不规范简称给公文带来的歧义主要源于这些简称词本身在脱离语境和精确背景资料情况下的高度不确定性。“人大”在没有精确交代语境的情况下可理解为“中国人民大学”，也可以理解为“人民代表大会”；“南大”则需要在更精确交代背景的情况下才能被界定清楚是指“南京大学”还是“南开大学”。不规范简称给公文造成的歧义，往往不仅仅是出点笑话，如果用“国家人事部”去称呼“中华人民共和国人事部”，在法律意义上，公文作者对其所作的有关意思表示就会是无效的，因为在法律上不存在这样一个“部”，谁也不能、不需要用这样的名义去承担责任，履行义务，行使权利。
公文中错误地选用了褒义词或贬义词也会造成歧义。公文中使用带褒贬色彩的词语是为了更鲜明、简洁地表达作者的立场，如果出现误用，会使阅文者难以准确理解作者的真正立场。如“小王革新了工作方法，许多人知道后纷纷效尤”一句，“革新”与“效尤”一褒一贬，阅文者对作者的态度的理解，就既可以看做肯定，也可以看做是否定。而作者的真实态度很可能是肯定，或者是否定，甚至是目前不必、不能置可否的中性态度。这种歧义带来的当然往往是相应的错误行为。
（二）语序不当，造成被限定说明的对象不明，引起歧义
语序是指各级语言单位在组合中的排列次序。语序不当，特别是在有多项定语存在的语句中不恰当地排列了语序，常常会有歧义产生。请见以下例句：
在主席台就座的还有几个技术革新小组的代表。
这里，定语“几个”的位置不当造成歧义，既可以理解为就座有若干个小组代表，也可理解成就座的是一个小组的几个代表。
（三）语句中个别词的词性不明，也会产生歧义请见下面的例句：
作者分析了A企业集团和B企业集团在各个时期进行竞争时，所采取竞争策略的特点。
在这里，由于“和”字的词性究竟是连词还是介词很难分辩，因此语句就同时有了完全不同的意思：如果作连词用，其句义就是作者分析了A、B两个企业集团双方的竞争策略特点；而如果作介词用，则句义为作者分析了A企业集团的竞争策略特点。
（四）忽略对含义不确定的词或词组的限定修饰，引起歧义
自然语言中总有一部分词或词组的含义是非确定性的，但在公文语句中如果不能以有效方式对它们加以限定或说明，就很容易因此而出现歧义。如在公文中常常因界定事物不同性质、不同程度和范围的需要使用“以上”、“以下”、“以内”之类的词语。实际上，这类词语的含义就很不确定，处理上不讲究，就会出歧义，而且往往是关系是非界限、政策界限的歧义。这些歧视义主要出自人们对“以上”、“以下”、“以内”是否包含本数在内的理解不一。请见下面例句：
参加工作15年以上的职工一年可享受10天以下的带薪旅游假。
对这一规定，至少两处不确定，执行过程中很可能会因此有纠纷：15年以下是否包括15年？10天以下是否把10天也包含在内？
了解上述现象我们就可以理解为什么《中华人民共和国刑法》会有第九十九条的规定：“本法所称以上、以下、以内，包括本数。”
（五）滥用省略，造成语句成分残缺，引起歧义
语言运用过程中，恰当地使用省略确实可使语句简洁明快，但如果超过必要限度，滥用省略就会走向反面，成为语病并可能因此而形成歧义。与歧义有关的不恰当省略主要是：
1．省略必要的虚词。请见例句：
经研究，县政府同意A乡政府报告。
这里，“报告”前的助词“的”被略去后，句义至少有两个：一是同意A乡的那份报告；一是同意A乡做出报告。
2。省略必要的虚词。请见例句：
受托单位误期，委托单位罚款。
这里，因为省略了表示复句内部关系的关联词语，句义既可以理解为因为误期．所以罚款；也可以理解为如果误期，就要罚款。而这种差别会给文件发行结果带来完全不同的影响。
3．省略必要的主语、宾语。请见例句：
局里调拨给市纺织工业总公司一台小型计算机，又拨给了精纺分公司。
这里，由于主词或宾语的残缺，使句义至少有三种：局里拨给总公司一台，总公司又转而拨给予了分公司；局里拨给予总公司、分公司各一台；局里拨给总公司一台，又调回拨给了分公司。
4．盲目套用口语中的省略句式。人们在口语中常使用一些结构简单的省略句式，在面对面交际的特殊语境条件下，这种省略并不影响表意的精确，但如果盲目将它们套用在书面交际的公文中，就不可避免地出现歧义。如口语中可以把“我非去一趟不可”省略为“我非去一趟”，但如果把“非坚决按市政府的指示办不可”在公文中省略为“非坚决按市政府的指示办”就会有歧解。
（六）多义词、多词组造成语句中有关成分间的语法关系不明，引起歧义
