女士对校长说:“我们有一儿子很喜欢哈佛,曾在这里读过一年书,不幸的是去年意外死亡,我和丈夫想在校园里为他建一纪念物。”
校长说:“很可惜,我们不能满足你们的愿望,在校园里是不能为死者建碑立像的,不然,校园便成了墓地。”
女士接着说:“我们并不是建雕像,我们想建一幢大楼给哈佛。”
校长把老两口打量了一下,看看他们简单的装束,以为老两口在跟他开玩笑,便戏谑地说:“建一幢大楼是这么简单吗?这要花很多钱的,我们学校建筑物已超过数百万美元!”
这位女士对丈夫说:“建一所大学只花这么多钱,我们为什么不建一所大学来纪念我们的儿子呢?”
就这样老两口离开了哈佛。他们来到了加州,建了所斯坦福大学。
机遇是一事物转化为另一事物的关键或者事物发展过程中的转折点,它是不以人的意志为转移的客观存在,是在一定的时区空间内广泛存在的一种社会现象。
机遇不可多得,机遇稍纵即逝。机遇既是一个人走向成功的重要方面,也是一个组织、一个团队、一个企业发展的重要因素。可以说,机遇对于人和组织的发展都具有重要影响。所谓“谋事在人,成事在天”,说的便是这个道理。
机遇虽是一种不确定的因素,但它并不神秘,可以说无时不在,无处不在。机遇可以发现、可以把握、可以创造。
英国诗人乔叟说得好:“每人都有一个好运降临的时候,只看他能不能接受;但他若不及时注意,或竟顽强地抛开机遇,那就并非机缘或命运在作弄他,其实唯有归咎于他自己的疏懒和荒唐;我想这样的人只好抱怨自己。”
在管理中,如果加强对机遇的管理,根据各方面情况的变化,审时度势,主动出击,不靠运气、不靠直觉,利用变化为己服务,引导变化促使机遇产生,并最大限度地创造和利用机遇,便能很好地推进组织或者团队的快速发展。
能否及时地抓住机遇,能否有效地把握千载难逢、稍纵即逝的机遇,是一个管理者思维敏捷、审时度势、科学决策等综合能力的反映。能否重视并加强对机遇的管理,也是一个管理者智慧和远见的体现。
对机遇的管理,一方面要建立灵敏的信息系统。这是把握机遇的前提,信息不灵不畅,机遇就会变成“陷阱”。另一方面要建立快速的反应机制。光有信息反馈,如果没有快速反应的机制和捕捉机遇的能力,机遇仍难抓住。同时要提高团队的整体素质。一个团队的素质体现在管理者的前瞻性和员工的责任感,团队的整体素质高,就能够及时捕捉各种变化,并使其转化为团队腾飞的机遇。除此之外,还要增强机遇和风险意识。有了这方面的意识,就会分析形势,作出判断,一旦出现机遇,就会立即出击,牢牢抓住。
机遇垂青于有准备的头脑。凡事都要准备充分,强大的力量不如万全的准备,机遇就像一条条活蹦乱跳的鱼,谁也不能预测它出现的时机,也不能估计它的大小,我们只有把网及时撒开,并且设法把它张开得大一些,再大一些,小鱼来了不放过,大鱼来了也能应付。管理者如果早做准备,有实力、有底气、有本领、有措施,就能捕捉各种机遇。
多一份准备,多一份发展,少一份风险,你意识到了吗?
22﹒放石块的学问:成为时间管理的高手
一天,时间管理专家在为商学院学生授课之前做了一个小演示。
专家拿出一个一加仑的广口玻璃瓶放在桌面上,然后取出一堆拳头大小的石块,把它一一放进瓶子里,直到石块高出瓶口再也放不下了。他问道:“瓶子满了吗?”学生异口同声:“满了!”
