财务管理是现代企业管理的基础。对财务管理的漠视可以轻而易举地破坏一项富有创意的、成功的会展项目经营，可以使一个人的生命毁于一旦，也可以导致一系列严重的法律后果的产生。应当说，良好的财务管理和预算控制是筹办会展最重要的因素之一。如果财务安排得当，不仅将起到增加收益、提高效益的作用，而且能使管理者了解收入来源及用处，了解收入来源的比例，对会展经营管理人员分析投入项目，确定主要的收入来源、控制预算等都大有益处。
（第一节）制定财务目标
财务目标是财务管理的前提。财务目标必须与公司和项目的总体目标相一致。有时候，会展公司的目标不是为了盈利，比如宣传性的会展，主要是为了扩大公司声誉，加强与客户的联系或者调研等，则该项目的开支由公司内部的相关部门承担。若会展项目的核心财务目标是为了获利，那么制定财务目标就是必须的，而且是非常重要的工作。
一般说来，会展项目的预期利润至少由三个因素决定：一是历史经验，即去年这个项目的盈利情况；二是流动资金，这是项目预算的绝大部分；三是预期利润率，是指做预算时预期利润与投入资金的比率。无论一个会展项目是以商誉为目标还是以赢利为目标，其目标统称为投资收益（ＲＯＩ），或称项目价值。我们可以用简单的方法来计算
投资收益＝
净利润
项目总成本
如果商誉是公司所寻求的投资收益，那么就须用不同的衡量方式。例如可以是无形的，如公司高层管理者们的良好评价；也可以是有形的，如与会者离去时留下的名片及个人信息，或者是大家有了进一步的交流与认知，以及与多少位重要的潜在的客户或重要的各界人士做过交流等。投资收益必须对公司具有一定意义的，必须能够被衡量，并且必须像制定财务目标那样，要在项目实施之前决定。当然，有些时候，投资收益不完全是财务性的。
为了衡量一个项目的财务成果，必须设置一个用于实现既定财务目标的预算开支。预算采用的方式，可视自己的具体情况而定。
（第二节）制定预算
预算是会展项目经理必须认真策划的一项行动计划，是协助实现财务目标的重要工具。我们可以把预算看做是地图，它会引导公司到达所寻求的目标。
但是为了达到这个目标，必须做到有计划、有步骤且时时更新信息。会展财务中最具挑战性的部分就是编制预算，因为整个预算编制程序一般只是在有限的信息和假设的基础上展开的。为了完成预算的编制工作，只能根据假设做出推断。
会展项目预算是在会展公司管理经营范围内进行财务决策管理的最重要工具。每个会展项目是单独预算，而所有单独的预算构成年度总预算。为了反映收入和支出的状况，日常经营活动同样需要构筑年度总预算的框架。一般来说，会展项目预算编制依据下列几个因素：
（１）市场判断和预测。
（２）以前相同的或类似的项目历史。
（３）一般经济和未来预报。
（４）使用可提供资源（如投资回报率）能够期望得到的合理收支。
（５）为会展项目筹措资金而选择适用的财务类型（借贷资金、预付款、现存资金等）。
一、财务历史数据
为现在的会展项目制定一个新的预算需要回顾过去的工作。这个项目以前进行得如何？是否实现了既定的财务目标？参考以前的预算，再加上所需要的新价格和考虑通货膨胀因素，对费用和收入进行必要的调整，制定出相对精确的预算来指导公司的工作。
最好的财务历史是以三年的财务状况为一个期限。如果出现无法准确构建一个财务历史的情况时，项目经理只有依靠再编制预算或进行预测时所掌握的情况编制预算。如果某个项目是第一次做且没有参照先例的情况时，项目经理只有依据类似规模和范围的公司来编制预算。虽然以历史为基础编制预算这一点非常重要，但是以正在编制的项目预算为基础，开始搜集财务数据的措施也同样重要。
事实上，如果项目以前没做过，那么制定预算时需要做更多的调查研究，根据项目各种花费的最新报价，对预期收入做出比较切合实际的估计。一个新项目在第一年实施时会出现许多不可预知或不可控因素，识别这些因素并将其记录在案，那么在第二年做预算时会容易得多。
