（四）会议（活动）服务
会议主席台可适当放些红蓝铅笔、纸张以备应用。大型活动如穿插有颁奖、签字等仪式，还应预先放置好奖品，设计好颁奖次序，配放合适的音乐；准备好签字文本，安排好出席签字仪式的双方人员，选择好主签人和助签人，必要时预备葡萄酒以示礼节性祝贺。会议或活动的主要工作人员应始终坚守在场内，并注意领导有何示意，保证有事能找到人。
（五）衔接好宣传报道
重要会议、重要大型活动的主要情况和精神，应当公布的，必须及时、准确、恰当地向社会公布传达，这就需要会议活动主办者把宣传报道纳入会务组织工作的重要内容。这项工作需与宣传部门密切配合。一是要向新闻记者及时介绍会议安排，提供会议文件和材料（有密级的按规定处理），特别是领导同志讲话稿（如会上不印发，也可将初稿复印送主要新闻单位记者参考）；二是在会议活动结束前，应建议有关领导统一向记者交代报道重点、报道口径和有关热点、敏感问题的把握分寸，以免新闻报道失误；三是会务工作者必要时应亲自代拟新闻通稿、评论员文章稿，经领导审定后刊（播）发，以牢牢把握主题和重点，甚至还要敢于拿起笔撰写头版头条报道。
三、会后（活动后）有关工作
作为办会单位，对任何一次会议和大型活动组织工作都必须善始善终，要出成果，出效益。
（一）迅速整理收齐资料，统一归卷存档
秘书部门对会议和大型活动存档资料的收集，要尽可能详尽（包括会务方案、主持词、座次表等附件）。这既是存档要求，也为下一次会议活动的组织工作留下设计“软件”。
（二）及时整理会议纪录制定贯彻会议精神的会议纪要对重要会议，纪要拟稿要快，内容要集中、准确、精练地体现会议精神，条款要清晰，格式要规范。内容特别重要的应以正式文件下发贯彻执行。
（三）抓紧督办会议决定事项
对会议研究决定的重要事项或领导讲话中指出的某一问题，或与会代表在会中反映的重要问题，会议承办工作人员要及时归纳整理，经领导同意后，纳入督办催办工作范围，或及时转交有关部门处理。
承办会议和大型活动是严肃的任务，是严密的系统工程，也是地区和单位的“形象工程”。其组织实施各个环节都直接影响着承办效果。办会人员务必高度重视，善于实践，苦练基本功，不断总结经验，为把各种会议和大型活动办得更好而共同努力。
以上所说，主要是大型、正规会议（活动）的要求和程序。大量的一般会议不一定要这样高的要求，也不一定需要如此严密的程序。但以提高效益和质量而言，以上的要求具有重要参考价值。无论大会小会，应该说实质都应是相同的。
第四节尽量精简会议和活动
党的十五届六中全会通过的《****中央关于加强和改进党的作风建设的决定》明确提出：“改进领导方式和工作方法。下决心精简会议和文件，改进会风和文风。”《决定》还提出“压缩会议费用，控制会议规模，提高会议质量，减少文件简报。党政领导干部不参加各种名目的应酬性庆贺、剪彩和迎来送往活动。领导干部下基层要轻车简从，减少陪同，不准超标准接待”的明确要求。在安排和组织会议、活动工作中，所有单位要认真贯彻落实中央、******的规定和本地区党委、政府的有关要求，努力精简会议和活动。
一、减少会议和活动数量
安排会议和活动一律要从严掌握。能不开的会议坚决不开，可以合并开的合并召开；要尽可能利用现代通信和技术手段召开电视电话会议，条件具备的可以直接开到基层（一次参会），避免层层开会。会议和活动主办者要开阔视野，拓展思路，大胆创新。如果仅仅是为了布置工作、介绍经验、传达上级精神，应当尽可能地发挥电视、广播、报纸、计算机网络等的作用。要从严控制各类纪念会、研讨会、表彰会、剪彩、奠基、首发首映式以及各种检查、评比等活动。更不准巧立名目地召开各种联谊性的“转转会”。对必须举办的会议和活动，要明确主题，充分准备，注重实效。
二、压缩会议和活动规模
各类会议和活动要尽量压缩规模，减少参加人员尤其是党政机关领导。目前，各地党政领导机关对会议活动规模都有了明确规定，必须严格执行。同时，部门举办会议活动，未经批准不得邀请地方党政主要负责同志和分管负责同志出席；地方举办会议活动，未经批准也不要邀请上级党政领导同志和部门负责同志出席；应由部门召开的会议，不得以同级地方党委、政府的名义召开。要严格领导同志出席会议活动的人数，不搞领导“陪会（活动）”。领导同志不参加本级部门召开的本系统会议。除例会按有关规定执行外，要严格控制会议活动的时间。例如，重庆市委、市政府规定：全市性纪念、庆祝、表彰大会时间控制在1小时以内，市委或市政府召开的或市委、市政府联合召开的全市性会议会期控制在1天以内，市级各部门召开的全市性会议会期控制在半天以内，电视电话会议时间控制在1个半小时以内。对有关规定要严格执行。
三、严格控制会议和活动经费
举办会议和活动要认真执行有关财务规定，厉行节约，反对铺张浪费。不得超标准使用经费和摊派、转嫁经费负担；不得借机发放纪念品；不得组织高消费娱乐、健身活动；不得到中央明令禁止的风景名胜区举办会议和活动。财政、审计等部门要严格按照有关规定加强对会议活动经费的控制、管理和审核。地方、部门会议活动经费，应在按规定程序报批审定会议、活动年度计划的基础上，严格审核确定每年会议活动的预算，专款专用，超支不补，如有节余，其中除了用于下一年度的开支外，可适当用于对职工的奖励。大型会议和活动应按规定纳入政府承办，监督执行。
四、严格会议活动审批制度
根据有关规定，以党委或政府名义召开的全地区性会议和举行的重大活动，需要下级党政一把手和部门主要负责人参加的，由承办部门提出具体方案，经党委、政府办公厅（室）审核后报党委、政府主要领导同志批准，特别重要的会议活动，由党委或政府的会议审定。以党委或政府名义举行的全地区性会议，由党委或政府秘书长（办公室主任）审批。以党委、政府名义召开全地区性会议，应由党委、政府秘书长（办公室主任）会审批准。部门召开全地区性会议，须报同级党委或政府秘书长（办公室主任）审批。会议活动承办部门在报送方案时，应事先明确名称、主题、时间、地点、人员范围等有关请示事项。
五、严格把关，减少请领导同志参加事务性活动领导机关安排领导同志出席会议活动，要坚持突出重点、精简务实的原则。为了减少请领导同志出席事务性活动，除因特殊需要外，原则上不邀请领导同志参加剪彩、奠基、颁奖等活动。部门召开的表彰会、座谈会、研讨会、报告会、周年纪念活动，一般不邀请同级党政领导同志出席。各种商业性节庆活动不得邀请领导同志参加。确需邀请领导同志参加的会议活动，要精心组织，讲求实效。同时，对确需邀请领导同志出席的，要严格按照规定，经本部门主要负责同志把关后送党委或政府办公厅（室）审核报批，不得通过其他渠道直接邀请。