作为一名管理者要做到“善任”，首先必须要做到“知人”，管理要从发挥人的作用入手。按需任才，人事相宜。因为用人的目的，就是为了让员工处于最佳的工作状态，让他充分体验到“快乐”，然后才能充分调到他的积极性、创造性，让他出色地去完成某项任务。“人无完人”，每个人都会有这样或者那样的缺点和不足，当然，这其中也包括我们自己。然而，对于一名优秀的管理人员来说，“知人”决不仅仅是指去发现员工有哪些缺点和不足，相反，应该去发掘员工有什么优点和长处，根据每个人的优点和长点来委派相应的工作，做到“才”尽其用。同时，也只有一个人在自己完全适应的环境中，才能更大限度的发挥自己的能量，才能快乐的面对工作，面对挑战。如果我们丢开了要他去做的具体任务，而完全把注意力放在计较员工的缺点，特别是过多地去议论那些与工作并无多大关系的缺点，这样就使用人的标准失去合理的依据，反而使一些与工作无关的次要因素上升为衡量的标准，甚至可能使这种“附加条件”成为可以按个人好恶任意伸缩的框框，限制或埋没了许多可以出色完成任务的人才。
所以，管理者要“善任”就决不能依人论人，而必须依事论才，按需任才。领导者在任人之前，首先应根据所需完成的任务的性质、责任、权限及去完成这项任务的人员所必须具备的基本条件等因素，认真加以分析，提出明确的要求。然后，根据下属的特点和长处，分别加以任用。
事业为本，人才为重。事人相宜是“善任”的重要原则。管理者要真正做到“善任”，首先应该从事业的全局出发，充分考虑人才的具体特点，把他放在合适的岗位上，合适的岗位才能激发无限的潜力，假如不把各人的才能用到最能发挥其作用的地方去，那对人才来说是一个压制，对事业来说也是一种极大的损失。
作为一名管理人员能够把每位员工的优势都沐漓尽致的发挥出来，固然最好。那么，有没有一名管理者想过如何把每位员工的“缺点”可以运用呢？其实，万事万物都没有绝对的好与坏，当然，也没有绝对的“优点”，也不会有绝对的“缺点”。美国有位女专家叫波特夫人，她善用、巧用人之缺点，从而使她的领导和管理系统化、科学化。她曾请一位心理学家和一位社会学家，对其下属员工进行智力调查。社会学家向她汇报说：你这儿的人有两种，一种是线性思考的人，一种则是系统思考的人。线性思考的人直来直去，领导叫干什么就干什么；系统思考的人能全面地看问题，很快就能抓住问题的要害，决定自己的行动。而心理学家向她汇报说：你手下的人有两种，一种是热情的人，一种是吹毛求疵的人。热情的人，豁达乐观，可以看到任何事物美好的一面；吹毛求疵的人则爱挑毛病，再完美的事物也能找出许多缺陷。波特夫人经过综合，做出了这样的人事安排：线性思维又热情的人，去做技术培训教师，他一定会乐于教书；线性思维而又爱挑毛病的人，去当警察，他一定会爱管闲事；系统思维而又热情的人，请他当领导、顾问，他一定既高瞻远瞩又埋头苦干；系统思维而又爱挑毛病的人，请他去当工头，谁干得怎样，他会一目了然。这样，就做到了各得其所，各避所短。在一般人眼里，直来直去、吹毛求疵，也许都是缺点、短处，但是在波特夫人眼里，这些缺点和毛病同时也是长处和优势，关键在于善用、巧用这些缺点和毛病，使之恰到好处。
每个人都有自己的长处和特定的才能。有的擅长分析，有的精通财务，有的善于交际。特定的才能应与特定的工作性质相适应。工作对人的要求不同，所以才能与职务应该相称。给予他的职务应最能刺激他发挥自己的优势。职务以员工所能和工作所需结合而授，叫“职以能授”，这样，既不勉为其难，也不会无所事事。尽其所能，工作起来自然积极，自然快乐，管理效能也必然提高。
当然，用人所长，并不是对人的短处视而不见，更不是任“短”随意发挥，而是应做到具体问题具体分析，具体对待。有些人的短处，说是缺点其实并非完全确切，因为它天然就是和某些长处相伴而生的，它是长处的一个侧面。这类“短处”不能简单地用“减去”消除，只能暂时避开，关键在于怎样利用它。用的得当，“短”亦即长。
用人要用他的长处，不勉强他的短处；要用他所擅长的，不勉强他所不擅长的。惟有如此，管理者和员工之间才能各得其所：员工快乐的工作，最大限度的发挥积极性；管理者则可以用最少的投入取得最丰厚的回报。