D公司培训管理手册主要包括四方面内容:员工培训制度、员工培训办法、员工在职培训管理有关表格、公司职员礼仪守则。
一、员工培训制度
(一)员工培训的基本原则
新员工进入公司后,就要安排新员工接受培训并分配到各工作部门。然后,在分配的工作部门中,由第一线的管理者、监督者来负责工作场所教育。在将教育指导新员工的责任交给资深员工之前,必须先教导资深员工教育新员工的方法。在新员工尚未上班之前就必须将老员工培训成为新员工的榜样。员工培训的基本原则主要有四点:老员工检查、工作培训、人际关系培训、指导新员工方法的培训。
1.老员工检查
培训老员工之前,首先要对员工的能力和素质做一次总检查。也就是说,对老员工的能力、素质等不足之处,一项一项检查总结。换句话说,培训之前要先找到教育的重点(必要点)。检查的方法可依照下列几点来做。
2.工作培训
检查完老员工的能力、素质之后,就必须针对每一种需要进行再培训。关于培训的内容会有许多的不同,必须先从老员工中最常见的缺点开始培训。接下来让我们从各种角度来检查。
3.人际关系培训
人际关系是做人处事的基本要素,人际关系良好的话可以使工作绩效事半功倍,因此要有好的工作表现,人际关系是非常重要的。人际关系检查表。
4.指导新员工方法的培训
新员工分配到工作部门之后,有关实际工作内容的指导大都由同部门的老员工来执行。因此,在新员工进来之前,就必须先培训老员工如何去指导新员工。
(二)培训准备工作要点
培训准备工作要点有五个方面:教学计划的重要性,各部门主管负责的授课内容,计划的制作顺序,教学计划书的写法,讲义资料的整理。
1.教学计划的重要性
授课之前做好教学计划很重要,它可以使讲师对授课内容做到心中有数,在授课时充满自信,从而达到培训的目的;它还有利于讲师控制授课时间;有利于讲师的自我启发和评估。
2.各部门主管负责的授课内容
教学计划可分为个人用和定型(指南)的计划两种,由讲师自己做成的计划属于个人用的教学计划。来介绍部门主管的授课内容。
3.计划的制作顺序
决定担任讲师之后,就要以下面的基本顺序来制作教学计划。
4.教学计划书的写法
范围和每个项目都决定之后,最后就是添入教学计划书中,可以将这计划书当做是讲义的笔记。教学计划书的写作要点如下:项目栏里写上讲座名称,培训名栏里写上新员工教育等名称;时间栏里写上所需要的时间,形式栏里写上授课或讨论,或是事例研究等形式;强调点栏里写上这次讲义中所强调的几点;内容按照每个要点、时间、项目(细项)分类、说明记入,每个项目的事例写在右边空栏里。讲课时间多出来时可利用这些事例来控制时间。
5.讲义资料的整理
完成培训计划的同时也要开始整理讲义资料。讲义资料整理要求。
二、员工教育培训办法
(一)公司员工教育培训实施办法
1.总则
第一条 本办法依据本公司人力资源管理规则的相关规定制定。
第二条 教育培训实施的宗旨与目的如下:
1)兹为加强人力资源管理,重视教育培训从而提高员工的素质,施予适当的教育培训,使员工掌握丰富的知识与技能,具备高尚的品德,能够科学化、高效率地处理业务。
2)使员工深刻认识本公司对社会所负的使命,并激发其求知欲、创造力,使员工能充实自己并不断努力向上,奠定公司人力需求的基础。
第三条 本公司员工的教育培训分为不定期培训与定期培训两种。
第四条 本公司所属员工均应接受本办法所定的教育培训,不得故意规避。
2.不定期培训
第五条 本公司员工教育培训由各部门、科室主管对所属员工实施。
第六条 各部门、科室主管应拟订教育培训计划,并按计划切实推行。
第七条 各部门、科室主管经常督导所属员工以增进其处理业务能力,充实其处理业务时应具备的知识,必要时规定一定限期内阅读与业务有关的专门图书。
第八条 各部门、科室主管应经常利用集会,以专题研讨报告或个别教育培训等方式实施教育培训。
3.定期培训
