【案例学习】
胜利石油的采购管理
在当前全球经济一体化的大环境下，采购管理作为企业提高经济效益和市场竞争能力的重要手段之一，在企业管理中的战略性地位日益受到国内企业的关注，但现代采购理念在中国的发展过程中，由于遭遇的“阻力来源”不同，企业解决问题的方法各异等原因，就被予以了不同的诠释。
在采购体系改革方面，许多国有企业和胜利石油境遇相似，虽然集团购买、市场招标的意识慢慢培养起来，但企业内部组织结构却给革新的实施带来了极大的阻碍。
胜利油田每年的物资采购总量约85亿人民币，涉及钢材、木材、水泥、机电设备、仪器仪表等56个大类，12万项物资。行业特性的客观条件给企业采购的管理造成了一定的难度，然而最让中国石化胜利油田有限公司副总经理裘国泰头痛的却是其他问题。
胜利油田目前有9000多人在搞物资供应管理，庞大的体系给采购管理造成了许多困难。胜利油田每年采购资金的85亿元中，有45亿元的产品由与胜利油田有各种隶属和姻亲关系的工厂生产，很难将其产品的质量和市场同类产品比较，而且价格一般要比市场价高。例如供电电器这一产品，价格比市场价贵20％，但由于这是一家由胜利油田长期养活的残疾人福利工厂，只能是本着人道主义精神接受他们的供货，强烈的社会责任感让企业背上了沉重的包袱。同样，胜利油田使用的大多数涂料也是由下属工厂生产的，一般只能使用3年左右，而市场上一般的同类型涂料可以用10年。还有上级单位指定的产品，只要符合油田使用标准、价格差不多，就必须购买指定产品。
在这样的压力下，胜利油田目前能做到的就是逐步过渡，拿出一部分采购商品来实行市场招标，一步到位是不可能的。
胜利油田的现象说明，封闭的体制是中国国有企业更新采购理念的严重阻碍。中国的大多数企业，尤其是国有企业采购管理薄弱，计划经济、短缺经济下粗放的采购管理模式依然具有强大的惯性，采购环节漏洞带来的阻力难以消除。
统计数据显示，在目前中国工业企业的产品销售成本中，采购成本占到60％左右。可见，采购环节管理水平的高低对企业的成本和效益影响非常大。一些企业采购行为在表面上认可和接纳了物流的形式，但在封闭的市场竞争中，在操作中没有质的改变。一些采购只是利用了物流的技术与形式，但经常是为库存而采购，而大量库存实质上是企业或部门之间没有实现无缝连接的结果，库存积压的又是企业最宝贵的流动资金。这一系列的连锁反应正是造成许多企业资金紧张、效益低下的局面没有本质改观的主要原因。
【本章要点】
★采购的内涵与重要性
★采购的渠道与程序
★采购原则
★现代采购流程再造
第一节采购的内涵与重要性
采购是一种频繁的日常经济活动，从人们的日常生活到企业运作，从民间到集团与政府，都离不开它。一个组织只要存在，它就需要从外界获取所需的有形或无形物质，这种行为便可称为“采购”。当然，本书主要论述企业采购。企业采购是指企业根据生产经营活动的需要，通过信息搜集、整理和评价，寻找和选择合格的供应商，并就价格和服务等相关条款进行谈判，达成协议，以确保需求得到满足的活动过程。
一、采购的内涵
采购是企业经营的一个重要环节，同时也是企业获取利润的重要来源。在传统思维里，采购就是拿钱买东西，其目的就是以最少的钱买到最好的商品。随着市场经济的发展、技术的进步、竞争的日益激烈，采购已由单纯的商品买卖发展成为一种职能，一门专业，一种可为企业节省成本、增加利润、获取服务的资源。采购部门在企业中具有举足轻重的地位，采购员需要有较高的专业技能和谈判技巧。
现代的企业采购是一个复杂的职能集合体，正确理解采购和创新采购模式是现代企业在全球化、信息化的市场经济竞争中赖以生存的一个保障，也是现代化企业谋求发展壮大的一个必然途径。
到目前为止，世界上尚没有一个公认的采购定义，不同行业、不同企业因为他们所处的企业环境不同，对采购有不同的理解，采取的运作方式也不尽相同。一般而言，采购是从系统外部获得货物、土建工程和服务（以下统称产品）的完整的采办过程。货物采购是指购买项目建设所需的投入物（如机械、设备、材料等）及与之相关的服务。土建工程采购是通过招标或其他商定的方式选择工程承包单位及其相关的服务。服务采购主要指聘请咨询公司或咨询专家。采购在传统意义上仅是指买东西，其外延则是指提出采购需求、选定供应商、谈妥价格、确定交货及相关条件、签订合同并按要求收货付款的过程。
