（三）办毕公文处理规范性公文将在相当大的时间范围内产生效力，而不像大多数一般公文那样，办理完毕之后，现行效用就开始消失，甚至完全消失。因此，规范性公文在办理完毕后的处置方法也比较特殊，一般情况下：
凡与本机关业务活动直接有关的规范性公文，包括本机关制定的各种规章制度均归档保存。对于机关业务活动直接有关的规范性公文归档保存。
对与机关业务活动非直接相关的规范性公文要妥善保存，以便机关在公务活动中有法可依、有章可循。
对于因机关工作需要，使用面广、使用频率高的规范性公文，在遵守保密规定的前提下可将其复制、汇编成册，按所含量高密级，在规定范围内使用。
机关应定期清理规范性公文，清理后立即下达通知，将已被废止文件的目录告知有关方面。
二、会议公文的处理
会议是人类有组织的会晤、议事行为或过程。会议的主要功能是：能以多向即时传递信息的方式，有效聚合分散的意志和智慧，深化或统一认识，沟通感情，处理事务，这一功能，使会议成为公务机关处理事务的主要方式之一。
会议需要形成和使用各种公文，这些公文的处理同样与一般公文有所区别。
（一）会议公文的起草会议公文的起草方式与一般公文有所区别。根据不同情况，可以由综合办公部门（办公厅室）人员直接起草；一些业务性会议的文件可由各相关职能部门负责起草；一些重要的会议或者是研究解决重要问题的会议，则需要组织专门的起草班子。
除了特例，会议公文的起草都是典型的群体工作过程，这主要是说，会议公文的特殊性质，决定了它必须更加重视集体的智慧和力量，在尽可以大的范围内广泛听取意见，深入分析研究。文件拟出后，需要人送有关各方面的领导同志和有关部门征求意见，经反反复复修改后再定稿，以保证文件的质量。
重要的会议公文的酝酿、起草、讨论、修改过程中，一定要注意保密。会议公文中反映的某些问题和意见提法，只是内部讨论，没有统一定论，因此应严格控制传阅范围。文件起草后，在讨论之前就要标明密级，以防止会议公文内容的外传。
（二）会议公文的编号为了方便对会议公文的有效管理，会议印发的文件一般应当单独编号。会议公文的编号有两类。
一个是需要编列会议公文的总号，一般是“会议公文之一”、“会议公文之二”
……表示。会议上形成和使用的会议主题报告、专题报告、领导人讲话、会议发言，会议决议的开幕词、闭幕词等都需要编入。为了使用上的方便，当文件数量较多时，也可以再按一定标准（如性质、作用等）分类编排，如“会议参考资料之一”……另外一个是需要编列会议公文份号，即对同一件会议公文按份依次编制代号。一般需要清退的公文都要编列份号。
会议公文总号一般多放于文件的左上角。份号可以用阿拉伯数字表示，一般是放在文件的右上角。
（三）会议公文分发会议公文的分发包括会前分发、会间分发、会后分发。
会前分发，包括会前邮递、报到处分发、签到处分发、会前在座位上摆放等几种具体形式。一些研究计划、方案、待审议的规范性文件等，应该在会议数日前交与会人员审阅，以给与会人员充分的思考、研究时间，特别当法律法规和其他有关规则对这一时间有明确规定时。
会间分发，即在会议进行过程中，根据会议议程的需要分发文件。会议简报、会议发言要点，以及一部分按照保密规定和其他规定，只能在现场阅读的公文等，都需要在会间分发。
会后分发，也就是在会议结束后分发。这主要针对一部分重要的会议决定，会议纪要，以及领导讲话的正式文本等。这部分文件的制发．往往关系会议精神是否得到落实，也就是关系到会议是否有成效，因此，同样需要引起高度重视。
（四）会议公文的清退重要会议的与会人员，在会议结束时，需要按照规定将会议上分发的文件清理并退回会议有关机构。
会议公文的清退非常强调及时，这是因为会议结束后，与会人员各奔东西，如不及时收回，文件就会丢失，泄密将难以避免。同时，在会议结束前相当一部分会议公文属草稿性质，有时与会议的正式文件并不完全相符，如果将会议公文的内容扩散出去，会影响正式文件的贯彻落实。
（五）会议公文卷会议结束后，由会议工作人员将会议公文集中依其时间顺序或内容的主次加以系统整理，统一编号，立卷成册，送交档案部门保存。
做好会议公文的立卷归档工作，特别需要注意正确收集会议公文材料。一般情况下，这样的文件材料都在收集范围之内；关于计划召开会议给上级领导机关的请示和上级领导机关的批复；落实会议经费报批的材料；会议工作机构的设置和工作人员名单；会议的通知、会议日程安排、会议代表名单、会议的开幕词、工作报告、专题报告、领导讲话稿、大会发言、会议决议、会议简报、会议纪要、会议总结、闭幕词等，会议的各类证件和重要的事务性文书等。