时间管理专家反问:“果真满了吗?”随后从桌下拿出一桶小石子,倒了一些进去,并摇动玻璃瓶使小石子填满大石块的间隙,“现在瓶子满了吗?”他再次问道。学生有点迟疑地答道:“没有满。”
接着,时间管理专家拿出一袋沙子,慢慢倒进玻璃瓶子里,倒完后又问学生:“是满,还是没满?”这下学生回答得很肯定:“没有满。”
最后,时间管理专家拿出一大瓶水,倒进看起来已经被大石块、小石子、沙子填满的玻璃瓶里,他问学生:“刚才这一演示过程说明什么?”在一阵沉默之后,一位学生答道:“无论多忙,时间多紧,我们都可以见缝插针,挤出时间干我们想干的事情。”
时间管理专家点点头说:“你说的也不错,但更重要的是你需先将大石块放进瓶子里,不然以后就没有机会放进去了,你们每天、每年,甚至整个一生,都忙忙碌碌,如果不先放进这些大石块,忙会有效吗?”
现代人所具备的时间精神就是一种图富图强、不断进取、不甘落后的精神,这种时间精神要求人们把有限的时间用在最关键上,发挥自己的创造力,最大限度地完成工作或生产任务。
管理者不仅要具备时间精神,而且还要用正确的方法管理好时间,管理者的时间管理体现着一个管理者的思维方式、工作习惯、管理水平、领导能力,一个优秀的管理者必然是时间管理的高手。
美国管理学家彼得·德鲁克曾说:“认识你的时间这是任何人只要肯做就能做到的,它是走向贡献和有效性之路。”他还说:“领导的有效性基础,记录自己的时间,管理自己的时间,集中自己的时间。”
管理者对时间的管理,实际上涉及两个方面:一是团队的时间,二是自己的时间。那么,怎样对这两方面的时间进行有效管理呢?
要加强时间的规划管理。要做好以3年至10年为幅度的时间战略管理,要做好以年、以季度为幅度的时间目标管理,要做好以月、以周为幅度的时间任务管理,要做好以日、以时、以分为幅度的时间效率管理。
要加强时间的技术管理。同样的空间,放置东西的先后顺序不同结局就大相径庭。同样的时间,工作安排的顺序不同,结果也千差万别。对时间的技术管理,就是对所要完成的事情排列优先顺序,在有限的时间内优先处理重要而紧要的事情,重要性和紧迫性是我们合理安排时间,影响我们选择事件的主要因素。第五代时间管理专家何常明提出:“用好时间做对事。”按照事情的轻重缓急,理想的行事秩序是:今天立即做的事情:重要的而且紧迫的事;今天必须做的事情:重要的但不紧迫的事;今天应该做的事情:紧迫的但不重要的事;今天可以做的事情:不重要也不紧迫的事。
1×100与100×1的结果都是100,但实际效果却大不一样,100×1是“一个一百”,1×100是“一百个一”。一百个一“好比100元钱分给100个人,每人只有1元钱,而“一个一百”好比100元钱分给1个人,这个人可得到100元。这也好比在一个地方挖一百下,肯定会挖出水来,而在一百个地方各挖一下,肯定挖不出水来。这都说明加强时间的技术管理,集中精力做重要而紧迫事情的重要性,它是取得事业成功的关键。
要加强时间的控制管理。一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴,时间是最宝贵的财富,因此应懂得珍惜时间,善于控制自己的时间。一方面要改掉拖延的习惯。拖延时间是最大的恶习,有人将拖延时间比喻为“追赶昨天的艺术,逃避今天的法宝”。这很形象,在工作中,我们应养成雷厉风行、立说立行、当日事情当日毕的习惯,不能拖泥带水、一拖再拖,今天的事情拖到明日,明日拖到后天,明日复明日,明日何其多,今日复今日,今日何其少,千万“莫等闲,白了少年头,空悲切”。另一方面要守时。守时是最大的道德,一个不守时的人,在信用度上肯定会打折,在生活小节上肯定会不拘,在行为习惯上肯定会放荡,在自身形象上肯定会掉价,在办事效率上肯定会降低。一个管理者能够守时,不光体现自己的风范,关键是还会为员工作出表率,成功的管理者都在用他们的成功告诉我们,守时意味着美德,守时意味着才能,守时意味着财富。
