“通报”与“通知”的不同点主要在：“通报”主要不是像“通知”那样以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作，而是用典型事例、有关情况来传达意图，启发教育有关人员，指导有关方面的工作；有关执行方面的要求也比“通知”要原则，甚至不涉及直接具体的执行要求：发送范围广泛，一般情况下，均直接下达到广泛范围内的各级各类工作人员。
（八）“通报”与“处分决定”的区别
“通报”与“处分决定”有很大不同，首先是制发公文的目的不同，“通报”不仅是为了教育当事人，更是为了教育更多的人，指导和推动有关工作。“处分决定”
则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分决定。其次，对象不同，“通报”的对象必须是具有典型性的人或事，“处分决定”则是针对所有需给予处分的人及事；再次，内容性质不同，“通报”介绍说明错误事实则具体细微；“通报”
中常需有要求其他有关人员记取教训，采取有关措施的基本要求，“处分决定”则无此类内容；“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见，“通报”则不一定有。最后，发送范围不同，“通报”发送范围广泛，“处分决定”则一般只与当事人及有关方面见面，很少普发。
（九）“通告”与“公告”的区别。
“通告”与“公告”的不同点主要在：“通告”仅对国内公布，其告知和约束的对象是作者统辖范围内的中国公民及有关的外籍人，应具备使世人知晓的意义，“通告”则不限于此类性质的内容；“公告”的作者地位大都较高，“通告”则没有此限；“公告”主要是重要消息，除特例外，不涉及强制性的执行要求，“通告”中则常涉及有关人员的应遵事项，有具体细致的行为规范和对公文的具体执行要求。
（十）“通告”与“命令”、”指示”、“通知”的区别
“通告”与“命令”、“批示”、“通知”的差别主要在于：“通告”不涉及任何秘密；“通告”直接向公民个人公布，不像“命令”、“指示”、“通知”通常需按组织系统或专业系统逐层下达；“通告”的内容比“命令”细致具体，在文种使用上不像“命令”那样需受严格的权限限制；“通告”提出的规范是公民的行为规范，…般不像“指示”和“通知”那样涉及贯彻执行公文的要求，而主要提出公民应当遵守的具体事项；“通告”可依法自创有关规则，“通知”则主要是转达上级的指示精神并使之具体化。
（十一）“通告”与规范性公文的区别
“通告”的一部分内容也具有一定的规范性，但它却与规范性公文有很大不同：
“通告”所涉及的主要是公民个人的行为规范，规范性公文则不限于此；“通告”中的规则更带有政策性而非法规性，因而稳定性不如规范性公文；“通告”的内容详尽具体，有一部分用于解释说明、阐发道理、叙述有关事实过程，指出有关事物间的界限、列举有关情况的内在成分，而这些成分在规范公文中一般没有；“通告”效力的存在决定于作者自身的法定管辖权，对在辖区内的公民有强制约束力；“通告”的生效程序比规范性公文简单，机关的法定责任者签发即生效，不必预先制发“命令”、“通知”等完成其公布过程；“通告”的传递形式也比较简便和多样，张贴、广播、刊载等形式均可保证其有效。
（十二）“请示”与“报告”的区别
“请示”与“报告”的不同主要在：“请示”用于对上级机关有所呈请的情况下，可向其请求下达批示，请示其允许“自己”去做某一件事情，“报告”则用于汇报工作，反映情况，问题，不能带“呈请”事项；“请示”能强制对方复文，“报告”则不能，上级对“报告”可以复文，也可以不复文；“请示”必须形成于事情发生之前，“报告”则可根据情况，既可在事前，也可以在事后或事情进行当中形成。
（十三）“请示”与“议案”的区别
“请示”与“议案”的基本性质上是相近或相同的，但也有一些区别：“议案”
的作者是被严格限定的，受文者也是非常专指的，作为公文的“议案”作者必须是各级人民政府，受文者只能是同级人民代表大会或其常务委员会。“请示”则可用于同一组织系统或专业系统的任何下级机关对上级有所呈请；“议案”所关涉的事项是提请国家权力机关审议的重大事项，“请示”所涉及的事项则不仅仅是重大事项，在效用上，“请示”可以强制对方回复意见表明态度，但内容并不能强制执行，“议案”
则在经审议通过后，具有法律约束力，要求有关机关或人员认真遵照执行。
（十四）“意见”与“请示”的区别