第九条 本公司员工教育培训定期培训每年两次,分为上半期(四、五月中)及下半期(十、十一月中)举行,视其实际情况针对不同岗位分别办理。
第十条 各部门、科室主管拟订教育培训计划,会同总务科安排日程并邀请各单位干部或聘请专家协助讲习,以期达成效果。
第十一条 本定期教育培训依其性质,内容分为普通班(一般员工)及高级班(主管以上干部),但视实际情况可合并举办。
第十二条 高级班教育培训分为专修班及研修班,由董事长视必要时随时安排培训,其教育的课程进度另定。
第十三条 普通事务班其教育培训内容包括一般实务(公务概况、公司各种规章、各部门职责、事务处理程序等),公司员工待客接物的礼节及陶冶品格等精神教育培训以及新进人员的基本教育培训。
第十四条 普通技术班其教育内容除包括一般实务外,还要重视技术教育培训,如专修计算机各种知识等。
第十五条 高级事务班的教育培训内容主要是业务知识和技能,目的是使被培训者在经营管理企业过程中,善于领导和统御下属,贯彻执行业务等。
第十六条 高级技术班教育培训内容为通晓法规,严格督导,切实配合工作进度,控制材料节省用料,提高技术水准等并视实际需要制定研修课题。
第十七条 各级教育培训的课程进度另定。
第十八条 各部门、科室主管实施教育培训的成果列为平时绩效考核纪录,作为年终考绩的资料,成绩特优的员工,可呈请选派赴国外实习或考察。
第十九条 凡受训人员受到调训通知时,除因重大疾病或重大事故经该单位主管出具证明申请免受训外,应在指定时间内向主管单位报到。
第二十条 教育培训除另有规定外一律在总公司内实施。
第二十一条 在受训期间,除由公司供餐外不给其他津贴。
第二十二条 本办法经董事长核准后实施,修改时亦同。
(二)新进人员教育培训实施纲要
第一条 凡新进人员的教育培训,除人力资源管理规则及员工教育培训实施办法另有规定处,按照本纲要实施。
第二条 本纲要所谓新进人员是指临时职员、试用人员、临时雇用人员及其他应接受培训的员工。
第三条 本教育培训的宗旨与目的如下:
1.为了使新进人员清楚企业机构的组织系统,进而了解本公司组织概况、各部门分管的业务范围,遵守有关管理规章制度。
2.使新进人员深刻认识本公司远大的目标,激发其求知欲、创造力,不断充实自己,努力向上。
第四条 本培训的实施应根据新进人员每批报到人数的多少安排培训时间,经核准后即可依照本纲要实施。
第五条 新进人员经培训后,根据能力给予调派适当的岗位。
第六条 凡经指定接受培训的人员,除有特殊情况事先经人力资源主管单位签报核准可以请假或免训者外,一律不得故意规避或不到,否则将按违纪论处。
第七条 培训讲习人员以部门经理为主体,科室主管协助。
第八条 培训课程的内容除以公司组织、各种管理制度、各部门掌管的业务范围及营业方针等一般基本实务教育培训外,同时配合实施精神教育培训。
第九条 培训课程的编排及时间,依实际需要另行制定。
第十条 本纲要经董事长核准后施行,修改时亦同。
四、公司职员礼仪守则
(一)公司内应有的礼仪
第一条 职员必须仪表端庄、整洁。
1.头发:职员头发要经常清洗,保持清洁,男性职员头发不宜太长;
2.指甲:指甲不能太长,应经常注意修剪。女性职员涂指甲油要尽量用淡色;
3.胡子:胡子不能太长,应经常修剪;
4.口腔:保持清洁,上班前不能喝酒或吃有异味食品;
5.女性职员化妆应给人清洁健康的印象,不能浓妆艳抹,不宜用香味浓烈的香水。
第二条 工作场所的服装应清洁、方便,不追求过多的修饰。
1.衬衫:无论是什么颜色,衬衫的领子与袖口不得污秽;
2.领带:外出前或要在众人面前出现时,应配戴领带,并注意与西装、衬衫颜色相配。领带不得肮脏、破损或歪斜松弛;
3.女性职员要保持服装淡雅得体,不得过分华丽;
4.职员工作时不宜穿大衣或过分臃肿的服装。
第三条 在公司内职员应保持优雅的姿势和动作。
