一 采购中的回扣危害重重
采购中的回扣问题一直是一个不容易杜绝的现象，令所有的企业头疼不已，却又无可奈何。回扣有两方面的定义，一是指卖方企业非法支付给买方企业或买方企业员工的贿赂金，二是买方企业向卖方企业或卖方企业员工支付回扣以期取得卖方企业员工的欺诈性合作，借以提高利润，而这一切是以买方企业的损失为代价的。卖方企业支付回扣给买方企业员工进行串通欺诈时，通常意在获取以下两个利益。
（1）非法争取业务
一些企业运用回扣，先于竞争对手获得有关买方的企业计划和战略方案信息以及买方企业估价小组所使用的未公开的投标估价准则，偷看竞争对手的密封投标，向竞争对手提供误导信息从中破坏，使其不具备资格，笼络买方企业公司有影响的要员否决其他竞争对手，或者使标的设计要求只有支付了回扣的卖方企业才能达到，以此来达到自己企业的目的。
（2）非法提高利润率
提高利润率是卖方企业支付回扣的目的所在。卖方企业通过支付回扣给买方企业有关的员工，使其同意不正当的订单变动、价格上涨；买通买方企业的检验和质量控制部门，使低于标准的材料和不符合规格要求的产品得以使用，并设法避开买方企业其他职能部门对质量和价格的抱怨。
二 采购中的回扣形式
卖方企业所支付的回扣资金不能在账上有所体现，回扣资金通常是通过以下非法经济活动取得和支付。
第一，非现金贿赂。
非现金贿赂可以作为公司一项正常开支予以抵消掩盖。如公司为其工作人员购买或租用汽车时，可以为那些曾经对公司有过“帮助”的买方企业公司员工赠送若干飞机票、旅行账单。其中最易掩盖贿赂的就是卖方企业早已提供的产品或劳务，如修建员工住宅，增加员工福利设施等。
第二，现金贿赂
即按照卖方企业的意思使用现金进行贿赂。如向不诚实的顾问、律师和会计人员支付虚构的业务费。卖方企业在支付给对方的支票上，只注明是一笔应支付给受贿人或一家并不存在的公司或串谋者的款项，并同时将其作为销售费用、咨询费用等列支。这样，可以在某种程度上掩盖这种支付行为。将未记录的收入和变现后的剩余产品、过期报废的设备以及废料，以货币形式储存起来用以行贿。从公司员工手里收集各种公司可以予以报销但实际并未支出的费用发票，公司可以以抵减税收的方式获得额外收入从而抵减回扣的费用，如收集火车票、飞机票等。
三 卖方欺诈行为的识别
了解卖方欺诈即其促成因素是及时识别卖方欺诈的一个重要前提。任何企业都可能发生卖方欺诈事件，但具有以下情形之一的企业更易发生卖方企业欺诈事件。
第一，企业自身存在欺诈行为或不道德行为。
促成卖方企业欺诈发生的重要原因，就是买方企业本身具有欺诈行为或不道德行为。企业的自身风纪很重要，俗语说：“苍蝇不叮无缝蛋”，如果企业本身行为不道德或容忍不道德行为的发生，上梁不正下梁歪，那么员工接受卖方企业回扣或参与其他利益争夺的现象就会频繁发生。
第二，企业灵敏度低。
企业对卖方企业欺诈事件的先兆一无所知。对于那些对卖方企业欺诈的先兆一无所知的企业来说，发生欺诈的可能性更大，且不易察觉企业对卖方企业的欺诈方式，不了解或不具备相关的知识，又无明确的对卖方企业欺诈行为进行制约的制度，很容易成为卖方企业欺诈的对象。
有哪些信号说明卖方企业欺诈可能正在发生呢？下面就是管理部门和注册会计师揭示的卖方企业欺诈的审计线索。
（1）买方企业员工的奢华生活方式
买方企业员工的奢华生活方式往往是其受贿以及发生卖方企业欺诈的一个强烈信号。员工的奢侈生活方式和其收入明显不符，特别是那些有权决定供应商或掌握了大量对供应商有帮助的信息的员工，他们的奢华生活方式往往隐含着受贿和卖方企业欺诈活动。只要多加注意，不难发觉这些异常信息。
（2）对卖方企业欺诈没有设立良好的防范制度
这种企业未向卖方企业公开或根本就没有利益冲突时的政策，也未明确表明企业不能容忍任何卖方企业欺诈行为发生的态度。
（3）不正当的单一供应商渠道
如果达到了一名好的供应商所具备的一切条件，而被选为企业单一渠道的供应商是很正常的一件事情。但是对单一渠道的供应商必须要有一定的防范制约制度，如安排定期的检查等，以确认货物的质量是否达到规定的要求，并在合同条款中明确指出。一旦供应商的产品供应出现了问题，如不适当的价格上涨或质量达不到要求，买方企业应当能及时采取应变措施，而不是过分依赖单一供应商。如果缺乏以上这些控制制度，而采用单一供应商渠道可能就是欺诈行为发生的先兆。
（4）其他卖方企业的抱怨和申诉
对于竞争者而言，自然不愿意看见其他企业以不正当的手段夺去其业务。当利益发生显著冲突时，他们会向买方企业进行抱怨或申诉。这种抱怨或申诉可能说明卖方企业正在进行欺诈活动。如果不诚实的卖方企业成功地买通了买方企业的某些员工，并利用他们逼走了其他的卖方企业，被逼走的卖方企业会通过抱怨的方式提醒买方企业有关人士注意到受贿行为及欺诈行为的发生。然而，如果被买通的员工是位有决策权的经理，与其他卖方企业团体有着非常重要的业务联系，则其他的卖方企业为了自身的利益只能采取睁一只眼闭一只眼的政策，以免丧失他们已有的业务利益。