从事项目的时间越长，所做的估算也会越准确。高低点法（ｈｉｇｈ－ｌｏｗ）是用于收益预测的一种好方法。会展公司经理运用这种方法对最好的和最差的两种情况进行逻辑对比后，确定能否承受在最差情况下发生的亏损。如果承受得起，那就接受这个项目。反之，则拒绝接受这个项目。这种方法对于中小规模的会展公司特别适用，因为这些公司的财力资源有限，同时，使用这种方法也可以避免出现重大决策错误。
二、宏观经济环境
宏观经济环境对预算制定也有影响。一般来说，会展企业应该利用宏观经济数据帮助编制预算。政府经济部门可以提供大量经济数据，任何会展项目都不是在真空中进行的，无论是国际性的大型会展项目，还是当地举办的各种会议、展览或者赛事，一般经济环境对项目的成功举办都有一定的影响作用。强劲而健康的经济指数中一般包括低失业率指数、平稳的通货膨胀指数和较高的零售价格指数；其他指数也要关注，比如在美国，还要关注新住宅竣工指数、新增产业指数以及地方、州和联邦政府的资本投资指数等。
在最终预算报告所定之前，最好与一位当地院校的经济学家，或者当地政府部门的代表，或是一名当地报纸商业版块的编辑进行咨询，听取他们对经济趋势的看法。
在宏观经济环境的基础上，还要判断合理的预期收入情况。在对预期收入做出的某些假设基础上编制预算，就能够保证会展项目的预算编制可以控制在一个合理的范围内。为了在可供资源的基础上对收入做出逻辑性的预测，必须要考虑开展市场调研并掌握一般的经济知识。会展企业或者项目组应该对一些人做调查，判断他们是否有可能参加今年举办的这项活动。如果他们能够参加，是否会因为举办日和发薪日重叠而愿意增加消费开支。对预期收入做出合理的假设，是预算编制程序开始时必须制定的重要决策之一。会展公司要汇集所有的证据，征求客观性的意见和建议，然后对希望实现的收入进行塌实的测算。
三、收益
收益项目可以为预算带来收入，从而使预算增添了购买力。如果没有收益冲销费用，会展企业便永远处于负债经营中。及时采用零基预算编制法，即会展企业的目标不是为了赢利而是将所有的收益花掉，其目标也不是赔钱。收益可以来源于许多途径，以下我们列举出的是大多数预算中可能包括的一些常见的收入类科目：
广告收入
优惠销售收入
捐款收入
博览会或展览会展台租金收入
以货代款的礼品（按照市场实际成交价值计算）
赠款和合同收入
投资利息收入
商业销售收入
注册费收入
大型活动票房收入
赞助费收入
经销商佣金收入（酒店支付）
四、费用支出
在编制预算时首先要注意的是，与收入类科目中列出的科目数量相比，支出类科目列出多少科目。本杰明·富兰克福曾说：“节省一个便士就是收入一个便士”。对各项支出做出客观而正确的科目分类，是进行健全有效的财务管理的关键因素。这些支出分类一般都源于历史数据，或者是会展企业自己的项目与他们公司类似规模和范围项目进行比较得出的结果。对每个设置的支出明细科目所做的实际资金预算，就是会展企业财务人员或者是经理人员依据编制预算时所获得的信息而断定为合理支出的数额。因此，掌握的信息越多，支出预算的准确率就越高。这是财务记录档案保管为什么对财务管理运作至关重要的原因之一。
１．行政管理费
在许多会展企业，某个项目的预算是部门预算的一部分，部门预算要报到分公司预算中，而后者要上报到总公司预算。无论项目资金来源何处，其设置的项目预算中各种费用一定要详细准确，便于查明，这一点十分重要。可能相关工作人员要负责为许多项目做预算，这些预算都要报到部门预算当中。这时候，会有一些项目共享的费用，如行政辅助，这些辅助性工作可以是复印、电话、信函往来、计算机等。这些辅助性工作费用再加上工资和奖金，统称为行政管理费。尽管这些费用是有部门预算来支付的，但也应该列明为每个项目行政管理费占总支出的百分比作为每个项目的一项费用。
２．固定费用
一个会展项目的固定费用是指可预测的费用项目，例如租金、工资、保险费、电话费、支持项目运作所需要的其他标准经营费用等。销售成本降得越低，净利润实现的机会越大。为了降低经营费用，要采取各种措施设法减少固定费用的支出，这一点非常必要。不少公司亏损累累或者在这个行业中一败涂地，原因在于他们摇旗呐喊急于扩大发展规模，规模的扩张带来成本的急剧盘升，而销售收入却跟不上。当会展企业把固定费用压缩到可以在保持稳定质量的同时创造出可观净利润的基准线时，就需要把注意力转移到可变费用或直接费用上去了。
