(1)简化必须真正在总体上带来方便和效益。人们不需要为简化而简化，否则一定会因此带来更多的无意义的复杂化，带来更多的麻烦。为此，在考虑公文简化问题时必须首先想到简化的结果是否能带来方便和效益，看它是否有助于使这些事物功能更强（最低限度也要保持原功能不变），性能更稳定，更趋于优化，使人们更感觉’陕捷、方便、有利。特别是要考虑到这种方便和效益不能是个别的、局部的、暂时的，而必须是总体上的，是长久的。如果做不到这一点简化就失去了意义。
(2)简化必须是合理的。简化意味着事物表现形态类型数量的减少，意味着取消、压缩、合并、替代，但简化决不意味着它可以消灭事物的多样性发展。恰恰相反，它要消灭的只是有害的、超过实际需要的多样性，要保护的是有益的能使事物得到优化的多样性。因此，简化也是有限度的，不能过度。是否合理、是否适度的标准，就是看简化后事物的功能是否得到保持和扩展，是否在总体上方便有利，是否有助于维护事物正常的多样性发展。如果人们将撰写公文的方法“简化”到人人不经系统培训就能掌握，但依照这种方法撰写出来的公文不能迅速、有效地被阅文者正确理解，那么这种简化就是过度简化，是纯粹简单化，已没有实际有利的作用。
(3)必须正确把握简化的时机，简化必须在事物多样化的规模已超过必要限度，出现多样性泛滥之后才能进行，否则会阻碍事物正常发展，使更具生命力的事物不能产生从而保护了落后的低功能的事物，但同样简化也不宜在事物多样性泛滥已极其严重的情况下进行。因为此时简化的阻力太大，付出的代价太高。为此，正确把我们所面临的一方面是许多事物不完善，另一方面又有许多事物的多样性发展已经超过或正在超过必要的限度。为此，我们有必要经过真正认真的分析，认识并把握简化的最佳机会。
（二）公文简化的过程与方法
1．公文简化的一般过程
公文简化过程由这样几个步骤组成：
(1)发现并确定简化的对象。应根据调查研究和有关方面的反映，寻找其多样化发展超过实际需要的繁杂事物，并将其列为简化的对象。
经验表明，当工作结果差错频繁，工作人员任务量严重不均衡，“瓶颈”现象经常出现，公文运行路线多头混乱，公文运转速度很慢，例行事务常被延误处置，工作人员普遍反映繁琐不便，经过培训绝大多数人仍无法掌握规定程序和工作方法等现象出现时，就需要注意通过简化有关事物的方式来解决问题。
需要指出的是，在确定简化对象时还应注意简化的可行性，考察其客观条件，注意现行法律、法规和规章的有关约束。
(2)说明有关的具体事实。首先将一个比较复杂的事物总体分解为若干个局部，然后用文字说明或流程图等对各个局部及其相互关系进行精细的描述，以准确认识事物原貌，把握有关的联系。
(3)认真观察分析事物。对构成事物的每一个局部，每个具有相对独立性的部分（环节、步骤、任务、岗位、方式、方法、要素、式样、规格、品种、手续、线路等）细节逐一进行详尽而准确的分析，不断地提出并回答这样4个问题：
a．它能否被取消？只要它是多余的，无用的，功能已被其他事物完全包含的，也就是没有存在必要的，就一律坚决取消。
b．它能否与其他部分合并？只要它不真正具备独立存在的理由，只要它与其他部分归并为一后，能以一当十或者同样有效，就坚决合并。
c．它能否被更简便有效的事物替代？如果答案是肯定的，就用新事物（或部分）去替代，这样就可以使它足够容易，更有生命力。
d．它能否被压缩一些？如果它既不能被取消，又不宜于被合并和替代，就再分析一下它能否被减少一部分甚至是很小的一部分，使它真正没有无用的累赘。
(4)创制新方案。在观察分析的基础上最终确认取消什么，谁同谁合并，用什么替代什么，压缩哪一部分哪一点，制订出具体的实施方案，使事物更完善，更有优越之处。
(5)实验论证。以实验方法验证实际效果，为完善方案确立客观依据。
(6)修改完善方案。根据实验论证的结果，检查方案的可行性，直到简化后的事物确实比原来优化为止。
(7)试行。在一定时间和空间范围内试验推行新方案。同时对工作人员实施培训，向其介绍新程序、新方法。
(8)应用。试行取得有效成果后，经主管领导批准正式应用新方案。
2．公文简化方法举要在实际工作中，许多单位都创造出成功的公文简化经验，取得了积极的成果。现分项将常用的公文简化方法概要介绍如下，以供参考。
