2．沟通是组织内部协调的基本手段。
组织维持正常的运作过程，比如规章的制定、计划的传达、命令的下达、人事的协调等，都离不开沟通。现代组织机构庞大、业务繁杂，组织成员的工作是一个不断进行决策的过程，而组织成员不可能以一己之力获得决策所需要的全部信息，需要凭借沟通方式从他人那里得到有效信息。同时，对管理者来说，沟通还是一种有效的激励方法，可以提高员工满意度，促进组织形成整体凝聚力。
3．沟通帮助管理者展现才能，获得支持与认同。
组织行为学的研究表明，组织成员并非仅为了物质需求而工作，人们还从组织中获得精神需求，包括归属感、参与感、荣誉感等。管理人员有效、及时的沟通方法可以在很大程度上满足员工类似的精神需求，同时也帮助管理者获得组织成员的支持与认同。
4．有效的沟通可以激活思想，是创新的源泉。
可以将自己的一元纸币与别人的一元硬币或两个五角硬币相交换，交换后，没有损失；当然，也没有使自己的一元纸币增值。但如果是两种想法的交换，那么彼此就会发现自己多了一种想法或思维方式。两种思想的碰撞，甚至还可以产生出两种思想之外的火花。创新思维方式中的“头脑风暴法”，以“迟延评判”为原则，就是为了创造更好的沟通氛围。
5．沟通是组织与外界交往的桥梁。
一个组织只有对外沟通，才能成为一个与外部环境发生相互作用的开放系统。在市场情况瞬息万变的情况下，与外界保持良好的沟通状态，了解客户的需求、市场信息、供应商信息、政策信息等外部环境信息，是组织管理人员的一项关键职能，直接关系到组织的生存与发展。
（三）沟通过程
信息在信息源（即信息的发出者）与信息的接受者之间传递，信息首先被转化成信号的形式，即要经过一个编码过程，然后通过媒介物（通道），经过一个解码过程，把信号转变为接受者可以理解的信息，到达信息的接受者。从接受者到信息源之间还有一个反馈的过程，反馈是把信息返回给发出者，对信息是否被理解进行核实，这种反馈可以是直接对信息的语言反馈，也可以是按照信息源发出信息的要求做出行为反馈。
在电视上经常能看到娱乐节目里的猜词游戏，即两个人一组，一个人看到一个词语后想方设法地把这个词语的意思表达给另一个看不到这个词语的人，在限定的时间内看哪一组猜出的词语最多。如果把猜词游戏的过程看做一个完整的沟通过程，就可以这样解释沟通过程：用语言或动作表达词语意义的一方作为信息源即信息的发出者，他们所选择的语言或动作就是对信息进行编码的过程，然后通过语言（声波）或肢体动作（视觉）的通道，猜词的一方作为信息的接受者，把听到的语言或看到的动作还原为思想，形成个人对信息的理解，并把他理解到的意义反馈给信息的发出者，以检验对信息的理解是否正确。
值得注意的是，沟通过程并不总是完整的，有的时候缺乏反馈，使得信息接受者对信息的理解不一定与信息发出者传递的意义一致；另外，在沟通过程中还存在着沟通中的“噪声”，即沟通障碍。
（四）沟通分类
1．按沟通的媒介进行分类，分为口头沟通、书面沟通、非语言沟通或体态语言沟通、语言沟通媒介沟通等。
行为比语言更有效，如：在别人家做客，向主人告辞时，主人一面挽留，一面又从座位上欠身准备站起来，我们当然知道怎样做了。据研究发现，在人们的口头交流中，55%的信息来自于面部表情和身体姿态，38%来自于语调，而仅有7%来自于真正的词汇，所以在沟通中要注意非语言沟通方式的运用。
2．按沟通是否存在反馈进行分类，可分为单向沟通与双向沟通。
单向沟通指没有反馈的信息传递，双向沟通指有反馈的信息传递。从两者的特点比较来看，单向沟通速度较快，在单向沟通里，只有单方面的信息传递，没有交流、提问，信息发出者的权威地位比较容易确立，不易受到质疑、否定，但为了更好地达到沟通目的，需要信息发出者精心组织好语言或做好沟通方式的选择。因为没有交流，信息的接受者对自己是否充分了解了信息的意义不大有把握，沟通的准确性较双向沟通要差。双向沟通的准确性较高，在双向沟通中，因为存在反馈，需要交流、提问及一些确认等，因而速度比较慢，信息发出者需要对其传递的信息有充分的了解与把握，否则会受到质疑或否定，但信息的接受者对自己是否充分了解信息有很强的自信心。