1.站姿:两脚脚跟着地,脚尖离开约45度,腰背挺直,胸膛自然,颈脖伸直,头微向下,使人看清你的面孔。两臂自然,不耸肩,身体重心在两脚中间。会见客户或出席仪式站立场合,或在长辈、上级面前,不得把手交叉抱在胸前;
2.坐姿:坐下后,应尽量坐端正,把双腿平行放好,不得傲慢地把腿向前伸或向后伸,或俯视前方。要移动椅子的位置时,应先把椅子放在应放的地方,然后再坐;
3.公司内与同事相遇应点头行礼表示致意;
4.握手时用普通站姿,并目视对方眼睛。握手时脊背要挺直,不弯腰低头,要大方热情,不卑不亢。伸手时同性间地位高或年长的应先向地位低或年纪轻的伸手,异性间女方应先向男方伸手;
5.出入房间的礼貌:进入房间,要先轻轻敲门,听到应答再进。进入后,回手关门,不能大力、粗暴。进入房间后,如对方正在讲话,要稍等静候,不要中途插话,如有急事要打断说话,也要看住机会,而且要说:“对不起,打断你们的谈话”;
6.递交物件时,如递文件等,要把正面、文字对着对方的方向递上去,如是钢笔,要把笔尖向自己,使对方容易接着。至于刀子或剪刀等利器,应把刀尖向着自己;
7.走通道、走廊时要放轻脚步。无论在自己的公司,还是对访问的公司,在通道和走廊里不能一边走一边大声说话,更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让,不能抢行。
(二)日常业务中的礼仪
第四条 正确使用公司的物品和设备,提高工作效率。
1.公司的物品不能野蛮对待,挪为私用;
2.及时清理、整理账簿和文件,墨水瓶、印章盒等盖子使用后及时关闭;
3.借用他人或公司的东西,使用后及时送还或归放原处;
4.工作台上不能摆放与工作无关的物品;
5.公司内以职务称呼上司。同事、客户间以先生、小姐等相称;
6.未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。
第五条 正确、迅速、谨慎地打、接电话。
1.电话来时,听到铃响,至少在第二声铃响前取下话筒;
2.通话时先问候,并自报公司、部门。对方讲述时要留心听,并记下要点;
3.未听清时,及时告诉对方,结束时礼貌道别,待对方切断电话,自己再放话筒;
4.通话简明扼要,不得在电话中聊天;
5.对不指名的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上将电话交给能够处理的人。在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人;
6.工作时间内,不得打私人电话。
(三)和客户的业务礼仪
第六条 接待工作及其要求。
1.在规定的接待时间内,不缺席;
2.有客户来访,马上起来接待,并让座;
3.来客多时按顺序进行,不能先接待熟悉客户;
4.对事前已通知来的客户,要表示欢迎;
5.应记住常来的客户;
6.接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务。
第七条 介绍和被介绍的方式和方法。
1.无论是何种形式、关系、目的和方法的介绍,应该对介绍负责;
2.直接见面介绍的场合下,应先把地位低者介绍给地位高者;
3.若难以判断,可把年轻的介绍给年长的;
4.在自己公司和其他公司的关系上,可把本公司的人介绍给别的公司的人;
5.把一个人介绍给很多人时,应先介绍其中地位最高的或酌情而定;
6.男女间的介绍,应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大差别时,若女性年轻,可先把女性介绍给男性。
第八条 名片的接受和保管。
1.名片应先递给长辈或上级;
2.把自己的名片递出时,应把文字向着对方,双手拿出,一边递交一边清楚说出自己的姓名;
3.接对方的名片时,应双手去接,拿到手后,要马上看,正确记住对方姓名后,将名片收起。如遇对方姓名有难认的文字,马上询问;
4.对收到的名片妥善保管,以便检索。