●基础服务
1.实行首问责任制,凡后勤服务范围,首位接待师生员工者为第一责任人,处理问题及时高效,态度亲切、热情、不推诿、不敷衍。
2.24小时服务热线畅通(朝晖校区88320000、屏峰校区85290999、之江校区87313700),所有问题能解决的立即解决,不能及时解决的必须在24小时内回复,做到有投诉必受理,有受理必反馈,事后有回访,实名意见回复率达到100%。
3.实行集团领导每周接待日制度,每季度定期召开服务对象座谈会,多渠道听取师生意见,及时向师生反馈相关处理情况。
4.服务窗口员工着装统一,用语文明规范,待人礼貌热情,耐心服务,不怠慢顾客。
5.经营项目实行明码标价、公开收费。
●饮食服务
6.设立大堂副理值班,开餐期间,餐厅管理人员现场听取师生意见,解决问题。
7.编制餐厅周大菜单并对外公布,根据季节变化和营养需要调整供应品种,变换菜肴口味;菜肴制作完成后必须进行检验,确保出售菜肴口味稳定。
8.指定专门餐厅延长供应时间,保障第五节课后学生的就餐(朝晖校区毓秀堂二楼餐厅、屏峰校区广知楼餐厅、之江校区学缘堂二楼餐厅)。
9.所有餐厅设置公平秤,主动接受师生对饭菜计量的监督。
10.开设2元爱心套餐窗口,三校区每天供应总量800份(供应地点:朝晖校区毓秀堂二楼餐厅、屏峰校区家和堂一楼餐厅、之江校区学缘堂一楼餐厅)。
11.公布外送快餐周菜单并按时送达(订餐及送达时间:中餐:10点半之前订餐,11点半前送到,11点之前订餐,11点45分前送到;晚餐:下午4点半前订餐,5点半送到,5点前订餐,5点45分前送到)。
12.提高免费汤质量,定期对免费汤品种进行调整。
●物业服务
13.学生公寓楼提供脱水机、针线包、打气筒、维修小工具、失物招领、天气预报等各项免费服务。
14.早晨6点半前完成外围明显垃圾清理,7点半前完成全面清卫工作;设立环境巡查岗,做到主干道无明显杂物,校园环境无卫生死角。
15.邮件收发及时准确,做到当天收到的报刊、信件当天分发。
16.设立每月5日(节假日除外)为“容大物业”便民服务日。
●维修服务
17.校区内接到维修电话,紧急情况半小时、非紧急情况一小时内赶到现场;教工社区维修服务实行日落原则。
18.维修人员上门服务须佩带有效证件,携带鞋套,维修结束后及时清理现场,请用户确认维修质量和服务态度。
19.对维修服务对象进行电话或上门回访。
●商贸服务
20.严把商品质量关,为师生提供物美价廉的商品。
21.团购或购买大件物品,实行送货上门。
22.提供桶装水服务,接到订水电话后30分钟内送水上门。
●花卉服务
23.提供花卉养护知识咨询和送花上门服务。
●医疗服务
24.屏峰校区医务实行错时服务。
25.为参加体检的高岗级教师优先建立健康档案。
●幼教服务
26.早上7点半开始值班,下午无论多晚均有教职工值班,楼层幼儿少于两名,由传达室门卫管理,直到最后一名幼儿安全离园。
27.每月安排一次班主任和园长接待日。
28.建立幼儿成长档案,定期开办家长学校,每学期向家长开放半日活动,每位教师上门家访两次。
推行一站式后勤服务。为提高服务工作的效率,减少师生办事的周转环节,不少高校后勤实体都根据本校的实际情况先后设立了后勤综合服务大厅或后勤服务保障中心,努力为师生提供“一站式”、“零距离”的服务,即师生只要进入服务大厅,就能获得他所可能需要的所有服务。服务大厅职责权限明确,任务到人,形成了迅速反应的连锁机制,并以“首问责任制”及相关流程制度为保障,24小时受理师生的投诉、反馈、求助,并提供充卡、充电、缴费、办证、失物招领等服务,确保服务需求得到及时、满意的解决。宁波大学于2006年以新闻发布会的形式成立了“后勤服务保障中心”并开通了校内“8890”(拨拨就灵)信息传输渠道。后勤服务保障中心相当于为全校师生提供大后勤服务的统一指挥中心,它囊括了学校后勤管理部门、校园规划建设部门,以及后勤服务部门,实现了后勤保障功能由单一的生活后勤向大后勤的提升,得到了众多新闻媒体的高度关注。后勤一条龙服务基本实现了后勤工作的统一调度,即服务部门的多路径向单平台的转变,服务效率大大提高,极大地改善了后勤的形象。
