§§§第一节 会议记录
一、会议记录的内涵和特点
会议记录，是在开会过程中由专门人员把会议的基本情况和会上的议程、报告、讨论的问题、发言、决议等内容记录下来的书面文字材料，是一种没有正式打印和盖章的特殊文件。开会做记录，可作为传达、执行会议决定和贯彻会议精神的依据，也可以作为会后进一步分析、研究、总结工作的重要参考材料，还可以起到备查作用。按照会议的不同性质，会议记录可分为：党委会议记录、群众团体会议记录、企事业单位行政会议记录、单位会议记录、工作会议记录、座谈会议记录等。
会议记录最突出的特点：一是它的原始性，它是指按会议发展过程将发言人的讲话内容、研究认定的问题，如实地记录下来，对文字、结构一般不允许加工、整理，更不允许更改重要内容，任何人篡改会议记录都是严重的错误。二是它的凭据性，会议记录是对会议原始情况的真实记录，也就是说是第一手材料，因此更为可靠，一旦会后对某问题的讨论和决定有争议或需要核实，翻开就可查找，是会后查对情况的真实凭据。
会议记录的作用主要有三点：一是对加深理解会议决议有促进和指导作用。会议经集思广益形成了某决议，会议记录则记下了决议形成的过程，它不仅对贯彻会议精神，而且对检查决议执行情况，对总结工作都起着规范和指导作用。二是素材作用。会议记录是形成会议纪要、会议简报的重要素材，也是形成文件和文章的素材。三是通报信息作用。有的会议记录可以作为文件传达，以使有关人员贯彻执行会议精神和决议，有的会议记录也可以向上汇报，通报信息，使上级机关了解有关决议、指示的执行情况。因此，我们必须重视会议记录的独特作用。
二、会议记录的写作方法和基本要求
从结构上看，会议记录一般分为两部分：
第一部分，是会议的基本情况，这些情况一般要在会议宣布开始时就写在记录本上。具体包括以下内容：
1.标题。即会议的名称，一般由单位名称、会议事由加上记录构成，如《××大学校长办公会会议记录》。
2.时间。要写清年、月、日，会议开始的具体时间，如×年×月×日×时到×时。
3.会议地点。
4.会议出席者。根据会议重要程度和出席会议的人员多少，要写清楚参加会议人员的具体单位和出席者的姓名、职务，特别是决定重大事项的会议，要清楚地记录下有关出席者。出席会议的单位和人比较多时或不需要一一列出时，只写主要与会人员或总数就可以了。
5.缺席者。一般应写清缺席者的姓名和缺席原因，但缺席人较多时，也可只写缺席人数。
6.列席者。即不属于本次会议的正式成员，但与会议有关的各方面人员，一般应写清单位、名称和职务。
7.主持人。写明主持人的姓名、职务。
8.记录人。写上记录者的姓名，有几个写几个，必要时注明其职务，以示对所作记录的内容负责。
第二部分，记录会议的内容。这部分一般包括会议主持人的发言，会上的报告或传达了什么事情，讨论了什么问题，做出了什么决议等项目。记录这些内容有两种方法，一种是简要的记录，一种是详细的记录。一般说来，除重要的会议，对与会者每个人的发言要全部做详细记录外，一般性的会议记录是可以有详有略的。记录人要特别注意，如果讨论的是关键性问题，特别是意见有分歧，一定要详细记录下来；如果大家的看法比较一致，没有什么争论、交叉的意见，可以抓住每个人发言的中心、要点，简要地记录下来。会上如果有讨论决议的事项，要记下表决的情况。有时，还要整理一下讨论、议决的问题，念给与会者听，征求大家的意见，把决议的事项推敲得准确，以便于公布。
写会议记录的基本要求：会议记录要求准确、真实、清楚、完整。记录人员应当有高度的责任心，以严格认真的态度忠实记录发言人的原意，重要的意思要记录原话。不得任意取舍增删，改变原意，会议的重要情况、发言主要内容和意见，必须记录完整，不要遗漏。记录字体要规范，不得自己制造简便字符，力求清晰易认。对重要的会议要实行双套记录制，即由两人同时做记录，一人做详细记录，一人做简要记录，或两人都做详细记录，以防止遗漏、误记和差错，保证记录的内容准确、完整。一般来说，记录的方式有两种，一种是有选择性的记录，即摘要记录，只记会上报告了什么事情，讨论了什么问题，通过了什么决议。一种是详细记录，要把每个人的发言（有详细书面发言稿的除外）都记下来。这两种方法各有优点，对哪一种会议采用哪一种记录方法比较合适，要根据会议的性质、目的、要求及讨论的问题来决定。一般的会议，如果讨论的问题比较简单，只摘要记录就行，重要的会议或讨论的问题比较复杂，在讨论过程中有不同意见，甚至有争论，就要详细地记下来。当然，也不是有话必录，只字不漏，而是在真实、准确的前提下记录其要点，与会议主题有直接联系的话要记全、记准确，对与本次会议议题无关的话，则可略记或不记。