采购是从多个对象中选择、购买需要的物品。采购是选择和购买物品的过程，包括了解需求、选择供应厂商、协议价格、签订合同、选择运输方案、催促交货、保证供应等事项，因此，采购既是一个商流过程，又是一个物流过程。
1.传统采购指的是指买方应该具有一定的支付能力从而使资源的所有权从卖方转移到买方并最终归买方的过程。随着贸易全球化的进程以及信息技术和计算机网络的飞速发展，采购的环境发生了巨大变化，扩展了传统采购的内涵，即为现代采购（或广义采购）。
2.广义采购就是买方从外部目标市场（供应商）获得的使运营、维护和管理公司的所有活动处于最有利位置的所有货物、服务、能力和知识的过程。
广义采购的活动包括：（1）交易过程；（2）与供应商之间的业务关系；（3）对等贸易协定；（4）从外部机构雇用临时人员；（5）缔结广告合同。
3.按照采购方法分类，采购可分为：
（1）订货点采购。它是根据需求的变化和订货提前期的长短，精确确定订货点、订货批量或订货周期、最高库存水准等，建立起连续的订货启动、操作机制和库存控制机制，达到既满足需求又使库存总成本最小的目的。但是由于市场的随机因素多，该方法仍然具有库存量大、市场响应不灵敏的缺陷。
（2）MRP采购。MRP采购主要应用于生产企业。它是生产企业根据主生产计划和主产品的结构以及库存情况逐步推导出生产主产品所需要的零部件、原材料等的生产计划和采购计划的过程。这个采购计划规定了采购的品种、数量、采购时间，计划比较精细、严格。它也是以需求分析为依据，以满足库存为目的。它的市场响应灵敏度及库存水平比前一种方法有所提高。
（3）JIT采购。JIT采购也叫准时化采购，是一种完全以满足需求为依据的采购方法。要求供应商恰好在用户需要的时候，将合适的品种、合适的数量送到用户需求的地点。它以需求为依据，改造采购过程和采购方式，使它们完全适合于需求的品种、时间和数量，做到既灵敏响应需求，又使库存趋近于零，这是一种比较科学、比较理想的采购模式。
（4）供应链采购。它是一种供应链机制下的采购模式。在供应链机制下，采购不再由采购者操作，而是由供应商操作。采购者把自己的需求信息及库存信息向供应商连续、及时地传递，供应商则根据自己产品的消耗情况不断及时地进行小批量补充库存，保证采购者既满足需要又使总库存量最小。供应链采购对信息系统、供应商操作要求比较高。
（5）电子商务采购。电子商务采购也就是网上采购，是在电子商务环境下的采购模式。其基本特点是在网上寻找供应商、寻找品种，网上洽谈贸易、网上订货甚至网上支付货款，但是在网下送货进货。该模式的好处是扩大了采购市场的范围，缩短了供需距离，简化了采购手续，减少了采购时间，节约了采购成本，提高了工作效率，是一种很有前途的采购模式。但是它依赖于电子商务的发展和物流配送水平的提高，而这两者几乎要取决于整个国民经济水平和科技进步的水平。
二、采购的重要性
从采购的定义来看，其作用体现在将资源从资源市场的供应者手中转移到用户手中的过程。在这个过程中，一是要实现将资源的所有权从供应者手中转移到用户手中，二是要实现将资源的物质实体从供应商手中转移到用户手中。因此，采购过程实际上是商流过程与物流过程的统一。
采购的重要性表现在：
（1）采购制约着企业销售工作的质量
商品采购是向企业销售提供对象的先导环节。只有使购进商品的品种、数量符合市场需要，商品销售业务经营才能实现高质量、高效率、高效益，从而达到采购与销售的和谐统一；相反，则会导致购销之间的矛盾，影响企业功能的发挥。因此，商品销售工作质量的高低很大程度上取决于商品采购的质量；销售活动的拓展和创新与商品采购的规模和构成有直接联系。
（2）采购制约着企业研发工作的质量
采购与其他环节密切相关。从某种程度上讲，没有采购支持的研发，其成功率会大打折扣。研发人员经常会感觉到因为采购不到某种物料，或者受到某种加工工艺的限制，使得设计方案难以实现；另一情况是，设计人员费尽心思所获得的研发样品在功能上与同行业相比相去甚远；或者即使性能一样，但外观、体积、成本、制造方便性、销售竞争等许多方面都显得逊色。这与研发人员信息落后，对先进元器件了解不多，采购方面支持不够有相当大的关系。
