１．批评他人时要分清场合
场合是否定和批评下级的定时条件，也是领导批评的必要限制。聪明的批评者总是在什么场合下说什么话，从而创造出一个否定和批评下级的良好时机。愚蠢的批评者则往往不分场合，不看火候，随便行使权力，大耍威风，结果，使问题反而变得更加复杂和严峻。通常的批评宜在小范围里进行，这样会创造亲近融洽的语言环境。实在有必要在公众场合批评时，措辞也要审慎，不宜大兴问罪之师。
曾经听过这样一个例子：某日公司的一位主管在众人面前大声地斥责了一位个性较温和的新进员工：“既然是男人，就应该挺起胸膛。不要畏首畏尾的像个女人，难道不觉得丢我们男人的脸吗?”在众人面前遭到斥责的这位员工，低着头往办公室外走去，主管想他或许是去洗手间，但是过了许久却仍不见踪影。四处找了又找，终于发现他在屋顶，手靠着围墙正往下看。主管见状，不禁心中起了一阵凉意：“最近一些神经衰弱、身心不健全的人，经常做出令人出乎意料的事，或许自己想得太多，不过从今以后，一定要先看场合再斥责。”
２．批语他人时尽量少让第三人知道
俗话说“人要脸，树要皮”，谁被批评都不希望被别人知道。在工作中，上级经常都会有给下级提意见或进行批评教育的情况，但一定要注意不要声张，要给他尊严的安全感，让他知道“改过就好，这事我不向别人说”。
有的领导者很不注意这一点，刚批评完下级就把这事说给了别人；或者事隔不久批评另一个人时，又随便举这个人做例子，无意间将批评之事散布出去，弄得风言风语，增加了当事人的思想压力和反感情绪。
人人都有自尊，都有保护自尊的心理倾向。领导批评下级，就要爱护下级，尽量将其心理振荡控制在最低限度，绝不能无意中增加新的干扰素，影响下级接受批评，改正错误。实际上，口舌不严是领导人不负责任、没有组织纪律的一种恶劣作风，亦在受批评之列。
任何一个谈话高手都知道，批评的话最好不超过三、四句。会做工作的人，在对别人进行批评教育时，总是三言两语见好就收，不忘给对方留一定的余地，而有的人就不是这样了，他们总是不肯善罢甘休，非把对方批得“体无完肤”不可，结果是过犹不及，往往把事情推到了反面。
３．批评他人时要指明问题所在
当你与员工坐在一起时，要明确指出你有具体针对这一问题的有关记录。向当事人出示违规发生的日期、时间、地点、参与者及其他任何环境因素。要用准确的语言来表述和界定过失，而不要仅仅引证组织的规章制度或劳动合同。你要表达的并不是违反规则这件事情本身，而是违规行为对整个组织绩效所造成的影响。要具体阐明违规行为对员工个人的工作绩效、对整个单位的工作绩效以及对周围其他同事所造成的不良影响，这样才能解释这一行为不应再发生的原因。
４．批评他人时可采用声东击西法
指出别人的错误时采取委婉式的批评方式，声东击西，让被批评者有一个思考余地。其特点是含蓄蕴藉，不伤被批评者的自尊心。有如晏子“曲线”救人的故事：齐景公酷爱打猎，非常喜欢喂养捉野兔的老鹰。一天，烛邹不当心，让一只老鹰逃走了。景公知道后大发雷霆，命令将烛邹推出去斩首。晏子知道此事后，急忙上堂。对景公说：“烛邹有三大罪状，哪能这么轻易就杀了？待我公布他的罪状后再处死吧！”景公点头同意了。晏子指着烛邹说道：“烛邹，你为大王养鹰，却让鹰逃走了，这是第一条罪状；你使得大王为了鸟的缘故要杀人，这是第二条罪状；把你杀了让天下诸侯都知道大王重鸟轻士，这是你的第三条罪状。好了，大王，请处死他吧。”景公满脸通红，半天才说：“不用杀了，我听懂你的话了。”晏子批评景公的方式不同寻常，表面上他在数落烛邹的罪状，实际上是批评景公重鸟轻人的错误。这种声东击西的方式既没有使君王难堪，又替烛邹说情，真可谓是一箭双雕。
５．批评他人时，给人铺条退路