范例
支部党员大会记录
日期：×××××年×月×日下午
地点：办公楼会议室
出席人数：××名
缺席人数：×名
主持人：×××（姓名）
记录人：×××（姓名）
会议议题：1.……………………；
2.……………………。
主持人（姓名）；按照本月工作安排，现在我们召开支部党员大会。应到党员××名，实到××名，缺席×名，其中正式党员应到××名，实到××名，缺席×名，超过党员半数。会议的议题是：……
下面，围绕议题，请大家充分发表意见。
×××（姓名）：…………（发言要点）。
×××（姓名）：…………（发言要点）。
主持人（姓名）：…………（归纳小结）。下面，进行表决，同意×项议案的，请正式党员举手。不同意的，请举手。
（同意：××名；弃权：×名；反对：×名）。
决议：1.……………………；
2.……………………。
不同意见：1.……………………；
2.……………………。
§§§第二节 会议纪要
一、概说
会议纪要是在“记载和传达会议情况和议定事项”时使用的一种行政公文。会议议定事项是本单位、本地区、本系统开展工作的依据。有的会议纪要的精神也可供别的单位、别的系统参考。
会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同。会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同。会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。
会议纪要主要有如下三种：记述平行机关或不相隶属机关有关会议的纪要；领导机关或业务主管部门召集其属下机关有关人员参加的办公会议纪要；学术研讨会纪要。
二、写法
会议纪要的写法因会议内容与类型不同而有所不同。就总体而言，一般由标题、正文、落款、日期构成。下面主要讲标题和正文的写法。
1.标题。会议纪要的标题有单标题和双标题两种形式。
（1）单标题。由“会议名称+文种”构成。如《全国农村工作会议纪要》。
（2）双标题。由“正标题十副标题”构成。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。
2.正文。会议纪要的正文大多由导言和主体构成。具体写法依会议内容和类型而定。
（1）开头。主要用于概述会议基本情况。办公会议属于例会，开头可以写得比较简单，但其他会议则要介绍召开会议的根据或者目的、时间、地点、人员、主要活动和收获等。其内容一般包括会议名称、会期会址、参加人员、主持人和会议议程等。
（2）主体。集中表述会议主要情况和议定事项。这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。常见的写法有三种：
①条文式写法。按议定事项写。就是把会议议定的事项分点写出来。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。
②综述式写法。按问题写。就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分谈一个方面的内容。较复杂的工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法。
③摘记式写法。就是把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容，有时根据会议议题，在发言人前面冠以小标题，在小标题下写发言人的名字。
范例
全国中等专业教育工作会议纪要
