,承包商应在合同规定的时间内,及时向业主或工程师书面提出索赔意向通知,亦即向业主或工程师就某一个或若干个索赔事件表示索赔愿望、要求或声明保留索赔的权利。索赔意向的提出是索赔工作程序中的第一步,其关键是抓住索赔机会,及时提出索赔意向。

FIDIC合同条件及我国建设工程施工合同条件都规定,承包商应在索赔事件发生后的28天内,将其索赔意向通知工程师,否则将会丧失在索赔中的主动和有利地位,业主和工程师也有权拒绝承包商的索赔要求,这是索赔成立的有效且必备的条件之一。因此,在实际工作中,承包商应避免合理的索赔要求由于未能遵守索赔时限的规定而导致无效。

(2)索赔资料的准备

从提出索赔意向到提交索赔文件,属于承包商索赔的内部处理阶段和资料准备阶段。此阶段的主要工作如下。

①跟踪和调查干扰事件,掌握事件产生的详细经过和前因后果。

②分析干扰事件产生的原因,划清各方责任,确定由谁承担,并分析干扰事件是否违反了合同规定,是否在合同规定的赔偿或补偿范围内。

③损失或损害调查或计算。通过对比实际和计划的施工进度和工程成本,分析经济损失或权利损害的范围及大小,并由此计算出工期索赔和费用索赔值。

④收集证据。从干扰事件产生、持续直至结束的全过程,都必须保留完整的当时记录,这是索赔能否成功的重要条件。在实际工作中,许多承包商的索赔要求都因没有或缺少书面证据而得不到合理解决,这个问题应引起承包商的高度重视。

(3)索赔文件的提交

承包商必须在合同规定的索赔期限内向业主或工程师提交正式的书面索赔文件。

FIDIC合同条件和我国建设工程施工合同条件都规定,承包商必须在发出索赔意向通知后的28天内或经工程师同意的其他合理时间内,向工程师提交一份详细的索赔文件;

如果干扰事件对工程的影响持续时间长,承包商则应按工程师要求的合理间隔提交中间索赔报告,并在干扰事件影响结束后的28天内提交一份最终索赔报告。

(4)工程师(业主)对索赔文件的审核

工程师是受业主的委托和聘请,对工程项目的实施进行组织、监督和控制工作。工程师根据业主的委托或授权,对承包商索赔的审核工作主要分为判定索赔事件是否成立和核查承包商的索赔计算是否正确、合理两个方面,并可在业主授权的范围内作出自己独立的判断。

承包商索赔要求的成立必须同时具备如下4个条件。

①与合同相比较已经造成了实际的额外费用增加或工期损失。

②造成费用增加或工期损失的原因不是由于承包商自身的过失所造成。

③这种经济损失或权利损害也不是由承包商应承担的风险所造成。

④承包商在合同规定的期限内提交了书面的索赔意向通知和索赔文件。

上述4个条件没有先后主次之分并且必须同时具备,承包商的索赔才能成立。

监理工程师对索赔文件的审查重点主要有两步:第一步,重点审查承包商的申请是否有理有据,即承包商的索赔要求是否有合同依据,所受损失是否确属不应由承包商负责的原因造成,提供的证据是否足以证明索赔要求成立,是否需要提交其他补充材料等;第二步,监理工程师以公正的立场、科学的态度审查并核算承包商的索赔值计算,分清责任,剔除承包商索赔值计算中的不合理部分,确定索赔金额和工期延长天数。

我国建设工程施工合同条件规定,工程师在收到承包商送交的索赔报告和有关资料后,应于28天内给予答复,或要求承包商进一步补充索赔理由和证据。如果在规定期限内未予以答复或未对承包人作进一步要求,视为该项索赔已经认可。

