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一、档案在秘书工作中的作用
档案的根本价值就在于利用。在日常工作中，秘书工作利用档案的频率最高，所以，档案对秘书工作有举足轻重的支持作用。对秘书人员来说，档案是一种重要的信息资源，是秘书人员了解过去、解决当前各类问题和对未来进行预测的依据，是提高机关工作效率和科研效率的重要保证。
（一）为秘书工作人员撰写文书提供材料支持撰写文书是秘书工作的核心内容之一。秘书人员在撰写文书时对已有的信息材料的借鉴显得尤为重要。完整齐全的档案材料会给秘书提供真实可靠的凭证和参考信息源。秘书人员根据工作实际，将所需的档案信息进行筛选，提炼出可利用的素材，总结出具有规律性的信息，为撰写文书提供支持，可以说档案信息是秘书人员撰写文书取之不尽的源泉。
（二）为秘书工作的辅政提供有用的信息支持秘书人员对领导的辅助最主要的就是信息辅助和事务辅助。在信息辅助方面，信息的来源渠道很多，其中档案信息以其真实性、原始性、完整性等特点成为众多渠道中重要的一条渠道。秘书人员若要充分发挥其参谋助手的作用，为领导决策、执政提供可靠、有用的信息支持，就必须合理有效地利用好档案信息渠道。
（三）为秘书处理机关工作事务提供查考凭据档案记录了各种机关、单位过去活动的状况，其中包括处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验，为秘书处理工作事务提供了证据和咨询资料。各种单位为了有效地实行管理，必须切实掌握档案材料，秘书必须借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行辅助决策、处理各种问题。
（四）为秘书经济管理提供参考依据
档案中记载了各种业务活动的情况、成果、经验和教训。业务过程、计划管理和技术等各方面的信息，可以作为单位经济管理的科学依据和参考材料。各种单位为制订经济计划，检查和总结生产情况，推广先进生产技术和管理经验，必须切实地掌握普通档案、科学技术等专门档案。秘书应充分利用有关的档案，加强经济管理，提高经济效益。
二、文书与档案的联系和区别
文书和档案是密不可分的有机整体，文书是档案的前身，档案是文书的延续，两者具有同一性，又各有特殊性。
（一）文书与档案的联系
文书与档案具有密切的联系，在历史上，曾经出现过文书与档案不分的现象，这一方面说明文书档案工作的不成熟、不发展，但另一方面也说明文书与档案的亲缘关系。
文书与档案的密切联系主要表现在三个方面：
第一，两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。文书记录的是现实的活动，档案是保存起来的历史活动的记录，且这种记录具有基本相同的物质载体。
历史上文书和档案的主要载体有龟甲、兽骨、羊皮、竹木、绢帛、纸张等。
第二，两者在内容和格式上完全一致。档案直接来源于文书，今天的档案就是“昨天”的文书，今天的文书就是“明天”的档案，两者的内容和形式完全相同。可以说，文书是分散的“档案”，档案是集中保存的“文书”。
第三，两者互为因果。文书是档案的前身，档案是文书的归结，有了文书才有档案，没有文书也就没有档案，文书是因，档案是果。有些情况下，文书的形成又需要查考档案，档案又为文书的形成提供了依据和参考。
（二）文书与档案的区别
文书与档案的区别也主要表现在三个方面：
第一，两者的性质和形成不同。文书是具有现行效用的信息，在处理公务及社会交际活动中具有针对性、指导性、执行性；档案是保存起来的历史信息，在需要查考利用时才具有凭据性、见证性、借鉴性。文书是为了现行应用而产生的；档案是为了今后的应用而按照一定的规律组成和保存的。文书是零散的，单份的；档案是组合的，集中的，多份的。
第二，两者的目的和作用不同。形成文书的目的在于处理现实工作事务，如发布政令、传达指示解决事项、汇报情况、商洽工作等，发挥着工具作用；形成档案的目的在于将处理完毕的文书有规律地组合起来，以备利用，将“昨天”告诉“今天”，发挥着历史的价值作用。
第三，两者存在和发挥效用的时间不同。文书由于是现行应用的，因而当它处理完毕以后，就失去了效用，文书存在的使命也就基本完结；档案由于是以备将来利用的，因而具有存在的长期性、永久性，而且在通常情况下，存在得越久，也就越珍贵，它的价值也就越大。
第二节档案工作的特点、原则和要求
学习目标
理解和把握档案工作的概念、特点、原则和要求。
理论知识
一、档案工作的概念与特点
档案工作也称档案管理，就是用科学的原则和方法管理档案，提供档案材料直接为社会的政治、经济、文化、科学等活动服务的工作。档案管理工作是指对于处理完毕并具有保存价值的各种文件实体及信息进行收集、整合、鉴定、保管、开发和提供利用的一系列业务活动。在现代社会，档案不仅使各类单位在行政管理、产品研发、生长和销售、经营管理等活动中必然会形成的资源，而且又是一个单位管理创新、技术创新和提高竞争力的一种重要的信息资源。因此，档案管理成为各单位的一项必不可少的、具有较强专业性的管理工作。因而档案工作具有管理性、服务性、机要性、政治性等特点。
（一）管理性
