部门常用为机关或组织单位的名称，指组成某一整体的部分或单位。机关、企业或事业单位内部担负一定职能的各个部分，也可称为部门。本章所讲的部门，从横向看，是宽泛意义上的部门，指国家、政党或其他社会组织为实现其职能，按照法定的程序建立和组织，具有法定的权威，具有独立活动的能力的固定机构。它不仅包括政府机关，而且包括各级党务机关、立法机关、司法机关、军事机关、企业机关、事业机关、社会团体机关等等。从纵向看，由于分工层次的不同，部门又是一个多层次的概念，各个部门都有不同的层级。这里特指的是中层部门。因此，本章涉及的部门科学管理的原则和方法，普遍适用于上述部门的中层。
按理，部门管理应该是以上述各类部门为对象的管理。但在事实上，由于科学分工的要求和管理学科发展的需要，各种专业部门职能的管理另有专门的学科涉及，因此，这里的部门管理并不针对部门的职能活动，只是部门自身的部分综合性很强的事务活动的管理。
这一章要解决的主要问题是，如何科学地管理各自部门，以实现各个部门规范有序的运作。
第一节部门重要事务的管理
一、部门公文管理
公文是党政机关、群众团体、企事业单位在处理公务时所用的正式文件。在公务活动中，各部门常用公文与上下左右的其他部门进行联系，相互交换情况，接洽工作，协调行动。公文已成为公务活动不可缺少的重要工具。
在现实工作中，一方面，相关机构和人员撰制了大量的公文；另一方面，低效率的公文运转又大大降低了管理工作的效率。因此，部门的公文管理应着重于公文数量、质量和运转过程的控制。
部门领导对公文数量的控制可从三方面入手：一是明确规定行文制度和标准，禁绝无效、无用文件；二是建立公文成本控制制度，使人们重视投入与实际效果的关系；三是在控制文件“件”数的同时，严格“份”数控制，禁止滥抄滥送。
建立公文质量保障体系，明确各环节每个工作人员在公文质量控制中的任务、职责和权限，是部门领导对公文质量进行控制的有效方式。
部门领导对公文传递过程的控制主要表现在两方面：一是确保公文传递方向正确，减少无效的传递过程；二是合理编排公文传递次序。
二、部门档案管理
档案是国家机构和其他社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像等各种形式的历史记录。档案不光可以成为印证历史事实的真凭实据，而且可以为人们开展社会活动提供经验和指导。《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》规定，机关必须建立相应的档案工作机构，或配备专职、兼职档案工作人员。部门档案工作是整个档案事业的基础和重要组成部分。一般说来，规模大的部门，内设机构和直属单位较多，或对本系统具有更多监督指导任务的，设档案处或档案科；一般规模的部门，对下属单位指导任务不大，但本部门工作任务重的，设档案科(室)或配专职人员；规模小，没有对下指导任务，本机关任务不重的，只配专职或兼职人员。
我国各部门档案工作的基本内容包括两大类：本部门档案业务；下属机构档案工作的管理。即对本系统和直属单位档案工作的监督和指导。其基本程序是：归档；档案整理；档案价值鉴定；档案保管；档案登记与统计；档案利用服务；档案编研；档案检索；业务指导和监督。
《中华人民共和国档案法》规定：我国档案工作实行“统一领导，分级管理”。各部门的档案必须按国家规定定期向本部门档案机构或人员移交，不得据为己有或分散保存；具有长远保存价值的应向档案馆移交，由档案馆统一进行集中管理；一切档案非依法定和批准不得任意转移、分散和销毁。
三、部门信息管理