当有些错误必须要当面指出的时候，有一件事是你一定要做的，那就是在批评时给对方铺退路。
为了给对方“铺退路”，你可以假定双方在一开始时没有掌握全部事实。例如，你可以这样说：
“当然，我完全理解你为什么会这样设想，因为你那时不知道那回事。”
“在这种情况下，任何人都会这样做的。”
“最初，我也是这样想的，但后来当我了解到全部情况时，我就知道自己错了。”
聪明的人在批评他人时都懂得不撕破脸，在对方没有退路时给对方铺退路。这样对方也会自知理亏，继而改正自己的错误。
６．批评他人时可采用指桑骂槐法
传说汉武帝晚年时，很希望自己长生不老。一天，他对侍臣说：“相书上说，一个人鼻子下面的‘人中’越长，命越长。‘人中’长一寸能活百岁。不知是真是假？”东方朔感到皇帝的长生不老梦非常可笑。皇上见东方朔似有讥讽之意，面有不悦，喝道：“你怎么敢笑话我？”东方朔脱下帽子，恭恭敬敬地说：“我怎么敢笑皇上呢？我是笑彭祖的脸太难看了。”汉武帝问：“你为什么笑彭祖呢？”东方朔说：“据说彭祖活了八百岁，如果真像皇上刚才所说的，‘人中’应有八寸长，那么，他的脸不是有丈把长吗？”汉帝听了也大笑起来。东方朔批评汉武帝的愚昧，讽刺汉武帝的荒唐，正是采用指桑骂槐的方式，通过嘲笑彭祖来完成的。而汉武帝却在谈笑中接受了东方朔的批评。
７．批评他人时，宜点到为止
人都是有自尊的，批语他人时，言语要简练扼要。如果话讲多了，会起到相反的作用，令对方反感，产生事与愿违的后果。点到为止才是最佳方案。
晏子是齐国一位善谏的大臣。在他去世17年后，齐景公有一次请大夫们喝酒。酒后，景公射箭射到了靶子外面，满屋子的人却众口一词地称赞他。景公听后变了脸色，并叹了口气，把弓丢在一旁。
这时，弦章进来了。景公说：“弦章，自从我失去晏子到现在已经有17年了，从来没有听到别人对我过失的批评。今天我把箭射到了靶子外，他们却众口一词赞美我。”
弦章说：“这是那些大臣们的不好。他们本身素质不高，所以看不到国君哪些地方不好；他们勇气不够，所以不敢冒犯国君的尊严。但是，您应该注意一点，我听说：‘国君喜欢的衣服，那么大臣就会拿来替他穿上；国君喜欢的食物，大臣就会送给他吃。’像尺蠖这种虫子，吃了黄颜色的东西，它的身体就要变黄，吃了绿颜色的东西，它的身体就要变绿，作为国君大概总会有人说奉承话吧！”
弦章的话在景公听来颇有道理，明白了奉承者不过是投自己所好，如果自己对奉承话深恶痛绝的话，就很少会有人来讨好了。
弦章虽未直接进一步批评景公喜欢听奉承话才造成如此局面，但景公已深刻领悟到了这一点，事实上，若弦章再画蛇添足地批评景公一番，效果反而不会有仅点到为止好。
在现实生活中，人们普遍存在吃软不吃硬的心态。特别是那些性格刚烈、很有主见的人，你如果说硬话，比如用命令的口吻，对方不但不会理睬，说不定比你更硬；因此，不妨把话说得点到为止，让对方自己去领会其中的意思。
８．批语他人时不可翻老账
许多人总是对以前曾犯过错误、受过处分甚至惩罚的人，抱有很深的成见。这样，在对他们进行批评教育时，就会自觉不自觉地把眼前的事和以前的事扯到一块儿，翻老账。而这往往就触动了别人最敏感的、最不愿意让他人触及的神经，从而使人产生极大的反感。
一名车间工人，因为工作失误，受到一个通报批评的处分。后来，他和一名同事吵了一架，于是车间主任找他谈话，对他进行批评，可只进行了几句，就谈崩了。下面是他们的对话：
车间主任：“你对同事大打出手，可真够威风的啊。”
工人：“我……”
车间主任(打断工人）：“你怎么样?上次那个通报你忘了吧?我可是没忘啊……”
工人：“那你就给我再来一个通报吧!一个我抱着，两个我背着!”
