一流企业用制度管人,二流企业用人管人
《孙子兵法》指出:“要规定明确的法律条文,用严格的训练整顿军队,对士兵过于宽松,过于爱怜,结果会导致士兵不能严格执行命令,部队陷入混乱而不能加以约束。”当前企业面临的竞争,其残酷程度不亚于冷兵器时代战场上的血肉拼杀,如果企业没有严明的制度,做不到令行禁止,是不可能在竞争中取胜的。
下面是企业因没有合理制度的规范、主要靠人治而产生的常见弊病:
(1)职责不清
在很多企业中,经常会遇到由于制度不合理,导致工作安排不合理,造成某项工作好像两个部门都管,但实际上哪个部门都没有认真负责。两个部门对工作纠缠不休,扯皮推诿,使得原本应该是职责分明的人员安排变得混乱无序,造成极大的内耗。
(2)业务流程无序
由于人治带有很大的随意性,很容易导致一项工作原本应该按照一定的流程来进行,但是人受情绪变动的影响,往往容易跳出这个流程,任意所为,最终造成流程无序。举个例子,采购人员拿着资金外出采购,回到公司原本要上交账单,和财务交接工作。但是由于公司没有明确的制度规定,采购人员可能迟迟不与财务对账,甚至私吞公款,利用假票据蒙混过关。
(3)缺少协调与配合
由于制度中没有明确规定哪个部门负责哪项工作,那么部门之间的协调工作就会出现问题,甚至出现部门间的断层,彼此间缺乏协作意识,你站在那儿观望,我也站在那儿观望,大家都认为这件事应由对方部门负责,结果工作没人管,导致小问题被拖成大问题。协调不力是管理中最大的浪费之一,因为它使团队无法形成凝聚力,使员工缺少团队意识,导致工作效率低下。
(4)有章不循
还有一种情况是,公司有相关的规定,但规定出台后领导者不遵守规定,也不严格按规定办事。当员工违反规定后,没有任何惩罚措施,导致员工不把规定放在眼里。比如,有一家公司的领导对大家说:“从今天开始,大家每个月只有两次迟到的机会,请大家不要迟到。”可是大家根本不把领导的话当回事,习惯了迟到的员工继续迟到,而领导者一点都不觉得这有什么不妥,没有采取任何惩罚措施,就连半句批评都没有。这就是典型的有章不循,其根本原因在于规章制度不严肃,随口一说,而且并未说明:如果迟到了第三次,将受到何种处罚。
从以上四点可以看出,当一家企业崇尚人治,忽视用制度管人时,员工就会变得没有执行力。因为不用制度管人的公司,其员工往往会无视制度,而只看重老板的言行。这就是人治造成的不良后果。一般来说,人治有这样几个弊端:
第一,人治带有明显的随意性,缺乏科学性,难以服众。
第二,人治带有****性,缺乏民主性,容易造成决策失误,人际关系紧张。
第三,人治经常过不了人情关,很容易使员工产生不公平感,企业无法产生凝聚力。
作为一个企业的领导者,最重要的就是建立完善合理的制度,用制度与纪律管理企业,并使制度与纪律成为员工的行动准则。要知道,用制度管人管事比用人奏效得多。如果你想让企业完成从人治到“法治”的转变,你首先要制定完善合理的制度,其次还要让制度产生威慑力,让大家严格执行制度。只有这样,你的公司才会在硬性制度的规范下,稳定有序、高效率地运营。
一家工厂的工人盗窃了厂里的产品,虽然盗窃的产品数量不大,但性质恶劣,属于盗窃。由于这个工人是厂里的老员工,平时找他帮忙的同事很多,大家与他关系都不错。于是乎,当老板准备依据公司的制度惩罚这位老员工时,很多员工都来为老员工求情,有人说:“原谅他吧,只要他知错就好了。”有人说:“少数服从多数嘛!”
