§§§第一节 述职报告
改革开放以来，我国的政治制度与经济制度发生了巨大变化，尤其近些年来，随着经济体制改革的深入、“三个文明”建设和社会民主生活的提倡与推进，领导干部和专业技术人员实行了岗位责任制和定期聘任制，因此他们在履职一定时期后向上级机关、下级领导和本单位群众述职已成为我国现行行政管理、人事管理制度与民主政治的新型体制，因而“述职报告”这种特殊的公务文书便应运而生并得到广泛应用。
一、述职报告的含义
述职报告是领导干部或者专业技术人员本人为接受考核，就自己履行岗位职责的情况，从德、才、能、勤、绩、廉等方面，实事求是地向上级机关、领导和群众作陈述的文书。它是上级机关或领导全面了解、考察和群众评议干部或专业技术人员的重要依据。
写好述职报告，不仅有利于促进领导干部的管理工作，而且有利于被考核者进一步明确职责、总结经验、吸取教训、提高素质、改进工作，还有利于树立民主监督的良好风尚。
二、述职报告的特点
1.述职主体的惟一性。所谓述职，指担任一定职务者向特定的对象陈述自己履行岗位责任的情况，不任职者，无所谓述职。述职主体总是以第一人称的口吻，对自己的任职情况进行自我述评，而不是从第三者的角度检查、总结和评价他人的工作情况，任何个人都不能代替述职者述职。因此述职报告在写作对象上具有明确的惟一性。
2.报告内容的限定性。述职报告的内容不能随意叙述，而是有其很强的现实针对性。它只能以述职者的现任职务的履职情况作为“述”的基本点和主要内容，即必须以自己对一定时段所在岗位的职责、目标的完成情况作为报告内容。岗位职责和目标是由国家、部门或单位统一制定，它规定了每一岗位的职权范围和工作责任，因而述职报告的内容是既定的、明确的、可循的，绕“职”而“述”，内容才有针对性。述职报告是述职者实践活动的产物，它不仅需要定性分析，而且需要定量的证明，要求从德、才、能、勤、绩、廉诸方面进行报告。
3.拟写时效的特定性。述职报告是述职主体在特定的时限内，为接受一定的考核而拟写的。无论是任职期满、试聘期满、年度结束的述职报告，还是上级领导不定期、临时布置的一些述职活动所需的书面材料，都必须在规定时间内拟写完毕，否则就会影响对述职者的考核，甚至影响全局工作，也就失去了它应有的时效。
4.实用价值的鉴定性。述职报告既是上级领导或机关考核鉴定的依据，又是群众民主评议的基础，最后的材料将作为述职者升迁、留任或降职、调任等的重要凭据而纳入干部或技术人员管理档案。因此述职报告的程序与最终目的，决定其并非可有可无，而是具有相当的行政约束力，具有鉴定审核的实际价值特征。
5.语言表达的严谨性。述职报告的语言风格讲究庄重、朴实和严谨，撰写述职报告必须注意锤炼语言，在坚持严肃质朴基调的前提下认真推敲，力求观点鲜明、遣词准确、文字洗练、语言通俗。
三、述职报告的分类
述职报告按照不同的标准，可以有不同的划分：
1.从作用上分，有晋职述职报告、例行述职报告和试聘期述职报告；
2.从时效上分，有任期述职报告、年度述职报告和应急、不定期述职报告；
3.从内容上分，有综合性述职报告和专题性述职报告；
4.从述职主体上分，有管理干部述职报告和专业技术人员述职报告；
5.从表达形式上分，有书面述职报告和口头述职报告。
四、述职报告的写法
领导干部个人的述职报告主要是围绕自己的工作职责，对自己任职期间或一段时期内德、才、能、勤、绩、廉诸方面的情况进行叙述、总结和自我评价。主要阐述六个方面的内容：
主要职责——自己应该干什么；
主要实绩——干了些什么；
主要做法——怎么干的；
主要效果——社会的、经济的效益及群众的反映如何；
主要存在的问题——有什么缺点和教训；
努力方向——如果继续干，有何措施办法。
述职报告的写作结构通常由标题、称呼、正文、文尾四部分构成。
1.标题
述职报告的标题有三种常见写法：
（1）直接用文种标题，如“述职报告”或“我的述职报告”；
（2）以“任职时限+职务+文种”标题，如《200×年至200×年任职厂长的述职报告》；