(l)公文种类的简化。文种以其特有的功能给公文的撰制和办理带来的便利，但是，文种的过分细化，具体类型的繁杂却给人们带来了困惑和诸多的麻烦，因此而造成的比较普遍的错用、误用文种现象严重危害了公文的质量，为此，文种有简化的必要。其基本的方法是：由各级主管机关以法规、规范等形式对现有文种重新加以清理和规范，取消其中使用价值不大、应用范围极窄、使用频率极低的；取消具体功能已被其他文种包含的；合并性质、用途近似，其细微分别难以被非专业人员掌握的；用适用面宽的通用文种替代一部分专用文种。(2)公文运转程序过程的简化。简化公文运转程序过程的基本方法是：取消其中无效的、多余的步骤和环节；压缩运转过程中的层次，减少重复，减少纯手续性的工作环节；压缩一部分工作活动对象的范围，合并一部分无独立存在意义的工作环节，发展并联作业，发展“一次性”、“一条龙”作业，发展并行（一齐运行）、并案（合并同类事项）、并办、并管的工作模式与方法；替代，尽量以直接过程替代间接过程，以简洁有效的程序替代随机判定与处置，以更简易有效的简便方法替代既有方法；为特殊公文规划更短更方便的运转路线，发展并应用代办、代管的工作方法。
A．简化公文的签发与批办。简化这两项工作有助于提高各级领导者的工作质量与效率，使其有效摆脱大量具体的事务的困扰。
简化签发的方法主要是：切实贯彻分层负责原则，各级领导只签自己的公文，尽量压缩核签、加签公文的范围；取消每文必签的制度，便行内容的公文（通稿公文）只签一次，以后可据此免签，只需定期送领导核阅即可；常规性业务公文可正式授权自己的下属代为签发；文稿绝对反映了批办意见的可据此免签或请下属代签；尽量减少集体签发公文的过程。
简化批办的方法主要有：压缩批办的范围，取消对一部分例行重复性内容业务公文的批办；坚持分层负责原则和科学分工原则，各级领导批自己该批、能批的公文：
减少集体批办；以为原文配文摘、提要的方式，或者为若干反映类似问题的公文配综述等形式，压缩批办公文时阅知的内容；集中合并批办反映同类或同一问题的公文；内容重复的公文只批一次，以后可据此直接办理；与签发合一，直接批注办理意见并指明文稿免签条件；授权下属代批一部分公文；以简明的标准批语代替随机批语。
B．简化公文的承办。其主要方法有：尽量压缩以制发公文为主要内容的承办方式的应用范围，充分发挥会议，面谈，电话沟通，现场办公等承办方式的作用；压缩会商的对象范围，取消无效的协商过程，必要时以会议形式集体会商；单位内部就某类问题协商一致后，其处理意见将稳定有效，再发生同类问题时可据此免会；有关部门就某问题无法达成一致时，应由单位有关领导裁断并直接注明批办或签发意见，具体承办部门可据此免会；必要时，以直接承办拟就文稿的形式将拟办与承办合一；在条件允许的情况下，以直接办稿的方法（经领导口授，承办人整理成文稿，签发后直接发印发出）替代程序比较复杂的“正规”办稿法；尽量集中合并办理涉及同类或同一问题的公文；以在原件上批复或制发简便回复单、处理单等方式替代制发正式回复性公文。
C．简化公文的审核。其主要方法有：取消对一部分性质一般内容十分简单或依据“样板”填制的标准文稿的审核过程，由有关领导直接核准签发；领导直接承办的文稿可由其直接审签；对错漏性质不严重，修改难度不大的文稿实行“审改合一”
制度，直接改而不退，改后直接送领导签发，尽量少以传阅或会议形式集体审核一般性公文。
D．简化公文的管理。其主要方面及主要方法为：
简化登记。取消对一部分性质一般、与本机关无直接关联的公文登记；取消简单重复性的登记环节；取消无助于掌握公文运转办理情况，无助于查找公文，无助于明确责任的一切无效登记活动；尽量压缩登记的次数，以联单式一次性登记完成登记工作或完成大部分登记项目；尽量压缩登记项目，使登记手续简单方便，易于随手完成。
简化分办。尽量以科学合理的分办程序代替依据惯例经验和随机判断决定公文的去向；尽量压缩送领导批办的公文的范围，尽可能把公文直接送承办部门；反映同一或同类问题的公文尽可能集中合并送办。
简化传阅。取消一部分不是根据客观需要而仅仅是根据级别待遇而组织的传阅过程；压缩一部分送阅的对象范围，使送阅与阅文者主动调阅（要向其提供可阅知的公文目录）相结合，减少无效阅文过程；发展阅文室阅文、布告栏阅文等简例阅文法；尽量依据传阅程序组织传阅，减少领导用于随机确定阅知对象和次序的精力消耗；尽量按阅知和阅办两项不同职责分别同时组织传阅。