这里所讲的信息，是专指为部门管理决策提供支持的具有高度动态性、综合性、预测性和真实准确性的情报或消息。对这些信息的收集、加工处理、传递、存贮活动和过程就是部门信息工作。目前，我国相当多综合部门、业务部门和企事业单位都根据自己的工作需要，先后建立起各具特色的信息机构，收集、加工、传递工作需要的信息。如统计部门多层次地统计信息中心；商业部门的商品信息中心；金融部门的金融信息中心等等，从而构成了多层次、多渠道，纵横交错的信息网络。
一般说来，各级部门都需要建立专门负责从事信息工作的机构(规模小的部门，可不设专门机构，只在综合办公机构和其他内设部门指定若干信息员，信息工作由综合办公机构负责人直接领导)，从而给信息工作提供组织保障。同时，由于信息工作是一项机要性、技术性都很强的工作，因此，对这项工作的管理，更加强调规范化。需要制定信息机构的设置规则、职责、权限；信息工作人员的配置规则、任职条件、职责任务；信息收集、筛选、加工处理、传递、存贮的规则；信息产品的质量要求；提供信息产品的时间、数量要求等等。另外，要科学地规划信息网络，并组织和监控其运行，以保证信息能及时传递和处理。
四、部门会议管理
会议是一种有组织有领导地商议事情的集会。由于会议能以多向即时传递信息的方式，有效聚合分散的意志和智慧，深化或统一认识，沟通感情，处理事务，因此，会议被人们广泛地使用。加强会议管理，提高会议效率也就成为部门管理的一个重要内容。
目前会议管理要解决的主要问题是会议的质量和数量问题。
会议质量是指会议效果的优劣程度，具体的判断标准主要有四个，即：会议是否适时(即召开会议的时机是否成熟)；会议的规模和规格是否适度；会议过程是否守法守则，有条不紊地进行；会议是否实现充分沟通，取得预计的效果。
提高会议质量，首先要求严格执行会议审批制度，审批权应集中在部门主要领导手中，由一人把关，其他人在一般情况下无权批准召开会议。其次，要严格掌握会议的规模和规格，不开超规模和超规格的会议。最后，建立健全并严格实施会议制度，充分运用现代化技术手段，提高会议效果，节约会议时间。有关资料表明，会议连续进行的最佳时间是在3小时之内，超过这一限度，会议效果将呈下降趋势。在实际工作中，很多部门都不同程度地存在会议泛滥的现象。控制会议数量，一方面要加强会议成本控制。会议成本即一次会议所需费用的总和。计算会议成本有利于控制会议数量，提高会议效率。目前，国外流行的一种计算会议成本的公式是：每小时会议成本=每人每小时平均工资×3×2×开会的人数。每人平均时工资乘以3，是因为劳动生产率高于平均工资的3倍。又因为开会要中断经常性的工作，故需再乘以2。另一方面，要合理设置机构，明确划分职责与权利，使各级领导者能在自己职责范围内独立工作，不必事事集体开会讨论。
对部门人员的使用与管理是部门管理十分重要的内容。鉴于本书其他章节已有研究，因此，这里着重研究部门工作的制度化和部门的目标管理。
第二节部门工作的制度化
部门工作制度就是由部门制定的用于规范内部各类事务活动行为与过程的规范性文件的总称。部门工作的制度化则是指针对部门事务活动，制定、修订和实施各类工作制度的过程。
部门制度建设对于任何机关实现有序高效的工作，都是非常必要的。“没有规矩，不成方圆”就是这个道理。对于一个部门来说，要有相应的制度，以规范整个机关的行为。例如，国家公务员行为规范就是约束中央和地方各级政府公务员行为的制度之一，它是通过对公务员个人行为的约束来达到对公务员所在部门行为的约束。
一、部门工作制度化的重要性
（一）部门工作制度化是提高部门工作效率的重要前提由于部门工作制度是在总结经验教训基础上形成的，在一定程度上反映了客观规律。因此，部门工作制度化可以优化事务处理过程，节省人力、物力、财力和时间，从而提高部门工作效率。
（二）部门工作制度化是科学分工与协作的基础部门工作是以分工协作为特点的，科学有效的分工协作关系需要以规范性文件的形式“固定”下来，以明确各个方面在每一具体事务活动中的职责、权限及相互关系。在这里，这种规范性文件就是指制度。
