本节要点
1.书面沟通
2.会议沟通
3.展示沟通
书面沟通、会议沟通、展示沟通这三者都是组织沟通常用的沟通工具。合理地使用这些沟通工具，并把握住在使用这些沟通工具时的有效规则、方式、方法等，可以使个人和组织沟通得以有效地进行。否则，任何一种沟通工具的不恰当使用，不仅不会获得双赢沟通，而且也会导致“负作用”的出现，破坏组织沟通。
2.3.1书面沟通
书面沟通作为一种实用型的社会活动已成为人们传递信息、交流思想、传播知识的一种必要工具，组织中书面沟通常用的方式多种多样，包括报纸、文章、杂志、图书、信件、报告、标语、电子邮件、传真、电视、电脑屏幕上的文字说明、通知以及标志等。
无论是企业内门之间互相支持、协调和沟通，还是企业和供应商、客户等外部部门之间的沟通合作事宜，都应当有书面沟通函件。但一些人往往习惯于电话交谈之后就将事情结束了，或过分相信口头沟通，结果耽误事情，造成了不必要的损失。
李经理给新来的助理小付布置了一个任务，任务要求是向各个部门下发一些调查表，并要求各个部门于当天下午5点之前上交到总经理处。小付点头表示明白后，并未多说就去执行了。结果到了规定的时间，除了技术部，所有部门都交来了调查表。李经理质问付助理有没有向技术部传达，付助理说是完全按正确的意思传达的，不知道为什么只有技术部门没有按时上交表格。
为了弄清问题的症结，李经理把付助理和技术部员工都召集到了会议室询问。技术部负责人回答说，他当时没有听到付助理传达关于上交时间的要求。而付助理说她确实传达了，为什么公司12个部门，其他11个部门都听清楚了，就技术部没听清楚？到底是助理没传达，还是技术部没听到？没有书面的东西，说不清楚。
因此，办公人员在传达文件的时候，该签字的要求签字，该署名的要求署名，所有需要有书面函件的地方都不能省，否则，出现上述情况，不仅耽误了工作，而且责任还难以说清。4种组织常用的书面文件表现形式及使用时机。
除了以上几种表现形式，书面沟通的类型及表现形式在不同的组织，会因为不同的使用人群、使用时机，有其特殊的表现形式，但基本都存在以上这些形式。
一篇好的书面沟通文件一定要注意以下5方面的问题：
（1）注重搜集资料。材料搜集要有明确目的，笔者可以根据组织的需要来进行相关资料的查询，或听从领导的安排和建议，或找寻相关的书面资料和音像资料等，针对所要写的主题，进行必要的人事咨询或调查。
（2）注意你的语气。书面沟通的非个人化、迅速的特点会让阅读者错误判断笔者所要表达的东西，所以语气一定要注意。尤其在写作时，认真考虑阅读书面沟通资料的对象，这样语气可以把握得更准。
（3）清楚明白。主题要具体、清晰、明了，用简单的话把你想让读者了解或去做的事情放在头三行。接着阐释原因，进行论证等。不要没有主题，长篇大论让人不知所云。
（4）简洁。大多数人对各种书面沟通的抱怨都是“太长了”，而且“绕来绕去没说到点子上”。
所以，尽量把写作的沟通文件写得简洁，但不要生硬，不要含糊，不要冗长而单调。
（5）用语恰当。能否运用语言文字去恰当地表达思想内容，这不仅是一个人是否具有用笔写作能力的重要标志，也是书面沟通成功与否的关键。一般来说，书面沟通用语要注意准确、简明、生动朴实。沟通者要恰当地运用书面沟通工具，还要了解书面沟通的优缺点。
光有写好的相关书面沟通函件还不行，关键是执行中要严格要求，如果不执行，结果还是会造成损失。不是双赢，而是双损。
小李是一家电器售后服务公司外派维修的售后服务员。某日，小李在河北某地进行现场维修时缺一个配件，便给公司打电话要求发送一个配件。按规定要求，小李应当书面传真具体的规格型号然后发货，以保证准确性，结果小李认为自己经验纯熟，声称要节省传真费用，而且客户很着急，要求电话报告型号。售后服务部负责人员鉴于这种情况，就相信了小李，按小李说的型号发去了配件。结果到现场后，小李发现自己要的型号错了，要求重发，于是造成出差费用、运输费用等的增加，更重要的是影响客户服务。
处理不是目的，目的是保证正常的执行到位，所以写一份好的书面材料很重要，而严格执行更重要！
2.3.2会议沟通
1.三种常见的会议沟通形式
在组织中，为了集思广益，解决个人难以解决的问题，经常需要开会。随着科技的发展，会议不再单单是一群人围坐在一个办公桌前开会，还出现了电话会议、视频会议等。
无论哪种会议，提高会议效率，恰当使用会议工具进行有效的沟通，是摆在组织管理者和会议组织者面前的一个迫切而现实的难题。
2.灵活应对会议困境
无论哪种会议，有时会在会议中出现一些小意外，使会议沟通陷入困境。针对这种情况，我们就要学习，如何灵活地应对会议中的困境，保证会议的顺利进行，保证沟通的有效进行。
困境一：某些人支配讨论的局面。在会议中，会出现“一言堂”的局面。如果会议的目的是找出不同的观点，那出现这种情况，很可能是一些富有经验，或是职务较高而处于支配地位的人影响了会议的局面。当这种情况发生时，主持者就应该提出一些直接的问题，将与会者调动起来。