要加强时间的利用管理。要合理利用每一分钟时间,雷曼说:“每天不浪费或不虚度或不空抛剩余的那一点时间,即使只有五六分钟,如用得正,也同样可以有很大的成就。”拿破仑曾经讲过,他之所以能战胜奥地利人,是由于奥地利人不知道5分钟的价值。每一位管理者能利用好每天的1440分钟,不管自己,还是团队,都能进入超时空状态,取得让人惊羡的成效。利用时间除了安排好常规的时间之外,更重要的是利用好闲暇时间,每天挤时间学习,读书看报,了解时事,捕捉信息,熟悉理论,掌握政策,增强管理能力,提升管理水平,激发管理智慧;撰写日记,书写心得,及时记录自己的学习所得,思考所感,理清思绪,明晰思路,形成管理特色;每天还要安排锻炼身体和舒展心灵,给心灵放假的时间,有高质量的休息,才有高效率的工作,不能只把时间和精力用在工作学习上,而忽视了休息放松。
英国有个历史学家,叫斯科特·帕金森,他分析了很多大型组织“大而无当,毫无生气“后,得出了这样一个结论:“事情的增加是为了填满完成工作所剩的多余时间。”他告诉我们工作效率低,是因为我们给了这个工作太多的时间。
时间管理是一门大学问,可以说生命的艺术是时间管理的艺术,工作的艺术是时间管理的艺术,管理的艺术也是时间管理的艺术,管理者要认真揣度,亲身实践,努力找出适合自己的时间管理方法。
23﹒恐龙和蜥蜴:不可忽视危机管理
在远古的地球上,生活着种类繁多的爬行动物,其中恐龙和蜥蜴便是两个庞大的家族。
有一天,蜥蜴对恐龙说:“最近,发现天上有一颗星星正逐渐向我们逼近,星星变得越来越大,很有可能要撞到我们。”恐龙认为它是大惊小怪,淡淡地对蜥蜴说:“该来的终究会来,这不是我们考虑的,考虑了也是白费心思,你没有想过,凭我们的力量能够抵挡得住吗?”
恐龙不以为然,依然我行我素。蜥蜴却每天都在挖洞,它们在准备应对可能发生的一切。
这一天终于到了,那颗越来越大的星星陨落到地球上,引起了强烈的地震和火山爆发,恐龙四处奔跑,最终还是在灾难中灭绝。而那些蜥蜴,它们早已钻进了自己挖好的洞穴里,躲过了这场灭顶之灾。
在这个复杂多变的社会,在这个竞争残酷的时代,一切都无法预料,一切都是瞬息万变,作为管理者必须重视和加强危机管理。
加强危机管理,首先要有危机意识。古人说:“人无近忧,必有远虑。”孟子说:“生于忧患,死于安乐。”比尔·盖茨也曾说过一句话:“微软离破产永远只有18个月。”
管理者必须要有强烈的危机意识,要意识到危机无处不在,要意识到没有危机意识是最大的危机,要意识到危机感是一个团队发展的动力,要意识到任何人、任何团队都不能保证在任何时候都是一帆风顺、立于不败之地。在顺境的时候盲目乐观,悠然自得,麻痹大意,殊不知,福祸相依,顺逆相随,越是在平顺的时候,越有可能暗藏危机,只有正视危机,增强危机意识,危机到来时才不会措手不及。
管理者仅有危机意识还不行,必须通过引导、教育,使每一位员工都有危机感,任何时候都不能掉以轻心。
