中层领导干部处于影响组织运行效率的关键岗位。在数字办公环境下，中层领导干部既是数字办公的实践者，又是数字办公的组织领导者。中层领导干部必须具有数字办公新理念、熟练地掌握数字办公操作技能、了解数字办公系统的构成和数字办公系统的一般设计原则。
本章依次研究数字办公的发展概况、数字办公常用技术、因特网知识和数字办公方案的一般设计原则，力图使中层领导干部对数字办公有一个较全面的宏观了解，树立数字办公新理念。
第一节数字办公概述
办公就是处理公事的活动。社会中各种办公活动均可以用物质流和信息流来描述。物质流是社会的基本运动过程，信息流伴随着物质流而产生，同时促进物质流的畅通，信息流在各类管理中起主导作用。办公活动的核心就是管理，实现管理则是通过处理各类信息来进行。所以，办公活动是以办公人员处理信息流为主要特征的。随着网络技术的高速发展和普及，传统的信息流处理方式已经向以网络为核心的数字化方向转变，数字办公应运而生。
数字办公（Digital Office）就是数字化设备通过网络联接而构成的办公应用系统，它是现代办公的技术支撑体系。数字办公又称为数字化办公。
数字化办公是一个动态的概念。个人计算机引入办公领域以后，使办公活动出现了本质性的飞跃，数字化办公也应运而生，从此，办公活动进入数字化办公的新阶段。迄今，数字化办公经历了以数据处理为核心的数字化办公、以信息为主要处理内容的数字化办公、以知识管理为核心的数字化办公三个阶段。
一、第一代数字化办公系统
第一代数字化办公系统是在80年代中期到90年代中期以个人电脑、办公套件为主要标志，以数据为处理中心的传统MIS系统，它实现了个体数字化办公。第一代数字化办公系统实现了数据统计和文档写作数字化，即将办公信息载体从原纸介质方式转向数字方式。它的最大特点是面向办公室管理层和事务处理人员的管理信息系统（MIS），它基于传统的文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为主要存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。
第一代数字化办公系统的功能非常有限。信息管理仅限于内部数据的计算和统计，没有或缺少外部信息来源；系统自动适应能力差，只能按开发时确定的思路、流程和功能处理信息；缺乏如收发文等群组协作工作过程的处理能力，不能建立统一的集成办公平台，不仅通用性差，而且没有通信和协同工作的能力。
二、第二代数字化办公系统
第二代数字化办公系统是随着网络技术的发展、局域网、广域网在办公领域获得了广泛的应用而出现的。特别是因特网的高速发展，促使人们开始考虑把个人电脑联到因特网上，解决第一代数字化办公系统所存在的诸多不足，并扩展数字化办公系统的功能，数字化办公系统的内涵也发生了变化。第二代数字化办公系统以Intranet、E-mail、网络数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑，使政府机关、事业、企业的资源利用不再受通迅技术的限制，内部可以实现办公信息数字化和办公流程自动化，即将收发文从传统的手工方式转向工作流自动化方式。第二代数字化办公系统，还可以实现政府机关的不同职能部门、事业、企业间的工作流程自动化，它使不同部门及其工作人员之间的协作加强，大大提高了协同工作的能力，从而使政府、事业、企业办公的效率得到较大的提高。
第二代数字化办公系统以网络为基础，以信息流为中心，以协同工作技术为主要特征，以实现工作流程自动化为目的。第二代数字化办公系统有利于在政府机关、事业、企业内部建立通信基础平台，实现工作流程自动化。
第二代数字化办公系统缺少对知识管理的能力，显然与知识经济的发展不相适应。
三、第三代数字化办公系统