3．按沟通的组织系统进行分类，可分为正式沟通和非正式沟通。
一般来说，正式沟通指以组织的正式系统为渠道的信息传递，非正式沟通指以组织的非正式系统或个人为渠道的信息传递。组织除了需要正式沟通外，也需要并且无法避免地存在着非正式沟通。正式沟通提供了组织所要沟通信息的“骨架”，非正式沟通则提供了该“骨架”上的“血”与“肉”，包括各种各样的观点、猜测、疑问、刁难、敌意、奉承、冲突、威胁等，这些都是正式沟通所不能且无法传递的。非正式沟通主要传播组织成员（包括管理者与非管理者）所关心的和与他们有关的信息，取决于员工的个人利益与兴趣，一般来说与组织的正式要求无关。非正式沟通有以下几个特点：
（1）非正式沟通的信息交流速度较快。由于这些信息与员工利益相关或是他们比较感兴趣的话题，再加上没有正式沟通的种种程序，信息传播速度大大加快。
（2）非正式沟通效率较高。原因有两个：其一，非正式沟通中的信息一般是比较准确的，据研究表明，其准确率可达到95%。一般情况下，非正式沟通中的信息失真主要来源于形式上的不完整，而不是提供无中生有的东西，与谣言不可混为一谈。其二，非正式沟通中的信息是有针对性地、有选择地提供给各个组织成员，而正式沟通中的信息常常由于形式及正式渠道的原因将信息传达给本不需要的人。
（3）非正式沟通可以满足组织成员的心理需要。组织成员对组织除了有物质保障的需要外，还有归属需要、社交需要、尊重需要等。非正式沟通不是基于管理者的权威，而是出于成员的愿望与需要，所以在满足成员的心理需要方面卓有成效。
（4）非正式沟通具有一定的片面性。由于非正式沟通常以个人为渠道进行信息传递，信息常会被加以个人的理解，带有主观色彩，可被夸大、曲解，需要慎重对待。
无论怎样看待和评价非正式沟通，它都是客观存在的，并在组织中发挥着重要的作用。组织的管理者应当如何对待非正式沟通呢？
首先，管理者必须认识到它是组织中一种重要的沟通方式，是客观存在，任何企图否认、消灭或阻止非正式沟通的措施都是不可取的。从非正式沟通的渠道来看，组织成员以个人身份进行沟通是不可避免的；同时，非正式组织伴随正式组织的运转，在正式组织产生后而产生。在正式组织展开活动的过程中，组织成员必然发生业务上的联系，这种工作上的接触会促进成员之间的相互认识与了解。由于工作性质相近、社会地位相当、对某些具体问题的认识基本一致、基本观点相同，或者在性格、业余爱好相投的基础上，产生了一些与正式组织有联系，但又独立于正式组织的小团体，产生出逐渐被小团体成员所接受并遵守的行为规则，形成非正式组织。既然非正式组织形成是客观的结果，非正式沟通就必然存在。
其次，管理者应当充分利用非正式沟通为正式组织服务。管理者可以从非正式沟通中得到许多从正式沟通中不可能获得的信息，可以将自己所需要但又不便以正式沟通传递的信息，利用非正式沟通传递。
最后，管理者应认真对待非正式沟通中的错误信息。非正式沟通中的错误信息不可忽视，不理不睬有时会在短期内造成较大的混乱。但正面一再地纠正失真信息，有时会起到相反的作用。一般情况下，管理人员可采用用事实反驳的方法，不提及和重复失真信息，只用事实说明问题。
4．按沟通方向进行分类，可分为上行沟通、下行沟通与平行沟通，亦称三百六十度沟通。
上行沟通是指下级将信息传达给上级，是由下而上的沟通；下行沟通指上级将信息传达给下级，是由上而下的沟通；平行沟通指同级之间横向的信息传递，也称为横向沟通。在组织中按照沟通方向与有无反馈对沟通进行划分，可以形成不同的沟通网络。有一个或两个主要信息发出者，并且没有反馈的沟通网络是集权型沟通网络，这种沟通网络在完成比较简单的任务时快速、有效而准确，组织的领导者或中心人物比较满意于集权型沟通网络。由全面的信息传递者与全面且充分的信息反馈渠道形成的沟通网络是分权型沟通网络，这种沟通网络适合于完成比较复杂的任务，便于信息交换和更加充分地利用资源，组织的普通成员更满意于分权型沟通网络。