有制度才会有真正有效的分工与协作。
（三）部门工作制度化是部门工作有序进行的保证部门工作制度化，一方面部门工作人员可以在规定的范围内按规定的方法处理具体事务；另一方面，管理者可以此为依据进行组织、监督、控制、协调和评价等方面的工作，从而保证部门工作的有序进行。
（四）部门工作制度化是事务合法性的保障
由于在制定制度，确定各种职责、权限、方法、程序、措施时已考虑到法律的约束，并以法律为依据，因此，照制度办就可以保证不会违法。
二、部门工作制度的类型
依据不同标准，可将部门工作制度的类型划分为多种。一般说来有以下几种：
（一）根据制度的层次，可分为基本制度和作业制度基本制度是规范根本性关系和涉及整体的制度，如领导制度、组织体系等方面的制度等。作业制度是针对一项项具体工作的较微观的制度。
（二）根据涉及的内容性质，可分为标准性制度、过程性制度、操作性制度几种标准性制度是主要规范各种“尺度”的制度，主要用于规定事务活动所应达到的水准、程度；过程性制度主要是规范各种步骤、手续的制度；操作性制度主要是规范具体操作方法的制度。
（三）根据制度的具体名称，可分为规定、办法、规程、制度、标准、章程等规定用于对某一方面工作作出规范；办法用于对一项工作作出具体的规定；规程用于规定带一定技术性特点的工作程序规程和活动规则；制度用于规定在工作中人们的行为所应达到的标准；章程用于规定某个组织的性质、宗旨、组成人员、组织结构和活动规则。
三、制定部门工作制度必须注意的几个问题
（一）基本程序方面必须注意的问题
一般说来，首先要成立相应的机构或指定相应人员负责具体事务。应注意有一定的代表面并应吸收部分专家；其次，可采用咨询会、征求意见会、座谈会等形式广泛征询部门工作人员、相关部门工作人员以及管理对象的意见；最后，部门工作制度必须报上级批准后方可以一定的方式在机关内部或更大范围内公布。
（二）基本结构方面应注意的问题
部门工作制度一般包括制定目的、制定依据、适用范围、主管部门、具体规范、奖惩办法、实施日期、有关说明等结构严谨的八个方面。其中，具体规范是制度的主体内容，明确规定部门工作人员与有关人员的作为和不作为。
（三）基本内容方面应注意的问题
为保证部门工作制度的权威性和有效性，部门工作制度在内容方面必须依据充分、有条有理、严谨周密、简要明确；要尽可能使用既简洁精确又高度概括的词句，避免使用“一般”、“或许”、“大概”等表意不确切的词语去表述制度；要尽量少用生僻的术语，不用令人费解的词句，以便于理解和执行。
（四）注意把握好弹性
在制定规章制度的时候，要保持一定的弹性。一般说来，任何规章制度都有一定的精确度，以便于严格标准。但是，由于没有任何一个部门的规章制度可以精确限定所有事物，因此，在精确度范围内允许一定的弹性存在。其目的在于激发工作人员的主观能动性，增加解决问题的可能性，提高效率。因此，规章制度的制定不是越详尽越好，也不是越严格越好，一定要掌握好“度”。
四、部门工作制度实施中存在的主要问题分析
目前，部门工作制度执行不力已经成为困扰部分部门领导者的问题。比如在一般考勤制度中的第一条都规定为按时上下班，不迟到，不早退，不无故请假。这几项已成为考勤的最硬指标。但事实上，人们并没有因此而很好地遵守这一基本的规定。有几家报纸曾对有关国家行政机关办公效率的情况作过调查，统计结果发现：目前许多行政事业单位如下现象普遍存在：上班基本准时，但难以准时办公。许多人上班15-30分钟以后才能开始办公，有的人在办公室吃早点，只有少数人可在上班5分钟以后开始办公。为什么会出现这些现象呢？其中最主要的原因是两个方面：一是制度自身的问题；二是部门组织管理方面的问题。