第三代数字化办公系统是建立在Intranet 平台之上，融信息处理、工作流程和知识管理于一体的应用系统，它以知识管理为核心。第三代数字化办公系统的特征是面向知识管理的数字化办公系统，它逐步把知识管理原则与实践融入到每个成员的日常工作中去，起到“知识管理”的平台与门户作用，具有：丰富的信息资源，信息广泛集成的内容编目，知识门户的构造不仅包括电子邮件信息、文件系统中的文件、传统的关系型数据库数据、数据仓库中的数据，而且还包括因特网上的海量信息；灵活的交互式学习环境，如包括多线程讨论、实时交流、文档共享、实时共享、电子邮件及一些辅助工具等；不同层面的信息共享方式，包括移动通讯设备的支持、手机的WAP接入访问、PDA的支持、统一消息为基础的提醒功能以及信息的传真功能。第三代数字化办公系统仍是以网络（Interner/Intranet）为中心，以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容的数字化办公系统。
综上所述，数字化办公系统的发展经过三个阶段，两个飞跃过程。从以数据为核心的第一代数字化办公系统，发展到以信息为主要处理内容的第二代数字化办公系统，再发展到以知识管理为核心的第三代数字化办公系统。
随着数字化办公支撑技术和数字办公理念的不断发展，数字化办公的内涵和外延还将不断丰富。例如，数字化办公在政府部门的拓展就是电子政务，在企业的扩展就是电子商务。
第二节数字化办公常用技术简介
一、个人数字化办公系统
个人数字化办公系统由个人计算机、操作系统和办公套件组成。
（一）个人计算机已经进入PIV时代
（二）Windows 操作系统是个人计算机的主流操作系统目前，Windows 家族中的最新中文版Windows XP操作系统于2001年11月9日在北京正式发布。Windows XP全面支持中文知识库的在线搜索，使广大中国用户不仅可以搜索本机帮助系统，而且还可以搜索位于Internet 上的大量的中文知识库文章。
产品名称中的XP，是英文“体验”（experience）的缩写，代表着Windows 和Office 在包容覆盖广泛设备的Web 服务之后，将给用户带来丰富的、充分扩展的全新体验。
（三）常用办公套件
目前，国内办公套件有两种主要产品，一种是微软套装办公软件Microsoft Office；另一种是国产WPSOffice 金山办公组合软件。微软最新套装办公软件是Microsoft Office XP。Microsoft OfficeXP有标准版、企业版、专业版三个版本。Office XP标准版中包含核心的Office XP程序-Microsoft Word、Excel、Outlook 和Powerpoint。Office XP要求系统基本配置为：Pentium Ⅲ处理器、128MB的RAM、Windows 2000Professional 操作系统。硬盘空间的要求视配置的不同而不同。
WPSOffice 金山办公组合软件简介。WPSOffice 金山办公组合软件运行在Windows 环境下，是一套国产中文办公集成软件。WPSOffice 金山办公组合着力突出软件的易用性和实用性，使软件既不过分庞大，功能也较齐全。文字处理办公、无限电子表格、会议电子幻灯、电子邮件系统、网页浏览编辑、图片编辑制作六大功能模块使它兼有Word、Excel、PowerPoint 的功能，体现了现代信息办公系统的强大集成优势。它不仅有极强的文字、数据处理功能，还能进行多媒体演示制作，能够收发、管理邮件，浏览、查阅图片，直接上网浏览网页、查找所需信息等等。
二、网络基础知识
网络是一个数据通信系统，它用网络设备将不同地方的计算机系统互相联接在一起，达到资源共享的目的。计算机网络按网内计算机的分布范围通常被分为局域网（LAN）、城域网（MAN）和广域网（WAN）。
局域网（local area network），简称LAN，是处于同一建筑、同一社会组织或者方圆几公里地域内的专用网络。局域网常被用于连接公司办公室或工厂里的个人计算机和工作站，以便共享资源（如打印机）和交换信息。城域网（metropolitan area network），简称MAN，基本上是一种大型的LAN，通常使用与LAN相似的技术。它可以覆盖一组邻近的公司办公室和一个城市，既可能是私有的也可能是公用的。广域网（wide area network），简称WAN，是一种跨越大的地域的网络，通常包含一个国家或一个地区。
网络还可以由局域网、城域网和广域网的任意组合而构成更大的网络，如因特网（Internet）。网络又可以分为有线网络和无线网络。用网线将其他网络设备、不同地方的计算机系统互相联接在一起的网络叫有线网络。用无线设备将各计算机系统联接在一起的网络叫无线网络。