实行“零干扰式”服务。学校的主要任务是教学、科研,学生的主要任务是求学,为师生创造一个安宁、和谐的工作、学习、生活环境则是后勤人致力以求的目标。所谓零干扰式服务,就是指与顾客保持适当距离、随时为顾客提供优质服务的方式,它是一种建立在规范服务基础上的高智慧、高品位的针对性服务,让师生不受干扰地安心工作、学习、生活。为避免物业服务影响教学,采取错时上下班制度,将容易产生噪音的维修、割草、打药等物业服务项目错开上课时间进行,避免了对教学的干扰。同时对学生公寓的环境卫生检查则挑选学生上课的时间进行,并将检查结果在公寓楼内的宣传栏中公开,使学生的休息时间免受打扰。“零干扰服务”充分体现了浙江高校后勤“以人为本”的服务理念,也是高校后勤人对学校办学、教师授学、学生求学的一种理解和尊重。
5.2.3 关注弱势群体
近年来,随着高等教育的大发展,家庭经济困难的大学生的数量有所增长,仅特困生就占了10%~15%。浙江省各高校后勤实体在做好服务保障的同时主动承担社会责任,积极关注弱势群体,以关心、支持、自助为基本原则,尽可能地利用后勤现有资源为他们提供帮助。其中最典型的就是提供合适的勤工俭学岗位,让其通过自己的劳动来获得基本的生活保障,并在这样的劳动中帮助学生逐渐走向自立、自尊、自强。同时,不少高校后勤推出2元爱心套餐,并充分考虑到营养搭配、菜肴更换,努力做到让学生既能吃饱又能吃好;开展一对一帮扶活动,如浙江工业大学容大后勤集团一位公寓管理员四年如一日长期照顾一位生病的学生,最后赢得学生一声深情的“妈妈”,令人不胜感动;照顾“512”汶川地震灾区来的学生,为他们免费提供价值300多元的床上用品,并为他们的校园卡充入100元金额用以消费……总之,浙江省各高校后勤纷纷推出有特色的资助活动,用一种体贴的方式,从特困学生最现实、最关心、最直接的利益入手,切实解决他们在学习、生活中遇到的突出问题,确保其不因贫困而影响学业。“送人玫瑰,手留余香”,关爱校园弱势群体的举动充分发扬了后勤的人文关怀精神,促进了和谐校园建设。
5.2.4 搭建互动平台
学生是高校的主体,及时听取他们的意见和建议是改进后勤服务质量的必要途径。在高校后勤的每一项工作中,与师生沟通都是不可缺少的。建立畅通高效的沟通与反馈系统,是做好优质服务的重要保证。不少高校后勤实体通过与学生团体举行的各项互动活动,如前面提到的社区文化节、美食文化节等活动,加强后勤与师生之间的互动和沟通;通过网站、报纸、宣传栏等媒介宣传后勤,增加师生对后勤的了解和认知程度;通过问卷调查、网络问答、服务热线、座谈会、师生开放日、受理投诉、学生大堂副理坐班等形式,经常听取师生的意见和建议,了解后勤服务存在的问题与不足,及时改进工作。一些高校后勤还积极进行师生互动后勤管理模式的尝试,不断深化服务育人新体系。比如组建学生生活部、学生自律委员会、“For You”工程办公室等机构,开辟多层面的学生实践基地,使之成为学生了解后勤的一个有效平台。如某高校后勤实体每年通过资助学生会编写印刷《新生红宝书》这个平台,将后勤“医食住行”等服务项目的服务时间、服务地点、服务电话、服务方式等公布于众,使新生在最快时间内对大学校园生活有了基本的了解,也拉近了后勤与学生之间的距离。
5.3 经营多样化
自改革开放以来,由于党和国家新时期的路线、方针、政策、制度的驱动和指导,浙江后来居上,突破资源禀赋局限,在我国改革开放和现代化建设的大潮中,实现了历史性、跨越式的发展。在全国范围内,浙江省率先完善了以公有制为主体、多种所有制经济共同发展的基本经济制度;率先突破单一所有制结构,放手发展个体私营经济,较早地推进国有、城镇集体企业产权制度改革,形成了以公有制为主体、多种所有制经济相互促进、相得益彰的新格局。
