五、请示
下级单位在工作中发生不能自行决定的重大问题，不属于本机关权限审批范围的事项，需要上级机关审批、解决或帮助解决的重大事项，以及对上级指示要求中不明确的问题等向上级请求批准、指示时使用的公文文种。请示的特点，一是不越级请示，不横向请示。请示的发送单位必须是与制发主体有隶属关系的直接上级机关。无隶属关系的上级机关也不可以直接请示。二是不应多头主送。主送机关只有一个，对其他涉及的单位，只能用抄报的形式。三是请示公文应当一文一事，不应一揽子请示。四是要写作要实事求是，理由充分，情况属实。五是要有主报机关的明确意见。六是请示件不下发。
报告与请示的区别：报告属阅件，请示属办件。报告一般不需要办理和回复，请示则应办理和回复，要有回音。报告主要供上级机关决策提供参考，请示则要求上级机关给予答复、指示或解决困难。
报告内容广泛，涉及面大，可长可短，形式多样。请示则内容单一，一文一事，篇幅不长。
六、批复
批复是用于答复下级机关请示事项的下行文。其主要特点是：具有法定的权威性与执行性，批复意见就是指示，下级机关务必遵守执行；具有被动性，批复是针对下级机关报送的请示被动制发的；具有明确的针对性，批复的内容需针对请示事项予以明确答复，不涉及其他问题。
批复的写作很简单。它的基本类型是“标题+主送机关+正文+落款”。批复是很严肃的公文，所以通常都是以版头文件的格式发出。
批复的标题要写明对所批复的事项的意见或态度，或同意，或不同意，或严令禁止。
批复的正文主要有三方面内容：指明针对的来文（时间、发文字号、标题等），简要交代形成答复意见的过程；应对方请求回答是否同意或批准有关要求，或应对方请求提出解决工作问题的指导性意见，如不能批准时，需说明理由，只部分同意或批准时，除说明理由外还要提出具体修正、补充的意见，应对方请求发表指导性意见时，具体写法可参照指示或指示性通知；常以“此复”、“特此批复”等结束，有时也可以提出请对方复文的要求作结，如请对方汇报有关情况，答复有关疑问等。
七、意见
对重大问题提见解，对重要事项提出解决办法，或上级机关对重要问题、重要工作提出意见或建议时使用的文种。在一些特殊情况下，用决定不行，用通知不合适，用意见最恰当。意见可以上下行文，可以是上行文，也可以是平行文。在行文格式上有较大的灵活性和不确定性。其要点是应当根据具体不同情况，在语气和角度上把握准确。
八、函
函是平行机关、不相隶属机关、单位之间需要商洽工作、通报情况、询问和答复问题、征询意见、向有关主管部门请求批准事项时使用的文种。具体可分为正式公函和便函两种，其中正式公函属于规范性公文，便函不属于规范性公文。函应当是机关、单位公务往来中比较简便灵活，使用范围广、频率高的公文文种。但在具体工作中，由于一些同志对这种文种认识不够，使用不多，把本来应以函的形式制发的公文，误变成“通知”“请示”“报告”等，影响公文的规范化。函是平行公文，制发主体与受文单位为平行机关或不相隶属单位。函作为文种使用，实质不在于其内容，而在于其形式。函与请示在效力上是一样的，区别仅在于受文机关与制发机关是否有隶属关系。受文单位对于用函请求批复的事项，要用复函的文件答复，不是用批复的形式。函的内容一般应力求简单明白，直接表明态度，开门见山。
九、会议纪要
会议研究确定的事项或主要精神，要求与会单位共同遵守和执行的，使用会议纪要。会议纪要行文形式比较灵活，可以以机关名义直接行文，也可以以机关名义用通知的文种印发，还可以以会议纪要作为文头，形成专门会议纪要。会议决定若干事项涉及不同单位时，可分别发送，并只发送被涉及单位的相关内容。
第三节公文文种
一、公文文种的概念
为了使各种公文都能有稳定的性质、特定的用途并使更多的人都能对这些性质和用途有准确的了解，以便利于正确有效地形成和办理公文，客观上需要人们对常用的每一种公文都赋予一个能概括表明其性质、用途的统一规范的称谓，这种称谓叫文种。
二、区分近似文种
公文中有些文种的名称、性质或作用、特点是非常近似的，使用者往往出错，选用时要十分注意。
1.公报与公告