（3）用正副双标题，正题点明述职报告的主题——基本评价、经验、教训等；副题补充说明述职对象、文种等。如《以创新为基础开创××工作新局面——我的述职报告》、《做经济工作也要讲政治——××公司经理兼党总支书记×××的述职报告》。
2.称呼
通常在标题下空两行顶格书写对陈述对象的称谓，称谓后用全角冒号。
3.正文
正文一般由“引言+主体+结尾”三个层次构成。
（1）引言，是为整个正文“立标定调”，一般是概述基本情况，包括任职时间、主要职责（职务——目标——个人认识）、履职情况等基本内容。
下面举三例“引言”供参考：
①“我是××石油公司主管经营工作的经理。2004年经营工作的责任目标共七项：……除安全外，其他各项不仅圆满，而且超额完成了目标任务。这些成绩的获得，是经营单位领导和全体职工共同努力的结果，也是有关单位直接或间接支持配合的结果……我作为经营方面的主管领导，主要是做了一些组织协调工作，即创造一个好的内外环境，以保证经营目标的实现。”
这个开头，言简意赅地概述自己的任职、任职期限的责任目标、目标完成情况、完成原因以及自己所起的主要作用等基本情况。
②“我是厂长的一名副手：副厂长兼厂办主任，分工抓生产和厂长办公室的工作，聘任期为4年，从2000年1月1日至2004年12月31日。现在我作任职一年的述职报告，请审议。”
这个引言只交代了自己的职务、职责、任职期限以及述职的期限，它把职责目标等内容都放到主体中阐述，显得更简洁。
③“我的岗位责任情况，分三个不同岗位汇报。”
这里更加简单，把一切内容都留给了主体文。
选择哪种引言，应根据具体目的、内容、时限、场合以及环境来定。
（2）主体，可概括为“工作实绩+主要问题+努力方向”模式。首先具体、详细地写自己在任职期间做了哪些大事，取得了哪些成果，收获了哪些经验。这一部分要尽量用事实说话，做定性定量的分析，要注意以叙述本人履行工作职责的情况为主，以评价本人作用大小为辅，来突出本职工作的特色，然后概述存在的问题、应吸取的教训，最后针对问题教训提出改进的措施和今后努力的方向。主体部分的行文思路可以时间为序，分条来写，也可按工作性质拟出小标题，分块来写。由于主体部分的内容是考核及评议的主要依据，也是决定述职成败的关键，所以一定要着力写好。
（3）结尾，表明本人的愿望和态度，对自己作恰当的评价，请求领导与述职对象审查评议，批评帮助并表示谢意。最后以惯用语“以上报告，请审议”或“特此报告，请审查”结束。
4.文尾
文尾应包括两个内容：一是落款，署明述职者职务与姓名（也可加盖本人印章）；二是述职时间，即注明述职日期。也有将它们移放在标题之下的。
另外，若述职报告有附件，要写明名称、件数；若要抄报其他有关领导或部门，应在文底注明。
五、述职报告写作的注意事项
1.明析文种，严格区别
述职报告在写作中容易与个人工作总结相混淆，两种文书既相联系又相区别。它们的共同点表现为：
（1）写作形式相同，都需要归纳做法和成果，找出问题，分析成功的经验与失败的教训；
（2）表达方式相同，都是运用叙述的语言概括主要工作过程和工作结果，运用夹叙夹议的语言谈体会，揭示工作规律。
它们的区别主要表现在：①所述内容不同。个人工作总结是写做了哪些工作，取得了哪些成绩，有什么经验，存在哪些不足，要吸取什么教训等内容；述职报告。②侧重点不同。个人工作总结一般是归纳工作方法、汇总工作成绩，重点在于体现个人的主要工作实绩；述职报告则限于报告履行职责的思路、过程和履行职责的能力。③反映成绩的范围不同。个人工作总结不受职责范围的限制，凡是自己做过的事情，取得的成果，都可以纳入其中；而职报告则局限于职责范围之内，围绕职责这个基点提炼观点、精选材料、安排结构。
2.围绕职责，客观真实
