发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下代2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[ ]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
8.1.6签发人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
8.2主体8.2.1公文标题红色反线下空2行，2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
8.2.2主送机关标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识文法同抄送。
8.2.3公文正文
主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
8.2.4附件
公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
8.2.5成文日期
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文日期的标识位置见8.2.6。
8.2.6公文生效标识
◎单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
◎联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
◎特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
8.2.7附注
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
8.3版记
8. 3.1主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空l字。
8.3.2抄送机关
公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识文法同抄送机关。
8.3.3印发机关
和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关的在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
8.3.4版记中的反线
版记中各要素之下均加一反线，宽度同版心。
8.3.5版记的位置
版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。
9 页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空l字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
10公文中表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。
11 .1 公文的特定格式
11.1信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字，首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空l行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。
11.2命令格式
命令标识由发文机关名称加“命令”或“今”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下空l行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。其他分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。
11.3会议纪要格式
会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成。其标识位置同8.1.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。
附录二：
公文处理工作管理的方法技术
公文处理工作的管理需要依靠特有的方法技术。本文介绍公文标准化、公文程序化、公文简化、公文学、公文表单设计等基本技术方法的原理与应用要点。
一、公文标准化技术
公文标准化是科学管理公文、公文处理工作的重要内容，同时也是公文处理科学管理的重要手段，为此，掌握公文标准化的原理、方法与技巧是非常必要的。
（一）标准的特性、种类与级别
标准是对重复性事物和要领所做的统一规定，是独具一定特殊性质的规范。这些特性主要表现在：
第一，标准所针对的对象必须具有重复发生和使用的性质。这主要在于重复发生和使用的事物和概念才有必要和可能成为标准化的对象。如果这些事物和概念没有必要和可能成为标准化的对象，如果这些事物和概念不能重复发生和使用，标准无法发挥作用就失去存在价值；如果这些事物和概念不能重复发生和使用，也就无以总结规律，标准的制订也就失去了客观依据。
第二，标准具有科学性和民主性。它必须综合科学研究成就，技术进步的新成果和社会实践的先进经验；它必须广泛听取有关各方的意见，在充分协商的基础上从全局的利益出发做出规定。
第三，标准的本质特征是统一。因为统一一致才能克服事物和概念多样性泛滥带来的危害，才能异中求同，繁中求简。
第四，标准具有特定的效用。标准是科学、技术、先进实践经验的总结，是人们在社会实践中共同遵守的准则和依据。在我国，强制性标准具有法律规范的性质，有关部门和人员必须严格遵行。推荐性标准则供有关单位自愿采用，但一经确认，有关单位或个人也必须严格遵行。