厂长理直气壮地说:“厂里的规章制度通过了大家的认可才出台的,既然有了制度,就要按制度办事,绝不能徇私情。”结果,那名老员工受到了制度的严惩,虽然当时厂长有点被孤立的感觉,但是时间一长,大家都理解他的做法,而此后厂里的盗窃案也少了很多。
在这件事中,如果厂长不顾厂里制度,顺从了大多数人的意见,不处理或从轻处罚那名偷窃的员工,不仅厂里的偷盗之风得不到遏制,厂规厂纪也会变成一纸空文。届时,厂里一片混乱,厂长的威信扫地,那才是真正的孤立。由此可见,制度出台之后,就要严格执行,绝不能找借口,公然违背制度的规定。只有按制度办事,才能维护制度的威信,才能遏制不正之风,维护企业的利益。
一流的企业用制度管人,二流的企业用人管人。看看国内外著名的企业,它们几乎高度一致地认同用制度管人。比如,日本东芝公司规定,女工严禁涂粉,男工必须刮净胡子,操作时绝对禁止说话、咳嗽、打喷嚏,以防空气振动,扬起尘埃。美国格利森齿轮机床厂规定,只要进入车间,不论是路过还是干活,必须佩带安全帽,穿硬底皮鞋。谁不遵守安全制度,谁就会受到严厉的处罚。
你不讲制度,别人就跟你讲条件
国有国法,家有家规。任何一个企业都应该有自己的一套规矩,而这一套规矩,就是公平合理的企业制度。如果你不讲制度,不用制度管人,而是用人情管人,那么员工就很可能跟你讲条件,这样你就很难服众了。
蔡先生是北京一家公司的老板,小兰是他的助理。小兰是山西贫困山区的苦孩子,当初聘用她时,就是考虑到她的家庭实际情况(父亲早逝,母亲下岗,还有一个弟弟要上学),加上她能吃苦耐劳,蔡先生在她进入公司时直接按照正式员工的工资给她。当时公司其他的几位管理者认为蔡先生这是妇人之仁,太过于讲人情,而没有按公司的制度办事,这样不利于管理公司。可是蔡先生不以为然,两个月后,果然出了问题。
因为蔡先生提前给小兰转正,让她享受了正式员工的待遇,所以,两个月后,她的工资没有继续涨。可是小兰不满意,她说了很多理由,说她一个人干了好几个人的工作,特别辛苦。蔡先生只好对她表示理解,但是这个岗位只有这样的薪资水平,蔡先生没法给她加。否则,会引起大家的不满。考虑再三,他对小兰说:“这样吧,我把你个人出的保险费报销了,相当于每个月给你涨了200元工资,你觉得怎么样?你要想涨工资,也只能等半年以后了,毕竟你的资历太浅。”小兰答应了。
随后的一个月,小兰在工作中频繁出错。蔡先生听说她的母亲要来北京,以为她是受家庭琐事干扰,所以没太在意。当时公司的生意正转入旺季,急需人手,其他事情也特别多。在这个节骨眼上,小兰又找到蔡先生,要求涨工资。小兰似乎觉得自己不可替代,觉得自己的价值没被发现,要求公司每个月给他涨500元工资。这让蔡先生非常恼火。
后来蔡先生和财务经理、销售经理、物流经理商量,他们都觉得公司给员工的待遇应按照公司的薪资制度、奖励制度来定,而不应该任凭员工讲条件。最后,蔡先生辞掉了小兰。
蔡先生作为一家公司的老板,在员工的工资问题上不遵照公司的薪资制度来定,而是和员工讲人情。没想到,他对员工的照顾却没有换来员工的理解,员工屡次和他谈条件,要求涨工资。这真可谓是“好心被当成了驴肝肺”。这个案例告诉我们,你不和员工讲制度,员工就会跟你讲条件。
其实,中国人最爱讲人情,尤其是在员工犯错的时候,老板很喜欢说“下不为例”。可是,有了下不为例,就会有第二次,第三次。老板一定要认识到:在制度合理的前提下,如果你法外开恩,那么就会为制度的推行埋下地雷。
古语说:“没有规矩,不成方圆。”这句话充分说明了制度、秩序、规则的重要性。如果企业缺乏明确的规章制度,那么工作中就很容易出现问题。如果企业有制度,但是却不按制度执行,制度就会成为一纸空文,对员工根本无法产生约束力。
一般来说,有制度却不严格执行,而是制度之外开恩,会造成诸多不良的后果。比如,造成员工职责不清。不按制度执行,很容易造成某项工作好像谁都在负责、但实际上谁都没有真正负责的乱象。于是,两个部门对一项工作纠缠不休,相互扯皮,使原本有序的工作变得无序,造成了极大的浪费。
个人的智慧、水平是有限的,而且很多人对别人的能力往往又不太认同,都认为自己聪明能干,所以不太容易服从别人。因此,如果单纯的“人管人”、“人治人”,就很容易产生这样那样的弊端。下面我们具体来看一下。
