7．4．2插入空白单元格
当需要在现有数据表的基础上添加数据时，可以通过在现有的数据表中插入单元格的
方法来实现。
7．4．2．1插入空白行
如果要插入空白行，在紧靠要插入位置的下方选定现有的行，选定的行数应与要插入
的行数相等，然后在【插入】菜单中执行【单元格】命令。
7．4．2．2插入空白列
同样，如果要插入空白列，在紧靠要插入位置的右边选定现有的列，选定的列数也应与要插入的列数相等。然后在【插入】菜单中执行【单元格】命令。或选择快捷菜单中的【插入】命令，出现【插入】对话框；在【插入】对话框中选中【整列】单选按钮，然后单击【确定】按钮即可。
例如，想要在数据表的第A列和第B列之间插入一列，可以先选中现在的第B列中的任一单元格，然后在【插入】菜单中执行【单元格】命令，在【插入】对话框中选中【整列】单选按钮。然后单击【确定】按钮。
这样，一个空白列就加在了第A列的后面，成为数据表中的第B列，原来第B列及后
面的列全部向右移动。
7．4．2．3插入单元格或单元格区域
如果选定的是单元格区域而不是整行或整列，也会出现【插入】对话框。选中【活动单元格右移】或【活动单元格下移】单选按钮，就会插入与选定的单元格区域数目相同的单元格，而原先的单元格区域右移或下移。选中【整行】或【整列】单选按钮，就会出现与上面插入空白行或空白列操作相同的结果。
7．4．3清除或删除单元格
删除单元格时，MicrosoftGraph将指定的单元格从数据表上去掉，并移动周围的单元格以填补所产生的空位。而清除单元格时，只是去掉单元格的内容（文字和数值）或格式，但保留数据表上的空白单元格。清除或删除数据表上的单元格后，这些数据也将从图表中删除，不再显示。
如果要清除一行或一列数据，可以通过前面介绍的双击该行序号或列字母按钮，该行或该列数据就被清除。要想恢复被清除的数据，只需再次双击该行序号或列字母按钮，该行或该列数据就会恢复，图表中也会自动加上该行或该列的数据。
但如果要清除某个单元格或单元格区域的数据时，应先选定要清除的单元格或单元格区域，然后在【编辑】菜单上执行【清除】子菜单中的【全部】、【内容】或【格式】命令。
如果只想清除单元格的内容，也可以在快捷菜单中直接执行【清除内容】命令。
温馨提示：如果单击某单元格，再按Delete或Backspace键，MicrosoftGraph将只清除单元格内容，但不清除单元格的格式。
§§§第五节 利用Excel的数据创建图表
如果要利用MicrosoftExcel中的工作表创建图表，可以把Excel中的数据直接复制到PowerPoint2003中；也可以在Excel中的数据和PowerPoint2003之间建立链接关系，这样只要在Excel中改变原来的数据，PowerPoint2003中的数据也会自动更新；还可以将Excel的图形直接拖动到PowerPoint幻灯片中。
7．5．1将Excel的数据直接导入数据表
如果想把Excel工作表中的数据导入到PowerPoint2003中，可以按以下步骤进行：
1．切换到MicrosoftGraph的数据表中。
2．单击该数据表中某一范围左上角的单元格，输入的数据将放在以该单元格为起点的范围内。
3．单击【常用】工具栏上的【导入文件】按钮或执行【编辑】菜单中的【导入文件】命令，出现【导入文件】对话框。
4．在【查找范围】下拉列表中选择包含该Excel文件的文件夹，并打开该Excel文件。
5．在【导入数据选项】对话框中，选择一个工作表，然后在【导入】选项组中选择【整张工作表】或【选定区域】单选按钮。
6．单击【确定】按钮，将会发现MicrosoftGraph的数据表中已经有原来Excel工作表的数据了。
7．5．2在Excel与数据表之间建立链接
上面的操作只能将Excel中的数据复制到MicrosoftGraph的数据表中，以后改变Excel
中的数据时，MicmsoftGraph中的数据表数据并不会改变，因为两者之间并没有建立链接。若想在两者之间建立链接，可以按以下步骤进行：
1．在Excel中选择要与PowerPoint数据表建立链接的数据区域。
2．执行【编辑】菜单中的【复制】命令。