档案管理有着自己独特的管理对象和范围，其工作的对象是单位在行政和事务活动中产生的档案材料。秘书通过科学管理档案，为单位领导决策和部门开展工作提供利用。档案是管理工作的手段和工具，实际参与了单位的管理活动。档案工作是一项科学性、技术性很强的管理工作，它需要秘书运用科学规范的管理方法和现代化的管理技术，使档案管理科学有序地进行。
（二）服务性
档案管理对单位和部门工作来说，属于一项服务性工作，它通过提供档案材料为单位工作服务。秘书档案工作的服务性，是档案工作赖以存在和发展的基础和动力。单位各项工作的利用需要秘书提供优质高效的档案服务，同时通过服务促使秘书开展利用工作研究，掌握单位和各部门利用特点与规律。
（三）机要性
档案材料记录和反映了单位和部门工作活动的历史面貌，包含进行决策和处理事务的各种信息，因此有些档案需要在一定的时间和范围内适当地保密，以维护涉及单位和部门的各种利益。秘书应树立保密观念，采取一定措施来保护涉密档案。
（四）政治性
在阶级社会里，档案主要产生于一定阶级的思想、言论和行动，体现着一定的社会制度和阶级关系，因而具有很强的政治性。当前，为建设现代化的、高度民主的、高度文明的社会主义强国服务，是我国档案工作的一项政治任务，也是档案工作政治性的体现。
二、档案工作的性质和意义
档案工作是一项重要事业，是实现社会主义现代化建设，开展历史研究，进行各项工作的必要条件。做好档案工作，不仅是当前工作的需要，而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。
档案工作就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性、服务性、政治性很强的工作。
（一）档案工作是一项管理性、科学性的工作从档案工作自身来说，它属于一种管理性的、科学性的工作。它以专门的工作内容和特点，区别于其他管理工作。表现在：第一，就总的档案工作来看，它是一项专门的管理业务，是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种独立的专业，属于国家科学文化事业的组成部分。第二，档案工作有自己科学的理论原则和技术方法，是一门科学。第三，从特定的部门、一定机关单位的档案工作来看，档案工作又是某种管理工作的组成部分。
（二）档案工作是一项服务性、条件性的工作从档案工作同其他工作的关系来说，它属于一项服务性、条件性的工作。表现在：第一，档案工作的服务性，是档案工作赖以存在和发展的基本因素。没有服务性，档案的价值就难以实现，档案工作就没有存在的必要，更谈不上发展。这是不以人的主观意志为转移的客观规律。第二，从现阶段看，档案工作是为了满足社会主义事业对档案的社会需求，是为社会发展创造条件、提供服务的，是一项服务性、条件性的工作。虽然档案工作具有研究性，但这并不否认其服务性，其主要目的还是为了更好地适应各界的利用需求，为党和国家各项工作做准备材料。另外，需注意的是，档案工作的服务性并不意味着其地位低下。相反，这是社会分工的需要，是人类文明发展的成果。
（三）档案工作是一项政治性的工作
从档案工作在政治斗争中所起的作用来说，它是一项政治性很强的工作。表现在：第一，档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现。档案工作历来都为一定的阶级所掌握，为一定的社会制度和一定的路线、政策服务。就是在社会主义社会中，档案工作被谁控制、为谁服务，仍是一个重大问题。第二，档案工作的机要性也是其政治性的表现之一。档案工作的机要性，是由档案本身的特点以及国家利益所决定的。古今中外任何国家的档案工作都有一定的保密要求。当代档案工作者必须树立正确的保密观念，坚持和宣传保密原则，采取各种措施，维护党和国家的机密。第三，维护党和国家历史的真实面貌，是一种严肃的政治斗争。档案工作者必须加强党性，坚持辩证唯物主义和历史唯物主义，实事求是，要有理当不怕杀头的精神，保护档案的真迹不受破坏和歪曲；应积极地提供档案用以编史修志，用档案印证历史、校正历史，使档案得到正常的利用；要同一切破坏档案、歪曲历史的行为进行坚决的斗争。
三、档案工作的任务和内容
档案管理的基本任务是：
1.坚持集中统一管理档案的原则，建立国家档案工作制度；2.科学地管理档案，大力开发档案信息资源；3.逐步实现档案管理的现代化，使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。
档案管理的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用六项工作。这六项工作通常也称为档案工作的“六个环节”，也是档案工作的六项业务和六项任务。这些工作主要是由机关档案室和档案馆进行的，为了做好这些工作，还要对档案事业进行行政管理和业务指导，做好档案教育、档案科学研究工作。因此，从广义上说，整个档案事业工作包括档案室工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作五个部分。本书主要是介绍机关档案室工作及档案工作的六项基本内容或业务工作。