（3）采购决定着企业商品周转的速度
采购人员必须解决好经营活动中物品的适时和适量问题。如果采购工作运行的时点与把握的量度同企业其他环节的活动达到了高度的统一，则企业可能获得适度的利益。反之，就会造成商品积压，商品周转速度减缓，商品保管费用增加，以致不得不运用大量人力、物力去处理积压商品，必然造成极大的浪费。
（4）采购关系到企业经济效益的实现程度
尽管企业的经济效益是在商品销售之后实现的，但效益高低却与商品购进业务经营有着密切的关系。因为企业经济效益是直接通过利润额来表示的，而商品采购过程及进货后待售阶段所支付费用的多少同利润额成反比。因此，购进商品的适销率如何，对企业经营的数量值有很大影响。企业经济效益的实现是与市场经营机会联系在一起的，确定商品采购的时间、地点、方式、数量、品种等等，都要充分考虑企业对有关市场机会的利用问题。因此，采购工作能否做到快、准、好，对于企业是否能做活生意，增加营业收入是至关重要的。为了提高经济效益，企业在组织商品货源之前，必须注重分析市场局势，寻求可行的经营机会，了解消费者的有关情况，以防止采购工作的盲目性。
（5）做好采购可以合理利用物质资源
节约和合理利用物质资源，是开发利用资源的头等大事。采购工作须贯彻节约的方针，通过采购工作合理利用物质资源。第一，合理地采购，防止优料劣用，长材短用；第二，优化配置物质资源，防止优劣混用，在采购中，要力求优化配置和整体效应，防止局部优化损害整体优化、部分优化损害综合优化；第三，在采购工作中，要应用价值工程分析，力求功能与消耗相匹配；第四，通过采购同时引进合理利用资源的新技术、新工艺，提高物质资源利用效率；第五，采购要贯彻执行有关资源合理利用的经济、技术政策和法规，如产业政策、综合利用等法规，防止被淘汰的产品进入流通领域，防止违反政策、法规的行为发生。
（6）采购可以加强企业间的经济联系
企业间的经济联系，主要是通过商品流通的购销渠道，组成四通八达、纵横交错的经济网络。沟通企业之间的经济联系，采购工作起着重要作用：第一，通过采购工作，巩固现有的经济联系；第二，通过采购工作开拓新的渠道、新的领域；第三，通过采购工作，发展丰富经济联系的内容，如开展除采购以外的技术、资金、科研等方面的合作。现代经济的显著特点就是生产社会化、流通市场化、企业间的协作关系向纵深发展。
（7）采购可以洞察市场趋势
企业生产经营的导向作用，是通过采购渠道，观察市场供求变化及其发展趋势，借以引导企业投资方向，调整产品结构，确定经营目标、经营方向和经营策略。企业生产经营活动是以市场为导向，凭借市场这个舞台而展开的。
（8）采购有利于提高连锁零售企业与供应商谈判中的议价能力
我们一再强调，如今中国的零售业不是利润最大化的行业，它现在的单体规模相当明显。如广东省珠海市的万佳百货在2006年做到了全省第一，也只不过是16畅2亿元的销售额，连沃尔玛全球销售额的千分之一都不到。所以，一定要在老店挖潜的同时不断开新店，不断扩大经营规模。只有不断扩大企业的市场占有率，做到经营规模最大化，中国民族零售业的前景才是有希望的。而采购正是实施规模化经营的基本保证。连锁零售企业实行了中央采购制度，大批量进货，就能充分享有采购商品数量折扣的价格优惠，保证企业在价格竞争中的优势地位，同时也能满足消费者求廉的心理需求。
总之，在供应链管理的观念逐渐形成的今天，企业采购人员正在思考最佳采购的真正含义。越来越多的企业放弃短期采购行为，把更多的精力放到了对供应商的管理与培育上，力求将供应商发展成为长期的合作伙伴，以获得来自它们的优质服务。同时有更多的企业在全球范围内寻找更优秀的供应源。企业高层管理者也开始意识到了提高采购绩效的必要性与紧迫性，并为此不遗余力，如在企业内建立合适的采购团队、推行现代化的采购作业方式等等。随着数字化时代的到来，越来越多的新技术正在或将被应用到采购作业中，其中电子商务采购就是一个鲜活的例证。采购日益受到企业的重视，这是社会经济发展、市场竞争的必然结果。