5.根据甘特图中显示的各项活动的联系和时间，了解项目所花费的总体时间。6.每过一段时间就可以用项目实际进程和甘特图进行比对监测，了解目前的进度，并根据实际情况更新项目的周期和完成日期。
下面是一个简单的甘特图例子，是不是一目了然呢？
如果下次遇到一个项目比较复杂，有好几个不同的步骤（有些时间还有重叠），参与人员也多，需要评估各种步骤是不是按时/超前/延后完成，和了解各步骤对总体项目进度的影响，那么利用“甘特图”就是再合适不过的了。可以试试看！
要有一张表，帮助你监察已委托工作的进度。
——管理格言
培养一目十行的阅读能力
读书忌死读，死读钻牛角。
——叶圣陶（教育学家）
每天都要面对那么多的信息，那么多的文章，那么多的书本，和那么有限的时间，快速阅读并快速提取相关有用的信息的能力，在学习中、工作中就显得很重要啦。
上MBA的时候，读过案例分析、书本无数，而准备学业和职业考试的时候也做过阅读理解一大堆。在读东西并快速提取内容为我所用这点上，我总结了一些“成功案例”，并结合自己的体会，和朋友们、书本上的经验，发现很多还是很好用的。平时一般不到几个小时我就能看完一本几百页的非学术书，考试的时候也常常只花预定时间的一半就能轻松完成并保证极高的正确率。
下面就是一些小经验，这样就不用担心文章书报读不完，或者考试的时候要阅读的题目来不及做了！
基本知识——看东西的时候不要读出声
虽然阅读里面有“读”，但如果真的要“读”得快，那么就只用眼睛扫过就好，不要一个字一个字地读出来。我们上小学的时候，老师都会让我们一起在教室里大声朗读课本，不知不觉地培养了很多朋友们长大以后看东西也一字一句的把内容读出来的习惯。这样做显然是不太实际或者速度比较慢的。有研究表明，把字一个一个读出来的话，每分钟大概只能读100～200字，而如果不出声只用眼睛扫的话，每分钟能看500～600字，所以“看”书比“读”书要快上三四倍！
而且，讲话多了会累，字读多了也会累。读书的时候，会不会读了一段东西以后有一种气接不上来的感觉？读东西免不了要常常停顿，喝口水喘口气，这样思路也会被打断了。
平时有一字一字读东西习惯的朋友们一定要改掉，以“看”代“读”，是提高阅读能力的基础。
先扫一眼文章，关注精华部分
看短文或者做阅读理解的话，可以先快速地用“Z字形”的方向扫一眼全文，大致了解主要人物和文章内容。主要把重点放在文章的精华部分：文章的第一段、每一章节的第一句话和最后一段。一般阅读理解类型的文章和新闻稿或者评论稿都会在这些地方提供最关键的信息、最核心的思想和最重要的人物。
对于那些长达几十页的论文，也可以用这样的方法来快速获得想要了解的内容和信息。很多论文在一开始的地方还会有斜体字打出的“提要”，在结尾处会有“结论”，以及“应用和讨论”，那么这些就是精华中的精华，皇冠上的明珠，很多时候如果不需要深入研究获得结论的过程和方法，那么只要看这几小段就行了。
很多商业类书籍和教材也会有“简化版”，或者提供笔记摘要，如果时间很紧的话不妨就看简化笔记版吧。或者，可以先看一下书的目录，一般非小说的目录上都会反映出章节主旨，看完了目录，大概就知道作者要说些什么了。
就像前面提到的80/20法则一样，只要读不到20%的精华，就能够了解80%的大概。很多需要花上几十分钟、几小时甚至几天的文章书本，用这种方法几分钟、一两天就可以看完了。
看看要回答的问题，有目标地阅读
我们常说“有的放矢”，做阅读理解也一样。快速扫完一遍文章的精华部分了解大概以后，就去看看文章后面要问的题目。然后根据需要回答的内容，带着问题再回去详读细节。一般阅读理解的问题大概分为两类：
1.问文章主要观点或者中心思想的。那么这些在前面“扫视”的时候应该就会有大致的把握，不用再回去细看。
2.问一些细节问题，比如证据，例子，数字，人名等的。那么这时候有目标地回去再读文章，就不会在茫茫字海中迷失方向，就能很快地在长篇文字中找到需要的答案。