（5）利用卖方企业与买方企业员工之间的亲密关系
如果买方企业的员工能与卖方企业的员工成为好朋友，在无利害冲突时并无任何不合理因素。只是在某些情况下，他们有意无意地为卖方企业进行欺诈提供信息帮助，这种帮助并不以接受回扣或报酬为目的，而可能是出于友谊或其他原因。如员工可能对企业经营者怀有宿怨，看到企业经营者上当受骗而获得心理上的满足。有时员工为了给自己退休后留一条后路，而故意帮助卖方企业，期望从卖方企业那儿获得一份工作的许诺，如成为卖方企业的顾问人员。卖方企业与买方企业员工之间的亲密关系还包括另一种情况，即掌握着对卖方企业进行评估和选择权的员工与某一特定卖方企业的员工有着亲密的或者浪漫的关系，如父子或夫妻等，有可能会成为卖方企业欺诈的助手。但是从另一个角度来看，对买方企业而言，有时这也是一件好事，他们也可以利用这种关系从卖方企业中获取自己想要的信息。
（6）经常发生却一直得不到解决的对卖方企业产品的投诉
卖方企业欺诈的审计线索还包括经常发生却一直得不到解决的对卖方企业产品的投诉。生产加工人员可能对卖方企业提供的材料设备的质量很不满意，财务人员也可能觉得卖方企业价格过高，而采购部门仍然将订单交给同一卖方企业，如果能够排除采购人员不负责的情况，就是卖方企业正在对买方企业进行欺诈。
四 防止暗箱操作五步走
了解如何防止暗箱操作是采购过程中必须注意的事项。虽然暗箱操作一直存在，虽然我们不可能完全杜绝其现象的发生。但是我们可以采取措施减少此类现象的出现。下面我们就介绍几种方法。
第一，三分一统
“三分”是指三个分开，即市场采购权、价格控制权、质量验收权做到三权分离，各自负责，互不越位。“一统”，即合同的签约特别是付款一律统一管理。物料管理人员、化验人员和财务人员都不能与客户见面，实行严格的封闭式管理。财务部依据合同规定的质量标准，对照化验单和数量测量结果，认真核算后付款。这样就可以形成一个以财务管理为核心，最终以降低成本为目的的制约机制。
第二，三统一分
材料和备品配件的采购要实行“三统一分”的管理机制。“三统”指所有外购材料要统一采购验收，统一审核结算，统一转账付款；“一分”则是指费用要分开控制。只有统一采购，统一管理，才能既保证要求，又避免漏洞；既保证质量，又降低价格；既维护企业信誉，又不至于上当受骗。各部门和分厂要对费用的超支负责并有权享受节约所带来的收益，有权决定采购计划和采购项目。这样，物资采购管理部门和任用单位自然形成了一种以减少支出为基础的相互制约的机制。
第三，三公开两必须
“三公开”是指采购品种、数量和质量指标公开，参与供货的客户价格竞争程序公开，采购完成后的结果公开；“两必须”是指必须在货比三家后采购，必须按程序、按法规要求签订采购合同。
第四，五到位一到底
所谓“五到位”是指所采购的每一笔物资都必须由五方的签字，即只有采购人、验收人、证明人、批准人、财务审查人都在凭证上签字，才被视为手续齐全，才能报销入账；“一到底”就是负责到底，谁采购谁负责并且要一包到底，包括价格、质量、使用效果等都要记录在案，什么时候发现问题什么时候处罚。
第五，全过程、全方位的监督制度
全过程监督是指采购前、采购过程中和采购完成后都要有监督。从采购计划的制定开始，到采购物资使用的结束，其中共有九个需要进行监督的环节（计划、审批、询价、招标、签合同、验收、核算、付款、领用）。虽然每一个环节都有监督，但重点在于制定计划、签订合同、质量验收和结账付款四个环节。计划监督主要是保证计划的合理性和准确性，使其按正常渠道进行；合同监督主要是其合法性和公平程度，保证合同的有效性；质量监督是保证验收过程不降低标准，不弄虚作假，每一个入库产品都符合买方要求；付款监督是确保资金安全，所有付款操作都按程序、按合同履行。如果我们能够把监督贯穿于采购活动的全过程，就可以建立确保采购管理规范和保护企业利益的第二道防线。所谓全方位的监督，是指行政监察、财务审计、制度考核三管齐下，方方面面没有遗漏，形成严密的监督网。
最后，还有一点需要我们注意的就是：监督机制的生命在于责任追究。拥有严格完备的监督机制而没有相应的惩罚措施，所有的努力都将化为泡影。因此监督的关键在于及时进行的重罚。科学、规范的采购机制，严格完备的采购控制不仅可以降低企业的物资采购价格、提高物资采购质量，还可以保护采购人员不受外部利益的诱惑。
一条好的策略，有助于你的成功；一个好的降低采购成本策略，有助于你获取更低的采购价格。
本节操作细节提示：
采购本应是一个人员的工作职责，而有些人却利用这样的工作岗位为其个人牟取暴利，这种行为令人指责，就目前来看，管理好内部采购人员仍是规范采购的首要任务，具体方法——三分一统，三统一分，三公开两必须，五到位一到底和两全的监督制度构成一系列的完善制度。