加强危机管理,其次要有防范危机的准备。管理者光有危机意识还不行,在有意识的前提下,还要学会防范,要建立危机预警系统,善于从蛛丝马迹的征兆中透视潜伏的危机,预先制定科学周密的危机应变计划,根据危机可能发生的时间、性质、概率、方式,从人力、物力、财力上做好处置准备,密切关注其具体状况和变化趋势,并及时作出反应,这样才能有备无患、防微杜渐、处变不惊、防患于未然,掌握控制危机的主动权。
在青岛啤酒集团生产车间的一个角落,放了一个活动梯子,用时,将梯子支上,不用时就把梯子放在拐角处。为了防止梯子倒下砸人,车间安全员在旁边写了一个小条幅:“请留神梯子,注意安全。”尽管有提醒,还是时常发生梯子倒下砸人的事故。后来,外方来华谈判合作事宜,一个懂汉语的专家在小条幅旁边驻足片刻,然后将其改为:“不用时,请将梯子放下。”都是九个字,都在讲注意安全生产,前者是提醒,后者是把潜在的危机排除,这对我们危机管理应有所启发。
加强危机管理,再者要有化解危机的能力。突发的灾难和危机,这是任何人都不愿意看到的,但是危机有时也防不胜防,任何一个管理者都有可能遇到突发事件,都会处于危机的包围之中,及时有效地处理好这些危机,既是我们管理者义不容辞的责任,也是我们加强执政能力建设的重要内容,危机处理不当、不及时,还有可能酿成严重的后果。因此,处理危机能力也是衡量一个管理者能力高低的重要方面。
在危机的处理上,一方面,要有临危不惧的定力。危机似火,危机关天,在大的风险和灾难突如其来时,我们应该镇定自如,沉着冷静,果断决策,力挽狂澜,万不可惊惶失措,方寸大乱。另一方面,要有应对的方法。危机中,第一要务不是解决问题,而是控制事态,不是去追求实现最佳目标,而是避免出现最坏结局。第二要敢于承担风险,使人挺身而出的是责任,让人望而却步的则是风险,敢于承担风险,是危机管理者不可回避的现实责任。第三要把握时机,对危机的控制,要依赖于对时机的把握与运用,把握时机需要智慧与勇气。第四要明确权限,指挥层要掌握决策权,不能被下属牵着鼻子走,第一线操作层需要有机动权,临危处置权。
美国大陆航空公司总裁格雷格·布伦尼曼说:“危机不仅带来麻烦,也蕴藏着无限商机。”危机虽然有点可怕,大家却不愿尝试,但是只要我们把危机管理好了,往往能给我们提供一些千载难逢的发展机会,成功的管理者能够变危机为良机,变危机为转机。
没有经历过危机的管理者不是成熟的管理者,大浪淘沙,不在危机中消失,就在危机中崛起。
24﹒小姐订票:魔鬼存在于细节管理中
日本东京有一家大公司,公司里有一位专门负责给客商订票的小姐,她给德国一家公司的经理购买往来于东京、大阪之间的火车票。
不久,这位经理发现了一件趣事:每次去大阪时,他的座位总是紧邻列车右边的窗口,返回时又总是在靠左边的窗口。经理问其缘由,小姐笑着回答说:“车去大阪,富士山在你右边,返回东京时,富士山在你左边。我想,外国人都喜欢富士山那美丽的景色,所以我给你买了往返都能看到富士山的座位。”
就是这样一个不起眼的细节,德国的公司经理很受感动,他把与这家公司的贸易额提高了十倍。
“泰山不拒细壤,故能成其高;江海不择细流,故能就其深。”老子《道德经》也说:“天下难事必做于易,天下大事必做于细。”
许多不起眼的小事情,往往会蕴藏着成功的必然。细节的力量是无穷的,细节决定成败,细节凝结效率,细节产生效益,细节预知胜负,细节可见风骨,细节凸现操守。
拿破仑曾说过:“从成功到灾难,只有一步之差,我的经验是,在每次危机中一些细节往往决定全局。”
管理工作尽管千头万绪,其实要把管理工作做好,最重要的是从细微之处入手,强化细节管理。
精细化管理时代已经到来,成大事者必注重细节。