第五，标准具有文件形式，标准文件以特定程序制订和颁布，各级各类标准均应由主管部门审批和发布。
根据不同的标志和角度，标准可分为若干种。
若按标准本身的性质可分为：技术标准、经济标准和管理标准三大类。
技术标准就是对对象的技术特征加以规定或度量的标准；经济标准是对对象的经济性能和经济价值加以规定或度量的标准；管理标准则是指由管理机构为行使其职权而制订的具有管理功能的标准。
若按标准的对象进行分类可将标准分为产品标准、工作标准、方法标准和基础标准。
根据适用领域和有效范围的不同，标准有不同的级别。其中由国际权威机构制定并为国际上承认和使用的为国际标准。各个国家或地区也根据社会经济文化等条件的不同，建立有不同级别的标准。我国的标准分为：国家标准、行业标准、地方标准和企（事）业标准4个等级。
国际标准指由国际标准化组织(ISO)和国际电工委员会(IEC)等权威性组织制定并为国际上承认和通用的标准。目前积极采用国际标准已成为我国重要的技术经济政策。
国家标准指对全国经济、技术发展有重要意义，需要在全国范围内统一标准，国家标准在我国是最高一级的标准。
行业标准指需要在全国某个行业范围内统一的标准，行业标准由各行业归口部门制订，在本行业内通用，行业标准的内容不得同国家标准相抵触。
地方标准指需要国内省（自治区、直辖市）级地方范围内统一的标准。
企（事）业标准指由企业事业单位制订和发布的标准。这类标准可以是对国家标准、行业标准、地方标准的细化、补充和提高（指标要求更高），也可以针对其尚未规定的内容自行制订。
（二）公文标准化的内容
公文标准化是指在公文处理工作领域内，针对其中具有重复发生和使用的一部分事物和要领制订科学统一的管理规范和技术规范，并予以贯彻实施和不断修订完善的全部活动过程。
公文标准化有重要的意义和作用，其主要表现在：标准化是科学管理公文和公文处理工作的重要内容；标准化是简化公文和公文处理工作的必要条件；标准化是提高公文质量的保证；标准化是公文处理工作现代化的基础。
由于在公文处理工作中存在着大量标准化的具体对象，因而公文标准化有着丰富的内容，公文标准体系的主要构成情况应是：
公文格式与数据元方面的标准主要有：公文格式分类编码与注册方面的标准；公文格式式样、公文封套与装订式样标准；公文数据元构成、数据元名称与定义及其表示、数据元分类与编码等标准。
公文处理与管理方面的标准主要有：有关公文撰写、制作、办理、对外传递、处置、保管、提供利用方面的程序规范、方法规范、操作规范等；公文处理工作术语、公文处理工作管理规则与技术方法方面的标准；公文管理制度规范、技术规程；公文处理工作环境条件标准等。
公文制成材料、设备工具方面的标准主要有：公文用纸、公文磁性记录材料、感光记录材料的规格质量方面的标准；公文用字迹材料质量标准；公文制作、传输、存贮设备装具用具的主要规格、功能性能、接口制式、软件设计方面的标准等。
（三）公文标准化的形式
公文标准化形式是指标准化内容的存在方式，或者说是实现公文标准化的基本方法途径。公文标准化的基本形式是：以统一化、通用化为主，辅以简化和组合化。
1．统一化
标准化实际上就是人们有意识地使有关事物和概念达到一定程度的统一的一种努力。统一化是把同类概念两种以上的形态归并为一种或限定于一定范围内的标准化形式，其实质就是使对象形式、功能、效用或其他特点具有一致性，并将这种一致性予以确定，以消除不必要多样性造成的混乱和不便，建立需要人们共同遵循的秩序。
公文是一种信息沟通工具，公文处理工作是典型的信息沟通活动，它的有效性以沟通各方在诸多方面的一致性为条件，失去这一条件，沟通或者无效或者质量低劣，这就决定了公文标准化的主要形式是统一；数据元名称与含义的统一；同类公文格式的统一；工作制度的统一；公文专用设备工具装具等接口制式、尺寸规格及部分功能指标的统一；公文制成材料的尺寸规格、质量要求的统一等。
2．通用化
在互换性的基础上，尽可能扩大同一对象的通用化。它主要是通过使对象具有功能或尺寸互换性的方式扩大其使用范围，来减少重复规划设计过程，节约资源（时间等）促进事物优化的。
为减少沟通中的障碍，公文处理工作中具有功能互换性，以扩大同一事物的使用范围，这就使通用化成为公文标准化的重要形式之一。这种通用化主要是：部分文种的通用化；文化格式“组件”的通用化；公文用表单以及设备工具的通用化等。
3．简化
简化就是在一定范围内缩减对象类型数目，使多样化发展的规模得到控制，在特定内满足客观需要的标准化形式。
公文处理工作中确有一些事物的多样性发展超过了客观需要有化繁为简、去劣存优的必要。简化主要是：文种的简化、公文格式的简化、程序手续的简化等。
4．组合化
组合化是按一定原则，设计并形成一系列通用性强的单元，根据需要将其拼合成不同用途的整体的一种标准化形式。它可以限制“部分”的数量并预制这些“部分”，根据需要快捷方便地去“拼合”数量庞大的一个个“整体”，并以优质的“部分”为整体的优质奠定基础。公文处理工作中有相当一部分事物的“部分”确实是以相同或相似的面貌出现的，而且出现频率很高。这就使我们在公文标准化过程中可以更多地总结和发现并“预制”这些“部分”，创造出更多更好的整体。公文中的一部分词语、文句的表达均可以用这种组合化形式实现标准化。
（四）标准的制订与修订
为保证标准的有效性，应严格遵守标准制订与修订工作的程序。
1．下达标准化项目计划
由有关主管部门根据标准化计划与规划将具体项目下达给承担任务的单位。
2．组织标准制订工作组
由承办单位研究确定。通常应由专兼职标准化专业人员和科研人员、使用者等方面组成。
3．编制工作方案
由工作组根据项目要求制订主要内容有：标准名称，适用范围，效果预测，国内外相关标准及有关科技成就简况，工作步骤及计划进度，任务与分工，解决有关困难和问题的措施，经费预算。
4．广泛调查、收集有关材料