会议公文的立卷原则上是一会一卷，即一次会议设立一个案卷，以便查找利用，大型会议的文件较多，可以一会数卷，即按问题或时间分别立几个卷。
三、信访公文的处理
信访是社会成员以制发信件、访问等形式向社会组织管理者反映个人或集体意愿的一种社会政治交往活动。信访工作则是指社会组织管理者受理这些来信的行为或过程。根据我国法律规定，公民、法人和其他组织可以采用书信、电话、走访等形式，向各级人民政府，县级以上各级人民政府所属部门反映情况，提出意见、建议和要求，有关行政机关应依法对其做出处理。信访公文是信访活动的记录，它是机关接待与处理人民群众来信或来访形成的信息记录。为调查处理来信来访而形成的公函、请示、批复、报告、处理结论与意见等文件。
（一）信访公文的受理与登记人民群众的来信来访由各级信访工作机关或各机关信访工作部门（人员）专门受理、接待，其他部门（人员）不得拆封与扣压信件，一般也不应直接接待来访人员。信访部门收到群众来信，应及时拆封，加盖收信章，并按信件收到的时间顺序编号登记。在登记时注意保护信封与邮戳的完整。在接待来访者时，要把来访者的一般情况记人“来访登记簿”，在对来访者谈话内容作详细记录的基础上整理出准确的内容摘要。
（二）信访公文的处理来信与来访登记后应及时、准确地转送办理。信访承办人员应根据来信与来访的内容整理好内容摘要，同时填写信访处理单，提出拟办意见，附上来信和来访记录报请主管领导人指示，然后按领导指示意见处理各种问题。
对于检举、揭发、控告重大案情的来信与来访，应立案查处，并视情况将办理结果答复信访人，情况复杂的，时限可以适当延长。
以交办的信访事项，机关应当自收到之日起90日内办结，并将办理结果报告交办机关，不能按期办结的，应当向交办机关说明情况。
对转办的信访事项，机关应当自收到之日起90日内办结，并可以视情况向转办机关回复办理结果。
（三）办毕信访公文的处置对于办理完毕的信访事项，即可将来信、来访记录与办理过程中形成的领导的指示、内容摘要、调查处理报告等收集齐全。对于立案查处的事项，应分别按人或案件组成案卷；对于其他的信访文件，若形成文件数量不大，可按问题组卷，在卷内再按来信、来访者姓氏笔画或拼音字母排列。
在归档范围内的信访公文必须归档，无特殊保存价值的信访公文，如一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的来信、来访记录不必归档。
四、表格公文的处理
表格公文就是以线框与文字相结合方式记录信息的文件，它以线框表明字词的具体含义和组配关系，能更加简明、直观、具体地表达信息。它的特殊功能以简洁直观的形式，清晰地表达带有明显规律性、具有重复过程的事物和概念，能对一个工作流程产生控制作用。
（一）表格公文的种类根据不同的标准，可对表格公文进行多种划分，其中更有实际意义的是：
1．从结构特点上划分，可以分为登录式（部分内容由制发者事先印就，部分内容由他人填制）和情报式（全部内容由制发者印就。）2．从外观式样上划分，可以分为单页式、表册式、联单式、骑缝式、鱼鳞片式（由排成鱼鳞状互相重叠的表单组成，只露出需填写部分）、开放式（有部分项目不作表达符号数量的限制）、封闭式（全部项目均限制符号数量）等。
（二）表格公文的结构格式表格公文一般由标题（表名）、正表、说明组成（见表1、表2）标题即表格的具体名称，一般由单位名称、用途、表格形式（单、证、记录、一览等）构成，必要时可以省略其中一项或两项。要求文字概括、醒目、专指性强。
正表即主要由纵横交叉的直线设计组成的表格。表内纵线间为列，横线间为行，纵线和横线共同组成的一个个封闭线框为“栏”。最小的栏称为表格单元，栏有两大类，一类是预先设定并标有数据名称的项目栏；一类是供说明具体数据的数据栏。项目栏与数据栏的关系是：数据栏紧接在项目栏的右侧或下端。一组密切相关的数据名称构成一个项目大栏。部分表格的第一个短形框中画有斜线，以一条或数条斜线将单元一分为几，分别构成斜线标目栏。
说明即对表格用途或填写方法的介绍或解释。说明可以置于正表之内，形成一个备注或说明栏，也可置于正表外。说明务求简洁明了。
（三）表格公文设计
1．表格公文设计的内容(1)明确使用目的、要求与条件限制和具体方式。
(2)选择用纸，确定幅面规格。
(3)确定文件的图文区与白边尺寸。
(4)确定文件数据构成。
(5)确定数据项目的名称，确定各项数据的位置与相互次序。
(6)选定字体字号，选定线条的型制。
(7)做出有关数据的定义或说明，形成填报说明书、术语表、计算公式等。