固定费用不随着项目的参加人数而变动，即使实际收益少于预算收益时，固定费用也不变。例如印刷和邮寄宣传资料是早在项目进行之前就发生的，某些为项目提供产品和服务的供应商的费用，租金费用一般也不会有什么变动。
３．可变费用
可变费用是根据出席者人数或其他因素的变动而变动的费用。可变费用的预测更加困难，原因是这些项目经常到最后时刻才购进，而且价格波动较大。可变费用或直接费用主要包括：视听设备租赁费和劳务费，注册工本费，活动节目单设计、印刷费，以及其他需要最终确定数量和价格的项目累计费用。由于宾客往往到最后一分钟才注册，以及在不同的活动间走动的宾客数量的增加，因此等到最后时刻才订购某些项目是件很难办的事情。印刷和预先租赁视听设备和工作人员都需要充足的时间才能保证交货的质量。这意味着企业是否具备利用历史数据测算所需要项目数量的能力，或者具备制定一个快速获取特别供应的方案来减少预订物品数量的能力。这种能力可以极大地帮助企业压缩可变或直接费用。另外，会展企业的经营管理人员在谈判中所展示的讨价还价、为自己的企业争取条件优惠合同的能力，也将对这些项目的费用产生很重要的影响。
４．展览费用分类
展览界一般将展览费用划分为四大类，并根据不同的特点、标准提出分配比例和备用比例，具体见表９-１。
展览费用预算可以根据财务特点，参照展览工作方案分类逐项安排。预算要列明开支项目、预算额、实际开支额等。有些展出者还列出预算额和实际开支额的差额比例以及占总额的比例，这两种比例数据对以后做预算有很大的参考价值。此外，为管理好开支，可以加一备注栏。
五、详细开列账户
详细开列的账户或者科目列明了预算中的各个科目。每个项目都有一个名称，如注册费或房租等。适用电算化记账的公司通常给每一个账户编排一个数字代码。这样可以用数字代码编制报表，表明每一项的各种费用以及什么时间发生的花费。
预算一般按月编制，可以在纸上手工编制各行、各列和各栏项目，也可以使用财务数据库软件编制。在计算机上作预算更准确和更及时，是实现项目财务目标的较好工具。
会展费用可以分为直接费用和间接费用。直接费用是为筹办会展直接开支的费用，各个会展项目之间会有比较大的差异。直接费用由项目有关人员负责、管理，属于会展项目工作的一部分。间接费用是为筹办会展花费的人力、时间以及从其他预算中开支的费用，比如公关人员的工资、开会、差旅、交通、通讯、展品制作、展品包装、展品所占用的资金等。间接费用不属于会展预算，从会展费用管理的角度看可以省略。但是从整体经营角度看，不论怎么开支都是成本，都涉及效益。会展有关人员，特别是项目经理以及主管必须心中有数，掌握间接开支情况是为了控制总支出，提高工作效率和效益。
下面列举出的一般支出类科目是绝大多数项目预算中所设置的科目：
会计费用
广告费用
专项广告费
视听设备租赁费
视听人员劳务费
汽车里程劳务费
汽车租赁费
颁奖费
宣传手册和邮寄费
保险费
法律咨询费
执照费
照明设备租赁费
照明人员劳务费
地方和国家税收
材料运输费
杂费
日常管理费
许可证费
复印费
摄影费
注册费或入场费
咨询师聘用费
装饰费
娱乐招待费
评估费
食品和酒水费
小费
宾客交通费
注册材料费
报告编制出版费
调研费
现场办公家具费
现场办公费
场地租赁费
现场电话费
音响设备租赁费
音响人员劳务费
活动节目单费
公关费
演讲者酬谢费
演讲者车马费
职员交通费
志愿者奖品费
六、建立会计编码
每个收入类科目和费用支出类科目必须由相应的会计编码。会计科目就是各个预算总分类科目，在这些分类科目中，类型相似以及对整体预算有影响力的科目被分别集合成不同的组群，以便进行更有效的分析。例如，日常管理类科目包括了装饰费用、保险费用、现场电话费等。在会计分类“职员／志愿者”类科目中包括职员住宿费、志愿者住宿费、志愿者表彰和奖品费等。
每个会计编码都有一个数字序号，以方便每条注册的查找。每个科目都有一个序列数字，见表９-２。