技能要求
●辨别文书与档案，熟悉常见档案种类，在工作中充分发挥档案的作用
●开发利用档案为档案工作服务
知识要求
●档案的概念、特点、作用和种类
●档案工作的内容、意义及基本原则
●档案工作的特点、原则和要求
第一节档案的概念、特点和作用
学习目标
把握档案的概念、特点、作用和种类等，提高发挥档案在工作中作用的意识。
案例导入
2002年，欧盟打火机制造联合会向欧盟委员会提出反倾销申诉，指控中国生产的一次性燃气打火机在欧洲市场上倾销。当年6月27日，欧盟宣布对产自中国的打火机进行反倾销立案。
得此消息后，浙江温州、宁波等地的打火机生产企业在有关部门和行业协会的组织下准备应诉，并向欧盟申请市场经济地位和提出“产业无损害抗辩”。
应诉中的关键环节是提供公司生产、内销、外销、财务等各方面的材料和原始单据，以及经营过程中的合同、协议、企业章程、董事会决议记录等，更重要的是还要提供近三年来的财务报表和审计报告等一套完整的档案材料。
由于这些应诉企业平时注重生产、销售和经营管理等方面档案的收集和管理工作，因此，所需要的档案齐全、证据充足。于是，经过应诉企业、代理律师等长达15个月的工作，2003年9月，在针对中国产品的众多反倾销调查案中，一次性打火机生产企业的应诉取得了胜利，成为中国企业反倾销应诉史上的标志性事件。
[分析]
上述案例告诉我们：企业生产和经营活动中形成的各种档案具有重要的作用，有时档案是否完整甚至关系到企业能否生存和发展。并且，在一个单位仅有档案是不够的，有效的档案管理工作才是档案充分发挥作用的前提。
理论知识
一、档案的概念
档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
这个定义说明了三点：
第一，档案是过去和现在的机关、组织和个人在自身的活动中形成的，它来源于行为主体的特定的社会实践活动。
第二，档案是由文书和信息转化而来的，没有文书、信息材料也就没有档案。
同时，文书、信息又和档案相区别，文书、信息是档案的前身，经过转化才能成为档案。转化的条件是：处理和办理社会事务完毕的文书、信息才能转化为档案；对日后实际工作和科学研究活动有一定查考价值的文书、信息才有必要作为档案保存；按照一定的规律，集中保存起来，才能最后成为档案。
第三，档案是保存起来的人们社会活动的原始记录。档案是保存起来的文书、信息材料，是人们当时社会实践活动的原始记录，不是事后另行编写和随意收集的。
二、档案的特点
1.社会性，即档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容就是对社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录，而非自然界产物。
2.历史性，即从时态上讲，档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。这种以往社会实践的原始记录，就可以把过去带到现在和未来，从而将过去、现在和未来连贯在一起，维系人类社会的时空统一与整体连续性。所以，人们一般将档案看做是一种历史遗产。
3.确定性，即档案内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。
4.原始记录性，档案是人们在社会实践中直接形成的原始性信息记录，对社会实践具有直接的原始记录作用，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在，因此是档案的本质特性。它不仅是档案区别于其他事物的根本所在，而且根本上决定其管理方法的基本取向，即对档案的管理方法无论怎样简便、有效，均不能以伤害档案的本质特性为代价。
三、档案的类别
（一）公务档案与私人档案
公务档案是指人们在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组织；私人档案是指人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要为个人。这两个相对性概念解决了档案的归属及所有权问题。
（二）历史档案与现行档案