这两个文种近似在“公”字上，即均是党和国家用来向国内外公开宣布、告知某一重要事项的，是非常严肃庄重的公文。不同点主要表现在：公告，多用于宣布重大消息，内容一般十分简要；公报，则一般比较详细具体的报道某一重要会议或重要事项的内容。
2.公告、布告、通告
这三个文种近在“告”字上，即均属告知性的文种，它们均可通过媒体或在社会上张贴的方式加以公开发布。不同点主要有：
一是从使用者看，公告的制发者主要是党和国家的高级机关；布告的发布者基本是国家的各级权力机关；通告，上至国家的高级机关，下至基层机关均可使用。
二是从公布的内容看，公告内容的重要性大于布告，更大于通告，是郑重宣布重大事件和决议、决定的；布告和通告主要是用于发布应当遵守或周知事项的。
三是从公布的范围看，公告是面向国内外的，范围最广；布告是面向国内社会的；通告主要是针对社会的某一方面，用于局部范围。
3.决定与决议
这两个文种近在“决”字上，即均属决策性文件，都是上级机关对某些重大问题的处理或重要工作事项所作的决策规定性的意见或措施、要求，又同属下行文。它们的不同点主要表现在：决议的内容必须是经过会议集体讨论并表决通过的；而决定则不一定，有的决定是经会议集体讨论通过的，也有的是由某一机关直接决定的。
4.通知与通报
这两个文种近似在都有一个“通”字。“通”在这里是传达的意思，“知”和“报”都含有知道的意思。
两者都是下行文。其不同点是：通知，是知照性公文，其内容侧重于对被通知者直接提出要求，有明确的事项告知和明确的办理要求；通报，是陈述性公文，其内容侧重于说明、介绍某一事情或问题的情况，制发者可提出要求，也可以不提任何要求。
5.批示与批复
这两个文种近在一个“批”字上，即上级对下级的公文表明意见，均属下行文。它们的不同点是：
批复，关键在“复”字，是针对下级部门上报的请示请求事项作出答复，批复需正式行文，批复的主送机关必然是上报请示的单位，如对其他单位也有参考价值，可列为抄送单位；批示，“示”在这里是指点、指导的意思，是上级领导在下级部门上报的没有要求答复的文种（如报告、总结、计划、调查报告等）上所作的批注、批语，批示有针对来文单位的，也有批转给其他部门的，批示有时需同时送多个部门。
6.通告与通知
这两个文种近在一个“通”字上，是用来传达上级机关的意图和要求的，都有告知的意思。其不同点是：通告，是普遍告知，告知的范围广；通知，有特定的告知范围。因此，凡是需向社会上公开告知人们遵守某一事项时，应使用公告；内部行文告知下级全部或部分单位办理某一事项时，应使用通知。
7.请示与报告
请示与报告是两个根本不同的公文文种，但混用的现象相当普遍。它们虽同属上行文，但两者之间有严格的区别：一是作用不同。报告，是向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关询问使用的文种；请示，是向上级机关请求批示、批准使用的文种。二是对上级要求不同。报告，旨在向上级告知情况（求知），不求批复；请示，既要向上级告知情况，更要求上级作出批复。三是文种性质不同。报告，是陈述性的上行文；请示是请求性的上行文。四是行文的时间不同。报告，是事中或事后行文；请示，是事前行文。五是结尾用语不同。报告结尾用语：“专此报告”或“以上报告，如有不妥，请指示”；请示结尾用语：“妥否、请批示”或“以上请示，请批复（批准，审批）”。
8.函与便函
函与便函都是用来传递信息、互通情况、商洽问题、联系事务用的。不同的是，函是法定的公文之一，必须具备法定的公文格式，如需要编写发文字号，需要加盖印鉴；而便函不是法定公文，不需要编写发文字号，便函就是简单的书信，有抬头、正文、落款、日期即可。
三、选择公文文种的依据
（1）国家关于公文处理法规中有关文种的规定；
（2）发文者与受文者之间的工作关系；
（3）制发机关的职责地位；
（4）行文目的。
四、确定和使用公文文种
1.文种名称的确定和使用，必须遵照党和国家公文管理的有关统一规定，不能乱起名称。法定公文的18种名称，按规定只能单独使用，不能加以合并。目前在一些单位中出现的“请示报告”“意见报告”“告示”等，就是把两个不同文种名称合并或缩并在一起使用，这种做法是不严肃的。