即使不是做阅读理解，或者没有要回答的问题，在阅读之前也可以有一个假设，想一下我希望从文章、书籍中了解到什么，想要解决哪一类问题，得到哪一种启发，再进行有针对性的阅读。而前面提到的目录也给了一个很好的提示。可以针对自己的需求，有选择性地阅读对自己有用的章节。
对症下药，投己所好，这样不但可以明确方向，也省下了很多不必要的阅读量。
有必要的话做笔记或者标签
如果有数据或者重点需要以后回过头来看，那么就可以用便利贴或者电子书签把它们标记出来，并用荧光笔等工具把它们划下来。这样下次就不用再从头花几分钟甚至更多的时间来找它们啦。或者，如果内容不太多，可以把它们用手机拍下来，这样也就可以随时看了。
小练习
下次不妨找两篇类似长度的阅读理解练习，用平时的方法和上面介绍的小贴士分别试试，看阅读速度可以快多少。如果你平时就已经这样看书读文章的话，那么先恭喜你了！
书读得太多却不思考，会让你丧失创造力。如果只读书却不动脑，大脑就会变懒惰。
——爱因斯坦（科学家）
交流方式，你选对了吗（上）
家庭之中，任何大大小小的问题，都是由于交流不当产生的。
——艾玛·汤普森（演员，剧作家）
合适的交流方式，良好的沟通渠道，可以更有效地传达你的信息，减少很多不必要的麻烦，让你事半功倍。有的时候，交流信息方式的选择，和信息内容本身同样重要！
在平时的工作生活中，信息交流的几个主要方式大概有①面对面交流②电话③即时消息（短信，微信等）④电子邮件和⑤社交网络。虽然说信件和传真也是常用的联系方式之一，但似乎也已经渐渐地变成了“非主流”。那么，下面我们就逐一来分析一下现在几种“主流”的沟通方式和使用它们的场合吧：
面对面地交流
面对面地交流，或者它的简易版——视频交流，是几种交流方式里非常需要个人的时间和注意力投入的。当面交流的时候，如果一心多用就不礼貌了。很少有人会在面对面交流的时候看看邮件，上上网或者打打手机游戏吧。而对于比较内向害羞的人来说，和别人面对面的交流有时候也可能会有些小小的尴尬呢。所以，如果你想表达对对方的重视程度和诚意，那么就面对面地交流吧。
对需要协作共同完成，大家一起讨论的任务，面对面交流，或者是视频交流是很重要的。如果有一个小组作业，或者团队项目需要讨论的话，大家聚在一起共同修改，讨论并确定半成品和成品无疑是效率最高的选择。
当面交流也是所有交流方式中信息量最大、最有效果，最容易避免误解的交流方式。很多时候，复杂的情感和潜台词是不能用文字甚至声音表达的，需要根据面部表情和肢体语言来判断。比如，阐述一个新的理念或者产品的时候，对方可能没有完全理解你的意思但又不好意思说出来，但除非他故意装演技派，他疑惑的表情和眼神会告诉你，需要多解释给他听。或者，介绍一项提案的时候，大家可能默不作声，或者答应了，但是脸上的神情却很冷淡，或者双手紧握做出一种下意识“防卫”的动作，那么就应该重新考虑一下大家的真实民意了。
当面交流也能传达语言所不能表达的情感，毕竟，很多时候打动别人，是在感性的层面。在误会产生的时候，怎么在网络上电话里解释，也比不了一个拥抱。在安慰或者鼓励别人的时候，怎样好听的话语，也不如拍拍肩击击掌来得振奋。一个动作或者眼神，胜过千言万语。
所以，面对面地交流可能会花费更多的精力，但在处理比较复杂、抽象或者需要讨论的问题时，特别有用，减免了来回反复邮件电话的时间，也特别省事，并且会传递文字所无法传达的情感。
当然，面谈的另一面是很多的不确定性，需要随机应变的能力。当面聊天或者讨论给双方留白思考的时间不多，需要很快做出回应。很多事情即使事先准备了也总会产生突发事件或者意想不到的情况，很难马上搬来救兵。所以，重要的面谈之前最好要有所准备，也要具备一定的随机应变能力。
还有，就像前面提到的，当面交流容易感性，或者受到对方的影响，做出一些不太理性的决定。所以在面谈之前一定要想好自己的目标和底线，也不要匆匆忙忙稀里糊涂地就决定了，可以告诉对方自己需要一定的考虑时间，冷静一下。
打电话