车间主任：“你……”
批评最忌翻陈年老账，将对方过去的问题一股脑儿地抖出来以显示自己的理直气壮。殊不知，连珠炮式的指责只会扩大对方的对抗情绪，使所遇到的问题更难解决。
“并不是我喜欢揭人的疮疤，而是他的态度实在太恶劣，一点悔过的意思都没有。我这才忍不住翻起旧账来的。”车间主任事后为自己辩解说。
批评应针对当前发生的问题，帮助下属提高认识，改正错误。翻老账会使下属产生逆反心理，直觉告诉他领导一直在作收集他全部缺点的工作，这一次是在和他算总账，因而会产生对立情绪，不会做出任何配合的。
９．批评他人时可采用曲说隐衷法
倘若你对你的上级领导或长辈有些不满，想对他们表达出来，加之这种愿望又并无难言之处，则可采用曲说隐衷的方式。如：
有个酒徒，贪恋杯中之物，酒醉之后常常误了大事。妻子多次劝他，他怎么也听不进去。一天，他的儿子对他说了几句话，却使他心灵受到极大的震撼，以后就再也不喝酒了。原来，他的儿子说：“爸爸，我送给你一个指南针。”
“孩子，你留着玩吧，我用不着它。”
“你从酒吧间出来时，不是常常迷路吗？”
在这个故事中，儿子用的就是“曲说隐衷”法。儿子对父亲老是喝醉酒，深为不满，但作为小辈，又不便直接对父亲的行为提出批评，于是便以这种委婉的方式向父亲提出劝诫。
１０．批评他人时可采用软话服人法
现实生活中，人们普遍存在着吃软不吃硬的心态。特别是性格刚烈、很有主见的人，你如果说“硬”话，比如以命令的口吻，对方不但会不理睬，说不定比你更硬；你如果来“软”的，对方反倒产生同情心，纵使自己为难，也会顺从你的要求。
一位干部到广州出差，在街头小货摊上买了几件衣服，付款时发现刚刚还在身上的一百多元外汇券不见了。货摊只有他和姑娘两人，明知与姑娘有关，但他没有抓住把柄。当他提及此事时，姑娘翻脸说他诬陷人。
在这种情况下，这位干部没有和她来“硬”的，而是压低声音，悄悄地说：“姑娘，我一下子照顾了你五六十元的生意，你怎么能这样对待我呢？你在这个热闹街道摆摊，一个月收入几百上千，我想你绝对看不上那几张外汇券的。再说，你们做生意的，信誉要紧啊！”他见姑娘似有所动，又恳求道：“人家托我买东西，好不容易换来百把块外汇券，丢了我真没法交代，你就替我仔细找找吧，或许忙乱中混到衣服里去了。我知道，你们个体户还是能体谅人的。”
姑娘终于被说动了，她就坡下驴，在衣服堆里找出了外汇券，不好意思地交给他。
说“软”话会让对方觉得自己是在吃糖，心里甜甜的。在上述事例中，这位干部的一番至情至理的说辞，不但指责了那位姑娘，而且使外汇券失而复得。
１１．批评他人时切忌一棍子打死
批评应就事论事，一就是一，二就是二，哪儿疼就治哪儿的病，而不能夸大其词，借机整人。不能因一时一事的失误，就将人的过去全盘否定，或形成限定印象，觉得此人“朽木不可雕也”，更不能当面断定人“不可救药”。
１２．批评他人时切忌优势欺人
个别上级如果和下属发生口角，气头上的口头语是：“听你的，还是听我的？”“这样做谁说了算？”他们不是平心静气地批评，而是用扣奖金，扣工资，调离岗位相威胁；不是以理服人，而是仗势压人，仗势欺人。这样做的结果，常常是压而不服，还结下了心病。
１３．批评他人时切忌怒发冲冠
批评和发脾气不是一回事。发脾气有时不但无助于批评的效果，往往还会把事情搞僵。员工做了错事，或说了错话，你难免生气，生气归生气，做上级的总要有气度和涵养，要能够把握自己的情绪，批评时千万不要声嘶力竭。
１４．批评他人时切忌恶语相向
批评宜以理服人，摆事实，讲道理。你一味地挖苦侮蔑，或者以对方的缺陷为笑柄，过分地伤害人的自尊，往往会适得其反。对方一旦产生抵触，就很可能以其人之道还治其人之身。
１５．批评他人时切忌转弯抹角
有个别上司，在批评员工时，不是直接地指出不是和缺点，而是借刀杀人，转弯抹角地说出是“某人”和你过不去，一则推卸了责任，二则不利于团结。错就是错，是非要明确，身为上司就要敢作敢为，敢于负责，无论意见和反映是谁提出来的，只要实事求是，就要以自己的口气提出来。
１６．批评他人时切忌不要几个人“围攻”一个人
被批评可不是什么光彩的事，没有人希望在自己受到批评的时候召开一个“新闻发布会”。所以，为了被批评者的“面子”，在批评的时候，要尽可能避免有第三者在场。不要把门大开着，不要高声叫嚷，似乎要全世界的人都知道。在这种时候，你的语气越“温柔”越容易让人接受。
１７．批评他人时切忌针对个人
批评时，一定要针对事情本身，不要针对人。谁都会做错事，做错了事，并不代表他这个人如何如何。错的只是行为本身，而不是某个人