书城管理麦肯锡高效执行力
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第23章 明确目标,就不会手忙脚乱

一个人工作是否有效率、是否具有满足感或如愿以偿,这完全视结果而定。如果你明确自己所追求的是什么,则得到的成果既多又好。

当你专注于自己的一生和职业目标时,需要思考如何从许多可能的事情中找出几件,并加以完成。而当你作出“基本决定”时,这就是一种执行:“我下一步该怎么做?”其目的在于激起你的统驭力--即使你只引导你自己一人。

清理所有文件并加以处理

文书工作是个容易处理的问题。包括表格、信件、备忘录、报告或那些要填、读、分析、写和讨论的东西。可是有些人却对这一问题束手无策。

除非你的工作像誊写员工作一样,得分类、归档、修正或处理文件,否则你的文书工作应该是做得完的。因此,这些工作不该占据你太多的时间。

如果你现在或即将成为主管,希望你尽可能减少不必要的文书工作。你不妨试着提高那些必要的工作的效率,并将所有文件集中在一个适当的地方存放。

同时,让我们看看该如何处理这些工作。

大多数人常把文件堆在身旁,如桌上、衣橱上、柜子上、咖啡桌上、楼梯--只要是能放东西的地方。只要浏览一下一个人的办公室或住处,就可以猜出一个人办事情的能力。

如果你的面前总有一大堆文件,这暗示着你一定经常受到困扰。零乱的文件表明你需要别人的帮助,可是情况还不算太坏。有一位会计师,他的办公室里总是堆积了好几叠文件。最底下的一叠文件大约有6英寸厚,用橡皮筋或纸绳捆在一块儿。有时一叠文件放在其他两叠的中间,而有时则三四叠堆在一起,其中有些已无从辨认。甚至会计师也不知道,更不在乎里面写的是什么。其实,只要翻翻里面的文件,就可以发现,有些文件根本就没有用处。这些文件全记载着过期的法律规定和已去世的客户资料,而这些人的遗产早就处理好了。这位会计师喜欢这些堆积的文件,对他来说,再也没有比这更好的资料了。

如果你喜欢堆积文件--假使你心里觉得有必要保留的话--那劝你改掉这些习惯,你需要的是另一种方式的协助。

假如你是因疏忽或缺乏训练而养成这种习惯,或者你觉得这些文件若搁在手边,做起事来会更有效率的话,那么你还有药可救。

老实说,这些文件对你来说无疑是一项重担。试着加以处理吧,否则它们会降低你的工作效率。就像一辆汽车上,如果净是旧零件,你就无法迅速把车修好一样。

看看你面前所堆积的东西,然后查阅一下其内容。在这些文件中,哪些对你仍有用处?如果你跟周围的人一样,那么你可能会有75%的文件是没有用的。除非你在找资料,否则你是不会去看它的。如果没有这些文件放在你面前,你也不会有失落的感觉。而当你堆放的旧年度报告和上个月的文件不见时,你将因此而降低工作效率。

从现在起,每当你翻阅文件,寻找你所要的资料时,随手拿支笔或签字笔,在文件边上轻轻地做个记号。而在你下次找别的资料时,同样也在上面做个记号。

不妨用一种好玩的心理,写下你预估翻阅的次数。我们敢说,你算得一定不够。你所得到的记号必然会比你所想像的来得多。在某种情况下,有人曾经翻阅同一份文件达137次,然而文件依然对他构成妨碍。因此在你寻找资料时,开始计算一下你翻阅这些文件的次数吧。一旦你确定这些文件会妨碍你的工作效率,你就能找出补救措施。

消除各种降低效率的因素

试着养成在一张十分干净、简洁的桌子上工作的习惯。而放在桌子上的文件,也一定要是最重要的,而且对你有益。把其他不相关的东西搁置一旁吧。

这里我们用“离久情疏”这句话可能比较合适了。如果是重要文件,大多数人都会把文件放在醒目的地方,以免自己忘了。他们担心,假如他们把文件存档的话,他也会忘了文件上所提到的工作或职责。

他们这么做也许并没错。可是这不能构成积压文件的理由。你是否得和亲戚住在一块,才能记得他们呢?你是否也得时时看到这些文件,才能把它们记在心里呢?

这些文件的真正作用是让你无法专注于某一件相当重要的工作。每当你扫视面前堆着文件的桌子,你会因惦记着去做某件事而分心。从复杂凌乱的记忆中选择自己应该记住的某一要事,这是相当重要的。其关键就在“有选择性”这四字上。假使你经常或普遍用它的话,这种方法会产生负面效果--就跟你积压的文件一样。

你也许跟一位在会议桌上疲惫不堪的推销员一样,一天到晚忙得动弹不得。你开始向一位想要买东西的人游说,但在紧要关头,却阻止了另一人抚弄货品。你急着想把东西推销出去,可是当客人在订货单上签字时,又有一个人抓住了你的袖口,问了一个你难以回答的问题,就在你要回答问题时,你突然想起你原本要告诉第二位客人一些事的。所以你搁下手边的事情,趁着在这件事情还没忘掉之前,打个电话告诉他。可是就在你等他接电话的当儿,不断有人走进摊位向你询问产品……。

从早到晚,你就这样一直忙碌不堪。你忙个不停地向数以百计的人推销,却没有达成一宗交易,收效为零。

这种做事方式使你无法控制自己的时间和精力。当你趴在桌上叫苦时,你根本毫无效率可言,而你正是这么做了。

最好的方式首先是保持桌面的整洁。将文件撇在一旁,让你能专注于某一件重要的事,而不受其他因素的干扰。不用担心你会忘了下一步该怎么做,你绝对不会忘的。

第二,有些相当有用的记忆术,能让你记得这些事,而不致耽误你的进度。

用不着多久,你将养成每天制定计划的习惯。这些计划将取代那些文件,却不至于让你分心。