历史档案是指形成时间较早，离现在较久远且主要起历史文化作用的档案；现行档案是指形成时间较晚，离现在的时间距离较近且主要起现实性参考作用，即对人们的现实工作生活依然有具体实际作用的档案。
（三）文书档案、科技档案与专门档案
文书档案是指行政管理档案，即在社会的行政管理活动中由各种行政性或政治性公文（如请示、批复、决定、决议、法规、法律等）转化而成的档案，其实质是突出强调了行政性在档案大家族中居主导地位。
科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案，如图纸、设计任务书、科研报告等。它是人类面对自然进行科学研究和物质生产活动的记录。
专门档案是指除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案，如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等。
四、档案的作用
（一）行政作用
档案是企事业单位一系列活动的真实记录，它保持政策、体制、秩序、工作方法的连续性、有效性以及决策的科学性，具有不可或缺、无可替代的凭证和参考作用。
（二）业务作用
档案在企事业单位的每一个业务领域中都发挥了重要的凭证和参考作用，成为业务活动的信息支持和保障，是以往业务活动的记录和继续开展业务活动的条件。
（三）文化作用
档案的文化作用主要体现在两方面：一方面，档案是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富；另一方面，档案对于人类社会文化的积累、传播、发展与进步所发挥的各种功能。档案是民族文化的集中体现，是历史文化的积累，是历史文化传承的手段，是文化创新的基础。
（四）法律作用
档案的法律作用是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。
法律作用是档案凭证价值的集中体现。档案是当时、当地、当事人在业务中形成的原始记录，真实性、可靠性强，是令人信服的真凭实据。档案在维护国家、集体、个人合法权益方面的法律作用很突出。
（五）教育作用
在社会教育的诸多素材中，档案以其独特的历史性、直观性和原始性，成为宣传教育的重要材料。档案的教育作用大多通过展览的形式发挥出来，尽可能地让更多的人了解真相，接受历史教育。
五、档案的管理机构
（一）档案室
档案室是集中统一管理本单位档案的部门，是单位内部具有信息服务与咨询性质的机构，一般情况下不对外开放。目前，一般的大、中型单位内部都设有档案室；而在那些规模小、人员少、内部机构少或无内部机构的单位，则可以指定专职或兼职的人员负责档案管理工作。
1.档案室的职能
根据国家档案局制定的《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》的规定，档案室的职能主要有以下几个方面：
（1）对本单位文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。
（2）负责管理本单位的全部档案，积极提供利用，为单位各项工作服务。
（3）按规定向档案馆移交应进馆的档案。
（4）办理领导交办的其他有关的档案业务工作。
2.档案室的类型
单位的性质、职能不同，其形成的档案的门类也有一定的差异，由此，档案室有如下类型：
（1）文书档案室：也称为机关档案室，主要负责保管本单位党、政、工、团等组织的档案；中型以上的单位均设有这类档案室。
（2）科技档案室：是负责保管科研、设计、生产过程中形成的科技文件材料的档案机构；一般设在科研院所、设计院所、工矿企业等单位。
（3）音像档案室：主要负责保管影片、照片、录音带和录像带等特殊载体和记录方式的档案；新闻、广播、电视、电影、摄影部门中设有这类档案室。
（4）人事档案室：是集中保管单位员工档案的机构；一些大型单位在人事部门中设有这类档案室。
（5）综合档案室：是集中统一保管本单位各门类档案的机构。近年来，各单位新型门类档案的数量不断增加，使档案室收藏的档案向多门类发展，许多单一门类的档案室逐渐发展成为综合档案室。
（6）联合档案室：是一些性质相同或相近、规模较小的单位共同设立的档案管理机构；其主要职责是集中统一保管各共建单位形成的档案。联合档案室是一种精简的、集约化的档案管理模式，比较适于规模较小的单位。