3．切换到PowerPoint2003的数据表窗口，选择数据表范围左上角的单元格，执行【编
辑】菜单中的【粘贴链接】命令，此时，Excel中的数据就出现在MicrosoftGraph的数据表中。
执行了上面的操作之后，就会发现只要在Excel工作表中改变原来的数据，PowerPoint中的数据也会自动更新，这是因为在Excel和PowerPoint2003之间的链接方式为“自动”更新。
如果想改变链接方式，可执行【编辑】菜单中的【链接】命令，出现【链接】对话框。
在该对话框中将【自动】单选按钮改为【手动】单选按钮，就会发现改变Excel工作表中原来的数据时，PowerPoint2003中的数据并不会自动更新，只有单击了该对话框中的【立即更新】按钮之后，PowerPoint2003中的数据才会更新。另外，在该对话框中单击【中断链接】按钮，就可以断开Excel和PowerPoint2003之间的链接。
§§§第六节 图表格式化的基本操作
演示文稿中的每一种图表都有相同的基本格式化操作。在MicrosoftGraph中，可以为图表添加标题、图例、网格线，修改坐标轴、图表的背景和颜色等。在这一节里分别介绍这些格式化操作。
7．6．1启动MicrosoftGraph
要格式化图表，首先应该启动MicrosoftGraph。在前儿节中提到可以双击图表启动MicrosoftGraph。另外，先单击选择图表，然后执行【编辑】菜单或快捷菜单中的【图表对象】子菜单中的【编辑】命令，也可以启动MicrosoftGraph。
激活图表窗口后，MicrosoftGraph的菜单和【常用】工具栏将取代PowerPoint2003的菜单和工具栏。在幻灯片上，图表出现在一个灰色边框之内，边框上有黑色控点，一般还
会有一个数据表。
此时，用户并未离开PowerPoint环境，但可使用MicrosoftGraph的【常用】工具栏中的任何按钮修改图表。完成图表的格式化后，单击灰框外面任意位置，即可退出MicrosoftGraph窗口，重现PowerPoint2003的窗口菜单和工具栏。
另外，也可以通过打开图表的方式使用MicrosoftGraph模块。先单击选择图表，然后执行【编辑】菜单或快捷菜单的【图表对象】子菜单中的【打开】命令，就可以启动MicrosoftGraph。
这时，MicrosoftGraph的菜单和工具栏将出现在一个独立的MicrosoftGraph窗口中，标题栏的名称是【MicrosoftGraph图表位于】，MicrosoftGraph窗口覆盖或部分覆盖了PowerPoint2003窗口。
温馨提示：用打开方式启动MicrosoftGraph后，不要关闭任何应用程序，然后观察一下Windows的状态栏，就会发现在状态栏上显示有MicrosoftGraph的图标和字样，说明此时它是作为一个独立的应用程序。而用编辑的方式打开时，在状态栏中则没有关于MicrosoftGraph的显示，说明它是PowerPoint的一个嵌入对象。
完成对图表的编辑后，单击MicrosoftGraph窗口外的部分，虽然可以将MicrosoftGraph隐藏，但无法对PowerPoint2003中的演示文稿做任何操作。这时，就必须执行MicrosoftGraph窗口中【文件】菜单中的【更新】命令，再在【文件】菜单中执行【退出并返回】命令，返回到PowerPoint2003中，就可以修改演示文稿的其他部分了。
7．6．2选择图表对象
一个PowerPoint的图表并不是一个单独的对象，它由数据标志、标题、图例、坐标轴、背景等许多部分组成。在格式化图表时，可以对整个图表进行格式化，也可以只格式化图表中的某一部分或几个组成部分。
要对图表的某一部分进行格式化，就必须先选中它，然后执行具体的格式化操作。选择图表对象时，可以用鼠标，也可以用键盘。
7．6．2．1使用鼠标
用鼠标单击的方法可以选择所有的图表对象。一些对象，如数据系列、数据标志和说明项都是以组的形式出现的。单击该组里的任何一个单项，可以选定此组，然后再单击某个单项，可以选定该单项，
选择单个图表对象（即单项）时不要双击，双击会直接打开【格式】对话框，在其中所
做的修改是针对整个图表对象，而不是其中的某个单项。