述职报告写作以职责为基点，用事实说话。在叙述自己任职期间的岗位职责、预定目标、工作情况、实际成绩、所得经验、存在问题和努力方向等情况时一定要符合客观实际，实事求是。尤其应注意讲成绩不夸张，对问题不回避，以求真务实的精神作为写作的出发点，恰如其分地把成绩说够，把问题说透，把措施讲清，把方向点明。述职要讲真话、实话，切忌“假、大、空”。因为“假、大、空”在面对熟悉述职者的上级领导和群众时，最容易被识穿，从而使述职者失去信任基础。在评价标准上，以自己的岗位职责和目标为标准，围绕职责的重点内容来写。一般只选任职期间或一段任职时间内的几项主要工作，细致地将其工作过程、效果或失误及其认识表述出来，不需要按照职责逐条予以表达，面面俱到。
3.分析理性，表达多样
述职报告的内容重点在于述职，它不能像大事记那样只是简要、客观地记叙大事、要事，也不能事无巨细一一罗列，写成“流水账”，而应该突出重点、兼顾全面。在陈述成绩、问题的同时，注重定性、定量分析，把自己的工作实践上升到一定的理论高度，找出规律，以总结经验、吸取教训、发现问题、寻找方法、明确方向。因此，述职报告质量的高低取决于述职者本身的思想水平、政策水平、理论水平、文化素养和分析能力等等。述职报告的表达以概述为主，简明扼要；分析问题、评价成绩的议论须在叙述事实的基础上画龙点睛式地评说；需要交代情况时也可用说明，这种说明应言简意赅，常以数字说明和用比较方法来增强效果，但数字运用要少而精，采用比较方法时要注意其目的性以及比较的角度和效果等。
4.写出个性，写出新意
领导干部和专业技术人员的职务、职责范围多种多样，每一个人对职责履行的具体情况也各不相同。述职报告是述职者根据自身具体实际情况而写，所以一定要写出自己特有的工作内容、特有的做法、特有的个性，力求“文如其人”，这样才能体现出述职报告独到的价值。特别是个人的工作与集体、与他人融为一体时，更要做出合理的分解，恰如其分地写出自己的作用。再则，事物总是发展的，述职就是总结，总结过去是为了未来，所以述职报告应总结一些新经验，写出新意，做到有所突破，其实这也是一个从侧面来衡量述职人是否具有创新意识、进取精神和开拓能力的重要标准。
§§§第二节 大事记
一、概述
大事记是对本单位大事要事加以实录的一种短小文书。
大事记的应用范围是记录大事，一个单位的人事改革、机构变动、工作决策的变化、重大外事活动、突发事故等等，都可以大事记的方法记录下来。记录的原则是有则记，无则不记。
大事记的作用主要是资料保存的作用，而资料的保存，在机关工作中是有多方面的实用价值的。其实用价值主要有：它可以帮助一个单位查找已过去的事项或相关信息，为当前工作服务；它可为单位总结以往的经验或教训提供具体事实依据；它可以成为一个单位的史料凭证，供以后研究单位的发展，或编写单位的简介等等提供服务。
大事记的记录方法是客观实录方法，它只记录事项本身，而不加任何意见或评价。它有时只用一两句话对有关事项加以记录，如“×月×日：省××领导到本单位视察”。有时却要在记录时间、地点、事项的基础上把相关人物、事件发展的简要过程记录清楚。如果遇到材料消息有不太确切的地方，还要加上相关后记，用以说明所记事项的性质。
大事记有综合大事记和专题大事记之分，综合大事记要标明记录册的时间，如《××单位一九九×年大事记》，专题大事记则要在记录册上标明专门内容项目，如《××公司××技术改造攻关大事记》。
大事记有如下特点：
①实事求是。指的即是上文所说的以客观实录的方法加以记录，不要走样，更不能故意歪曲事实。
②清楚明确。记录相关的事项，要讲究记录的步骤，用一两句话写明第一步内容，再用一两句话写明第二步内容，其他可依此类推。
③原始资料性。单位的大事记是专供未来查找用的，年终要有专人整理成册，然后交档案部门保存。
二、编写方法
大事记编写方法常用表格式或类似日记体制式。表格式如：
日期事项备注
×月×日上午本机关政务会议，研究本单位奖金发放问题，通过了《××奖金发放办法》。
×月×日副省长×××到局视察工作。作了现场工作指导讲话。记录稿存×部门。
×月×日局×领导到日本参观考察×方面工作，随行人员有×××、×××。