经济兴,教育兴。浙江经济的多元化发展格局自然而然就影响到浙江教育的发展模式,使浙江教育同样在整体上呈现出多元化发展特点。而作为高等教育的发展所催生出来的高校后勤社会化改革,也呈现出了类似的发展特征。所以,自1999年全国推行后勤社会化改革以来,浙江省各高校本着“因地制宜”、“因校制宜”的原则,围绕改革总纲领,结合本校的实际情况,推行了形式各不相同的后勤社会化改革。虽然各个学校都是在摸着石头过河,但各个学校确实走出了一条至少从当前情况来看是适合本校后勤发展的改革之路。综观各个高校后勤企业在经营方面所作的尝试,其特点主要可以归纳为以下几个方面:
5.3.1 产权结构多元化
前面已经提及,目前浙江省不少高校所实行的都是内化型的后勤社会化改革模式,在这种情况下,高校后勤实体的产权是单一的,主要可分为两种形式:第一种是由学校独资,注册成立后勤法人公司,完全按照企业化的方式进行运作;第二种是成立非注册的后勤实体,实行模拟企业化的运作方式。而有部分高校出于借用社会资金为学校服务、调动员工积极性等方面的考虑,在后勤经营的产权结构上,探索出了多种构成模式。
一是以股份制的形式,组建由多股东组成的后勤服务企业。温州大学于2000年6月采用股份制管理模式,由全校教职工集资,组建了温州大学后勤服务有限公司;2002年6月,学校以国有独资企业形式收购后勤公司股权,原温州师范学院和温州高等职业技术学院以股份合作形式,共同出资正式成立了温州大学发展有限公司;2006年原温州师范学院和温州大学正式合并,成立新温州大学。按照现代企业制度和专业化、产业化、集约化原则成立温州大学后勤集团。
二是以融资、共建、贷款的形式,引进社会资本解决资金短缺问题。浙江大学城市学院成立不久,就实施了引入社会资金合作建设经营学生宿舍的方式,当时共引进资金8400万元。2002年,学院通过组建教育发展公司,引进浙江中大、万向钱潮等上市公司参与学院后勤设施建设经营,吸引投资1504万元。此外,还通过与浙江大学新宇集团签署的合作建设学生公寓的协议,引入投资8630万元,建造了7.7万平方米学生宿舍。通过组建浙江浙大城市学院教育发展股份有限公司,先后引入投资2500万元、3500万元,分别建造了2.8万平方米学生公寓、2万平方米左右的学生食堂。如此,顺利解决了学院万名学生的最基本的生活设施配套问题。
5.3.2 经营范围扩大化
高校后勤的社会化改革,从某种程度上就是要将后勤服务逐步推向社会,与社会接轨,这种接轨,不仅是运作模式、管理方式要按照企业化的方式来运作,要纳入市场经济的范畴,而且在服务内容上也要不断地扩大。可以说,传统服务行业的影子基本可以在高校后勤企业的经营、服务领域中看到。
从所涉及的行业来看,一般高校后勤实体均包括餐饮服务、物业服务、公寓服务、水电服务、维修服务、商贸服务、接待服务、园林绿化、修建安装、交通运输、宾馆招待所,有些还涉及了后勤基础设施建设、房地产投资建设、医疗保健、幼儿教育、咨询服务等,可谓行业繁多,功能齐全。从所涉及的区域来看,随着高校的迅速发展,各个学校的校园面积及在校生规模都有了量和质的增加,其中不少学校还存在两校区,甚至多校区办学的情况,这自然而然就增加了后勤经营和服务的范围。
如果说这些都还是属于传统的高校后勤服务的范畴,那么走对外拓展道路,是浙江省高校后勤实体扩大经营范围的最有力表现。为了推进企业的发展,逐步实现以外补内,部分高校后勤企业利用自身优势,走出了一条做强做大之路。在浙江省的高校后勤企业中,这方面做得最成功的当属浙江大学后勤集团和新宇集团。当然,其他各高校后勤实体也纷纷利用自身的地缘、资源等优势,创造外延价值,减轻学校负担,实现共赢局面。