“意见”与“请示”之间的不同点主要在：“意见”不是完全的上行文，在行政系统，它还可以用做下行文和平行文；同为上行文，“意见”只能用于对重要问题提出见解和处理办法，“请示”则无此限制，对符合请示条件的所有请示指示和批准的事项均可涉及；“意见”必须对重要问题表态并提出处理问题的办法，“请示”则可以直接要求上级机关表态，提出解决问题的办法，自己可以提出也可以不提；“意见”中所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文，如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列出各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定，“请示”则无此限制。
（十五）“意见”与“报告”的区别
“意见”与“报告”之间的不同点主要在：“意见”不是完全的上行文，它还可以用做下行文和平行文；“意见”只能用于对重要问题提出见解和处理方法，“报告”
则无此限制；“意见”应当提出解决问题的对策建议，“报告”则主要是汇报工作，反映情况，答复上级询问，不涉及建议；“意见”可以强制上级迅速复文并做出处理，“报告”则不能；“意见”在上级机关应按类似于“请示”的程序和要求办理，“报告”则另有办理程序和办理要求。
（十六）“会议纪要”与“决定”的区别
“会议纪要”与“会议决定”（决议）之间有如下不同：“会议纪要”一般不能独立对外发出，往往需要以“通知”等指明有效执行的范围与要求等，“决定”则可独立发出；“会议纪要”所记载的是会议的情况和议定事项，不一定必须像“决定”
那样只针对重大事项：“会议纪要”不仅仅只反映议定的事项，“决定”则必须有完全确定的决策而不必反映其他意见；“会议纪要”中的议定事项是有关与会各方确立的意见，只有一方反对即不成立，“决定”的内容则可根据有关规则由与会者中的多数人确认并通过即为有效，产生法定效力；在表达方面，“会议纪要”需综合反映会议的全面情况，对有关意见和观点进行阐述，“决定”则一般无这些内容。
（十七）“会议纪要”与“会议纪录”的区别“会议纪要”通常需要在对“会议记录”等综合整理加工的基础上形成，但二者却有很大不同：“会议记录”是原始性的凭证性材料，可以有闻必录，“会议纪要”
则必须对原材料进行系统的整理加工，只录要点、重点；“会议记录”一般有凭据性，由有关责任者签字确认后发即有效，“会议纪要”则不仅有凭据性，往往还用于向上级或有关方面反映情况，指导下级机关的工作，因此，更讲究条理性，而且经与会各方反复讨论一致确认后方为有效。
二、公文表达的简化
（一）公文表达形式的简化依据信息表达形式的差异，公文可被分为文章式、表格式、提纲式、图形式等数种，简化公文表达形式就是压缩公文的应用范围，以更简明直观、快捷方便的提纲式、表格式、图形式公文替代一部分文章式公文。
提纲代文章--部分例行性业务公文，机关内部上下级或各部门间往来的公文等，常可以简要的提纲替代正规系统的文章，下例为一份提纲式的请示，用它替代一篇文章不仅令撰稿人与阅文者省时又省力，而且要点醒目，表达效果更好。
主致：厂长主旨：申请购置××牌复印机一台理由：
1．本科办公费70%用于支付在外复印文件的费用，无力正常开展其他工作；2．在外复印文件易造成泄密，本厂003号专利秘密外泄即缘此，这次泄密事件仅直接经济损失即达××万元。
要求：1．拨款一万五千元人民币；2．请采购供应部门代购。
××科x×××年×月×日表格代文章--凡用于表达有明显规律性和大量重复项目内容的公文均可考虑以表格文章。
这种公文不仅免去撰写文稿的繁琐，手续简便，篇幅短而内容丰富，而且表意明确，同样撰稿人与阅文者两便。
图形代文章--在需要形象，直观地表明事物状态和趋向方面，图形式公文比文章式公文简洁而有效，因此，可以特殊场合以图形代文章。
（二）公文结构的简化公文结构是指文件的数据构成。简化公文结构就是以满足沟通需要为基准，尽量减少数据量。具体的办法：一是取消一切与公文主题无关的内容；二是尽量压缩必不可少的基本数据（如公文的标题、正文、作者、日期、印章或代签署）以外的其他数据，可有可无的即予删除，同时，还要尽量压缩可以派生的数据，也就是依据文件中已有数据经简单计算或推导即可得到的“新”数据；三是合并相同的或近似的数据内容。
公文格式的简化目前，公文格式的繁杂多样是一个带有普遍性的问题，这一问题的存在不仅给以传统手工方式撰写制作和办理公文带来了不便，更为在公文处理中采用自动化手段构筑了主要障碍，已经到了非简化不可的程度。简化公文格式的主要方法就是在分析论证的基础上最大限度地压缩格式种类；同种公文尽可能用同一格式，尽力消除格式之间一切没有实际意义的差异，主要部分相同或类似的格式尽可以合并为一；能被标准格式替代的格式一律取消，能部分地与标准格式保持一致时尽可能保持一致；功能已完全被其他包含的要予以取消；尽力扩大格式的应用范围，专用格式能转为采用通用格式的要坚决转换。