3.档案室的管理体制
（1）文书档案室、综合档案室通常设在单位办公厅（室）的下面，由办公厅（室）主任负责；联合档案室可以与共建单位协商，责成其中的某一个单位负责管理。
（2）科技档案室及其他专门档案室设在相关的业务部门下面，有业务负责人管理。比如，在一些公司，科技档案室设在技术部门下面，由总工程师负责，而人事档案室一般由人事部门的领导负责。
（二）档案馆
档案馆是党和国家设置的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地和对外提供档案服务的单位，因此它成为社会各方面利用档案的中心。目前，我们国家各类档案馆的档案主要来源于单位的档案室，这样，档案室和档案馆之间就构成了交接档案的业务关系。由此，单位档案管理的质量将直接影响到档案馆的工作质量和效率。
1.档案馆的职能
根据国家档案局制定的《档案馆工作通则》，档案馆的基本任务是：在维护党和国家历史真实面貌的前提下，集中统一管理党和国家的档案及有关资料，维护档案的完整与安全，积极提供利用，为社会主义现代化建设服务。其具体职能如下：
（1）接受与征集档案。
（2）科学地管理档案。
（3）开展档案的利用工作。
（4）编辑出版档案史料。
（5）参与编修史、志。
2.档案馆的设置和类型
（1）综合性档案馆：是国家按照历史时期或行政区划设立的，保管多种门类档案的档案馆。综合性档案馆是对社会开放的档案文化设施，因此又可称为“公共档案馆”。
我们国家的综合性档案馆分为中央级档案馆和地方级档案馆两种类型。中央级档案馆包括中央档案馆（设在北京）、中国第一历史档案馆（设在北京）、中国第二历史档案馆（设在南京），它们保管着具有全国意义的各个时期的历史档案和现行单位的档案。地方级档案馆分为省（自治区、直辖市）级档案馆、地区级档案馆和县级档案馆，它们负责保管具有本地区意义的历史档案和现行单位的档案。
（2）专门档案馆：是在专业系统中设置的负责保管本系统专业档案的档案馆，例如城市建设档案馆、航空档案馆、照片档案馆、气象资料馆等。
（3）部门档案馆：是一些大型企业集团或事业单位在内部设立的档案馆，它主要负责集中保管集团或联合体所属各单位需要长远保存的档案，例如北京的首都钢铁公司档案馆、南京的扬子石化公司档案馆、上海交通大学档案馆等。部门档案馆一般都是综合性档案馆，既收藏文书档案，也收藏科技档案和专门档案等，其兼有对内服务和向社会开放的双重性质。
此外，随着我国经济和社会的发展，以及社会各界收藏、保管、利用档案需求的增加，近几年来，我国除了国家的档案馆之外，还产生了一些新型的档案机构，例如“文件中心”、“档案寄存中心”、“档案事务所”等。其中，文件中心是为一个地区或系统中若干单位提供归档后档案保管服务的部门；它是介于文件形成部门和地方档案馆之间的过渡性的档案管理机构。档案寄存中心是由国家档案馆设立的，为各类单位及个人提供档案寄存有偿服务的机构。档案事务所则是为单位或个人提供档案整理、管理咨询等服务的一种商业性机构。另外，据报道，在我国的辽宁省和广东省还出现了私人开设的档案馆，收藏和展出一些有关个人的日记、文章、著作，证件、证章，珍贵的历史文献和照片等。
（三）档案局（处、科）
档案局（处、科）的性质是国家指导和管理档案工作的行政机关，也称为档案事业管理机关或档案行政管理机关。它的主要任务是：制定档案管理的规章、办法、业务标准和规范；制定档案工作的发展规划；对档案室和档案馆的工作进行业务指导、监督和检查；组织档案工作人员的业务培训和档案科学研究以及对外宣传工作和国际交流活动等。
目前，我国的档案局是按照行政区划分级设置的，分为国家档案局和地方档案局。地方档案局又分为省（自治区、直辖市）级档案局、地区级档案局和县级档案局，管理本地区的档案事务。
档案处（科）是设置在专业主管机关中的档案行政管理部门，负责指导、监督和检查本专业系统内各单位的档案事务。比如，中国石油化工总公司档案处负责指导、监督和检查该系统下各单位的档案工作。应该说明的是：在专业主管机关中，档案处（科）通常与档案室合署办公，一方面对专业主管机关内部行使档案室的职能，另一方面对本系统其他单位的档案工作行使指导、监督和检查的职能。