绍兴文理学院后勤集团自1999年后勤改革以来,除做好校内餐饮服务外,凭借“善烧大锅饭(菜)”的品牌及过硬的经营、管理和服务能力,积极开展对外拓展,先后托管了绍兴市区及周边县市18所学校的餐厅,并承担着华联商厦等多家企事业单位的送餐业务,餐饮服务规模达5万多人。2003—2006年,在绍兴市学校餐饮食品安全卫生信誉度等级考核中,校内4个餐厅连续4年被评为A级餐厅,7家托管经营的学校餐厅被评为A级餐厅,6家被评为B级餐厅。
浙江教育学院后勤服务公司所属芳草苑宾馆于2001年8月正式建成使用,大楼共13层,建筑面积11325平方米,占地面积2503平方米,总投资4200多万元。宾馆现有员工92人,客房135间,计318个床位,餐饮大厅、包厢、会议室、停车场、商务服务等配套齐全,具备了较强的大中型会议、培训的会务服务能力,在省内外已享有一定的声誉和知名度,如清华大学、北京劳动出版社等下设的培训机构、北京大学浙江招生点、省人事厅及其培训中心、省质量技术监督局培训中心、省能源集团、市烟草公司等单位,都已成为宾馆的长期客户。宾馆目前最高年营业额已达到890万,2008年度有望达到950万元,真正实现了社会效益和经济效益的双丰收。
嘉兴学院教育发展集团公司品牌经营的外延价值也得到了较好的体现。为积极拓展校外市场,公司专门出台奖励办法,提高员工的积极性。园林公司率先走向社会,承接了高中园区、中港城等绿化业务,并通过不断努力取得了三级资质,建立起一支能够参与市场竞争的优秀队伍,为对外参与市场竞争打下了坚实的基础。水电管理部与嘉兴市中医院签订了查漏方案协议,查找用水量剧增的原因并协助解决,为水电服务工作成功跨出了拓展校外业务的第一步。公司还对所管辖的文苑宾馆进行改造装修,并通过优化服务等举措努力开拓市场以增加客源,承办各种培训会议,与嘉兴“假日”、“港澳”等知名旅行社合作,承接旅游团队,取得了良好的经济效益,年营业额已达到550万元。
浙江传媒学院后勤发展总公司根据浙江省、杭州市政府的统一规划,于2003年9月以学校向银行全额贷款的方式,从原耀江教育投资有限公司手里接管下沙后勤生活区A区和E北区的学生公寓、学生食堂等,总值3亿多元。学校与杭州职业技术学院就后勤服务保障问题达成共识,由发展总公司托管杭州职业技术学院近10000名师生的后勤服务,杭州职业技术学院按学生人数支付服务费用,成为浙江传媒学院后勤发展总公司对外拓展迈出的实质意义的一步。
5.3.3 经营方式灵活化
从经营方式的角度来说,无论是内化型、外化型,还是混合型的运作模式,基本都是以经营主体的自主经营为主。当然,基于建立现代企业的经营管理模式、引入竞争机制、丰富服务品种、调动下属部门及员工积极性的考虑,各高校后勤企业在经营方式上也作出了不少的探索和尝试,主要有以下几个方面:
一是实行承包经营。这里还要分为内部承包和外部承包两种形式。内部承包就是将一些小型服务项目以团队或个体承包制的形式承包给员工,诸如不少高校后勤企业在公寓楼、教学楼管理方面所尝试推行的“夫妻楼”。这样一方面可以节约企业的人员成本,另一方面也可以增加承包者的个人收益,是一种双方受益的行为。外部承包就是将一些后勤企业自身并不存在经营和竞争优势的服务项目承包给校外单位或个人,后勤企业从中收取一定的管理经费,诸如不少高校后勤企业所实行的美食广场经营档口外包、清真餐厅外包等。这样一方面节省了后勤企业的管理成本和管理精力,另一方面也有利于丰富服务品种,提高服务满意率。
二是实行项目制经营。所谓项目制经营就是高校后勤企业对于所承接的校内外的单体服务项目,组建项目团队进驻管理,实行经费总包干或上交项目管理经费的形式。项目制经营与承包经营在本质上有所相似,其最大差别在于实行项目制经营的服务项目相对于承包经营项目而言,具有较大规模、较多层面、整体综合等特点。诸如一些高校后勤企业将所属的宾馆、招待所、水站、洗衣房,乃至学校委托后勤管理的诸如图书馆、体育馆、教学楼等以大项目的形式进行管理,在经营管理上给予项目经理人更多的自主权,项目经理人及员工的收益直接与项目经营的成效挂钩。所以,实行项目制经营主要有三方面好处,即培养锻炼了项目经理人的经营管理能力、培养了员工的团结竞争意识、确保了后勤企业与项目成员的共同收益。