困境二：无休止的争论。在会议上争论的人不乏少数，几乎每个人都会在会议中遇到这种情形。想争论的人可能是对信息掌握不完整的人，也可能是吹毛求疵的人，并且有时这种人会激怒全体。对于这种情况，主持者或是其他与会者可以提出一些直接的问题，如果这个人还想争论，或是想引起更大的争议，可以直截了当地向他指出：他的行为扰乱了会场的秩序，浪费了宝贵的时间，然后立即向他人提问，以避免争论继续。
困境三：跑题。经常会有一些人在会议中提出与会议无关的话题。这个时候可以用一些含蓄的话语来沟通，如注视他，说：“××，我有个建议……”或是“你的笑话棒极了，不过……”如果他仍未改变，可以严肃一些：“别这样了，我们已经乐过了……”如果还不改，可以在会议休息时跟他单独谈一谈，告诉他你对他的那些事、那些话的看法，请他配合你支持会议，等等。
会议可能遇到的阻碍是千变万化的，作为会议的主持人，要善于调度，使用一些沟通技巧，让会议圆满结束。确保能避免因一些困境而扰乱会议，要善于使用沟通技巧来控制局面，让会议沟通更有效地进行。
2.3.3展示沟通
展示能力是沟通能力的重要方面。沟通是双向过程，作为沟通的发起方，有责任将自己的态度和观点以最有效的方式方法传递出去，这就需要展示沟通。当今科技的发展，为展示能力和技巧的提高提供了很多工具和手段，如幻灯片、照片、视频、电子名片等，存储和流通介质也丰富到CD、MP3、硬盘、互联网、邮箱、博客、播客等。这些都为沟通者充分展示自己的思想提供了充实的武器。
下面我们一起来学习一下在组织沟通中的展示沟通工具，希望能用多种展示工具，帮你或组织获得有效的沟通。
总之，随着科技的发展，越来越多的展示沟通工具会为我们所用。但是沟通是最终的目的，所以无论使用哪种展示沟通工具，都要根据沟通的需要恰当地选择，而非盲目进行，不需要刻意地找一些外在的工具来进行展示沟通，避免不必要的浪费。
某电子公司近期欲在单位做一期“宣传节约，迎奥运”的活动。任务安排在宣传部经理王刚的身上。
接到命令，王刚就开始组织本部门的员工召开一次紧急会议，让大家出谋划策，想想最好的展示工具。有人提议发宣传手册，有人提议张贴标语，有人则提出让企业投资，做个电视宣传墙……王刚听了大家的意见，觉得不是工程太大，就是太没创意！后来，还是写了几组方案，让大家投票进行决定。最后确定了张贴标语和用文艺会演两种方式来进行展示宣传的做法。
等活动真正开展后，却困难重重，宣传标语一贴上，没几天就被风刮掉了，或被人撕掉了；而组织员工排练节目，要买服装、道具、乐器，不仅累得人仰马翻，而且还花了不少钱。一个月后，上级领导来视察，并未觉得这次活动办得成功，并且还严厉地批评了公司总经理和王刚，说他们不会利用现有的资源进行最佳的展示沟通，比如，使用公司班车的车载电视、利用本企业的主页等。
此时，王刚也确实觉得自己的能力有问题，并且有失考察，羞愧难当！
从这个案例中，我们可以看出，在展示沟通工具的时候，也要把握方法，否则不仅浪费钱财，还会导致沟通失败！这点一定要注意！
工具 给你的会议沟通能力打打分
案例讨论 怎样才能拉到更多的赞助商
某儿童慈善基金会要在2008年的6月1日举办一个募捐公益会演，林小姐是这个会演的主要负责人。为了这个会议她做了很多工作，比如，找明星助演，发邀请函邀请知名赞助商。可是就在一切都积极开展时，林小姐却对自己的工作并不满意。原因是，他们发的帖子有限，如果大量印刷，成本就要增大；但如果没有足够请帖的话，对方有可能因为没有收到请帖而拒绝前来。而打电话通知，一般只到对方企业负责人的秘书那里就被回绝了！
如何才能有效地与赞助商进行沟通，让他们参加会演？如何才能让更多的人了解到这场会演，参与到会演中来，而又要考虑成本（备用资金为5万元）？林小姐陷入了困难之中！
案例提示
林小姐陷入了一个两难的困境：一方面由于资金的限制，无法印制足够的请帖；一方面又害怕对方因为没有收到请帖而拒绝参加该公益会演活动。
讨论题目
1.在这个案例中，还可以有什么最简单、最有效的方式来进行有效的宣传、沟通，让更多的人参与到这场会演中来？一定要考虑成本，备用资金是5万元。
2.如果你是林小姐，针对案例中拒绝参加会演的企业，你该如何做？如何说服他们来参加？
思考
1.如果你是一个企业的经理，收到了一份冗长的商务报告，这时你可能会很厌烦。如果以后你写商务报告，会怎样处理？
2.会议为你提供了一个在公司里面崭露头角的绝好机会。在接下去的几个星期里，回答下列问题，并且在你真正到会议上发言之前，排练一下你的答案。答案应包括以下要点：
（1）我能够提出一个什么样的建议以改善某个工作程序？
（2）这对公司有什么好处？
（3）公司要花多少成本？