打电话是介于电子邮件和当面交流之间的交流方式。打电话很方便，特别是如果对方和你比较熟悉的话，不用打字，也不用约好时间约好地点见面。很多可能要来回几封电子邮件才能解释得清的事情，一通电话就能解决了。
还有，有些急事用邮件的话很可能过了半天都得不到回复或者直接被收件人忽略了，一通电话就能很快得到回应。
而且，如果你希望和对方讨论一个问题并期望听到对方的想法和反应，打电话比写邮件要好多了。邮件的话，你发了一些内容，对方即使收到了邮件，也可能就是看看而已，会“偷懒”动脑动手不做比较积极详细的思考和回应。打电话的话，对方很少会沉默，或者厚着脸皮说“不知道，没想法”吧，一般都会提出一点自己的观点。
另外，如果你找别人帮忙或者提出一个请求，大多数情况下打电话比写邮件成功率会高些（当然面对面的成功率可能更高，但会多花时间，或者被对方以没有时间为由婉拒推迟见面）。写邮件请求被拒的话，对方不会有太大的愧疚感，还可以找出一堆借口，比如没有收到邮件，等等。打电话的话，由于是比较直接的实时交流，对方在大部分情况下总是会顾及一些情面，即使没有直接或者全盘答应要求，也常常还会给一些可以商讨的余地。
不过，如果和一个陌生人第一次交流，用打电话的方式可能会有些尴尬，特别是没有见过对方照片或者了解对方情况的前提下，也可能遇到对方看到陌生电话拒接的情况。我前两天就收到过一个陌生人打来的电话，对方在网络上找到了我的联系方式，询问我可不可以见面谈谈公事。毫无征兆地接到了电话，还是会有点奇怪的感觉。如果对方打电话之前可以用电子邮件先自我介绍一下，可能就不会觉得那么突兀，信任感也会提高不少。
打电话还有一点不好，容易从公事变成闲聊煲电话粥。有的时候和朋友们或者同事们打电话的时候只想问问聊聊一件小事，却会在不知不觉中天南地北地闲聊八卦家常一两个小时，打完电话才惊觉原来已经聊了这么久了！
我不喜欢发电邮，爱用传统的方式和朋友们联系，要么打电话，要么就和他们一起见面聊天。
——莎拉·杰西卡·帕克（演员）
交流方式，你选对了吗（下）
男士们是不会看来自女士们写的超过200字的邮件的。
——道格拉斯·库普兰（思想家）
前面我们提到了几种“信息时代”之前的传统交流方式，那么现在我们来看看在“信息时代”里受欢迎的交流通讯方式吧！
即时信息：
即时信息（不管是网聊还是电话）最大的好处是很快捷，而且比起邮件注重交互性。
和电话比起来，只要你打字说话够快或者反应够灵活的话，即时信息可以让你同时和很多人聊天发信息，聊起来很过瘾。
在很多情况下，即时信息的交流是可以比较简洁的（当然想要聊天的话也可以聊很久），应该是效率比较高的联系方式，对比较内向“害羞”聊天会紧张的朋友们来说，也不用在电话里交流，有简单问题需要快速得到答案的话，就用即时信息吧。
不过不知道为什么，在工作环境中用即时信息的似乎并不算太多，大概是因为这种方式感觉比较休闲随便，不够正式吧。而且，用即时信息联系也需要知道对方的手机或者用户名，有些老板们出于隐私考虑也不会随便告诉陌生的同事或者下属们。用手机的话，打字也比较累。
即使这样，我还是挺喜欢用即时信息的，因为它真的很方便。
发邮件：
电子邮件似乎是现在办公室里最常用的通信方式了吧，随便想想，电子邮件确实有很多加分项是其他交流方式不具备的。
首先，电子邮件一个最大的好处之一，就是可以插入附件和链接。没有电子邮件的话，还真的不知道怎么样互相分享传递文件呢。即使现在很多人都用云存储共享文件了，但也常常需要电子邮件发送更新通知和链接给大家。
群发也是很重要的一个功能，电子邮件可以同时联系到的人数比电话或者面谈都要多得多。有些部门或者公司范围内的通知，用邮件传达最方便了。
电邮还可以保持通信记录，方便以后查找。如果你有一些数据需要记住，或者希望保留别人承诺过的证据，那么就用电子邮件来联系。以后想找的话就可以很容易搜索到。
就像前面提到的，第一次要联系陌生人，用电子邮件的方式是不错的选择。电子邮件是一种可以详细介绍自己，也让双方都觉得不尴尬的无害方式。对方可以根据你的介绍选择是否和你联系，而没有收到邮件的失落感也比当面回绝或者挂电话的挫败感好得多。