“人治”带有明显的随意性、主观性,员工很难适应;“人治”有很强的****色彩,缺乏公平性、民主性,很容易导致决策失误,也容易造成管理者和员工的关系紧张;“人治”是以人为主的,很容易出现“一朝天子一朝臣”的现象,员工很可能会巴结管理者,不利于“人和”;“人治”往往难过人情关,因为人与人之间,有亲疏远近的关系,一旦发生“奖亲罚疏,任人唯亲”的事情,管理者就会失去威信,团队也会失去凝聚力。
所以,建立企业制度,凡事以制度为准,才是最靠谱的。看看战场上,军纪严明,众志成城的军队,总能打败纪律涣散的乌合之众。同样的道理,企业也需要严格的管理制度,有了合理的制度,员工的工作效率才有保障,企业的长远发展才有保障。
制度化:用铁的纪律约束每一个员工
俗话说:“铁打的营盘流水的兵。”把这句话用在企业管理上,再合适不过了。尽管企业员工不断流动,但只要有牢靠的制度,那么无论员工怎么流动,企业依然能够稳定地发展。反之,如果企业不实行制度化,那么员工就会像一盘散沙,握不紧也抓不牢,无法产生强大的战斗力。
在不少企业中,当员工不遵守制度时,管理者不严加处理,却碍于情面而予以放纵。比如,一天,一位员工迟到了,这位员工与领导的关系很好,领导不忍心处罚他,就睁一只眼闭一只眼;没过几天,又有一个员工早退了,由于这个员工的业绩突出,领导想:如果处罚他,很可能打消他的工作积极性。于是,他“宽容”了这个员工。这两件事情多数人都知道,结果很多员工都不遵守上下班时间。
其实,制度之所以无法约束员工,很大程度上取决于管理者对员工违反制度后的处理态度,如果管理者不予重视,不加处理,就意味着默许员工的违纪行为。如果管理者毫不犹豫地按照制度处罚员工,那么制度的严肃性就得到了维护,领导者的威信也得到了维护。
但是人性化的变通是企业管理的长久之计,如果制度真的不合理,那么就要对制度进行重新审查,做出适当的修改。
宋先生是某私营企业的老板,经营着一家中型皮鞋公司。一直以来,公司都有非常严格的考勤制度——上下班都要打卡,对迟到或早退的员工,公司有严格的处罚措施。然而,最近人力资源部的主管向他反映:公司中员工之间相互代为打卡的现象比较普遍,明明看到员工在上班后几分钟到公司,可检查考勤时却发现迟到员工的考勤卡已经打过了。
人力资源主管表示,虽然知道员工在考勤卡上做了手脚,但是苦于没有证据,也无可奈何。于是,宋先生要求人力资源主管每天早一点来到公司,站在打卡机旁边监督员工打卡,希望杜绝代打卡现象。
很快,人力资源主管发现,在她检查期间,总有员工主动和她搭讪,甚至有人想把她的注意力引开。人力资源主管也是人,不好得罪员工,因此,这一招也难以奏效。最后,宋先生购买了一部指纹打卡机,希望从源头上刹住代打卡的歪风。
果然,自从推行了指纹打卡的考勤方式,代打卡的现象得到了很好的扼制。然而,还没等宋先生高兴几天,另一个问题又出现了——员工因为迟到的问题经常抱怨不断,以至于影响了工作情绪。
这是怎么回事呢?
自从推行指纹打卡制度以后,每天迟到的员工比以往“增加”了不少,很多员工迟到的时间仅为一两分钟,有些员工为了避免这一两分钟的迟到,不惜花钱打车到公司。由于按公司规定,只要上班之前没请假,就判定为迟到。因此,员工经常因为晚了几分钟,而被罚款,员工的不满情绪可想而知。因此,他们会在工作期间大声地抱怨,还有不少员工附和。接下来,该员工可能一整天都消极怠工,他的不良情绪还会传染给其他员工。
表面上看起来,宋先生公司的考勤制度得到了严格贯彻执行,但是却给员工造成了极大的心理压力,影响了员工的工作积极性。这样的结果是宋先生始料未及的,作为公司的老板,他深知员工士气低落会影响公司的生产效率,可是该怎么办呢?
或许有人建议:迟到1分钟可以不算迟到。如果真是这样,当员工迟到两分钟时,该不该算迟到呢?这样的问题在管理中是一个很有代表性的问题,它反映了管理的制度化和人性化之间平衡的重要性,把握好二者之间的平衡才能使管理效益达到最佳化。
针对这个案例中的问题,其实宋先生可以每个月给员工3次迟到的机会,并且规定迟到最多不得超过10分钟。这种规定,就是对意外迟到的一种宽容,是管理人性化的表现。如果迟到次数超过3次,哪怕第4次迟到1分钟,也要坚决按制度予以处罚。这样才能维护公司制度的权威性。但是人性化也要掌握好限度,否则也会让制度失去权威性。
有一家小公司规定,每个月员工的请假次数如果超过了三次,就享受不到本月的全勤奖。