5．按沟通的功能进行分类，可分为工具式沟通与情感式沟通。
一般来说，工具式沟通指信息发出者将信息、知识、想法、要求传达给接受者，其目的是影响和改变接受者的行为，以完成任务为目的，最终达到组织目标。情感式沟通指沟通双方互相表达情感，获得对方精神上的同情和谅解，最终改善相互间的人际关系，以影响情感为目的。
二、沟通障碍及其克服方法
（一）沟通障碍形成的原因
在沟通过程中还存在着沟通中的“噪声”，我们称之为沟通障碍。就是说，由于存在着外界的干扰因素及其他原因，信息常被曲解或部分丢失，形成信息失真，使得沟通不能发挥应有的作用。沟通障碍形成的原因有个人因素、人际因素、结构性因素、客观性因素四个方面。
1．个人因素。
个人因素即出于沟通个体的原因形成的沟通障碍，具体又有以下几种情况：
（1）选择性接受。在沟通过程中，接受者会根据自己的需要、动机、经验、背景及其他个人特点有选择地去接受信息。或者说，人只接受自己想要的东西。有人曾做过这样一个实验，请一家公司的23位部门主管回答一个问题：“如果你是公司总裁，你认为什么问题对公司是最重要的？”结果，每个主管都认为，从全公司的角度考虑，自己所负责部门的问题是最重要的。销售经理说营销是最大问题，生产经理认为产品是生命，人事经理则回答现代管理中人才是核心。
（2）过滤信息。与选择性接受相对应，过滤信息是指信息的发出者故意操纵信息，使信息显得对接受者更为有利。比如，在布置加班任务时，管理者习惯于重点说明加班的额外奖金与福利待遇，而很少说任务的繁重程度；同样，下级在向上级汇报时，报喜不报忧，多选择告诉上级他想听到的东西。信息过滤造成信息的片面传递。
（3）心理障碍。心理上的障碍有防卫心理、不恰当的假设、认知障碍、情绪化等，个人心理障碍可以造成沟通障碍。防卫心理造成无法全面充分的沟通或双向交流信息；不恰当的假设使得对信息的理解出现片面性；认知障碍同样导致对信息的片面理解；情绪化常使人们对信息无法进行客观而理性的理解，代之以情绪化的判断，从而影响沟通功能的发挥。
（4）个人沟通技巧的差异。个人沟通技巧各不相同，有的人不能口头上进行完美的表述，但却能用文字清晰简明地写下来；有些人口头表达能力很强，有感染力，但不善于听取意见；有些人对阅读中的理解比较困难，等等。每个人习惯于自己的沟通方式，但不同的事件或情况本身有比较适合的沟通方式，当两者发生冲突时，也会造成沟通障碍。
2．人际因素。
人际因素指由于沟通双方的相互信任或情感上的关系不同，形成对信息的不同接受程度，包括沟通双方的相互信任、信息来源的可靠性和沟通双方的相似性。沟通本身是一种双方或多方的交流，人际因素就是指沟通中信息的接受者与发出者之间的关系对沟通的影响，同样的一句话或一件事，由不同的发出者发出信息，对于同样的信息接受者沟通的效果可能差异很大。在沟通过程中，沟通双方的诚意与相互信任至关重要。上下级之间的猜疑只会增加抵触情绪，减少坦率交谈的机会，也就不可能进行有效的沟通。
信息来源的可靠性由四个因素决定，即诚实、能力、热情、客观。这些因素的存在与否是由信息接受者主观决定的，只要接受者认为发出者具有这些因素，信息的接受程度就会很高。例如，当面对来源不同的同一事件或问题的信息时，组织成员相信来自被认为是最诚实、最有能力、最热情、最客观的一个信息来源的信息。信息来源的可靠性对组织成员与组织行为的影响很大。就个人而言，员工对上级是否满意很大程度上取决于他对上级可靠性的评价；就组织而言，可靠性大的组织能较为公开、准确和经常地进行内外沟通，其工作成就也更为出色。
沟通双方的相似性与沟通的准确性有直接的关系。沟通双方的特征，如性别、年龄、智力、文化、地位、价值观、能力、兴趣等方面，如一方认为对方与自己很相近，那么接受对方的意见与建议比较容易，同时也比较容易达成共识。同时，相似性也影响了沟通的难易程度与坦率程度，如，“代沟”的存在、东西方文化影响下思维方式的差异等。