(5)索赔的处理与解决

从递交索赔文件到索赔结束是索赔的处理与解决过程。经过工程师对索赔文件的评审,并对承包商进行较充分的了解后,工程师应提出对索赔处理决定的初步意见,并参加业主和承包商之间的索赔谈判,根据谈判达成索赔最后处理的一致意见。如果业主和承包商通过谈判达不成一致意见,则可根据合同规定将索赔争议提交仲裁或诉讼,使索赔问题得到最终解决。

工程项目实施中会发生各种各样、大大小小的索赔、争议等问题,合同各方应该争取尽量在最早的时间、最低的层次,尽最大可能以友好协商的方式解决索赔问题,不要轻易提交仲裁。因为对工程争议的仲裁往往是非常复杂的,要花费大量的人力、物力、财力和精力,给工程建设带来不利,有时甚至是严重的影响。

在工程项目的实施过程中会产生大量的工程信息和资料,这些信息和资料是开展索赔的重要依据。如果项目资料不完整,索赔就难以顺利进行。因此,在施工过程中应始终做好资料积累工作,建立完善的资料记录和科学管理制度,认真系统地积累和管理施工合同文件和质量、进度及财务收支等方面的资料。对于可能会发生索赔的工程项目,从开始施工时就要有目的地收集证据资料,系统地拍摄施工现场,妥善保管开支收据,有意识地为索赔文件积累证据材料。

6.6.7索赔的证据

索赔证据是当事人用来支持其索赔成因或和索赔有关的证明文件和资料。索赔证据作为索赔文件的组成部分,在很大程度上关系到索赔的成功与否。证据不全、不足或没有证据,索赔是不可能获得成功的。

证据在合同签订和合同实施过程中产生,主要是合同资料、日常的工程资料和合同双方信息沟通资料等。在正常的项目管理系统中,应有完整的工程实施记录。一旦索赔事件发生,自然会收集到许多证据;而如果项目信息流通不畅,文档散杂零乱、不成系统或对事件的发生未记文档,待提出索赔文件时再收集证据,就会浪费许多时间,可能丧失索赔机会(超过索赔有效期限),甚至为他人索赔和反索赔提供可能,因为人们对过迟提交的索赔文件和证据容易产生怀疑。

索赔证据的基本要求如下。

(1)真实性

索赔证据必须是在实际工程过程中产生,完全反映实际情况,能经得住对方的推敲。由于在工程过程中合同双方都在进行合同管理,收集工程资料,所以双方应有相同的证据。使用不实的或虚假的证据是违反商业道德的,甚至是违法的。

(2)全面性

所提供的证据应该能说明事件的全过程。索赔报告中所提到的干扰事件、索赔理由、影响、索赔值等都须有相应的证据,否则对方有权退回索赔报告,要求重新补充证据,这样就会拖延索赔的解决。

(3)及时性

这包括两方面要求。一方面,要求证据是工程活动或其他活动发生时记录或产生的文件,除了专门规定外,后补的证据通常不容易被认可。干扰事件发生时,承包商应有同期记录,这对以后提出索赔要求、支持其索赔理由是必要的。而工程师在收到承包商的索赔意向通知后,应进行审查,并可指令承包商保持合理的同期记录,在这里承包商应邀请工程师检查并请其说明是否需要作其他记录。按工程师要求作记录,对承包商来说是有利的。另一方面,证据作为索赔报告的一部分,一般和索赔报告一起交付工程师和业主。FIDIC规定,承包商应向工程师递交一份说明索赔款项及提出索赔依据的“详细材料”。

(4)法律证明效力

索赔证据必须有法律证明效力,特别对准备递交仲裁的索赔报告更要注意这一点。

这就要求:证据必须是当时的书面文件,一切口头承诺、口头协议不算;合同变更协议必须由双方签署或以会谈纪要的形式确定且为决定性决议,一切商讨性、意向性的意见或建议都不算;工程中的重大事件、特殊情况的记录应由工程师签署认可。

在工程项目实施过程中,常见的索赔证据主要有:

①各种工程合同文件;

②施工日志;

③工程照片及声像资料;

④来往信件、电话记录;

⑤会谈纪要;