有时候我们会在公文中看到与“我们要严厉打击少数犯罪分子”相类似的句子，实际上它们也都是歧义句。这里的歧义源于对数量词“少数”的误用。撰稿人要表示的“少数”是指参与犯罪的是少数人，对占社会性少数的这些人要严厉打击，但实际上这句话中的“少数”却还含有犯罪分子中的少部分人的意思，句义中也就有了严厉打击犯罪分子中的少数人，对多数犯罪分子不打击，或者不严厉打击的意思。
（七）忽略语音同语义之间的可能影响，产生“语音性”歧义
语言是人的发音器官发出的声音和意义的综合体，一定的意义是通过一定的声音形式表达的。这些语音同语义在人们并不直接张口说的写作过程中也同样存在。为此，如果在公文写作中忽略语义同语音之间可能的相互影响，就会出现同一句话可以“读出”几种不同意思的现象，我们姑且将其称之为“语音性”歧义。
1．语调附加语义引起歧义。在一些场合，同一语句，讲话时的语调不同，语义会有很大差异，这是由于语调附加了语义的缘故。这种现象会造成公文中的歧义，特别是当撰稿人在对此没有意识的情况下。如下例：
他说不下去了。
这句话可以有至少两个意思，它们分别来自于不同的读法：读作“他说--不下去了”时，表示他说自己不下去了；而读作“他--说不下去了”时，则表示他激动地无法把话讲完。两种读法的差别只是重音的位置不同，如果撰稿人写作时边写边默读其中的一种，忽略另外一种读法的存在，歧义就会发生。这种在最不经意中产生的歧义最隐蔽，危害也最大。
2．同音异义在特殊情况下引发歧义。汉语语音系统的特点之一就是自身日趋简化。据统计，如果不将声调计人，大量书面材料中实际出现的音节只有400个左右，而其中的47个音节又占了总出现率中的50%以上。这些音节用于表示绝大多数常用字，这就使汉语词汇的同音异义现象比较普遍。本来，公文作为一种书面的文际工具，在人们主要靠“看”而不是“听”接收信息的情况下，同音异义现象不会给准确理解带来困难和问题，但如果一部公文在其传递中也存在一段以声波为载体的运动过程，同音异义就会给对方造成理解上的困难甚至会有歧义形成。
电话通知、会议报告以及经计算机处理的以语音形式传递处理的文件，都可能存在同音异义带来的歧义问题。“3日内，油轮不准进港”的电话通知很可能会造成一个海滨城市断邮3天，或者对该城市的旅游业造成不良影响。因为“油轮”与“邮轮”、“游轮”发音完全相同，而含义却相差甚远，如果不作特别说明或其他处理，收文（实际上是“听”文）各方很可能分别将其记录为不同的词，从而做出不同的理解。类似现象在领导者所作的各种会议报告中也会出现。
（八）错用标点符号．改变了词语间的关系，引起歧义
标点符号与句法结构有密切关系，如果错误地使用了标点符号，就有可能改变词语间的本来关系，从而引起歧义。请见例句：
3日内蒙古人民共和国有暴风雪。
本来，在“3日内”后边应当有一逗号，如此，其语义会十分明确。但缺少了这样一个逗号之后，只因念读时的停顿有可能发生一点点改变就使语句的意思表示大变，歧义产生，而且带来严重的政治性错误。类似的例句还如：
我们一定要以实际行动反对，A国侵略者支持B国人民的正义斗争。
这里是因为逗号标错了位置（应在侵略者后）而使语句产生了非常有害的歧义。
只有修正了这个错语，句子才能还原成包含两分句的复句。歧义才不复存在。
（九）滥用修辞格，破坏文体风格的统一，引起歧义
公文需要修辞，公文甚至很讲究修辞，公文的使用目的决定了这种修辞主要是在更有效地选词、炼句方面下功夫。可以运用一些修辞格，但必须慎之又慎，不能采用有碍于庄重、准确、直接表意的方式，如夸张、拟人、反语双关等。就是使用比喻、借代、对偶、排比、反问、引用等方式时，也必须符合公文文体的特殊要求。背离了上述原则，滥用修辞格，不仅会使表达冗繁，还会因破坏公文文体风格的统一，无限制地扩大了阅文者的联想范围而形成歧义。请见下面例句：
你校《关于装修招待所问题的请示》收悉，经研究，不同意你校拟定的装修方案。其理由主要是目前拟定的装修标准偏低。请参照国际五星级饭店总统套间的装修标准对这一方案做出修订后再行请示。
这是在公文中滥用修辞格引起歧义最极端的一例，公文对一个县处级招待所准备超标准装修的问题没有正面批评，而是用一个“反语”的修辞格，通过旁敲侧击、讽喻等间接表达了作者的意思。如此表达不仅破坏了公文所特别需要的郑重严肃的色彩，而且给阅文者以过宽的联想余地，使其或者真的不明所以，或者可以借此故意曲解。规范的公文文体是不允许间接表意的，因此，如果对方将上述例文视为一份“规范”的、直接表意的公文，从正面去理解其含义，当然看不出，至少可以说看不出文中有什么批评之意。由此可见，这种歧义的危害性很大，而且它往往成为“曲解”保护伞。
