（二）政务活动类型
政府工作中的大型活动的主要类型有：经济协作方面的招商会、洽谈会；社会宣传方面的各种庆典、开闭幕式、颁奖仪式和特定主题的礼仪性活动；对外交往（指国内范围）方面的重要接待（包括外地区、部门的考察交流、专业性联席会等）、组团外出学习考察活动；政务工作方面的重大纪念活动、节日活动、专题研讨、论坛、大型慰问活动和调研活动等。
第三节会议（活动）组织工作程序
一、会前（活动前）准备工作
（一）制定实施方案
除一部分例会、例行活动按日常惯例办以外，组织大型会议、重要活动事前必须由秘书部门拟定详细的工作实施方案，呈报领导审定后执行。
1.方案的内容主要包括：
（1）会议或活动的名称、主题、时间、地点和参加人员范围；（2）拟请出席的领导，会议主持人、讲话人或发奖人、剪彩人、揭幕人（包括奠基、发令、启动者等）；（3）会议或活动印发的主要文件、材料；（4）会议或活动的日程安排；（5）会议或活动的主要场景布置、重要设施等；（6）会议或活动的组织工作分工（包括确定联络员）；（7）会议或活动的保障措施及应变预案。
2.制定方案注意事项主要包括：
（1）坚持“精心组织，万无一失”的原则。其要点：一是统一领导，全面运筹；二是分工明确，责任清楚；三是各方合作，保障有力。
（2）重点是文件材料、领导出席、组织分工的落实。
（3）科学、合理地确定会议或活动举办的时间，注意参考各种影响因素排定时间，避免临时变化，工作被动。
（4）方案要具有可操作性，起到全面规划设计作用。
（5）领导下基层和赴外地活动要尽可能精简随行人员，轻车简从。
（二）实施准备工作
（1）草拟、印发会议或活动通知。通知内容要简明，要具备全部应知要素。通知发出时间，必须考虑给参加者留有足够的准备时间（包括行程）。有的会议或活动可以先发预通知，后发正式通知。一般会议通知不编文号。领导下基层或赴外地考察，承办人员务必提前将考察人员名单、考察目的、考察日程等详细资料电传对方，以便对方安排。
（2）收集参会人员名单。重要会议或活动，必须提前收齐参会者名单，包括准备的姓名、职务、性别。收集名单既是为办会方提供重要“底数”，也是对参会方的提醒和督促。收名单要注意，该领导人参加的，一般不允许非领导职务或其他人员替代。
（3）准备会议文件、材料，领导同志讲话稿、主持词；必要时编印会议或活动《指南》（或须知）（应包括日程、分组名单、乘车号、房间号、注意事项等），印制出席证、工作证、记者证；所有文件、材料应在会前装袋完毕。
（4）逐一落实、确认出席会议或活动的领导同志。政府机关主办的会议或活动，要注意衔接好应参会的党委、人大、政协、军队、法院、检察院的领导同志。但不要什么会议、活动都搞几大班子领导陪会，要根据实际工作需要而定，按会议领导的意见办理。要制作好领导同志座位牌，但必须准确落实，以免出现“张冠李戴”或“缺位”现象。
（5）安排新闻报道。一般情况只请主要新闻单位参加。
（6）会场布置（包括会标、主席台设置、座次安排、音响、录音、照相、鲜花等）。如果是组织大型活动，工作人员必须预先检查现场，凡会议活动安排要去的地方，走哪条线路？在哪里下车？在哪里参观和座谈？在哪里就餐或休息？在哪里上车等等，都要先“踩线”、“踩点”，会同主管单位作出全方位的策划。现场标语要审查，如有重要颁奖等仪式，预先可进行必要的“彩排”演练。
（7）划分小组讨论，确定讨论地点，明确召集人，落实各组工作（联络）人员。会场席次安排有常见的“台上台下”型，还可以有“同心U形”、“同心椭圆形”、“同心矩形”等多种形式。要着重安排好主席台（排）人员座次（或站位），不论主席台人员是双数还是单数的情况，均按“第二首长总是在第一首长的左手侧就座或站立”的规则安排。
（8）组织工作人员报到，安排与会人员食宿。
（9）布置落实会议或活动的保障措施。包括安排警卫、消防、交通、水、电、气、通信等方面保障的落实。
（10）按照机关会议经费管理办法，编制会议活动经费预算。
（11）落实会议或活动的主要联络人员，按领导要求负责统筹联系和协调。
（12）整个准备工作就绪后，还应由有关领导召集工作人员进行逐项检查、现场检查，发现问题及时补救，直到确认无误为止。
二、会中（活动中）有关工作
（一）签到
签到的目的，一是凭身份入场；二是统计到会人数；三是会后联系。
除了庆典性活动实行簿式签到（来宾留名）外，工作性会议目前实行专用笺或卡牌式签到，与会者填写姓名、单位、职务、联系电话。有条件时可采取电子签到，由计算机检测系统自动完成。如果会前收齐了名单，签到时可由工作人员在名单上打勾以示到会。上级领导到会由秘书签到，也可以不签到，由工作人员引导入座。
签到与配发会议文件资料同时。签到笺要妥善保管，以便整理纪要时查阅。
（二）会议（活动）讲话、发言
1.正确、合理安排领导讲话领导讲话和与会代表发言，是会议和大型活动的主要内容。领导讲话一般包括：主要领导总体性讲话、分管领导具体性讲话、有关领导贯彻性讲话、有关领导主持性讲话（如开闭幕时）等。如大型庆典活动，还可能有上级领导、外地领导祝贺性讲话。这几种领导讲话是形式不可能在同一会议或活动中同时安排，主要靠会议活动举办者正确、合理地统筹，突出重点，适当呼应，不显累赘。安排领导讲话会议活动议程的重点，政治性、规范性很强，必须注意原则性和灵活性相结合，求简洁、避繁复、合规矩，结合实际提出建议，报主管领导审定。
2.合理安排代表发言会议和大型活动有的应适当安排发言，有的则不必安排发言。安排发言时，要注意地区、部门的平衡，注意基层和领导机关的平衡，注意各个发言主题和侧重点的平衡。重要会议和活动的发言，主办者应事先审稿把关，保证质量。合理地排出发言顺序，并要限定发言时间，还要让发言人事先拿到已印制的发言稿。如会议或活动场面较大，应安排发言人靠前就座。必要时可安排部分书面发言。
（三）会议记录
所有会议都应有记录。好的文字记录的整理往往比录音的整理来得更快（两者配合效果更好）。记录人必须认真负责，熟悉业务，最好是掌握速记技能。记录要求真实、准确、完整、要点突出、层次条理清楚。