三是实行租赁经营。所谓租赁经营,就是高校后勤企业将自身所拥有的经营场地以租赁的方式出租给校外单位或个体工商户进行经营,后勤企业则设置相关的部门对其从规范经营、优质服务的角度进行监管。从目前来看,各高校后勤企业所实行的租赁经营主要集中在校内商业用房这一块,一般通过招商、招标的方式进行对外租赁。大多数高校后勤企业在商业用房出租以前,都会限定各个出租房的经营范围,诸如电子通信、银行柜员机、书刊销售、文印、美发、被服烫洗、水果超市、验光配镜等配套,基本不允许其经营内容与后勤企业自身的经营范围有冲突,且出于保护承租者利益的考虑,不允许不同的商业用房经营雷同的产品。如此,商业用房就成为高校后勤企业服务项目的有益补充,满足了师生多样化的消费需求。
杭州电子科技大学文一后勤发展有限公司在校园商铺运作上以满足师生学习、生活和工作需求为出发点,突出“规模、层次、特色”三个重点,经过几年的摸索,现已成功引进有较好商铺运作业绩、资金力量充裕的专业公司经营管理学生生活区全部商业用房,将其打造成为目前下沙高教园区管理最规范、定位最统一、环境最整洁、购物最舒适的商业区。公司职能已从微观经营转为宏观管理,从单纯的商店经营型向监督管理型转变,有效地贯彻“监督+服务”的管理思路。学校下沙生活区商业用房良好的招商组织有效地吸纳了社会资源,目前商铺总面积达12053.7平方米,商铺户数达90家,每年为公司带来560多万元的租金收入,成为在杭高校商业网点配置的一个亮点。其中学源街服饰商业街和金沙数码港商铺两条特色街区的建设得到了政府有关职能部门的肯定和大力支持,已成为大学城重点扶持建设的商业街。
四是实行合作经营。所谓合作经营就是后勤企业与其他企业(实体)合作开发服务项目。浙江经济职业技术学院勤盛教育后勤服务有限公司和浙江经济职业技术学院工会委员会共同投资组建了浙江经职机动车驾驶员培训有限公司,该培训公司秉承“严谨、勤学、求实、开拓”的校训,坚持“以质量求生存,以特色占市场”的培训方针,以“服务教学、服务社会、廉洁执教、优质高效”为办学宗旨,依托学院专业优势,以学院专业建设为立足点,探索汽车营销专业产、学、研一体化的办学模式。注重师资力量的培养和定期培训,确保教学的时效性,保证教育质量;重视廉政建设,建有明确的各项教学制度、训练制度。在为教学服务的同时积极面向市场,努力开拓业务,在教练车配置上,采用全新购置的20多辆桑塔纳教练车和解放牌教练车,45座的东风客车、35座的金龙客车、19座全顺车在服务学院教学之余负责学员培训的接送工作;此外,还一次性投入四万元,用于设置标准库,安装模拟红外线桩,提高了科目二考试的合格率。自创办以来,为学院、社会培养输送了许多驾驶技术合格且熟知交通法规的机动车驾驶人员,获得了经济效益和社会效益的双丰收。
5.4 文化新型化
高校后勤实体是为高等教育服务的,其扎根于高校,发展于高校。没有高等教育,就没有高校后勤;没有高等教育的大发展,也就没有高校后勤的大发展。所以,高校后勤与高等教育之间存在着一种血肉相连的依存关系。因此,后勤文化建设就成为高校后勤实体必然要为之的一个重要内容。当然,同样因为其环境和服务对象的特殊性,高校后勤的文化建设必然要与社会企业的文化建设有所区别,必须要融入高等教育的整体氛围,融合大学的精神和理念。
另外,从后勤实体自身的发展角度来说,按照企业发展的一般规律,其必然也要走从产品经营转向品牌经营,并最终实现文化经营的发展道路,这样,后勤实体才能获得不竭的发展动力和持续强劲的发展优势,才能在竞争中立于不败之地。经过多年的努力,浙江高校后勤逐渐建设起一套既符合高等教育发展特征,又符合企业发展特性的新型文化。