2．表格公文设计规则(1)实用：要有切实的针对性和足够的信息量，能满足特定的沟通需要。
(2)标准：有关设计依据、设计工具、设计方法等尽可能采用各种国际标准和国家标准、行业标准；数据名称及含义在所有文件中应统一一致；要消除不同表格之间无实际意义的多样性。
(3)通用：尽可能扩大一张表格的应用范围，套用既有表格的一部分或全部组合成“新表”，尽可能使表格既适合于手工处理又适合机器处理。
(4)简便：数据构成尽可能化繁为简；副本（联单式）的数量要得当；各种符号标记要整齐、和谐、醒目，便于理解与识别，要给文件的制定者、使用者、保管者带来尽可能多的便利。如用纸方面：开本统一和配套，纸质坚固耐用，设置好装订线，以不同颜色区分不同文本并适合复印的需要。
再如符号表示方面：有关标记代码要规范、匹配，一切有可能不易准确理解的地方均要有明确的说明；对必要的填写方法、公式等要做出解释；使用机器处理文件时要熟知使用机器的指示，尽可能使填写者能使用简单明了的符号；同一填写者填写的项目尽可能集中；各项目位置的安排尽可能考虑到使用上的方便，如使用窗式信封的需要。
（四）表格公文的填写填写表格公文时需要注意：
1．表格公文的规范化程度比较高，填写时必须遵循这些规范性要求，要按规定的项目和内容填写，不得随意增减项目。
2．表格中较少有大段语句，大都以字词表达，因此，选用词语时更需要注意准确性，应尽量使用规范化的词语，确保语义单一明确，以免造成对方的歧解、误解。
3．字迹要工整端正，清晰可辨。数据内容相同时，不要用“同上”等字样代替，以保证内容的有效性。
（五）表格公文控制表格公文因其具有明显的优势而被广泛运用于管理过程中，但欲使其真正发挥作用还必须注意对方加强控制。主要的方法步骤是：
1．检查与改进(1)确定对象。首先要全面检查，即对表格使用情况及时进行调查分析。主要以问卷或实际检测（撤、停、增、减）方式检查使用效果，是否有成效，是否能够满足沟通需要，能否被正确填写和使用；有关方面有何意见，其建议是否有合理性。
然后确定改进重点，即将使用频率高。数量大、成本高、受重视或错误累现、负面反映强烈、常出错误的表格列为重新设计和完善的重点对象。
(2)改进完善。
A用途、使用目的、设计编排、副本数量，以及每个栏目的合理性、明确性、归档情况仔细考察，真正搞清：使用效果怎样？都能被正确使用吗？有不尽人意之处吗？为什么？
B问题梳理清楚，根据轻重缓急分类排列，找出各自的原因。
C改进方案，设计新表格。改进方案主要是确定哪些是需要以及如何撤销、合并、代替、修改的。
合并：小而不全的；栏目重复率高的，功能相同的。
代替：以标准的替代不标准的；以通用的替代功能已被其包含的（一部或全部）修改：基本可用，有小问题的；可以压缩一部分内容的；需要增、删、改、调一些栏目即可有效使用的。
D验证。对新设计出的表格进行实验分析，搞清楚：真正有优势吗？原有问题解决了吗？新表格的利与弊是什么？转换的代价高吗？是否划算？工作人员乐于接受吗？
E使用。在确认新表格适合使用并修正其不足之后，投入使用。
2．表格管理
在日常工作中，要注意以表格使用的统一管理，主要是：
(1)集中管理。一个机关甚至一个系统，表格应实行统一设计，统一印制，统一分配，统一制发。不允许各个部门和具体工作人员任意行事，以免徒增表格种类和份数，带来混乱和浪费。
(2)加强对表格的注册与编码。应反映统一的注册管理机构，规定各种表格不以审批和注册登记，公文不具备效力，不得使用。注册管理机构应用对注册的标准表格赋予统一的代码，以便于管理和使用。
(3)提高库存的计划性。不能盲目印制，在以新表格替换旧表时，尽可能考虑到旧表的利用，不能不顾实际情况及其变化，简单以上一年使用情况作为制定库存计划的依据。
(4)确立组织保障。在可能的条件下，应指事实上或者建立进行表格管理的机构，由其制定有关标准和制度，组织表格的设计与改进，审核表格，主管表格的注册、印发事宜，组织有关培训和宣传工作等。
五、电子公文的处理
电子公文是公文的一个特殊门类，是指以代码方式记录在磁盘、光盘等载体上，依赖计算机系统存取但不可在电信网络上传输的公文。它的基本特征是由计算机系统生成和处理。所记录的信息用二进制数字代码表示，人工不可直接识读；载体形式多样，可用来记录数字信息的磁性材料、复合材料都能成为载体，而且信息可以在不同存在或相互转换；文件信息的形式和记录方式具有多样性，不仅文字、图形、图像、影像、声音等也都可以单独或者以组合形式被记录下来；可以在电脑网络下进行传输。
（一）电子公文处理的特殊规则