⑥气象报告和资料;

⑦工程进度计划;

⑧投标前业主提供的参考资料和现场资料;

⑨工程备忘录及各种签证;

⑩工程结算资料和有关财务报告;

各种检查验收报告和技术鉴定报告;

其他,如分包合同、订货单、采购单、工资单、物价指数、国家法律、法规等。

6.6.8索赔报告

1.编写索赔报告的基本要求

索赔报告是指向对方提出索赔要求的书面文件。业主及调解人和仲裁人通过索赔报告了解和分析合同实施情况及承包商的索赔要求,并据此作出判断和决定。所以,索赔报告的表达方式对索赔的解决有重大影响。索赔报告应该充满说服力、合情合理、有根有据、逻辑性强,能说服工程师、业主、调解人和仲裁人,同时它又应该是有法律效力的正规的书面文件。

索赔报告如果起草不当,会损害承包商在索赔中的有利地位和条件,使正当的索赔要求得不到应有的妥善解决。

起草索赔报告需要实际工作经验,重大的索赔或一揽子索赔最好在有经验的律师或索赔专家的指导下起草。索赔报告的一般要求如下。

(1)索赔事件应该真实无误

这是整个索赔的基本要求,关系到承包商的信誉和索赔的成败,不可含糊。对索赔事件的叙述必须清楚、明确,不包含任何估计和猜测,也不可用估计和猜测式的语言。

如果承包商提出不实的索赔要求,工程师会立即拒绝。此外,这还将影响对承包商的信任和以后的索赔。索赔报告中所指出的干扰事件必须有得力的证据来证明,这些证据应附于索赔报告之后。

(2)责任分析应清楚、准确

一般索赔报告中所针对的干扰事件都是由对方责任引起的,应将责任全部推给对方。不可用含混的字眼和自我批评式的语言,否则会丧失自己在索赔中的有利地位。

(3)在索赔报告中应特别强调于己有利的关键点

第一,干扰事件的不可预见性和突然性。对它的发生承包商不可能预见或准备,亦无法制止或影响。第二,在干扰事件发生后已立即将情况通知了工程师,听取并执行了工程师的处理指令;为减轻干扰事件的影响尽了最大努力,采取了能够采取的措施,在索赔报告中可叙述所采取的措施及产生的效果。第三,由于干扰事件的影响,使承包商的工作受到严重干扰。应强调干扰事件、对方责任、工程受到的影响和索赔之间有直接的因果关系,这个逻辑性对索赔的成败至关重要。业主反索赔常常也通过否定这个逻辑关系来否定承包商的索赔要求。第四,索赔要求应有合同文件的支持,要非常准确地选择作为索赔理由的相应的合同条款。

强调这些是为了使索赔理由更充足,使工程师、业主和仲裁人在感情上易于接受。

(4)索赔报告应该简洁扼要、条理清楚、定义准确、逻辑性强

索赔报告应该简洁扼要、条理清楚、定义准确、逻辑性强,但索赔证据和索赔值的计算应该详细精确。索赔报告的逻辑性主要在于将索赔要求与干扰事件、责任、合同条款、影响连成一条自然而又合理的逻辑链。应尽量避免索赔报告中出现用词不当、语法欠妥、计算错误、打字错误等问题,这会降低索赔报告的可信度,给人以轻率或弄虚作假的感觉。

(5)用词、语气要婉转

特别是作为承包商,在索赔报告中应避免使用强硬的不友好的抗议式语言。不能因为语言而伤了和气和双方的感情,而导致索赔的失败。索赔目的是取得赔偿,说服对方承认自己索赔要求的合理性,而不能损害对方的面子。所以,在索赔报告及索赔谈判中应强调干扰事件的不可预见性,强调不可抗力的原因或应由对方负责的第三者责任,应避免出现对业主代表和监理工程师当事人个人的指责,这在实际工作中应予以注意。

2.索赔报告的格式和内容

在实际工作中,索赔文件通常包括以下3个部分。