附录六：
特殊公文的处理在机关公文处理活动中，有一部分内容性质特殊或载体形式特殊的公文，它们需要得到比较特殊的处理。
一、规范性公文的处理规范性公文是以强制力的推行、用于规范人们行为的文件。宪法、法律、法规、规章、以及各种制度规范等，都属于规范性公文。
规范性公文的形式和办理均有特殊要求。
（一）规范性公文的形成与其他一般公文相比，规范性公文在形成方面有这样的一些特点：
第一、规范性公文的制发机关必须严格依法在法定的职权范围内制发文件，不得越权。如根据《中华人民共和国宪法》、《中华人民共和国全国人民代表大会组织法》
的规定，全国人民代表大会是最高国家权力机关，全国人民代表大会及其常务委员会行使国家立法权。全国人民代表大会有权制定和修改刑事、民事、国家机构和其他的基本法律；全国人民代表大会常务委员会有权制定和修改应当由全国人民代表大会制定的法律以外的其他法律，在全国人民代表大会闭会期间，对全国人民代表大会制定的法律进行部分补充和修改。再如，根据《中华人民共和国宪法》、《中华人民共和国国务院组织法》的规定，中华人民共和国国务院是最高国家权力机关的执行机关，是最高国家行政机关。国务院有权根据宪法规定行政措施，制定行政法规。
第二、规范性公文必须严格履行法定的生效程序，否则无效。如向全国人民代表大会或者向全国人民代表大会常务委员会提出的法律草案，必须经全国人民代表大会法律委员会统一审议；交全国人民代表大会或常务委员会审议的法律草案必须以全体代表或全体组成人员的过半数通过为有效。国务院发布的行政法规必须按照《行政法规制定程序条例》的规定进行。这些生效程序，也就是公文的形成和办理程序，它们以法律为后盾，有较强的确定强制力。一旦违背将意味着文件失去法定的效用。
一般情况下，这些程序包括：
1．动议：即做出制定规范性公文的提议。制定不同的规范性公文的提议权在宪法和其他相关法律、法规中大都有明确的规定，提议的做出要据此进行。
2．立项：即经过对提议的审查，将该项规范性公文的制定编入相应“立法规划”
（或类似的文件）3．起草：由有关机构依法组织相关部门或指定的人员组成专门起草机构进行。
该机构应有一定的代表面并应吸收部分专家参加。必要时，提出动议者也可以提出动议时一并提供草案。
4．协商、咨询：即广泛征询各有关方面的意见，与有关方面协商一致。被文件规定涉及权限的部门一定要成为协商对象，可采用咨询会、征求意见会、听证会等形式广泛听取意见，回答各种质询。
5．审查：即将草案送专门机构进行全面审查修改，形成审查报告，提出是否可审议通过的建议。
6．审议通过或批准：在规定人员范围内或有关会议上进行讨论，做出是否通过的决议，必要时，由首长签署。
7．审批或备案：即将按规定应由上级机关批准方能生效的送交其审核，其他则呈送其备案存查。
8．发布：将已履行生效批准程序的制度以一定的方式在规定范围内公之于众，使其广泛知晓。
根据规范性公文的具体性质和效力等级等方面的差别，国家有关方面分别以宪法、法律、法规或规章等形式，对这些文件的生效程序做出了明确的规定，机关单位内部制定的“规章制度”一般也以“章程”等形式做出相关的规定。
（二）规范性公文的实施规范性公文的实施也就是它的办理和执行过程，规范性公文的长期有效性，使这个过程成为一个长期的过程，实施的过程一般是：
1．制定具体实施方案。实施方案应包括：实施阶段的划分；试行期的规定；试点的安排；宣传计划及宣传提纲的编制；责任分工；专门机构的落实；监督执行的方式；……2．广泛宣传。知是行的基础和前提，要想使规范性公文得到有效实施，一定要借助各种权威的方式发布和广泛宣传制定出的文件。要使执行者不仅了解文件的内容，更明确其权威性；要为规范性公文创造一个有效的“存在”形式，如将其汇编在工作手册上，张贴在墙上等；及时清理相关文件，明确废除什么，停用什么；以各种手段形成强大宣传攻势，如召开专门会议，刊载有关文章，进行有关知识竞赛，进行测验等。
3．试验推行。在正式全面推行前，可以先在局部或在一定时间内试验推行，以取得经验，摸索规律。
4总结试验结果。通过总结要找出问题，找出薄弱环节，采取必要的补救措施。
5．全面施行。要在规定的时间内全面施行规范性公文，注意尽量不搞“双轨制”，不留“制度”死角。
6．检查监督。要定期或不定期地进行自检、抽检和全面检查，加强对文件执行情况的监督。
7。总结完善。及时总结实施情况，并据此及时地对文件予以补正和修订。