公文语言表达的简化目前在我们的多数公文中都有继续简化语言表达的潜力，常用简化方法有：
取消。取消文中一切与主题无关的材料；坚持一文一事，取消与实现制发公文目的无干的一切内容；充分利用定向表述的优势，舍去撰稿人与阅文者双方已共同了解的内容；坚持直接表意的语体风格；忌曲笔、忌渲染、忌夸张、忌场景描写、忌虚构事实，忌追求词句的浮华；忌用反语、拟人、夸张、双关、象征等修辞格；惜墨如金，舍去一切浮辞，一切无实质内容的套话、废话、多余的重复话、假话、空话、模棱两可语义含混的“鬼话”；简单同义反复的话要坚决去除。
压缩。坚持开门见山压缩开头；坚持言止意尽精化或干脆舍弃结尾；使过渡简洁，能用标号（序码等）过渡的不用关联段；积极而正确地采用缩略语，规范地使用简称，妥帖地使用数概（“四化”“三废”等。）规范地使用省略句；正确使用以简洁为特色的专用词语。
替代。利用公文自身的一系列特点，尽量以档记代文名；以概述代详述，以图表代方案叙述；以附件代精细的正文；以合理的引用代议论分析；以词形固定、词义精确单一的术语代自然语言中的多义词与词义不确定的词语；以标准化、样板化、模式化文稿代随机撰拟例行性内容基本固定的文稿，如人事任免、拨款、函谢、正书等。
合并。正确将词性一致，结构相近的词或词组并为联合词组，将同类内容集中分条列项叙述；合并内容、功用完全相同的若干文稿为一份通用文稿。
三、公文中避免歧义的方法要点
歧义是指语言有两歧或多歧意义，可同时形式两种或多种可能解释的一种语言现象。比如，“我还要学习文件”这句话，就有三种理解：一是我们打算学习一下文件；一是我们索要供学习的文件；三是我们应当学习一下文件。
对于自然语言而言，歧义本是一种正常现象，难以简单地说好与不好，更不能一概视为语病，全面禁绝。在一些文体中歧义甚至被作者有意识地加以运用，如在相声作品中，歧义就常被用来制造包袱。一些日常口语交际、书面交际中使用频率很高的修辞格，如“双关”之类，在一定意义上也可以视作在积极地应用“歧义”。但我们不得不指出的是，在更多的情况下，歧义现象确实有害。这在主要用于事务处理的应用文件中，特别是公文中，其危害的程度尤深。
公文的语言是一种非常讲究精确性的语言，因为公文的使用目的就是要使对方接受作者的影响，而且是对方行为的强制性影响。要使这种影响有效，一个重要的前提条件就是使意思的表达高度精确。每一个词，特别是每一个句子必须保持意思的惟一性，以避免对方“见仁见智”按各自的理解而不是作者的意图去行事。
从这样的意义上，歧义对公文当然就是百分之百的有害。能对这一点提供证明的实际例证举不胜举。在日常生活中，公文中的歧义不但给人们带来麻烦，诸如在保险合同中将保险范围：“包括家用电器、床具、卧具等各种生活资料”；在政策规范中将惩罚规定写作：“我们要严厉打击少数犯罪分子”等带歧义的表态，就经常把公文作者“等”到被动局面中，甚至“等”到自己的利益白白遭受损失的境地；经常使公文作者的真实意图令人费解，甚至使作者尴尬地被理解为：“严厉打击少数，对多数则……”
歧义对公文是有害的，是撰写者所不需要但又往往无意之中造成的。那么，如何才能避免公文中的歧义呢？其实，克服歧义的方法并不复杂，有针对性地对句子成分予以调整，创造必要的语言环境等做法都十分有效。而这其中，困难的和起关键作用的是要能发现歧义的存在。为此，我们必须了解歧义的发生规律，对歧义保持警惕。
一般情况下，当公文中出现选词不当，词序失当，滥用省略，略用数量词，语句中有词性不明的成分，语言成分间的语法关系不明，语调附加的语义不能被准确读出，忽略对含义不确定的词、词组的有效限定修饰，错用标点符号，滥用修辞格等现象时，都会形成歧义。
（一）选词不当，造成对概念的曲解，引起歧义
与歧义出现有关的选词不当，主要表现用在滥用方言词、口语词和土俗俚语．使用不规范的简称，误用褒贬词语等。
我国的当代公文在文体方面的一个重要特点，就是以现代汉语的书面形式（即白话文）作为标准和符号系统，除极特殊情况外，禁绝使用未列入普通话规范的方言词、口语和土俗俚语。如果我们在撰写公文时不懂得，或者不尊重这一规律，滥用这些词语，就经常因此而使公文出现歧义。因为这些词语不仅应用范围窄，词义不为多数人所理解，而且往往与普通话中的规范词有差异。如长沙话中的“蚊子”还兼指“苍蝇”在内；吴、粤方言和客家方言中的“脚”相当于普通话中的“腿”；口语词中的“咬耳朵”，除了有普通话书面词语中的真切地用嘴咬住耳朵的意思之外，还可以表示窃窃私语。如果我们在公文中随意使用这类词语，当然难以避免使阅文者“仁者见仁，智者见智”，把作者的本意被一部分人歧解甚至是曲解。