简化催办。取消对一部分无时限要求的一般性公文的催办活动，压缩催办范围；催办人员尽量兼承收发、分办等工作，以利于合并登记，简便手续；因地制宜地选用最简便有效的催办方式（现场催询、召开会议、制发催办单（函）、电话催询等。）简化公文传递。应尽量以建立机关内部公文交换中心定时集中同时收、发公文的方式，以简化公文在单位内部的递送过程；以报刊行文、制发公报、向有关地区或单位制发印版（而不是数量众多的纸质公文）等形式简化对外传递公文的过程与具体方法。
简化注发。压缩公文格式的种类；尽量对注发项目确定具体的标准；将注发职责与审核职责合并，由审核人员兼承注发工作。
简化封装。必要时以大包装替代小包装（相同性质公文发往同一单位时）；采用开窗式信封（不必书写信封上的所有项目，公文上已全部印出，只要折叠时注意使其在透明的窗口处露出即可）；采用已成批印刷完成信封封面项目的“标准印版信封”；以使回执单上的项目印在封套背面的方式代替专门填写邮寄回执单。
简化立卷。将立卷公文范围控制在必要限度内；采用立小卷、立纯卷等简易立卷方法；以编制高水平检索工具的方式降低对案卷在满足多种查找需要的检索功能方面的要求，使案卷主要具备保管功用；科学编制立卷类目使其对立卷工作有切实而具体的指导意义，使操作者只需做简单的判断和作业就能完成有效的工作过程；将立卷工作职责与其他有关管理职责合并，由负责收发、分办、催办等工作的人员兼承立卷工作，以便于掌握实际情况并有利于将归卷等作业同其他作业一并有效完成，如收发文登记时即将文书处理号同时登录在册，确定其归人的案卷；经科学总结，概括出适合本单位的标准案卷标题（或基本模式），以利于非专业人员操作。
(3)公文用装具装备的简化。这方面的简化主要是压缩同一组织系统、同一机关选用的装具、设备的种类和规格，尽可能以通用性强的替代专用的；根据条件和实际需要推广那些可调式、组合化的通用装具和设备。
(4)公文载体材料、字迹材料品种规格的简化。纸张等载体材料的简化主要是在压缩其尺寸规格的种类，如纸张规格就应首先将这些尺寸规格简化到国际标准A系列上来。墨水、油墨等字迹材料主要是进一步优化配合方案，逐渐淘汰其中无质量保障的，最终简化为几种标准方案。
四、公文处理常用表单设计为适合科学管理的需要，公文处理工作中常使用一些表格或单证用以登录有关项目，为有效地组织与控制文件提供依据或支持。为此，正确掌握这些表单的设计技术，使其更加科学和实用就成为一种客观的必需。
（一）种类及用途
公文处理工作常用表单大都属于登记表类，主要用于记录公文运转处理的具体情况和问题，以明确责任，为查阅文件、控制文件的数量、质量以及运转传递过程提供线索和依据。这些表单的具体形式是多样化的，有些是可以附在文件上随文一起运转的单面式的；有些则是可以独立装订并保存的簿册式的；还有些既可以单面形式出现又可以同时或事后成为整册的联单式的。但出于简化和便利的需要，这些表单又大都是封闭式而非开放式的，即表内的项目大都以表框线条填写，保留了有限空白位置，使各种表达不能受限制地充分自由发挥。
公文处理工作中使用范围比较广泛的表单主要有如下几种类型：
收文登记类。主要包括各种在接收公文过程中使用的记录所收受文件的情况，履行交接手续的登记表、单、卡、簿页等。它们分别用于对外收文和机关内部机构间的收文活动中。
发文登记类。主要包括各种在对外发文过程中使用的用于记载有关情况，履行交接手续的登记表、单、卡、簿页等。它们分别用于机关内部的内收发、外收发部门。
回执单类。主要包括各种用于检查公文对外投递情况的内回执、外回执、发文通知单、核文单等。
分办传阅登记类。主要包括各种供记录公文分办、传阅情况的文件分办单（分发单）、传阅单、传阅登记簿页等。
处理单证类。主要包括用于记录公文运转处理情况的各种收文处理单、发文处理单（发文稿纸首页）、来信来访处理单、人民来信登记、人民来访登记、文件办理情况登记等。
文件管理登记类。主要包括用于记录文件保管料理情况的各种转办登记、借阅登记、销毁登记、清退登记、催办登记等。
记录单证类。主要包括各种会议记录、电话记录、会议通知单、公务电话确认单等。
（二）结构与格式
表格单证特点之一就是结构简单，格式规范，公文处理工作常用表单在结构与格＼、式方面更趋简洁、划一。
公文处理工作常表单一般由：标题、正表、说明等部分组成。