（1980年9月20日）
经国务院批准召开的全国中等专业教育工作会议，于1980年4月10日至25日在北京举行。这次会议总结了建国30年来中等专业教育工作的基本经验；研究了中等专业教育在新时期的任务；讨论了如何贯彻“八字”（调整、改革、整顿、提高）方针。会议期间，方毅同志到会讲话。会议明确了中等教育的地位、作用、任务，讨论和确定了一批重点中专学校。解决了工作中的一些重要问题。与会代表认为会议是开得好的，对办好中专教育增强了信心。
会议认为，建国以来中专教育培养了300多万毕业生（加上中师，为500万），他们中的大多数已成为各条战线的骨干力量，在建设中发挥了重要作用，是全国技术管理干部队伍的一个重要组成部分……路线是正确的，成绩是主要的，取得了正反两方面的经验，为今后的发展奠定了坚实的基础。
会议讨论了新时期中专教育面临的新情况和新任务。中专教育必须与经济建设和科学技术的发展相适应。我国的“四化”建设不仅需要大量高级专业人才，也需要更多的中等专业人才，以提高职工队伍中技术、管理人才的比重，使中等和高级专业人才保持合理的比例……
认真贯彻“八字”方针，当前必须着重抓好以下几项工作：
（一）确定中专学制
中等专业学校是在相当高中文化程度的基础上进行专业技术教育，中专的高年级与大学低年级交叉，是介乎高中与大学之间的一种学校，根据我国经济文化发展不平衡和中等专业门类多、要求不一的情况，中专学制可以多样化：招收初中毕业生，一般为4年，个别5年，有的专业仍保持3年；招收高中毕业生，一般为2午，医科和工科等有些专业可为2年半或3年……
（二）全面规划，搞好调整
培养人才，必须全面规划，搞好综合平衡。各地区各部门都要制定中专教育发展计划，把培养中等专业人才的规划纳入经济发展规划。要在保证质量的前提下有计划地稳步地发展，避免大起大落。要使中专学校与高等学校的招生有适当的比例。对需要量大的专业，各部门和各地方可自己培养解决，需要量小而许多部门都要一点的专业，可由有关部委或地方统筹规划或相互之间协作代培解决。
（三）切实办好重点学校
集中力量办好一批重点学校，是办好中专学校的一项重要措施。会议讨论并确定了全国重点中专学校339所……
（四）加强师资队伍建设
壮大和提高师资队伍，是当前需要大力解决的一个重要问题。各有关领导部门和学校都要拟定师资队伍建设规划。今后普通课和政治课教师由学校所在省、市、自治区负责解决，由教育部门作出规划，提请计划、人事部门从综合大学和师范院校的毕业生中分配。专业课和专业基础课教师由主管业务部门负责配备。
（五）稳定教学秩序，搞好教材建设，提高教学质量……
（六）增加学校经费，切实改善办学条件……
（七）加强领导，健全领导管理体制……
会议要求中专教育战线的全体同志，要坚定不移地贯彻党的路线、方针和政策，发扬艰苦创业的精神，多办、办好中专学校，为实现“四化”作出更大贡献。
§§§第三节 会议报告
一、文种特征
这里所说的会议报告，是指有关领导人在大型会议上，向与会者所作的全局性、系统性的工作汇报或某一重大工作问题的讲话文稿，往往是总结、部署一项或一个时期的工作，如党代会、人代会、职代会等各种会议上的工作报告。
工作报告虽然多以领导成员个人名义出现，但并非个人意见，而是领导班子集体的意见，是经领导班子集体讨论、专人执笔、反复修改定稿的。一经会议通过，并按文件下发或公布，就具有指示性和约束力。
撰写“大会工作报告”应注意体现四性：一是目的性，要明确会议的目的、要求、指导思想、中心议题，使报告有所依据；二是针对性，要结合地区、部门、系统的工作实际，把上级精神同本地实际情况结合起来，避免废话连篇、言之无物；三是指导性，要有较强的政策思想水平，能够准确地提出问题、精辟地分析问题、中肯地解决问题；四是全局性，即要通观全局、把握重点，避免一般化。
“大会工作报告”是会议的中心部分，涉及面广，启示点深，承前启后，展望未来，篇幅比开幕词、闭幕词长，内容比领导同志在会议上的专题性讲话全面，要求纲目清楚，逻辑性强，便于记忆领会。在结构上可用并列式，把报告的内容分成并列的几大部分；可用层递式，围绕中心，逐层加以叙事、议说。