三、常用网络设备
常用网络设备包括：网络接口卡、双绞线、网络联接器（HUB、Switch）、路由器、网关、网桥等。
（一）网络接口卡
网络接口卡也叫网络适配器，俗称网卡。网卡是计算机局域网中最重要的连接设备，计算机通过网卡接入网络。在计算机网络中，网卡一方面负责接收网络上的数据包，解包后，将数据通过主板上的总线传输给本地计算机；另一方面将本地计算机上的数据打包后送入网络。网卡通过双绞线与HUB相联接。
（二）双绞线
双绞线是局域网中最常用的网络传输介质，一般来说，从HUB到工作站的最大距离为100米。
（三）集线器（HUB）
集线器是对网络进行集中管理的最小单元，它只是一个信号放大和中转的设备，不具备自动寻址能力和交换作用，由于所有传到集线器的数据均被广播到与之相连的各个端口，因而容易形成数据堵塞。
（四）交换机（Switch）
交换机也叫交换式集线器，它通过对信息进行重新生成，并经过内部处理后转发至指定端口，具备自动寻址能力和交换作用。由于交换机根据所传递信息包的目的地址，将每一信息包独立地从源端口送至目的端口，避免了和其他端口发生碰撞，因此，交换机可以同时互不影响地传送这些信息包，并防止传输碰撞，提高了网络的实际吞吐量。
（五）路由器（Router）
路由器是局域网和广域网之间联接的重要设备，它相对网桥提供了一个更高层次的LAN互联。路由器能根据分组类型过滤和选择路由，支持在LAN段之间有多个链路的网络，当某个链路损坏时，可选择其他路由以及根据网络通信的情况决定路由。
（六）网关
网关是网络连接设备的重要组成部分，它不仅具有路由的功能，而且能在两个不同的协议集之间进行转换，从而使不同的网络之间进行互联。例如：一个Netware 局域网通过网关可以访问IBM的SNA网络，这样使用IPX协议的PC就可和SNA网络上的IBM主机进行通信。
（七）网桥
网桥具有在不同网段之间再生信号的功能，它可以有效地联接两个LAN，使本地通信限制在本网段内，并转发相应的信号至另一网段，网桥通常用于联接数量不多的、同一类型的网段。
四、无线网络
随着网络化的深入和发展，局域网将越来越多的进入政府、事业、企业、公司、校园以及家庭之中。但是，随着接入计算机数目的增加，布线问题的关键性越来越显现出来。如何避免这些眼花缭乱的网线呢？于是，无线局域网应运而生。当前，最有代表性的无线网络技术有：无线局域技术（WLAN，IEEE802.11）、蓝牙技术和HomeRF。
IEEE802.11标准的制订是无线网络技术发展的一个里程碑。该标准除了具有无线局域网的优点及各种不同的性能外，还使各种不同厂商的无线产品得以互联。IEEE802.11标准的颁布，使无线局域网在各种有移动要求的环境中被广泛接受。它是无线局域网目前最常用的传输协议，各公司都有基于该标准的无线网卡产品。
蓝牙技术是一种无线数据与语音通信的开放性标准。它以低成本的近距离无线连接为基础，为固定与移动设备通信环境建立了一个特别连接，使得近距离内各种信息设备能够实现无缝资源共享。
HomeRF是由家庭无线联网业界团体制订的标准，是专门为家庭用户设计的。
从发展趋势来看，这三种技术标准都在向前发展。
五、网络操作系统和通信协议
网络操作系统就是负责管理、协调局域网中的资源共享、用户通信、访问控制、文件管理等操作的软件。服务器是指具有固定的地址，并为网络用户提供服务的节点，它是实现资源共享的重要组成部分，服务器主要有网络服务器、打印服务器、终端服务器、磁盘服务器、文件服务器等。服务器必须安装网络操作系统。
小型局域网中的服务器常用Windows NT、Windows 2000Server、Novell 网络操作系统，而大型网络的服务器则使用性能更稳定、安全性能更好的Unix 操作系统。
网络中的各种设备工作时必然进行相互间的通信，为此，通信双方预先需要做出某些约定，这种用于保证通信能正确进行的约定就称为通信协议。简单地说，通信协议就是网络的通信语言。Windows 中常用的通信协议主要有NetBEUI、NWLink 和TCP/IP。其中，NetBEUI主要用在Microsoft 网络中，NWLink 是用来与NOVELLNetWare 相联，而TCP/IP协议是联接不同网络的协议，目前获得了广泛的应用。