除了可以用鼠标左键单击之外，还可以使用鼠标右键来直接启动【格式】对话框。只
要先将鼠标指针指向需格式化的对象，然后右击，打开一个快捷菜单。在快捷菜单顶部有【设置数据系列格式】命令，执行该命令，即打开对应所选对象的、带有格式化选项的对话框。
7．6．2．2使用键盘
用键盘选择图表对象的方法是，先按↑或↓键，从一组图表对象移到另一组图表对象，然后再按→或←键，从一组图表对象中选择一个具体的对象。例如，从一个数据系列中选择一个直方条，或从图例中选择一个图例项。
7．6．2．3使用工具栏
当要选择某个数据系列时，可以单击【常用】工具栏中的【图表对象】按钮右边的小三角按钮，会出现一个【图表对象】下拉列表，在该列表中可以单击某个数据系列来选择它。
7．6．3添加标题
在幻灯片中添加了图表之后，可给图表的坐标轴添加标题，以指明它所标识的内容，也可在图表的上方添加一个标题来描述该图表的目的。特别是为包含多个图表的幻灯片添加一个一般性标题，而特定的图表尚无标题的情况下，更应给它加上标题。
如果要为图表添加标题，可以按以下步骤操作：
1．在PowerPoint2003中，双击要添加标题的图表，启动MicrosoftGraph，如图所示。
2．在MicrosoftGraph中，执行【图表】菜单中的【图表选项】命令，出现【图表选项】对话框，然后选择【标题】选项卡。
3．在【图表标题】文本框中输入图表标题。
4．如果要添加坐标轴标题，在相应的文本框中输入文本。
5．单击【确定】按钮，退出该对话框。
温馨提示：如果是三维图表，还可以输入Y轴的标题．
在图中，添加的图表标题都按默认位置放置，用户可以在图表中将其重新定位，具体步骤如下：
1．单击该标题，MicrosoftGraph将显示标题文本框，周围环绕控点。
2．将鼠标指针置于文本框上或其一个控点上，然后拖动该文本框。拖动控点改变文本框的大小，只移动该文本框的位置。
图表的默认格式也决定标题的格式。但用户可分别选择各个标题，并对它单独格式化。可以改变标题文字的字体、对齐方式和文本边框的样式。
温馨提示：不能同时对多个标题格式化，只能逐个选择各标题并分别对它们进行格式化。要同时对图表标题及其边框进行格式化，可以按以下步骤进行操作。
1．单击标题，然后用以下方法中的一种。
（1）单击【常用】工具栏中的【设置图表标题格式】按钮。
（2）执行【格式】菜单中的【所选图表标题】命令。
（3）右击显示快捷菜单．然后执行其中的【设置图表标题格式】命令。
2．出现【图表标题格式】对话框。
3．在该对话框的【图案】选项卡中，选择标题边框的样式，可以为边框添加颜色和填充效果。
4．打开【字体】选项卡，在该选项卡中可以选择标题的字体、字形、字号和一些其他效果。
5．打开【对齐】选项卡，在该选项卡中可以选择标题中文本的对齐方式和文字的方向。
6．单击【确定】按钮，退出该对话框。
要格式化坐标轴标题，可以执行与上面相同的操作步骤，只不过出现的对话框名称变为【坐标轴标题格式】。也可以只格式化标题中的文本。单击该标题并选择要格式化的文本然后执行【格式】菜单中的【字体】命令，也会出现【图表标题格式】对话框。但只含有【字体】选项卡。
7．6．4添加图例
如果图表中没有图例，可以单击MicrosoftGraph【常用】工具栏中的【图例】按钮，为图表添加一个图例，也可执行【插入】菜单中的【图例】命令来添加图例。此时，图表的绘图区将自动缩小并向左缩进，以便为图例留出位置。再次单击图例，可以将其删除，也可先选择图例，再按Delete键来删除图例。
在默认情况下，图表中的图例总在图表的右边，并且有边框，文字的大小和图表标题的文字相同。但用户可以改变图例的位置、边框和文字格式。改变图例的边框和文字格式的方法与改变标题的边框和文字格式的方法基本相同，在这里就不再重复了。
改变位置时，可以直接将图例拖到新位置，也可以使用菜单中的命令。向图表的上方、下方或左部拖动图例时，绘图区并不自动调节以腾出位置，图例也不会自动改变形状以适应新位置。用户必须自己选择绘图区和图例，并拖动它们的控点来实现这些要求，拖动图例边角上的控点可改变图例的形状。随着图例边界的移动，图例中出现一个虚线框，标志图例项新的排列方式。