法则释义
动物学家通过长期的观察发现,蚂蚁做事非常讲流程,但它们对流程的认识,却又都是直接指向于工作效率的,其间没有一个多余的流程。它们通过组织结构和岗位的设置,发挥了团队成员的组织能力。科学家们都禁不住这样感叹,蚂蚁自发的群体工作形式,是人类所无法比拟的。
蚂蚁的小小世界,一直都为人类学者与社会学者所关注,它们的内部体系与快速灵活的运转能力,始终是人类学习的楷模。蚂蚁有严格的组织分工,但它们的分工,又能够根据环境的变化及时做出调整。蚁群效应正是人类从蚂蚁的群体组织与分工中,总结出来的高效运转方式。
这条管理界的黄金定律,又被称为“高效”的代名词,其旨在告诫管理者:一个有明确分工、能够适应任何环境的企业,必定是一个强大的企业!
“蚁群效应”的优势集中表现为以下几点:有足够的弹性,能够迅速根据环境变化进行调整;有足够的强韧性,任何一个个体的弱势,都不会影响整体的高效运作;有足够的自组织性,无须太多自上而下的控制或管理,就能自我完成工作。
不可否认,蚁群无疑是现代企业在发展中梦寐以求的高效组合。管理者要想达到这一境界,就必须使个人的弱势在集体中逐渐淡化,与此同时,还应保持弹性的工作流程模式,以使团队协作的效率大大增强,实现分工协作最有效的搭配,如此才能使企业在市场中独领风骚!
经典案例
沃尔玛是世界上最大的连锁百货店,它有着世界上效率最高的分销系统,这也是沃尔玛强于其竞争对手的最主要因素之一!沃尔玛的创始人山姆·沃尔顿,在实现低价高效的进销管理系统时,决定实行进销分离的体制,即实行“统一订货、统一分配”的分销方式,以尽量减少中间流通的环节,从而大大降低了成本。
在沃尔玛公司,各分店的订货单都先汇总到总部,然后再由总部统筹订货,从而享受供货商最低的批发价。当订货成交后,由公司派遣的车队,将货分别送往公司的24个巨型分销中心,一般情况之下,产品由分销中心到达分店的时间不超过一天,如此高效率的配送工作,自然能赢得分销商的青睐,因而迅速占领了市场的份额。
沃尔玛的分店从在计算机上开出订单到货物上架,平均只需要两天时间。而且,在沃尔玛总部,每件出售的商品都会储存在计算机里,当某种商品库存减少到一定数量,计算机就会发出求救信号,要求安排货源,这种先进的存货管理,使公司能够迅速掌握分店的销售情况,及时补充其存货的不足,做到既不积压又不断档。
不仅如此,沃尔玛公司每天关门以后90分钟内,就可以知道每个分店的销售额是多少,卖了什么东西,以及所有公司想知道的信息。正是这种高效的分销和内部管理系统,使沃尔玛公司的经营成本大大降低,加速了资金周转,减少了库存费用,从而保证了沃尔玛能以低廉的价格出售自己的商品。
就这样,在高效的工作流程之下,沃尔玛顺理成章地迈向了成功!
智慧启迪
在企业管理的过程中,很多工作都是依靠一级一级的推动来完成的:一项工作如果没有管理者过问,就没有人处理,也没有人承担责任;企业必须从“靠管理者推动”转向“靠流程推动”,简化工作决策的环节。实践证明,有些工作与任务不能高效率地执行,很大程度上是执行的流程不合理所造成的。因此,若想企业从根本上解决效率的问题,就需要管理者再造合理的执行流程!
发现流程中的瓶颈
识别判断瓶颈的方法并不难,就是看在执行流程中哪个环节会出现工作堆积现象,管理者在任务执行到这一环节时,应观察是否需要等待、是否需要花更多的时间、是否有任务重叠的现象……如果是,则表明该处就是执行流程中的瓶颈,若此处对企业没有大的影响,可以选择减掉它,若有一定的影响,就再造一个新的流程。总之,要想尽方设法消除这个瓶颈。
处理好执行中的短板
在企业管理的过程中,当管理者将任务布置下去以后,应及时处理好执行中的短板,即必须改善执行流程中不足的地方。每个下属都有自己的优势与劣势,当他们的劣势出现在执行的流程中,便会形成流程中最差的一个环节,这势必会影响整个工作的执行效率。因此,管理者应首先注意流程中的这些环节,并及时地予以改正。
顺畅各部门的衔接
如果一项工作任务的完成,要在不同下属之间,经过一次以上交接,就会出现衔接问题。如果衔接不顺畅,势必会浪费很多时间,这亦是导致不能高效执行的一个重要原因。管理者应协调好各部门间的关系,不能让部门间的不顺畅降低整个企业的工作效率,唯有将各部门都“绑在一根绳上”,企业整体的效率才能大幅度提高。