2.文种名称的确定和使用，要依据制发文机关的权限，不可超越职权。如公告，只有党和国家才有资格使用它，而目前有些单位招生、招干、征文、迁址、开业等，滥用“公告”的做法，是一种越权行为。
3.文种名称的确定和使用，要依据行文的关系，要考虑与收文机关的组织关系。收文机关是上级组织的，只能采用“请示”“报告”“意见”等；向下级组织进行发文，一般应选用“通知”“指示”“决定”“决议”“通报”及“会议纪要”等文种名称，向平级单位或不相隶属关系的单位行文时，主要是使用“函”。
4.文种名称的确定和使用，要考虑发文的具体目的与要求。比如，同是向上级行文，目的是向上级要钱、要物、要人员、要编制、要政策等，应用“请示”；用于向上级汇报工作、反映情况的，可用报告；用于向上级反映工作意见，请求给予支持的，可用“意见”。
第四节公文的作用
公文的性质、任务和特点，决定着公文的作用，概括起来主要有七个方面。
一、法规作用
所谓法规性公文，就是凡经过国家最高权力机关或最高管理机关颁发的公文，即是法规性公文。
具体地说，凡经过全国人民代表大会通过的文件，是法律；经过全国人民代表大会常务委员会通过的文件是法令；国务院通过的文件，是行政法规。这三种文件的总称，叫做法规文件。法规文件都是依据《宪法》制定的，这类文件一经制定和发布即生效，必须坚决执行。人人必须遵守，不得违反。
二、指导作用
各级党政机关的公文，在一定范围内起着领导与指导作用。上级机关同下级机关是领导与被领导的关系，上级机关对下级机关所发布的公文，自然具有领导、指导作用。在我国，中国共产党是执政党。党的领导机关制定和发布的各项方针、政策、指示、决定和决议等，起着领导与指导工作的作用。
党的领导性文件不是法规，但是由于党所处的重要领导地位，这些文件实际具有规范性质，大家都必须遵照执行。在各级国家机关中、上级机关对下级机关的工作进行领导和指导，采用制发有关指示、决定、决议、意见、计划、通知等文件是经常的，这也是主要的方法和手段之一。
三、互通情报的作用
各类机关在处理日常工作、业务活动中，经常利用公文与上下左右的机关进行联系，或通知事项，或处理问题。例如：中央党政领导机关制定与发布各项方针、政策、法令时，经常用命令、指令、通告、通知等文件，将中央意图和要求传达到全国各个地区、各个机关、各级干部和广大人民群众中间去，组织与动员广大干部群众贯彻执行。
四、宣传、教育作用
党政领导机关的许多公文，特别一些重要的指导性公文，都具有宣传教育作用。例如：中共中央《关于加强精神文明建设的决定》，就是对全国各族人民群众进行爱国主义教育，提高全民族素质的重要文件。
五、凭证和依据作用
机关活动中形成的各种公文，都是机关进行各项活动的记录。每件公文，都反映着制发机关的意图，收文机关均要依照公文的内容要求，作为贯彻执行或处理工作的依据。因此，公文具有凭证和依据作用。
六、现实执行效用
公文有很强的现实执行效用。比如：中共中央宣传部、教育部、文化部、卫生部、公安部《关于开展文明礼貌活动的通知》，全国从中央到地方，从内地到边疆，从党、政、军机关到基层单位，接此通知后，都必须遵照文件要求立即执行，体现了很强的执行效用。
公文的现实执行效用的时间长短是不一样的，有的时效长些，有的短些。法规文件，重要的方针政策性文件，一般时效较长。如：1951年9月29日中央人民政府政务院颁布的《公文处理暂行办法》，一直到1981年2月27日国务院办公厅发布了新的《国家行政机关公文处理暂行办法》，连续近30年都起作用。有些文件时效较短，如年度计划，计划过期后，文件的现实执行效用也就完结了。
由于公文是党和国家管理党务和政务的工具，所以，在它失去现实效用后，还具有重要的查考作用。所以，我们还需要对今后有用的公文作为档案保存起来。其中具有永久保存价值的，还须按规定移交给国家档案馆保存。
七、解决问题、处理事务的作用
一部分公文，经常用来沟通、联系各种事宜，用以了解情况、商洽工作、处理问题。这类公文针对性很强，一般内容比较单一、集中，意见比较具体、切实。